P公司档案管理制度.docx

P公司档案管理制度P公司档案管理制度一、总则1、为强化本公司档案工作，充分发挥档案促进作用，全面提高档案管理水平，有效地维护及利用档案，为公司发展服务，特制订本制度。2、公司档案，是指公司从事经营、管理以及其他各项活动直接形成的对公司有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。公司档案分为受控档案和非受控档案。3、公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整(公文上的各种附件一律不准抽存)。结案后及时归档。工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。二、文件材料的搜集管理1、公司选定专人负责管理文件材料的管理。2、文件材料的搜集由各部门或经办人员负责管理整理，缴总经理校对后档案。3、一项工作由几个部门参与办理的，在工作中形成的文件材料，由主办部门或人员收集，交行政部备案。会议文件由行政部收集。三、档案范围1、重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、典型发言、会议记录等。2、本公司对外的正式宣布发文与有关单位往来的文书。3、本公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报。4、本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。5、本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料。6、本公司的大事记及充分反映本公司关键活动的剪报、照片、录音、视频等。四、档案建议1、档案质量总的要求是：遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。2、档案的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应当齐全完备。3、在档案的文件材料中，应当将每份文件的正件与附件、印件与定稿、呈报与批准、留言文件与原件，分别立在一起，严禁分离，文电应当合一档案。4、相同年度的文件通常严禁放到一起立卷;跨年度的总结放到针对的最后一年立卷;跨年度的会议文件放到会议揭幕年。5、档案文件材料应当区别相同情况展开排序，密不可分的文件材料应当依序排序在一起，即为批准在前，呈报在后;正件在前，附件在后;印件在前，定稿在后;其它文件材料依其构成规律或特点，应当维持文件之间的密切联系并展开系统的排序。6、案卷封面，应当逐项按规定用钢笔书写，字迹必须工整、准确。五、档案管理人员职责1、按照有关规定搞好文件材料的搜集、整理、分类、档案等工作。2、按照档案范围、建议，将文件材料按时档案。3、工作人员应遵纪守法、忠于职守，不懈努力保护公司档案的完备与安全。六、档案的利用1、公司档案只有公司内部人员可以借书，借书者都必须核对借书单，报主管人员批准后，方可借书，其中非THF1文档的借书必须由部门经理盖章核准，THF1文档的借书必须由总经理盖章核准。2、档案借书的最久期限为两周;对借给档案，档案管理人员必须定期急还，辨认出损毁、遗失或逾期未还，应当写下书面报告，报总经理处置。3、必须严格保密，不准泄露档案材料内容，如发现遗失必须及时汇报，追求责任。4、不许拆卷及任一扣、换卷内文件或剪贴录入其字句等;严禁任一抄录或激活案卷内容，例如绝无须要，必须经领导核准就可以抄录或激活。5、必须爱惜档案，维持干净，不许在档案材料中写字、划线或作记号等。6、不许借用，必须专人专用。7、用许按时交还，例如须要缩短借书时间，必须通告档案管理人员自行办理续借手续。七、本制度即日起已经开始继续执行。