绿航房地产公司档案管理制度.docx

绿航房地产公司档案管理制度绿航房地产公司档案管理制度档案管理工作由综合部总负责管理，各部门帮助管理。一、文件档案的管理1、各类公文材料收文由综合部统一处理。综合部由专人负责公文的签收、拆封、筛选、登记、拟办、呈阅、催办、收集、立卷等工作；2、各类文件档案的整理、维护工作由综合部统一负责管理，以保证档案的完备及价值的充分发挥；3、政府部门印发的红头文件原件必须缴综合部档案；4、各部门每月月底前将重要的、有价值的文件、合同等交综合部统一存档；5、各部门的各类专业档案，部门应当及时与综合部更替档案，以便查询、利用；6、各类文件档案要妥善保管，任何人不得擅自携带重要文件回家或去公共场所，避免泄露、丢失等不安全事故发生。二、工程技术档案的管理1、工程部经理负责管理全部工程的档案管理工作，非政府制订档案范围、管理制度、收集整理工程前期文件，非政府审查、发送各合作单位（勘测、设计、施工、监理）基本建设的档案文件。在检查汇总后交综合部档案；2、勘测设计单位应当搞好工程项目的勘测、设计文件的收集整理工作，并按建议向建设单位工程技术部转交档案；3、各施工单位负责管理搜集、整理自己承揽范围内的施工技术文件和完工图，汇总后经监理单位审查合格后转交建设单位工程技术部；4、监理单位负责管理工程监理文件的收集整理。在创建工作顺利完成科玄珠交予建设单位工程技术部，并负责管理审查施工单位的完工文件。三、档案管理规范为规范公司档案管理，进一步增强公司档案的实用性和有效性，特制订本规范。（一）归档范围公司的规划、年度计划、统计资料、工程技术档案、财务审计、会计档案、劳动工资、经营情况、人事档案、会议记录、决定、委托书、协议、合同、项目方案、通知等具有参考价值的文件资料。（二）公司的档案管理由综合部档案管理员负责管理，档案管理员确保公司及各部门的完整资料及单据齐全完备、安全保密和使用方便。（三）资料的搜集与整理1、公司的档案资料推行“及时档案”制度，即为：资料办理者应当及时将完整资料缴档案管理员备案档案，各部门经理应当积极主动协调与积极支持；2、凡必须及时档案的资料，由档案管理员负责管理及时档案；3、各部门专用的收、发文件资料，按文件的性质确认与否档案。凡需档案的文件必须将原件交予档案管理员。（四）档案的借书1、总经理、副总经理、总工程师、各部门经理及公司员工借书档案可以轻易通过档案管理员办理借书相关手续；2、档案借书者必须努力做到：爱惜档案，维持干净，不得录入。注意安全保密，不得擅自重印、抄写、借用、遗失。（五）档案的封存1、公司任何个人或部门非经容许严禁封存公司档案资料；2、当某些档案至了封存期时，由档案管理员核对公司档案资料封存审批表缴综合部经理审查经总经理批准后继续执行；3、凡属密级的档案资料必须由总经理核准方可封存；通常的档案资料，由综合部分管领导批准后方可封存；4、经核准封存的公司档案，档案管理员须深入细致录入，将核准的公司档案资料封存审批表和将要封存的档案资料搞好备案并档案。登记表永久留存；5、在封存公司档案资料时，必须由总经理选定专人监督封存。