C公司通讯管理规定.docx

C公司通讯管理规定*公司通讯管理规定第一条：为了提高公司的经营管理，节约成本费用，加强对公司各种通讯工具的管理，特制订本制度。第二条：本制度所指各种通讯工具包含电话总机、电话分机、直线电话、传真机、移动电话以及为员工搭载的电子邮箱等。第三条：公司的各种通讯工具主要就是做为便利与外界沟通交流、便利开展业务，公司不倡导员工利用公司的通讯工具展开私人用途。第四条：电话总机的管理电话总机由行政部的前台人员负责值守，所有外线电话均需由前台人员负责接转。前台人员的接听电话必须使用标准用语。标准用语如下：拨打外线电话时，应当说道“您好!迎海集团，答您打听哪位?”;当对方说分后机号码时，应当说道“请稍等!”;如果分机占到线时，应当说道“对不起，电话占到线，恳请您稍后再踢过来”前台人员拨打内线电话时，应当说道“您好，前台”。第五条：电话分机的管理公司根据员工工作须要和电话分机的资源情况，为每一位员工提供更多一部电话分机。员工应当电话分机铃响三声内拨打，拨打业务电话应当简洁明了，接听电话时应采用统一礼貌用语“您好，×××(员工姓名)”。谈电话时声音不容太小，以免影响他人。电话分机一般不开通长途直拨功能，总监级以下员工因为工作实际需要而开通长途直拨功能的，须提出书面报告，经部门经理初审、主管领导审核后，报公司总裁批准后方可开通。对已启用长途长途电话功能的电话分机，由员工个人负责管理长途功能的采用管理。严禁借予他人拨通长途电话，一经辨认出，除由其个人索赔所出现的长途话费外，还对齐情况严重，暂停其电话分机长途长途电话功能并按公司奖惩条例给与适当的处分。员工因临时工作须要踢长途电话的，须填制长途电话申请单，经部门经理初审查，主管领导审核后，提交行政部经理盖章后至前台挂拨，或由前台拨打后互连员工的分机上。拨通长途电话时，必须采用IP特服号(如17909、17951)，以节约费用。严禁利用公司电话聊天。员工在上班时间例如拨通或拨打私人电话，应当长话短说，以免导致电话线路的拥挤，时间严禁少于三分钟。不得员工利用公司电话(包含分机和直线电话)展开拨号上网、拨通声讯台或信息台查阅非业务信息。未经公司或电话所有人的同意，拨通长途电话。一经辨认出，除由其个人索赔所出现的长途话费外，还对齐情况严重，给与处分以上的处分，直到辞退。电话已开通长途直拨功能的员工一经离职，行政部应马上通知前台将该员工的长途直拨功能关闭，同时做好登记。第六条：直线电话的管理总监级以上的高级管理人员以及总裁筹办主任、总裁助理，可以根据工作须要，提出申请布局一部直线电话，例如须要启用国内长途功能的，应当一并提出申请。提出申请搭载直线电话，一律报集团董事长核准。第七条：或电子邮件的管理公司传真机由前台负责管理，通话或电子邮件时应由前台人员负责管理操作方式。前台人员传送或电子邮件完后，应当检查与否存有文件遗漏在传真机旁;或电子邮件发送完后，应立即将或电子邮件文件交予收件人。员工因为工作须要而传送或电子邮件的，应当填制或电子邮件申请单，经部门经理对或电子邮件内容展开初步审查，并报主管领导审核。主管领导审核后应当将或电子邮件申请单提交行政部经理盖章，再由前台人员操作方式传送。对传送保密性低的文件，可以由前台人员展开指导，由员工个人亲自传送，并提早以电话方式通告收件人现场发送。对牵涉公司关键性机密的文件不必采用传真机传送，以免泄露。对传真收发业务频繁或者所收发的资料保密要求较高的部门或个人，可以申请配置专用的传真机。员工严禁利用公司传真机通话私人资料、文件。第八条：移动电话的管理公司不为员工添置移动电话，但对员工因办理公务所出现的移动电话费用(缩写移动话费)，按具体情况给与一定金额的缴费限额标准。原则上，集团主任级及直属公司副经理级以下普通员工，严禁提出申请缴费移动话费，特定工作岗位或的确因为业务须要的除外。公司对移动话费推行“员工明确提出缴费提出申请、公司核定缴费限额、限额内实报实销，超出预算部分员工自私”的管理方式，即为：主任级以上的管理员工根据实际工作须要，向公司明确提出缴费移动话费的书面提出申请，公司根据员工职务、岗位和业务的特点，以及公司的移动话费缴费限额参照标准表，核定具体内容的缴费限额。对在限额以内的移动话费，由公司据实缴费;对少于缴费限额的，公司只按限额标准展开缴费，超出预算部分不再退还给员工，而由其个人分担。核定移动话费报销限额的流程为：主任级以上的管理员工可以根据实际工作须要，写下书面的缴费提出申请，由部门经理出示核定意见后，报主管领导审核。在公司的限额参照标准内，主管领导可以轻易核准。对远远超过公司规定的限额参照标准的，还须要报公司总裁核准。对经理级以上的管理员工，除需报主管领导核准外，一律报公司总裁审核。总裁、副总裁的移动话费缴费标准由董事长核定。移动话费缴费限额参照标准如下：外 诚(100%)无机诚(70%)内 诚(40%)说道 清总监、董事长助理400元/月280元/月160元/月1、外勤：就是指经常出外办理公务的员工。2、内勤：就是所指较太少出外公务的员工。3、无机诚：就是指较多出外公务的的员工。此标准只供核定时参照。副总监、总裁筹办主任350元/月245元/月140元/月经理、总裁助理300元/月210元/月120元/月副经理250元/月175元/月100元/月主任200元/月140元/月80元/月对已核定缴费限额的员工(包含普通员工和管理级员工)，例如确因业务须要但原缴费限额相对较低而提出申请再次核定的，应当提供更多提出申请日前不少于三个月的移动话费发票和流水目录，并标明私人用途的部分话费，由部门经理和行政/人力资源部经理出示复审意见，并报公司主管领导审查后，报公司总裁核定。行政/人力资源部可以对员工每月的移动话费展开统计分析，对缴费限额核定过低的，有权明确提出再次核定的建议。凡由公司给与限额缴费移动话费的员工，原则上须24小时开机(例如无法24小时开机的，但须提供更多其他电话联系方式)。对享用限额缴费但将移动电话放在关机状态，但又没提供更多其他电话联络方式，以致公司联络没的，一个月内发生三次以上(不含三次)，除中止当月移动话费的缴费资格外，对因联系不上而晚点工作，还将按公司有关制度展开行政处罚。员工在存有紧固电话的场合(办公室、家里)，应当采用紧固电话通话。采用移动电话拨通长途电话时，必须应当采用IP特服号码(如17951、17909等)。采用储值卡(例如神州行、如意通、南粤行及等)的移动电话，不给与移动话费缴费。对采用实名制破网并已核定缴费限额的员工，严禁随意更改移动电话号码，例如确因须要而更改的，必须及时通告公司行政部门。员工严禁将实名制破网的移动电话号码改成储值卡号码，否则公司有权中止其移动话费缴费资格。对员工因启用个性化服务而产生的费用(例如语音帖子、转回秘书台、下载短信、移动QQ或其他费用等)，公司一律予以缴费。新入职员工必须在聘用八十一个月后方可以提出申请移动话费缴费。缴费移动话费的时间从其进职日的第二个月起至排序话费缴费，对其在迄至职日的第二个月至正式宣布核准日期间出现的移动话费，按日平均值排序缴费。员工缴费移动话费时，应当严格遵守公司的费用缴费管理规定。第九条：电子邮箱的管理公司将不断在实行办公无纸化、自动化，并为公司每一位员工搭载专用的电子邮箱。对经常与外部展开业务联络的员工，由公司向网络服务提供商提出申请出售专用的外部邮箱。对不能经常与外部展开业务联络的员工，公司只为其搭载内部邮箱。内部邮箱可以在公司局域网内传送内部邮件(指接收者邮件地址后缀为)和外部邮件(就是指接收者邮件地址后缀不是)，但就可以发送内部邮件，而不能接受外部邮件。内部邮箱严禁绣在员工的名片上。公司系统管理员须帮助员工在其个人办公电脑上加装邮件软件，设置不好各种应用领域功能。员工应当娴熟采用邮件软件的各种功能，员工每日下班后，须及时关上邮件软件，及时发送、写作、答复电子邮件，并搞好关键电子邮件的备份。员工传送较为关键或应急的电子邮件，传送后，还应当实行其他方式告知收件人(例如电话转达等)。员工严禁利用公司搭载的电子邮件在互联网下载各种邮件，严禁用作非业务用途。第十条：本制度由集团总部行政管理中心制定、修正并负责管理表述。第十一条：本管理制度仅适用于于集团总部，集团各直属公司可以根据本管理制度和公司的实际情况制定适当的通讯管理制度，并报集团总部行政管理中心备案。第十二条：本规定自发性文之日起生效，二三年元月份已经开始正式宣布 实行，试行期为一年。