《合同管理办法》word版.docx

合同管理办法为了规范项目部的合同管理工作，避免和减少因合同管理不当造成的损失，防止合同纠纷发生，根据中华人民共和国合同法、国家有关法律法规的规定及公司合同管理办法，制定本办法一 总 则1.1项目经理部的合同主要包括项目的施工承包合同、专业分包合同、业主指定分包合同、劳务协作合同、物资设备采购合同、内部班组工费承包合同、劳动用工合同、租赁合同及其他合同。1.2 项目经理部的合同管理应在公司合同管理领导小组的领导和合同部的指导下进行，其工作主要包括：对合同主体资信审查，合同谈判，合同的评审、会签、审批，合同的登记、备案，法人授权委托办理，合同管理资料定期统计上报等合同的履行、变更、终止管理。项目有关经济合同履行结束时，要及时办理结算及清理债权债务。1.3 项目经理部对外签订合同必须遵守国家的法律，符合国家政策的要求，应贯彻平等互利、协商一致、等价有偿的原则。二 合同管理机构及职责2.1项目经理部成立由项目经理为组长，项目领导班子和各职能部门负责人组成的合同管理领导小组，在公司的授权范围内负责合同的审查和签订。合同管理领导小组办公室设在合同部，由合同部部长或合同部成员担任专职合同管理人员，负责本项目合同管理的具体事务。2.2合同管理领导小组及合同管理人员职责负责组织宣传、学习贯彻合同法、建筑法、招标投标法及其他有关法律、法规和规章。2.2.2制定本项目的合同管理实施细则，参与本项目有关合同资信的审查、合同的评审、谈判工作。2.2.3建立健全本项目合同管理台帐，对合同履行情况进行监控、记录，负责本项目合同管理的具体事务，定期将本项目合同履行情况等信息录入公司IEMS系统，及时完成合同履行的考核评价工作。2.2.4及时向公司合同部办理授权签订合同前的备案手续，经备案得到公司批准后，主持对合同主体资信评审及合同评审，进行合同谈判，将合同签订有关情况及合同文本报送公司合同部。三 合同的签订和履行3.1项目经理部对外签订合同必须由公司法定代表人或由其授权委托的代理人进行，未经授权，不得以公司或公司所属单位的名义对外签订合同。凡以公司名义签订合同，必须使用公司的公章或合同专用章。未经公司授权或超越授权范围签订的合同为无效合同，由此造成法律后果和经济损失，公司将追究签订人责任。3.2项目经理部订立合同应采取书面形式，合同履行过程中的往来函件，应作为合同的组成部分存于合同档案之中。3.3项目经理部经公司授权对外签订合同，应在订立前向公司合同部进行备案。签订合同要做到合同主体合法、内容合法，合同主要条款齐备，权利义务明确，文字表述准确，签订合同时应使用国家制订的统一范本，国家无范本时应采用公司范本。3.4签订合同前要详细了解对方的主体资格，主要是有无营业执照、资质证书、履约能力、资信情况等。对方委托代理人签约时，须要求出具有效的授权委托书原件。签订合同后，授权委托书和有关证明证照与合同文件一并存档。3.5合同一经签订，即在双方之间产生权利义务关系，并具有法律约束力，应当全面履行合同规定的义务。如因情况变化不能全面履行时，应当采取补救措施，减少损失。3.6在合同履行期间由于客观原因需要变更或者解除合同的，须经双方协商，重新达成书面协议，新协议未达成前，原合同仍然有效。经理部在收到对方当事人要求解除或变更的通知书后，应当在规定的期限内作出书面答复。合同的变更或解除应当采用书面形式（包括信函、电报、传真等），法律、行政法规规定变更合同应当办理批准登记等手续的，应依法及时办理。 3.7存在下列情形之一的，项目部可以单方解除合同： 3.7.1因不可抗力致使不能实现合同目的； 3.7.2在履行期限届满之前，对方明确表示或者以自己的行为表明不履行主要义务； 3.7.3对方迟延履行主要义务，经催告后在合理期限内仍未履行； 3.7.4对方迟延履行义务或其他违约行为致使不能实现合同目的； 3.7.5法律规定的其他情形。 3.8项目经理部任何人员不得擅自以公司名义变更或解除合同。若确须变更或解除时，由合同经办人查明原因，提出意见，应提交公司法律顾问审查并经公司领导审核后，签发解除合同的函；对方没有违约，应同对方协商，达成一致意见，并依法签署变更或解除合同的书面协议。 3.9合同变更必须由原合同起草部门负责更改，按合同评审程序办理合同变更评审，并办理书面的合同变更手续。做好变更文件的整理、保存和归档工作。变更后的合同与原合同的发放的范围相同。 3.10对方提出合同变更的，变更程序也应按规定的程序执行。合同变更引起索赔的，合同变更必须与索赔同步进行，索赔协议是合同变更的处理结果，是变更后合同一部分。 3.11对于特殊情况下合同履行过程中的合同中止（包括停、缓建），必须及时办理中止手续，收集因中止合同给本公司带来的经济损失证据和资料，及时追究对方的责任。中止的合同又恢复继续履行时，依相同程序办理恢复手续。合同的恢复与中止都必须通知公司合同部或公司领导。 3.12合同未履行完毕，但确定不再继续履行，合同履行部门应做好终止记录，收集履行过程中所有与合同有关的文件，做好经济往来和工程结算工作，办理解除合同的手续。资料移交公司档案室保存。四 项目施工承包（分包）合同管理4.1项目经理部施工承包合同管理应根据公司合同部对各项目的合同交底内容进行，针对合同内容、风险、重点及关健性问题进行合同评审，落实施工合同确定的目标，依据施工合同指导工程实施和项目管理工作。项目部在合同履行期间，应注意收集、记录对方当事人违约事实的证据，作为索赔依据。4.2项目经理部履行施工合同应遵守下列规定：4.2.1必须遵守合同法规定的各项合同履行原则。4.2.2项目经理应负责组织施工合同的履行。4.2.3依据合同法规定进行合同的变更、索赔、转让和终止。4.3发生不可抗力致使合同不能履行或不能完全履行，应及时向公司报告，并在委托权限内依法及时处理。4.4履行分包合同时，公司作为承包人时应就承包项目（包括分包项目）由经理部向发包人负责；公司作为分包人时，由经理部代表公司就分包项目向承包人负责。4.5项目经理部应对施工承包合同实行动态管理，跟踪收集、整理、分析合同履行中的信息，合理、及时地进行调整。合同履行应在项目合同管理领导小组的组织下进行预测，及早提出和解决影响合同履行的问题，以回避或减小合同风险。4.6项目经理部应随时注意下列情况引起的合同变更：4.6.1工程量的增减。4.6.2质量及特性的变更。4.6.3工程标高、基线、尺寸等的变更。4.6.4工程的删减。4.6.5施工顺序或工艺的改变。4.6.6永久工程的附加工作，设备、材料和服务的变更。4.7合同变更或解除管理：4.7.1项目经理部应及时就合同变更事项向监理工程师进行变更要求，按施工承包合同规定作好相关资料向业主提出费用变更申请。4.7.2变更设计的办理要能增加经济效益，有利于施工，缩短工期等，在办理过程中要做到资料齐全，理由充分，变更实现后应及时要求业主进行计量，完善变更设计管理台帐，应包括变更数量及变更价值，注明变更类别、变更原因、变更签发日期等。4.8合同索赔管理4.8.1项目经理部应掌握合同索赔知识，在熟悉合同条款的前提下努力挖掘索赔机会，依法进行索赔。4.8.2索赔应按下列条件进行4.8.2.1根据合同，有正当的索赔理由和充足的证据。4.8.2.2按施工承包合同文件中有关规定办理。4.8.2.3认真、如实、合理、正确计算索赔的时间和费用。4.8.2.4按规定的时限和程序提出索赔要求。4.8.3施工项目索赔应具备下列理由之一4.8.3.1发包人违反合同给项目部造成时间、费用的损失。4.8.3.2因工程变更（含变更设计、发包人提出的工程变更、监理工程师提出的工程变更，以及项目部提出并经监理工程师批准的变更）。4.8.3.3由于监理工程对合同文件的歧义解释、技术资料不确切，或由于不可抗力导致施工条件的改变，造成了时间、费用的增加。4.8.3.4发包人提出提前完成项目或缩短工期而造成项目费用的增加。4.8.3.5发包人延误支付期限造成了项目部的损失。4.8.3.6合同规定以外的项目进行检验，且检验合格，若非项目部原因导致项目缺陷的修复所发生的损失或费用。4.8.3.7非项目部的原因导致工程暂时停工。4.8.3.8物价上涨，法规变化及其它。五 物资设备采购合同管理5.1签订合同的权限划分：项目经理经公司授权可签订标的为20万元以内的材料采购合同，20万元以内的设备采购合同，但签订合同之前必须在公司合同部先进行备案并将合同台帐上报公司合同部。5.2合同在签订之前必须进行相关方资信的审查、组织合同管理领导小组进行评审，合同谈判有关事项应记录在案，将有关资料上报公司合同部备案后才能签订。凡与合同有关的集体讨论合同的原始记录，会议纪要、专题报告、电报传真、往来信函（包括合同履行中的有关通知、要求等）、技术资料（含变更资料）、合同价款的支付结算资料等均是合同的组成部分，要认真整理和保存，待合同履行完毕后与主合同一起装订，然后统一交公司合同部归档。5.3合同一经签订，即在双方之间产生权利义务关系，并具有法律约束力，应当按合同规定履行合同义务。项目部合同管理员应定期对履行合同的情况进行监督检查记录后上报公司合同部，发现问题应及时提出书面处理意见。如因情况变化不能全面履行时，应当及时采取补救措施，减少损失。5.4在合同履行期间，依法或因不可抗力等客观原因需要变更或解除合同的，要以书面形式通知对方并说明需要变更或解除合同的原因和答复期限，以达成变更或解除合同的协议。对方要求变更或解除合同的通知，要在其规定期限内采取书面形式给予明确答复。5.5合同订立后，不得因经办人或法定代表人的变动而变更或解除。5.6合同的变更或解除未协商一致并达成协议之前，原合同仍具有法律效力，应继续履行。5.7发现对方不履行或不完全履行合同时，项目部合同管理员在书面催促对方继续履行的同时，应将对方不履行合同的情况、原因及分析处理意见及时书面上报公司合同部。公司合同部在收到报告后，应及时提出书面处理意见。 六 劳务协作合同管理按公司劳务协作队伍管理实施办法执行。七 项目班组工费承包合同管理7.1项目经理部使用公司下属作业层人员或非整建制外来临时性用工人员完成作业工作，原则上应成立班组，由公司法定代表人授权项目经理与班组长签订班组工费承包合同，同时由公司法定代表人授权项目经理与非整建制临时性用工人员签订劳动合同书。7.2项目经理部应严格按照中华人民共和国劳动法、国家有关法律法规和所签合同及劳动合同对作业层人员进行管理。关健岗位和特殊工种，原则上不采用临时性用工方式，如有特别需要，项目部必须组织临时用工人员进行专业培训、考核，取得相应资格证书后方能上岗。7.3使用临时性用工，要按当地劳动保障部门的规定，办理有关审批手续，并按规定缴纳社会保险费，或在劳动合同中写明社会保险费已包含在劳务费中，由本人自行缴纳。临时性用工签订劳动合同期限不能超过一年，合同期满后确需留用者，要重新签订劳动合同。八 合同纠纷的处理8.1合同签订后，要尽力防止和避免纠纷出现。项目部合同管理人员发现有不利于合同履行的情况时，要及时协调处理，尽力排除。8.2合同发生纠纷后，应及时报告项目部主管领导和公司合同部。8.3发生合同纠纷后，应积极与对方协商解决，经协商不能解决时，按法律程序办理。应由公司起诉的，由公司向有管辖权的法院起诉。对方已起诉的，收到应诉通知后要立即向公司合同部报告，统一由公司合同部应诉，诉讼过程中发生的费用由项目部承担。8.4凡发生纠纷，并经过调解、诉讼或仲裁程序解决的案件，有关文书和资料要分卷装订统一交公司合同部归档。九 债权清理9.1为了加强公司财务管理，防止效益流失，项目部应加强本项目因合同产生的债权的清理清收工作。9.2项目因合同形成的债权包括：公司对外承揽工程形成的应收工程款、工程质保金（不含关联企业及公司内部往来结算款）；工程投标保证金以及各种应收押金；对外提供租赁服务形成的应收租赁收入款项；产品、材料物资、固定资产及其它资产销售形成的应收销货款；对本公司对外的长、短期投资而获得的收益款。9.3债权清理实行终身负责制和第一责任人制。本着“谁主管谁负责”、“谁经办谁负责，谁形成的欠款谁追收”的原则，落实清欠责任制，要把项目的清欠目标纳入项目年度经营目标。有关责任人因工作调动、离退休等原因离开原岗位，除按岗位职责正常移交工作外，仍应承担履职期间该事项最终款项的损失责任，并应积极协助清收。其工作接替者应承担债权的清收责任。十 合同终止和评价10.1合同终止应具备下列条件之一10.1.1合同已按约定履行完成。10.1.2合同已解除。10.1.3合同当事人依法将标的物提存。10.2合同终止后，应对合同进行下列评价：10.2.1合同订立过程情况评价。10.2.2合同条款的评价。10.2.3合同履行情况评价。10.2.4合同当事人的履约评价。10.2.5合同管理工作评价。以上评价资料应及时上报公司合同部作为公司考核项目合同管理工作的依据。10.3考核与奖惩10.3.1项目经理部全体职员应当严格遵守本制度，有效订立、履行合同，切实维护公司及项目部的整体利益。公司合同部负责本制度执行情况的监督考核。10.3.2对在合同签订、履行过程中发现重大问题，积极采取补救措施，使公司避免重大经济损失以及在经济纠纷处理过程中，避免或挽回重大经济损失的，酌情予以奖励。 10.3.3合同经办人员出现下列情况之一，给公司或项目部造成损失的，公司将依法向责任人员追偿损失： 10.3.3. 1未经授权批准或超越职权签订合同； 10.3.3. 2应当签订书面合同而未签订书面合同。 10.4合同经办人员出现下列情况之一，给公司造成损失的，公司酌情向有关人员追偿损失：10.4.1因工作过失致使公司被诈骗；10.4.2公司履行合同未经对方当事人确认；10.4.3遗失重要证据；10.4.4发生纠纷后隐瞒不报或私自了结或报告避重就轻，从而贻误时机的； 10.4.5未履行规定手续擅自在对方出具的确认书、索赔报告上签字而给公司造成损失的；10.4.6其他违反公司相关制度的。10.5项目项目部在签订、履行合同过程中触犯刑法，构成犯罪的，依法移交司法机关处理。