工贸油品调运分公司会计档案管理制度.docx

工贸油品调运分公司会计档案管理制度文章工贸油品调运分公司会计档案管理制度第一章 总则第一条 为加强zz石油（集团）工贸有限公司油品调运分公司（以下简称“油品调运分公司”或“公司”）会计资料档案的科学管理，保证会计资料的完整安全，更好地服务于公司的各项经营活动，根据会计法、中华人民共和国档案法和zz石油（集团）工贸有限公司会计档案管理办法，并结合公司实际，特制定本制度。第二条 本制度所指的财务会计档案包含会计凭证、财务会计账簿、会计报表以及其他会计核算资料等四部分。第三条 本制度适用于公司财务资产部、LNG站、永平站、榆炼站。第二章 非政府机构及职责第四条 公司财务资产部门负责管理财务会计档案的日常管理及看管工作。第五条 公司机关综合办公室为公司所有财务会计档案的最终档案部门。第三章 财务会计档案管理范围第六条 财务会计档案通常包含会计凭证、财务会计账簿、会计报表以及其他会计核算资料等四部分。（一）会计凭证包含自造原始凭证、外来原始凭证、原始凭证汇总表、记账凭证（收款凭证、退款凭证、充值凭证三种）、记账凭证汇总表、银行存款（借款）对账单、银行存款余额调节表等。（二）财务会计账簿包含按会计科目设置的总分类账、明细表分类账、现金日记账、银行存款日记账以及辅助备案备查簿等。（三）会计报表主要存有财务指标快报及月、季、年度会计报表（包含资产负债表、损益表、财务情况说明书等）。（四）经济合同、财务数据统计资料、财务清查汇总资料、核定资金定额的数据资料、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册等、实行会计电算化单位存贮在磁性介质上的会计数据、程序文件及其他会计核算资料等由财务资产部门进行保管。第四章 财务会计档案的整理立卷第七条 每月的财务会计资料，在次月15日前整理立卷或装订成册。第八条 会计年度终了后，应当使用“三统一”的办法对财务会计资料展开整理立卷。（一）分类标准统一：通常将财务会计资料分为一类账簿，二类凭证，三类报表，四类文字资料及其他；（二）档案构成统一：案册封面、档案卡夹、放置柜和放置序列统一；（三）管理建议统一：创建财务会计资料档案簿、财务会计资料档案目录；会计凭证装订成册，报表和文字资料分类立卷，其他零星资料按年度排序编订装订成册。第九条 会计凭证的立卷（一）按月立卷：次月将装订成册的凭证，统一备案至财务会计档案看管清册。（二）凭证印刷1. 会计凭证印刷前的准备工作工作：（1）分类整理，按顺序排列，检查日数、编号与否齐全；（2）切除凭证内的金属物（例如订书针、大头针、回形针），对小的张页或附件必须卷曲Z917记账凭证大小，且要躲避印刷线，以便翻看维持数字完备；（3）整理检查凭证顺序号，例如存有倒转必须重新排列，辨认出缺号必须查明原因，再检查附件有无漏缺，领有料单、入库单、工资和奖金派发单与否附带齐全；（4）记账凭证上有关人员（例如核查、记账、制单等）的盖章和印章与否齐全；（5）按凭证号码的顺序划付（例如按上、中、下旬汇总划付），根据集团印刷标准确认装订成册的本数。2. 会计凭证印刷时的建议：（1）用“三针引线法”印刷，印刷凭证应当采用棉线，在左上角部位踢上三个针眼，推行三眼一线伸长，结扣应当就是活的，并放到凭证封皮的里面，印刷时尽可能增大所占到部位，并使记账凭证及其附件维持尽可能小的显露出面，以便于事后查询；（2）凭证外面会用封面，封面纸用牛皮纸印制，封面规格略高于注记记账凭证；（3）印刷凭证厚度通常1.5厘米，以确保印刷稳固，美观大方。3. 会计凭证印刷后的注意事项：（1）每本封面上核对不好凭证种类、有段号码、凭证张数、财务会计主管人员和印刷人员签章；（2）在封面第三册不好卷号，按编号顺序进柜，并要在显露出处标明凭证种类编号，以便于调取；通常每月印刷一次，印刷不好的凭证按年度分月得当看管档案；（3）印刷封面的所有内容必须核对齐全，包含：单位名称、年度、月份、起止日期、号码、印刷人签章等。第十条 财务会计账簿的立卷各种财务会计账簿办理回去年度结账后，除横跨年采用的账簿外，其它账簿应当按年整理立卷。基本建议就是：（一）财务会计账簿在办理回去年度结账后，只在下一行的全文栏核对“扣除下年”字样，不填上其它内容；（二）账簿印刷前，首先按账簿投入使用表的采用页数录入各个账户与否吻合，账页数与否齐全，序号排序与否已连续；（三）财务会计账簿的印刷顺序：财务会计账簿印刷封面账簿投入使用表中账户目录按本账簿页数顺序印刷账页财务会计账簿印刷封底；（四）留存已采用过的账页，将账页数核对齐全，除去空白页和撤除账夹，用牛皮纸搞封面、封底，装订成册；（五）多栏式活页账、三栏式活页账、数量金额式活页账等严禁混装，应当按同类业务、同类账页印刷在一起；（六）财务会计账簿应当稳固、平坦，严禁存有折角、缺角、错页、掉下来页、提空白纸的现象；（七）账簿印刷的封口处，应当盖章印刷人印章；（八）印刷后，财务会计账簿的脊背应当平坦，并标明所属年度及账簿名称和编号。第十一条 会计报表的印刷会计报表基本建设顺利完成并按时上报后，存留报表均应当按月装订成册，年度终了统一立卷看管。会计报表印刷建议：（一）会计报表印刷前必须按编报目录录入与否齐全，整理报表页数，上边和左边对齐压平，避免折角；例如存有文章损毁部位，应付其加固后，完整无缺地印刷；（二）会计报表印刷顺序为：会计报表封面、会计报表基本建设表明、各种会计报表按会计报表的编号顺序排列、会计报表的封底。第十二条 其他会计核算资料的立卷会计核算其他会计核算资料应当按时整理立卷，建议如下：（一）分类整理，按顺序排列，检查资料与否齐全；（二）整理检查资料顺序号，例如存有倒转必须重新排列，辨认出缺位必须查明原因。第五章 财务会计档案的档案第十三条 当年的财务会计档案在会计年度终了后，由财务资产部门看管一年，届满后于次年1月10号前转交公司综合办公室统一档案。转交过程中，须要财务资产部门财务会计档案管理人员与综合办公室档案管理人员展开转交，由财务资产部门负责人、综合办公室主任负责管理监督转交。转交过程中须要核对财务会计档案转交单（一式两份），一份转交财务资产部门财务会计档案管理人员看管，、一份转交综合办公室档案管理人员看管。第十四条 财务会计档案的看管财务会计档案必须展开科学管理，必须搞好防潮、杀菌、防虫篱笆墙、防盗、防雷、防磁等工作，保证财务会计档案的安全。第十五条 机构变动或档案管理人员调动时，应当办理更替相关手续，由原档案管理人员编制财务会计档案转交目录，将全部案卷逐一转交，接管人员逐一发送。第六章 财务会计档案的借书采用第十六条 财务资产部门应当创建财务会计档案目录和借书登记册。第十七条 档案在财务资产部门看管期间，凡需借书财务会计档案人员，须经总会计师批准后，方可办理借书相关手续；借书人员严禁在案卷中标画，严禁抛弃原五十一卷，严禁推拉，严禁将财务会计档案随身携带出外，例如突遇特定情况，须经总会计师核准。第十八条 财务会计档案转交办公室后，凡需借书财务会计档案人员须要办理档案借书相关手续，具体内容参看档案管理有关规定。第七章 财务会计档案的看管期限第十九条 财务会计档案的看管期限分成永久、定期两类。定期看管期限分成3年、5年、15年、25年、永久5类，具体内容见到附件一。第二十条 财务会计档案的看管期限，从会计年度终了后的第一天算是起至。第二十一条 财务会计档案的具体内容名称如有同本制度附表一所列于档案名称不吻合的，可以比照相似的看管期限办理。第八章 财务会计档案的封存第二十二条 看管届满的财务会计档案，除本制度规定严禁封存的情形外，可以按照以下程序封存：（一）由综合办公室会同财务资产部门明确提出封存意见，基本建设财务会计档案封存清册，列明封存财务会计档案的名称、卷号、册数、有段年度和档案编号、应当看管期限、已看管期限、封存时间等内容。（二）财务会计档案封存清册需经总会计师、经理审核。（三）封存财务会计档案时，综合办公室和财务资产部门共同派遣专人监销。（四）监销人在销毁会计档案前，应当按照会计档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁的会计档案；销毁后，应当在会计档案销毁清册上签名盖章，并将监销情况报告总会计师、经理。第二十三条 看管届满但未还清的债权债务原始凭证和牵涉其他未了事项的原始凭证，严禁封存，应单独取出立卷，看管至未了事项结束时年才。单独取出立卷的财务会计档案，应在财务会计档案封存清册和财务会计档案看管清册中列明。第九章 附则第二十四条 本制度由财务资产部负责管理表述。第二十五条 本制度未尽事宜，按国家相关法律法规和工贸公司相关规定执行。第二十六条 本制度自颁授之日起颁布附件一：工贸有限公司油品调运分公司财务会计档案看管期限表序号档案名称看管期限附注一、会计凭证类1原始凭证、记账凭证和汇总凭证15年二、财务会计账簿类2日记账15年其中：现金和银行存款日记账25年3明细账15年4总账15年包含日记总账5固定资产卡片固定资产除役清扫后维持5年6辅助账簿15年三、财务报告类包含各级主管部门的汇总会计报表7主要财务指标快报3年包含文字分析8月、季度财务报告3年包含文字分析9年度财务报告永久包含文字分析四、其他类10财务会计转交清册15年11财务会计档案看管清册永久12财务会计档案封存清册永久13银行余额调节表中5年14银行对账单5年15月度现金盘点表中5年文章