房地产公司档案管理制度6.docx

房地产公司档案管理制度(6)报告房地产开发公司档案管理制度61.0 主要内容及适用范围规定公司办公室各类档案资料的形成与归档、分类、鉴定与保管、借阅、保密、统计、销毁等管理内容。客户档案管理执行客户档案管理制度。2.0 档案的管理机构2.1 文书结案后，原稿由公司办公室所划归档案室档案。2.2 各经办部门或个人视实际须要，经有关领导批准后可以存留影本。2.3 档案室主要职责：2.3.1 制订或参予制订档案工作的规章制度；2.3.2 对企业其他部门文件材料的归档工作，进行指导和监督；2.3.3 搞好企业档案的搜集、整理、看管和利用工作；2.3.4 搞好永久性档案向有关档案机构的转交工作；2.3.5 提升档案管理的水平和技术，逐步同时实现档案管理现代化、科学化。3.0 档案的种类3.1 法规性文件。包括上级颁发、需企业执行的，或由企业发行的各种标准、规章制度等。3.2 企业的重大决议。包括由企业股东大会、董事会、监事会、总经理办公会及其相关行政会议等形成的文件和会议材料、会议记录等。3.3 计划性文件。包括企业总体计划或规划、开发计划、项目质量计划、营销计划、财务计划等。3.4 总结性文件。包括企业年度和月度工作总结、下属部门的年度和月度工作总结、单项性工作总结、调查报告等。3.5 重要批示性文件。包含企业各类计划指标、技术指标、营销指标等。以及企业各类命令、工作命令等。3.6 凭证性文书材料。包括企业各部门上报的、在日常活动中形成的原始记录和凭证，如财产状况、房屋销售、合同书、协议书等的原始记录和文本。3.7 证件性文书资料。包含法人营业执照、土地许可证、研发资质证、施工许可证、规划许可证、预售许可证、企业和产品赢得各类荣誉牌匾和证书、合格证书和证明等。3.8 汇报性文书资料。包括企业上报各级主管部门的文件资料和相关统计表，以及公司领导在外部公共场合发言、汇报或发布的各类文书资料。3.9 劳资人力资源资料。包括企业下属各部门的人力资源任命、人力资源调整、人力资源管理、人才引进和培训、员工工资审核记录等相关资料。3.10 声像制品资料。包括企业及下属各部门在其经营活动或政治、文件娱乐活动中，以及在外学习、考察时或外部门提供的，以声像形式记录下来的各种资料，如照片资料、录音资料、录像资料、影片资料等。3.11 题赠性资料。包含上级领导和外协亲善部门或个人提供更多的题词、书画、工艺制品等。3.12 技术性资料。包括各类工程图纸、竣工资料等。4.0档案管理的基本程序包含档案的搜集、整理、鉴别、看管、封存、统计数据、检索、编码、利用，这九道工序就是档案工作的整体，它们之间相对单一制，但又相互制约。5.0 档案的搜集。就是把集中的，以及散失到其他部门的各类档案资料，按有关规定，存有计划地分别分散至档案室。其搜集的主要方式就是档案，即为把公司活动中产生的存有留存价值的各种材料，由办公室及企业直属部门和个人定期协同档案室展开整理、立卷、档案。5.1 立卷归档的范围：凡属本标准第3条所函盖的文件资料，均应立卷归档。5.2 立卷档案的时间5.2.1 凡已办理完的具备留存价值的各种文件资料，均应当在三日内提交办公室立卷归楼。5.2.2 对于某些专门文件，或驻地集中出外的个别业务部门的文件，为便利日常工作，立卷档案时间可以根据实际情况适度缩短。5.3 立卷档案的建议5.3.1 各部门全职档案员在规定的档案时间内，把整理核定完的档案资料，提交档案室立卷档案。5.3.2 转交档案必须核对转交目录，转交目录一式二份，双方盖章后各谓一份。5.3.3 档案的文件资料必须完备、真实、精确，呈报和批准、印本和底稿、正文和附件必须立在一起5.3.4 立卷时应基本建设不好案卷目录，把文件的作者、标题、日期等项目核对确切，归纳而简约地整篇文章不好案卷标题，把案卷内容表达出来，印刷整齐、稳固，无论何金属物，核对复习表中，标明看管期限。5.3.5 核对案卷一律用碳素黑水钢笔或毛笔，严禁用圆珠笔或铅笔，字迹应当确切、精确。5.3.6 立卷应当以本部门构成的文件居多，根据文件构成的特点，维持文件间的历史联系，适度照料文件的留存价值，并使案卷能够恰当充分反映企业生产活动状况和面貌。5.3.7 立卷应当以部门居多，融合其他特征的方法组卷，把存有密切联系的文件女团在一起。5.3.8 立卷应当把上级文件与本公司文件（除呈报、批准外）按看管期限和文件年限分离立卷。5.3.9 立卷档案后，辨认出须要立卷的文件资料，可以按立卷原则展开挂卷。5.3.10 文件共同组成案卷后，卷内文件应当按照一定规律展开排序，系统地充分反映问题，努力做到搜寻便利。5.3.11 各种实物档案（奖品、奖杯、锦旗、奖章、证书、牌匾、餽赠Fanjeaux等）档案必须存有原件，并维持其完好无损。5.3.12 声像档案摄像必须详尽记录事由、时间、 地点、主要人物、背景、摄像者，档案声像资料必须就是原版、原件、准确、完备。6.0 档案的借书6.1 档案主要供本企业利用，通常不外借。例如情况特定，外单位人员可持介绍信，并经公司领导核准，可以查询并无密级档案。6.2 各部门工作人员可以轻易查询属于本部门业务工作范围的档案资料。例如须要查询非本部门的重要文件和存有密级档案，须经公司领导或原构成档案的部门领导核准，方可借书。6.3 档案的借书者应当负责管理档案的完备和全然，严禁私自影印、激活、重印，严禁擅自抛弃、对调、提取、污损、提标示证，严禁借用，例如存有违纪，酌情行政处罚。6.4 对稀有或易损的档案，应当做成复制品提供更多采用。激活可以使用影印、照片、重印副本、节录等方式。复制件应当认真校订，与原稿有误后，标明档案编号，然后提供更多采用。例如存有必要，给复制件盖章公章，当众激活不能有误。6.5 必要时，档案室应付所提供更多档案出示证明，证明材料写下不好后应当认真校订和审查，盖章档案室印章后才有效率。档案室证明材料就可以证明某事在档案上有没有记述，而无法对某事下结论。档案管理员不容擅自以档案资料并作表述或下结论。6.6 档案通常严禁借给档案室。例如存有特定情况，可以并作短期租借，最多为十天，但必须经有关领导核准并办理借书相关手续。例如缩短借书时间，须办理续借手续。逾期不还者，档案管理员必须及时急还。6.7 借书档案须得当看管，若存有遗失，将根据档案的价值和数量报公司领导批准后，责令其索赔一切损失。7.0档案保密建议7.1 档案管理员和借书利用档案的人员必须践行高度的政治责任心，强化保密意识，双方共同搞好保密工作。7.2 档案分后通常档案和存有密级档案两类。档案密级他为Classified、机密、秘密三级。7.3 存有密级档案只许在档案室查询，不许带往本室。存有密级档案激活时，需经公司办公室主任或副总以上领导核准。7.4 存有密级档案仅限档案人采用，其他人员利用需经办公室主任或副总以上领导核准。7.5 对已至保密期限的档案必须恳请有关部门领导和办公室主任鉴别解密，对解密档案并作通常档案管理，及时提供更多利用。7.6 外来参观人员，统一由负责管理招待人回复问题和办理所须要材料。7.7 档案管理员遗失或擅自提供更多泄露机密，应当根据情节酌定，给与纪律处分，直至依法追究刑事责任。7.8 企业在校工作人员调离本企业时，需按档案室建议整理已构成的文件材料，并归还所筹钱档案，档案室审查有误盖章后，就可以调离。档案管理员调离，应当由办公室主任监督办理，档案更替之后，方能够调离。8.0 超期档案的封存8.1对少于留存期限档案，由档案管理员备案台账，经办公室主任和档案构成部门领导共同鉴别，报分管副总批准后，按规定封存。8.2 经核准封存的档案，可以单独放置半年，经验证确无保留价值时，择机封存，以免误毁。8.3 封存文件必须在选定地点展开，并指派专人监销，不得将封存的文件做为它用，或作废纸出售。文件封存后，监销人应当在封存登记注册上盖章。9.0 档案的看管档案看管工作应当努力做到四不：不贫（不并使档案集中），不乱（不并使档案互相纷乱），不偷（档案不遗失不泄露），不糟（不并使档案遭损毁）。同时，应当搞好防雷、防潮、防晒霜、防虫、防损、防盗、防尘工作，以提升档案的安全性，对损坏档案应当及时加固。文件资料管理流程图