房地产集团公司文书档案管理办法.docx

房地产集团公司文书档案管理办法房地产集团有限公司文书档案管理办法第一章 总 则第一条 为加强X 城房地产集团有限公司(以下简称公司)文书档案工作，实现文书档案的科学管理，充分发挥文书档案在公司经营管理中的作用，根据中华人民共和国档案法等有关法律、法规，结合公司实际，特制定本办法。第二条 本规定中的文书档案，是指公司在经营管理过程中形成的、办理完毕的、具有查考利用价值并按一定的归档制度归档保存起来的各种书面文件材料。第三条 文书档案是记录与反映公司发展状况的重要依据和可靠凭证，任何部门与个人不得擅自处理或长期积压文件资料。第四条 综合管理部为公司文书档案的归口管理部门，负责管理文书档案的搜集档案、整理编号、看管、利用和封存工作，并选定专人负责管理文书档案管理工作。第五条 本办法适用于于公司本部，控股有限公司项目公司、专业公司遵照执行，入股项目公司、专业公司参考继续执行。第二章 文件的搜集第六条 公司文件资料的搜集范围凡是反映公司经营活动、具有查考利用价值的书面文件材料均属归档范围。(一)政府机关或行业管理部门(缩写职能部门)的文书材料1、职能部门举行的有关房地产工作的会议文件;2、职能部门印发的牵涉经营业务并建议贯彻执行的文件;3、职能部门领导检查工作、参观或者参加公司活动中的指示、讲话;4、职能部门对公司各类呈报事项的批准;5、其它有关资料。(二)公司文书材料l、公司股东会、董事会、监事会构成的各种决议、同意等文件资料;公司控股有限公司、入股的项目公司、专业公司(以下缩写所属公司)的股东会、董事会、监事会构成的各种文件资料;2、公司总经理办公会议记录、会议纪要，专题会议纪要以及其它会议的文件材料;3、公司印发的各种正式宣布文件的底稿(核发稿)、打印稿;4、公司给上级部门的情况汇报及请示等公司各部门及所属公司的请示与公司的批复文件;5、公司各部门及所属公司的工作计划、工作总结、报告等;6、公司各类调研工作构成的文件材料;7、公司调查处置的违纪、违规事件材料;8、公司汇总及所属公司报送的资金计划、财务、销售、成本等各类数据资料;9、公司展出的大型产品展销展现、媒体推介会等构成的文件材料;10、公司领导在经营活动中构成的关键信件、电报、电话记录以及从外单位送回的与本公司业务有关的文件资料;ll、各类举报处置材料;12、公司经济纠纷处置材料;13、公司的工商登记资料;所属公司上报的工商登记备案资料;14、公司各类资质、权属证书;所属公司上报的各类资料、权属证书的备案资料;15、公司重要的各类协议合同;所属公司报送的重要的各类协议合同的备案资料;16、公司及所属公司研发项目的可行性报告、策划报告书、规划设计、景观设计等文件资料;17、公司大事记、全宗了解;l8、公司章程及规章制度等文件资料;所属公司上报的规章制度备案文件;19、公司关键财产物资备案、档案等的更替凭证、清册;20、公司固定资产的购置批文、使用说明书、维修卡或保修单等;21、其它各类有关资料。(三)非隶属于单位的文件资料非隶属于单位与公司联系、协商、处置工作中产生的重要文件资料。第三章 文件的整理与立卷第七条 公司推行公司、部门分级立卷的制度，秉持 “谁办文，谁立卷”的原则，并由档案人员负责管理监督指导。第八条 公司文书档案立卷整理分成二个层级。第一个层级：综合管理部将办理完的公司文件资料和各部门内勤人员将办理完的部门文件资料搜集齐全，按年代-问题分类法女团立卷。第二层级：综合管理部对公司及各部门已经立卷档案的案卷按照年代非政府机构分类法展开排序、编号以及分类等展开系统化的整理，用基本建设案卷目录的方式紧固下来。第九条 档案文书的整理建议(一)综合管理部通常情况下不发送未立卷的零散文件资料。归档文件资料种类、份数以及每份文件的页数均应当齐全完备。(二)在档案的文件资料中，应将每份文件的正件与附件、草稿与定稿、呈报与批准、留言文件与原件、多种文字构成的同一文件，分别立在一起，严禁分离;文电应当合一立卷。(三)归档文件应当按其构成年度分别立卷跨年度的呈报与批准在批准的年度立卷;跨年度的规划、计划在针对年度的第一年立卷;跨年度的总结、财政预算、统计资料在针对年度的最后一年立卷;一文两事的上年总结与当年计划、上年财政预算与本年财政预算公上年度档案;跨年度的会议文件在会议开幕年度立卷;合约、协议等文件在盖章年度立卷。(四)归档文件必须根据其联系、关键程度、问题或时间顺序展开排序。批准、重要批示在前，呈报、报告在后;正件在前，附件在后;印发文件在前，被印发文件在后。第十条 立卷(一)卷内文件资料应当按排序顺序，依次撰写页号。一个页面一个页号，页号边线在每页文件负面的右上角，背面的左上角。(二)按照建议核对卷内文件目录和复习表中。卷内文件的件数，通常以每份文件单独排序为一件;呈报与批准，来文与复文通常应当分别排序件数;正件与附件，按一件排序。文件材料没题名的应整篇文章题名;文件没责任者或时间不确切的，必须查清，插入有关项内。(三)案卷封面逐项按规定核对确切，字迹工整、准确，简明扼要，清楚地充分反映卷内文件资料内容，通常包含责任者、内容和名称等，体式一致，看管期限分割精确。(四)卷内文件资料必须换成金属物，对损坏的文件资料应当三合板、激活。案件必须印刷整齐，使用三点一线印刷法，印刷前须经档案室人员核查;文件资料也可以根据特定须要使用卷盒等形式放置。第四章 案卷的排序、编号、档案第十一条 档案时间与相关手续档案时间就是指立卷部门将须要档案的文件向综合管理部转交的时间。部门档案时间为次年 5 月底以前(重要文件资料应当及时档案)，各部门须按时向综合管理部转交档案，同时核对案卷转交目录一式两份，由双方经办人盖章,一份由部门留存，一份由综合管理部发送。更替双方根据转交目录清点录入第十二条 案卷排序编号案卷排序就是指紧固各案卷之间的排放量顺序，通常按照时间先后依次排序.案卷排放量的顺序一经确认，就应付各案卷逐个展开编号，.案卷编号方法就可以使用自然数，并严苛按照案卷排序顺序依次编号。编号系统可以存有两种，一种就是圣戈当县,适用于于案卷数量较太少的情况;另一种为汇编，即为按案卷的类别、年度等刘子明公从1 号卷已经开始的号序。第十三条 案卷目录(一)案卷目录的基本建设方法案卷目录中的条目必须严苛按案卷的排序顺序登入，且必须钟爱充分反映案卷号的号序系统，即为每本案卷目录必须就是一个从1 号卷已经开始的完备系统。(二)案卷目录的形式、结构与内容案卷目录的形式均为书本式(簿册式)，最出色提硬质封皮。上开本尺寸通常使用A4 纸尺寸。案卷目录的结构及内容：l、封面和扉页主要内容为全宗号、目录号、目录名称、基本建设年月、基本建设单位、看管期限、件数、页数等。全宗号和目录号通常同列标写于左上角或右上角;目录名称由全宗名称或提全宗内类别(年度、机构、问题)、密级等和“案卷目录”4 字形成，书写于中间边线;基本建设年月书写于下部中间边线;基本建设单位的边线通常在基本建设年月上面。2、目次即为目录所分类目的索引，专用于全宗内展开了分类但案卷号却未汇编的目录中,若案卷号汇编的目录则无须设立目次。3、序言或表明对目录结构、基本建设方法、立档单位和全宗概况、档案完备程度等情况展开详细表明的文字。4、案卷目录表中(见到附件1)即为案卷目录的主体部分，用作怱卷登入案卷封面上的基本信息。每一案卷的登入内容由案卷号、案卷标题(题名)、年度、页数、附注等项目形成。5、复习表中列于目录最后，用作总结性地记录案卷目录及其所包含案卷基本情况。案卷目录基本建设完后，应当激活或列印一式数份_其中一份或几份可供日常采用，其他水泵。第五章 档案的看管第十四条 档案室系则机要重地，非经同意，不得进内。第十五条 档案库房物品未经许可，严禁挪作他用。经常维持库内清洁卫生，避免尘埃污染档案。档案箱柜排序科学化、规范化，档案放置始终有序。第十六条 档案库房内严禁火源，禁放易燃易爆品，配备消防器材，定期检第十七条 搞好档案的防雷、防盗、防潮、防虫等维护工作，确保档案材料的完备和安全。档案例如存有损坏应当及时加固或激活。第十八条 秉持温、湿度检查和记录，创建并严格执行备案、统计数据制度，每年对室藏档案展开一次全面的安全检查，并做好记录，辨认出问题及时向领导汇报。第十九条 档案室设立全宗卷，以保存公司的立卷说明、分类方案、交接凭证、移交销毁清册、全宗介绍等材料。第六章 档案的调取与利用第二十条 档案管理人员必须熟识公司的档案情况，主动介绍各部门对档案的市场需求，基本建设案卷目录、全引目录、通话文档号索引、档案放置示意图等工具资料。第二十一条 调取、借离或影印档案时，必须严苛履行职责备案审核相关手续(见到附件 2)，由综合管理部负责人同意后方可以办理。档案用毕应及时交还，并办理冻结相关手续，不许借用。通常档案借离时间最久不少于 5 个工作日，公司密级档案原则上借离时间最久不少于2 个工作日。查询密级档案见到保密管理制度。