置业公司档案管理规定.docx

置业公司档案管理规定置业公司档案管理规定一、管理总则：1、档案管理就是公司的一项十分关键的基础工作，就是公司的无形资产和信息资源，就是有效率积极开展工作、提升工作效率的关键工具和确保。2、公司全部构成的档案归属于公司所有，公司对档案具备所有权、使用权、监督权和处置权。3、公司推行人工档案、电脑档案和实物档案循序管理，相互补足。4、推行分级管理制;内部按一级文档和二级文档分层管理;档案专管人员专管和部门内部分工管理;所有档案分类管理的"四分"管理方式。在档案管理过程中建议努力做到全面精确并保证采用管理过程中的安全和保密。二、档案范围：凡属以下对象均列入公司档案管理范围，并按性质暂分成如下几大类：1、公司档案：包含公司的申报文件、登记注册文件、证照印章、正式宣布文件、正式宣布函件、会议纪要、关键合同协议、制度文件、公司简报等。2、财务档案：包括帐册、帐簿、原始凭证、报表、记帐凭证、合同协议、纳税资料、验资资料、审计资料、银行资料、工商资料等。3、人事档案：包括公司员工在公司就职期间和管理过程中形成的全部招聘、应聘、入职、晋升、考核、离职、作息、社保、培训、奖惩、审批、表单、合同、协议、证书、计划、总结、岗位说明书、目标责任及其相关资料和表单、报表。4、行政档案：包括行政后勤管理过程中所形成、积累的全部原始资料、原始记录、统计报表、登记台帐、工作表单、合约协议，以及有关收文、会议记录、审核文函等。5、政策档案：包括各类相关法律法规、综合政策、行业政策、行业规定、市场信息、资源信息等文件资料。6、综合档案：包含以上未涵盖的其它文档资料。公司档案按留存性质分成如下：1、电子档案：包含以计算机硬盘、软盘、光盘、优盘形式留存的全部文件档案资料。2、实物档案：包含以非文件资料和电脑磁盘形式存有的其它实物档案，例如各类电脑软件、照片、图册、手册、样品、音像拎等。3、本文档案：以列印出的存有文字的纸张形式留存的档案。三、档案分类档案管理内容繁杂，牵涉各环节、各岗位工作的全方位和全过程，因此，必须创建和使用一套较科学、适用于、细致、安全的管理方法，则首先需从实际启程对全部档案展开科学合理的分类，对其全程实行规范管理。(一)管理范围分类：(见到上述分类)(二)管理手段分类：1、文本档案：即以文字资料形式留存的全部文档。2、电脑档案：即以电脑磁盘形式留存的全部文档。3、实物档案：即以其它实物形式留存的全部文档。(三)管理责任分类：1、分级管理：即为各公司按本规范创建的档案管理体系。2、分层管理：即为各公司内部按一级档案和二级档案的管理。(1)一级档案：即为由各公司选定专人负责管理的全部完整文档。(2)二级档案：即为由各部门和各员工在日常工作中印制、激活、备份、搜集、整理、累积、留存、构成的，并由其个人看管采用的、辞职后须全部退币的全部文档资料。3、分工管理：即为由公司档案专管人员专管和部门内部分工管理。4、分类管理：即为按档案性质和实际适用于口径展开的档案分类。(四)管理目录分类管理：即为按档案性质和实际适用于口径展开的档案分类。公司人工档案、电脑档案和实物档案，均须由各公司统一基本建设核定"公司档案分类目录"展开分类和管理。各公司人工档案、电脑档案、实物档案的分类口径和目录必须保持一致，以便于检索。四、管理程序(一)文本档案的管理程序：1、一级档案管理程序及表明(例如图示)：2、二级档案管理程序及表明(例如图示)：(二)电脑档案的管理程序及表明：(例如图示)五、职责分工(一)人工档案管理分工：1、公司人事档案和行政档案、实物档案由档案总务负责管理。2、公司财务档案由公司财务部经理负责管理。3、公司档案/综合档案/项目档案/政策档案由公司机要室负责管理。(二)电脑档案管理分工：1、各公司行政部门电脑中的档案，由行政助理负责管理。2、各公司之各部门电脑中的档案，由各部门经理负责管理。3、各公司副总经理人员电脑中的档案由其秘书负责管理;并无秘书的由总经办主任负责管理。六、管理建议(一)领导责任：1、各级负责人须加强档案管理观念，率先垂范认真执行有关文档管理规范，杜绝意识淡化、有章不循、重人轻已、作风刻薄等现象。2、各级负责人均对所属部门、人员和所分管工作中的档案管理应负管理、指导、监督、检查的职责，不容扯皮。3、各级负责人的日常档案管理必须列入公司统一管理，并主动拒绝接受公司的检查、监督和指导。(二)日常采用管理：1、制作：(1)各文案文学创作人和文绣制作人，必须按文件处置规范建议文学创作和制作。命名必须精确，以便存查;时间、作者、落款必须明晰，以明确责任和功劳;制作排印必须规范。(2)对存有特定背景、特定情况的档案文件，必须在电脑文档上，或用铅笔在档案文件上搞必要的附注，以供存查和第二份。2、采用：(1)档案专管人员统一继续执行公司印发的"公司档案分类目录"和"档案调职登记表"，按此建议展开日常分类管理和采用管理;所有员工一律印制公司统一制作的"档案分类明细表"可供二级档案的有序管理;业务部门和人员由公司统一印制并继续执行"外送来文件资料签册"。(2)公司档案管理一律采用公司制定的规范表单，计存有：公司档案分类目录、档案分类明细表、外送来文件资料收件人册、档案调职登记表。(3)各公司一级档案一律装柜、装袋(盒)，钥匙由机要室负责人管理;各部门档案尽量装柜、装袋(盒)，钥匙由档案负责人管理。(4)为确保文档安全守密，各员工须严苛履行职责保密职责，特别必须汪把制作、激活第一关，公司副总以下人员影印资料，必须由档案管理人员如实备案。载有关键内容的旧打印纸，应当及时封存，严禁重复使用。(5)各公司电脑(尤其就是主电脑)必须加装并尽早更新杀毒软件，婉拒采用有害软盘、移动硬盘，保证文档安全。(6)深入细致创建各自岗位和职能工作的文档管理体系，包含：档案分类明细表、分类建好(归属于)档、分类建夹，并随时中招文件资料和抽屉、案头，杜绝乱丢随地。3、档案：(1)所有人员在工作中构成的文档必须及时档案;盖章后须存留一份给专管人员档案。(2)公司定期对各子公司一、二级文档及部门电脑档案展开检查;每年底，公司将对各公司、部门、人员的人工、电脑和实物档案展开小检查(包含上缴档案、电脑档案铸造光盘等)。(3)凡借予、调用文档，必须备案并及时交还。