公司档案管理制度范例.docx

公司档案管理制度范例公司档案管理制度范例档案是全面反映公司经营管理各项活动的历史记录，是实现今后决策科学化的重要依据。特制定本方法，各部门必须按本制度认真做好档案管理工作。第一节 档案范围公司各种具有保存价值的文件、图纸、方案、软件、图片、音像、实物等都必须立卷、归档。其中，文件包括：规划、计划、技术资料、工程资料、财务资料、人事资料、会议纪要、项目方案、合同协议、内外行文等。第二节 档案分类及编号一、档案按其内容及关联部门可以分成六大类：1、行政类2、财务类3、人事类4、业务类5、工程类6、开拓类二、机要档案须在档案编号后标明：Classified、机密、秘密。具体内容分割规则见到本制度第三节 第二条。三、档案编号以“一案一号”为原则，突遇存有一案归为多类者，应先确认其主要类别展开编号。四、档案后须核对档案管理登记表（附表1）。第三节 机要档案一、机要档案按其内容分成“Classified”、“机密”、“秘密”三级。其中：二、分割标准：Classified档案包含：公司经营发展中的经营战略、经营方向、经营规划、经营项目及经营决策、战略性的合作协议及金额在100万元以上的关键性合约。机密档案包含：1、财务资料；2、公司关键会议纪要；3、公司经营情况；4、人事档案、薪资性档案、劳动合同；5、技术资料；6、金额在10万-100万元的合约。秘密档案包含：1、关键项目资料；2、项目合约协议。第四节 档案印刷一、以左方印刷为原则，右上角标明档案号。二、文件例如存有皱折、损坏、参差不齐等情况，应先整补，上色卷曲，并使其整齐，再印刷。第五节 留存期限档案留存期限除政府有关法令或本公司其他规章制度特定者外，一律按照以下规定办理：一、永久保存：1、公司章程；2、股东名簿；3、股东会、董事会、监事会会议纪要；4、公司证照；5、各级批文；6、印鉴；7、公司年度经营计划；8、公司年度经营总结；9、年度财务报表；10、技术资料；11、不动产所有权状及其他债权凭证；12、人事资料；13、大型活动图片、音像资料；14、其他核定须永久保存的文书。二、十五年保存：1、会计凭证；2、其他经核定须十五年保存的文书。(其它财务档案的保存期限按国家相关规定执行)三、五年留存：1、届满或中止的合约协议；2、结束后的项目方案；3、其他经核定须留存五年的文书。四、一年保存：1、部门工作计划及工作总结；2、完结后的部门请求报告；3、完结后无长期保存必要文书。五、公司规章制度由总经理办公室永久留存，采用部门视其有效期限不予留存。第六节 看管部门一、财务专项机要档案由财务会计部负责管理看管。二、人事专项机要档案由人力资源部负责管理看管。三、股东会、董事会、监事会资料由董事会秘书看管。四、其他档案均由总经办指派专人看管。第七节 档案转交一、公司各类证照、批文在颁授之日起转交总经办。二、公司章程，股东会、董事会、监事会会议纪要、决议，应当自核发之日起三日内转交总经办。三、合约协议应当在签定之日转交总经办。四、财务档案、人事档案由部门自行立卷、档案、管理。五、其余档案半年转交一次，时间为每年的月和月。六、档案转交须核对档案转交清册（附表2）。七、档案转交清册一式三份，转交双方各一份，总经办存留一份。第八节 档案调取一、因工作须要须要调取档案时，须核对档案调取申请单（附表3），并经适当核准人核准后方可以调取。二、行政类档案、财务类档案、人事类档案、业务类档案、工程类档案、开拓类档案的调取须部门经理核准，跨部门档案调取须总经办主任核准，但仅仅局限于档案的查询、影印，采用原件或调取机要档案资料须总经理核准。（保密性档案的范围见到机要档案管理制度）。三、档案管理人员必须严苛按照档案调取申请单的内容，将档案移出，可供中四人查询。四、中四人必须就是档案调取申请单里备注清的查询人。五、档案调取申请单由档案管理人员存留备查。六、档案借书时间最久不少于8个工作时。七、如调档内容更改、调档时间延长，应按调档程序重新办理。第九节 档案封存一、少于保存期，且并无留存价值的档案应当封存。二、须要封存的档案由看管部门投档档案封存申请表（附表4），经适当核准人核准后方可以封存。三、部门内部档案由部门经理核准封存；机要档案由总经理核准封存；其余档案由主管副总经理核准封存。四、封存档案须两人以上人员共同完成，总经办选定专人监督封存，并核对档案封存登记表（附表5）。五、档案封存每半年展开一次，即为每年的月和月。六、档案封存申请表、档案封存登记表各一式二份，提出申请部门一份，总经办一份。第十节 其他一、档案管理人员应当得当看管，防虫篱笆墙、杀菌、严防遗失，确保档案安全。二、所有档案理应专柜放置、上锁，定期清扫通风，防湿。三、所有档案不得随意查阅、复印，不得置于公共场所。四、本制度附件包含：机要档案管理制度。五、以上表格均由总经办统一编号。六、各部门必须严苛按照本制度有关规定看管档案。