【会务办理】专题会议的办理（九）.docx

【会务办理】专题会议的办理（九）专题会议的办理 专题会议是党委政府有关领导召开的研究讨论某一专项问题的会议。做好专题会议服务工作，需要注意3个问题15个工作环节。   一、会前准备1.拟定方案。接到领导召开专题会的指示后，根据会议主持人要求及会议内容，立即与议题汇报部门联系，了解有关情况，制定会议方案，按程序报分管领导审核后，呈送会议主持人审定。专题会方案内容包括会议名称、时间、地点、主题、汇报人、会议开法、参会人员范围、新闻报道等。2.印发通知。会议方案审批通过后，及时印刷会议通知，告知有关单位和参会人员。通知内容主要包括会议名称、时间、地点、内容、主持人、参会人员范围、会议要求及注意事项、会议联系人等。3.准备材料。专题会议需要听取书面汇报的，会前及时协调相关部门准备汇报材料、领导参阅的背景资料等。对会议材料，要严格把关，保证材料内容真实准确。4.落实人员。会议通知发出后，迅速电话落实参会人员。因故不能参加会议的，及时将其姓名、职务、请假事由等情况报告会议主持人及相关领导。5.布置会场。协调做好会场安全保卫、水电空调、会后用餐、多媒体等准备工作。对参会人员较多的专题会议，按照会议规定，摆放桌牌，并确定汇报席，汇报席一般设在召集会议的领导正对面。6.分发材料。专题会议属于小型会议，参会人数相对较少，会议材料一般提前放置在参会者桌面上。7.会前检查。会前半小时，逐一检查每位参会人员桌前摆放的办公文具是否齐全，话筒、音响、照明、空调、投影等设备是否正常，确保不出现疏漏。二、会中服务1.会议签到。工作人员一般提前40分钟到达会议签到处，引导参会人员入座，并提醒关闭手机或将声音调到静音。2.会间服务。时刻注意会议进展情况，做好领导临时交办的事项，酌情处理好来文来访工作，严格控制无关人员进入会场。3.做好记录。真实地记录会议内容和过程，对会议形成的决议，参会人员提出的建议、问题，发言人发表的观点、论据等，要尽量记录具体详细。4.清理会场。会议结束后，及时检查会场，收回会议文件、材料，对与会人员遗漏的文件和物品及时送还。三、会后督办1.完善记录。会议结束后，根据会议材料、录音、辅记等，对会议记录进行补记或追记，尽量保持会议记录的完整性和准确性。2.起草纲要。一般在会议召开后当日或次日完成会议纪要的起草工作。会议纪要必须真实反映会议内容和决定事项，决定事项要明确完成时限和责任单位。对专业性较强的会议决定事项，送相关部门主要领导审核后，再呈送党委政府领导和办公室领导审核，并报专题会议主持人审定后，印发专题会议纪要。3.督促落实。对专题会议决定事项中要求领导牵头或有关部门贯彻落实的，应在会议纪要印发后，即时提醒，并在规定的完成时限前进行询问。对未在规定时限内完成的，要将进展情况及时报告会议主持人。对承办单位、承办人贯彻落实专题会决定事项确有困难的，要将实际情况书面报分管领导，提请有关领导出面协调；对重大事项或紧急事项，建议会议主持人听取专题汇报进行研究。4.材料归档。每次专题会议结束后，及时将会议的有关材料和会议纪要进行归档。   这项工作最关键的环节是：做好专题会议材料的收集、校核、印制等准备工作。