技术文件管理制度.doc

技术文件管理制度技术文件管理制度一、目的为保持已有技术工艺文件的完整性，统一技术文件的管理标准，确保所编制和管理的技术文件是正确、有效和一致的；有效控制技术文件，使之能完全指导生产，以保证质量和生产正常进行，避免混乱，为使公司的技术文件得到有效的控制，确保生产现场所用的技术文件为最新有效版本。根据公司的实际情况，特制定本制度。二、适用范围本制度适用于公司所涉及到的所有技术文件，包括：设计文件、产品图样、工艺图样和工艺文件等技术文件，也包括一定范围的外来标准和客户提供的图样等。三、职权和职责 1.技术研发中心技术部是技术文件的归口管理部门，负责技术文件的编制、审核，并负责所有技术文件编号、发放、回收、归档，以及文件更改、作废的处理。 2.技术文件的编制和管理；技术研发中心技术部负责人负责编制，技术研发中心总监审核，由总经理批准。 3.生产用工艺文件，如工艺路线单、工序卡、过程卡、工艺图纸、作业指导书，由制造中心各生产部专人编制，完成后送技术研发中心技术部负责人审核，由技术研发中心总监批准。 4.外来图样、标准由负责人识别、核对，经技术研发中心总监审核报总经理批准。四、管理标准和管理要求 1.技术文件是公司的核心机密，是公司进行生产和管理工作共同的依据，是公司在同行中保持一定竞争力的有力保障。公司的技术文件属于公司所有，每一位员工都有义务和责任保证技术文件的完整性、一致性以及保密性。 2.技术文件的定义 技术文件是指公司的产品设计图纸、工艺文件，操作规范、客户提供的图纸图样、各种技术标准、技术通知以及技术培训资料等。 3.技术文件包括：设计文件、结构：或生产；图纸、产品图样、工艺文件、技术标准、外来标准和图样，生产设备操作规程等。 4.技术文件管理包括：技术文件发放、复制借阅、修改、重新发放、收回、作废、外来文件的识别和使用等。5.技术文件的分类 1）法律法规及标准性文件： a.相关的法律法规； b.国家规定的产品标准及有关管理标准；c.相关的质量标准； 2）作业类文件：a.图纸及各业工艺规程、工艺卡片、作业指导书； b.工序制量表及制量控制点一览表； c.产品使用说明书； d.公司内所有设备使用说明书； e.设备使用说明书； f.各种明细表； 3）管理类文件； 公司日常制定的有关技术要求的通知及计划及规定等。6.文件登记1）技术部必须建立(技术文件管理台帐)，掌握本场全部技术文件的情况。其台帐至少包括；编号、名称、数量、文件编制时间、发部时间、发放部门及销毁情况。 2）文件接收后，档案保管人员应及时对档案进行分类、编号并作记录。每月或每季度将记录复印件送技术部。根据记录及时掌握本厂技术文件动态。 3）文件的归档及保管 技术文件的保管人员由档案保管人员按档案标准进行保管，公司内发行的技术文件，除按档案管理的要求进行管理外尚须对储。 （1）存待发的文件进行登记保管； （2）底图归档应符合下列要求： a.清晰、无破损、污迹和皱褶； b.标题栏填写完整，签署齐全； c.设计文件齐全；d.图样按产品、部件明细表或目录成套归档。7. 程序 7.1 技术资料的类型1）产品图样、产品标准、工艺消耗定额、工装图样、作业指导书、工艺卡、工艺流程图/过程图、技术通知单以及根据TS认证编制的各类技术性文件； 2）材料检验标准、检验卡、过程检验卡、产品检验指导书、质量记录文件等； 3）客户提供的技术图样、标准；4）外来资料：图纸、电子文档，国家标准、行业标准； 5；与客户之间的关于技术信息的邮件、传真、信函等。 7.2 技术文件资料的编号 1）凡正式文件都必须具有独立的编号2）产品及工艺文件的编号的组成如下 JNB a b c a.公司名字缩写：JNB； b.文件类型代号（具体内容见表1）c.序号，用四位阿拉伯数字表示，0001，0002，0003依次编号。表1文件类型代号文件类型设计工艺生产采购财务销售人力资源代号SJGYSCCGCWXSRZ 7.3技术文件签署栏的格式 1）公司的设计图纸、转化图纸、工艺文件、工艺图纸、作业指导书等，应添加签署栏。未附签署栏的，技术文件不能通过审核、批准；未签署的，不得擅自发放和使用。 2）技术图纸、图样的签署栏可分为“设计、绘图、审核、工艺、标准化、批准”；如设计方案是外来文件或转化图纸，图纸图样上可只签署“绘图、审核、批准栏”；必要时，可增设图纸、图样的签署栏目，并根据需要签署。 3）文字形式的技术文件，签署栏分为“编制、审核、批准”。如果前一级签署人未签名的，后一级责任人可拒绝签名、并要求前一级责任人完成签署，拒签所产生的后果，由前一级责任人承担。 4）在技术文件：包括技术图纸和文字形式的技术文件；签署栏内署名的人员，必须是具有相应资格的人员，并对自己的署名承担责任。 7.4技术文件的发放 已编号登记且通过审核、批准的技术文件，由技术部负责发放。 1）技术部应按生产计划，统一分发并定期更新技术文件，确保分发至各部门（生产部长、车间主任、生产线、质检、仓储等处）的技术性文件，与其部门工艺流程相适应。 2）技术部要建立发放登记本，文件发放后，领用人应在发放记录上签名；在发放文件上，文件管理人员应加盖“图纸及文件发放回收章”，注明发放日期及文件编号。 3）技术文件和资料发放前，技术研发中心技术部应在文件和资料的左上角加盖“受控”章，并在发放登记本上注明发放编号。 4）发放前，技术研发中心技术部按技术文件来源（内部或者外来文件）和文件类别（图纸、图样或工艺流程、技术标准、参考资料等）明确区分，填写文件受控清单。同时在清单中标明已发放文件现行修订状态，以防止作废或失效文件的误用。 7.5试制阶段图纸文件的管理 1；试制阶段图纸文件底图掌握在技术研发中心项目负责人手上，以便随时修改和指导试制工作。 2；产品的第三阶段结束，且产品合格率达到规定要求，经评审通过后，由技术研发中心项目负责人将前几阶段的所有文件资料整理完毕后，移交技术文件资料人员，同时下发生产用图。各部门资料管理人员在收到生产用图时，必须将试制用图收齐送交技术文件资料人员，由技术文件资料人员统一将试制用图销毁。 7.6生产阶段图纸文件的管理 1）各文件/图纸使用部门有图面污损，需要更换新图或文件时，由相应部门资料管理人员填写“文件增发/复制申请单”连同污损图纸或文件一起到技术部门申请换发。经分管领导签字批准后，由技术文件资料人员负责复印和发放。如在申请复印图纸/文件时，没有递交污损图纸/文件，技术研发中心资料人员不予复印换发。 2）如图纸/文件丢失，由车间资料管理人员填写“文件增发/复制申请单”，写明原因和责任人，到技术研发中心资料室申请复印。 3）外协加工需要图纸时，由提出部门管理人员填写“文件增发/复制申请单”到技术研发中心资料室申请复印。外协加工的图纸，须加盖“外协”章。 4）“文件增发/复制申请单”由技术研发中心资料人员统一保管，保存期一年后销毁。 5）各部门必须建立图纸文件收发台帐，以便核对。 7.7技术文件的借阅、复制和保管技术研发中心技术部可设立专职管理人员一名，也可以指定员工兼任，专职负责技术文件发放登记、技术文件原本的贮存、以及技术文件的借阅收发和复制备份。 1）各部门（生产部长、车间主任、生产线、质检、仓储等）人员需要借阅、复制技术文件或资料的，必须填写文件借阅、复制申请表，由技术部负责人审批（只有此处审核批准人都是技术部负责人）。 借阅、复制需求经审批合理的，文件管理人员应执行借阅、复制手续： 填写文件借阅、复制记录，受控文件需要复制的，文件管理人员必须登记编号，并加盖“受控”章；技术资料在借阅和复印前要加盖“技术资料专用”章。 2）技术文件的贮存保管要采用妥善的方法，避免文件丢失、受损、受潮霉变；按技术文件来源：内部或者外来文件；和文件类别：图纸、图样或工艺流程、技术标准、参考资料等；明确区分技术文件。 3）技术文件的复制与分发 技术文件的复制打印由技术部提出打印数量，但必须保证分发完毕后有一定储备，技术文件发送时，要填写“技术文件发放/领用表”进行文件名称、编号、日期等内容的登记，发放的文件应加盖项目负责人章，接受人员应在登记表上签收。 对于外来文件，技术文件经技术部审查后由档案管理人员进行统一管理，需下放的由档案管理人员进行发放，做好发放记录，发放的技术文件应加盖项目负责人及日期章。 因产品外协外单位需要复印图纸应按规定办理复印审批手续，经审批后方可复印。 生产用复印图必须保持与底图始终一致，保持完整、清晰。 资料管理人员对存档复印技术文件管理有以下职责； （1）验收、登记、建立台账； （2）正理、装订成册、保管、出借和收回。 7.8技术类文件的更改 技术文件更改权限属技术研发中心。其它任何部门或个人都没有更改技术文件的权力。 1）修改原则。技术文件的修改应遵循以下原则： a.图样、技术文件的更改，应确保不降低产品质量标准：致使产品质量低于国家标准；，也不得违背有关法律或技术标准的规定； b.修改要遵循“谁编制、谁修改”的原则； c.修改后，应确保图纸、图样与文件，内容清晰和完整、格式统一； d.修改后，应确保修改前的原文件或图纸、图样妥善贮存，可查阅。 2；修改流程 a.技术文件修改，由文件的原审批人员牵头进行、并报请审批（技术部负责人审核、技术研发总监批准）。原审批人员不在时，由技术研发总监指派人员实施修改，修改后的文件同样需要审批；技术研发总监指派其他人员修改的，参与人员必须获得修改文件原审批所依据的背景资料。 b.技术文件修改的，应填写文件更改申请单，在更改申请单中注明：修改前后的内容和修改原因。经技术部负责人审核，技术研发总监批准后实施更改；应按技术研发总监批准的内容修改技术文件，在文件更改申请单中添注修改号和修改人员签名，修改文件盖“修订”章。 3）修改方法 技术文件的修改分为划改和换图两种，更改内容较少时，可在文件上“划改”；修改篇幅较长的，宜采“换页”方法。 （1）“划改”较简便，将图纸、图样或文件中需要更改的尺寸、文字、符号、图形等用细实线划掉，然后添注正确的尺寸、文字、符号、图形。 被划掉的部分应当可清楚看出修改前情况；同时划线修改处，应加盖“图纸或文件修订”章并标记修改日期，同时完整填写文件更改申请单，作好修改记录，确保有据可查。技术标准、技术通知不可以“划改”。 （2）“换页”即用修正过的页面替换存在错误的页面。 换页适用于划改会引起误解或有损文件清晰度或内容多而添注不下等情形； 换页修改时，新换页面上应加盖“修订”章并标记修改日期，同时完整填写文件更改申请单，作好修改记录，确保有据可查。 4）技术文件需要更改时，应由文件更改提出部门填写“技术文件更改建议单”，交技术研发中心组织评审并在“反馈意见”栏中签署意见，如技术研发中心同意，则由技术研发中心授权人实施更改，在规定时间内将建议单反馈给更改提出部门并保存，如不同意，也在规定时间内将建议单反馈给更改提出部门并保存。 5）如技术研发中心自己提出文件更改，需填写“技术文件更改通知单”，并同时更改相应技术文件。 6）技术文件的更改要有技术研发中心负责人进行审核、批准。 a.需晒蓝图的技术文件一律在底图上更改，注明更改标记和更改生效时间，更改人需签字，版次用“A、B、C”表示，相应的修改状态用“a、b、c”表示。 b.技术文件的多次更改（最多不允许超过5次）或文件需进行大幅度修改时应进行换版。原版次文件作废，换发新版本。 7）更改单编制者负责按更改单对底图、原件及相关文件进行更改。试制阶段的技术类文件允许刮改，归档后的技术类文件则必须划改，并在划改处右上角作出与更改单一致的更改标记，并填写技术文件中更改栏内容。 8）更改单的发放范围及数量与原文件相同。 9）技术研发中心负责对底图或原件之外的受控文件的更改，向相关部门发放更改通知单、调换更改页、收回的资料上盖“作废”章并保存“技术文件申请单”或“技术文件更改通知单”，接收者在“受控文件发放/回收记录 ”上签收。 10）技术研发中心编制“技术文件更改状态一览表”，以防止使用失效或作废的文本。 11）当工程规范在设计文件中引用或影响PPAP生产件批准程序文件（如：控制计划、PFMEA过程失效模式及后果分析 等）时，规范更改后，应更新受影响的PPAP文件。 12） 更改文件审批后，主管部门按“受控文件发放/回收记录 ”对该文件进行换页，并在“文件更改履历表”上作好记录。 7.9图纸资料的发放管理 1）图纸文件的收发必须履行规定的手续，并建立生产、试制图纸文件发放台帐，台帐保存期二年，二年后销毁。图纸文件的发放范围和数量按规定。 2）试制阶段的图纸文件必须加盖“试制”章，写明有效日期（有效日期最长不超过三个月）和发放编号后，由技术研发中心资料人员发放到各有关车间资料管理人员。 3）批量生产阶段图纸文件发放，由技术研发中心资料人员发放盖有红色“受控” 章（含发放编号）的图纸文件。4）换发图纸文件时，同时收回对应的旧图，由技术文件资料人员负责将换发下的图纸文件的底图盖上“作废”章及写明作废日期后存档（存期为一年，一年后销毁）。5）作业指导书（三级文件）发放时，由技术文件资料人员在文件每页上加盖红色“受控”章和发放编号后，再发放到各相关部门。 6）外发图纸除在技术部负责人审核后，再经总经理或技术研发总监批准后执行。 7）技术文件的重新发放 a.因图纸、图样及文件损坏、破坏、污损等原因不能再使用，需重新更换新图纸、图样及文件的，原分发号不变，旧图必须收回或销毁。 b.文件回收和重新发放，必须加盖“图纸及文件发放回收章”，注明回收或重新发放日期、以及文件名称和编号。 c.若丢失图纸、图样或文件的，需要补发，在发放登记本上记录已丢失文件名称、注明丢失图纸图样或文件的发放号并分配新的分发号。 7.10文件的换版 技术类文件的换版，由原编制者（或原部门）以技术文件更改的方法来实施。技术文件的封面和每页页面上均应有适宜的版次号。 7.11技术文件的修改与审批； 1）当某专业的技术人员或使用单位的有关人员提出对不合理或已经落后的技术文件的修改建议时，由技术部该专业的负责人分析确定是否需要修改。 2）技术文件确定修改后，由技术部该专业业务负责人填写“设计更改单”。 “设计更改单”应包括下面内容： a.技术文件名称、编号、或图纸名称、图号； b.更改理由； c.会审意见，会审签名； d.设计、工艺负责人签名； e.修改内容和修改要求（以图纸和文档形式表现）； 7.12技术文件的审查与批准； 一般性的内容更改只须将填好“设计更改单”，交技术负责人进行审查和签字批准即可，重大内容的更改与涉及安全、质量、投资等印象面较大的内容更改有技术部召集有关人员参加审定，会议通过审定后，由技术部负责人签字后交公司批准。 档案管理人员接到“设计更改单”后，应及时着手更改，同时必须把已发出和保存、储备的技术文件一次全部修改完毕，以保证技术文件的统一性（图纸更改后的发放除执行发放规定外，应同时将旧图纸收回并登记）。 7.13技术类文件的回收、作废、销毁 1）试制阶段的失效或作废的文件由技术研发中心负责收回。底图或原件按产品分类登记、存放，直至该产品文件归档后，方可销毁。底图或原件之外的受控文件收回后即可销毁，严禁留在其它场所。 2）归档后的失效或作废的文件由技术研发中心负责回收。底图或原件分类集中存放并列出清单，清单上需注明作废依据。底图或原件之外的受控文件收回后即可销毁，严禁留在其它场所。 若因法律或积累资料而需保存的文件，由技术研发中心在文件的每页页面上加盖“作废2”、“保留2”章。3）技术文件收回产品完工验收、公司转产、产品技术标准变化等原因，导致技术文件不再使用的，由文件管理人员及时收回；文件丢失或损毁的，在发放登记本签名的领用人承担相应的经济责任。4）技术文件作废收回的技术文件，由技术部统一归档、并决定文件的处置，决定经技术研发总监批准生效。完全没有保存价值的技术文件，由技术部负责人会同有关技术人员校对核实后，填写文件销毁申请单（注明文件名称、编号和销毁理由），并经技术研发总监批准，即可销毁。销毁申请单应妥善保存，有据可查。 为便于今后的产品技术改造、或因法律规定原因而保留的技术文件，应加盖“作废”章以防误用，并妥善贮存。 5）技术文件的回收和销毁 因工艺变更、产品技术标准化等原因，导致技术文件失效不再使用的，相关部门书面通知质量管理部，由文件管理人员下达文件作废、失效声明及时回收。 收回的技术文件，由质量管理部统一归档，并决定文件的处置，完全没有保存价值的技术文件，由质量管理部部长校对核实后，填写文件销毁申请表（注明文件名称、编号和销毁理由），并经技术研发总监批准，即可销毁，销毁申请单位应妥善保管，有据可查。 因图纸、文件的损坏、污损等原因不能再使用时，需要重新更换图纸，更换时凭部门负责人批准的受控文件领用申请表，同时附上原有损坏的文件到文件管理人员处领用，原分发号不变，旧有的技术文件不必登记即时销毁。销毁的纸质文件必须经过撕碎或者烧掉，光盘等文件必须进行锤击粉碎。 7.14生产现场工艺文件管理规定 1）车间工艺负责人负责本车间生产现场工艺文件的管理配置，并负责向操作人员进行技术交底，使操作人员在生产前就熟悉有关质量要求及操作要求，并对生产现场工艺文件的有效性负责。 2）操作人员应掌握工艺文件及有关标准要求，严格按工艺文件进行操作，发现问题及时向班组长汇报，并负责保管好自己所用的工艺文件。 3）车间班组长负责保管本班组所用的工艺文件，生产作业时将工艺文件放置在生产现场。应保证工艺文件不丢失、不损坏、不乱涂乱画，干净整洁，发现问题及时向工艺负责人汇报。 4）生产现场的工艺文件的更改权属技术研发中心，其它任何部门和个人均无权更改。 5）操作人员及车间有关人员应保管、使用有效的工艺文件，不得使用复印文件或是未经受控的文件。 6）操作人员领用文件时必须经过车间文件管理人员认可，并做好领用记录，填写“车间文件领用/归还记录”。 7）车间换产品生产时，操作人员换领相应文件并必须将原来领用的文件归还车间文件管理人员，车间文件管理人员接到归还文件时做好记录，填写“车间文件领用记录”。 8）所有车间各工位在生产时必须悬挂相应的文件图纸，并且一个工位只可以有一种现行生产产品的相应文件。 7.15客户提供的技术类文件和外来文件的管理 1）客户提供的工程图样、规范及其他更改文件及产品标准，行业标准等，由技术研发中心进行评审、确认、归档。并建立“外来文件一览表”实施动态管理。 2）为使客户和公司利益不受侵犯，需强化技术文件的保密性管理。客户提供的产品图样、技术规范、设计数据和公司的有关技术工艺规范数据应妥善保存，不得外传，如遇特殊情况需供外来人员查阅的，则需经总经理批准。 3）外来技术文件和资料的管理 a.收到外来技术文件和资料的部门，应识别其适用性。 b.初步识别为有用的外来技术通知、技术标准或产品图纸图样，经过技术部审核，技术研发总监批准后，文件管理人员必须加盖“受控”章和“外来图样专用”章。 c.文件管理人员应确保受控文件，及时列入技术文件目录，并定期识别其有效性。 d.对于外来图纸、图样和技术文件，接收部门应予登记，并记录提供技术文件和资料的单位、收到日期，收到文件或图纸图样的名称、数量等内容。 e.受控的外来技术文件，由专职文件管理人员登记，分类保管，并根据需要发放或回收。 7.16文件的管理 1）技术类文件在产品进入批产时经相关人员签定后，目录应完整、准确、系统地归档。 2）归档后的技术类文件由技术研发中心资料人员将盖“试制”章的受控文件调换为盖“技术资料专用”章的文件,并按需要进行发放。 技术类文件的原稿均由技术研发中心保存。各部门应对保存期限、存放规则、地点进行检查，并包括防火、防水、防潮、防霉措施，电子文件还应采取防磁、防病毒措施。 3）技术文件的存档 （1）编制技术文件的技术人员应在编制的技术文件审批生效后对技术资料进行整理，电子档与纸质文件同时交质量管理部文件管理人员存档、发放、备份等。 （2）质量管理部文件管理人员接到审批生效后的文件后，应立即进行分类登记、存档，按文件发放要求进行复印、发放。 4）技术文件的使用、保存管理 （1）利用公司资源所做的一切工作成果属于公司，公司内员工经正常审批后均可使用。任何人不得以任何理由推诿、拒绝其他同事正当的使用相关资料的要求。工作若发生变动，应尽快将以前所做资料、文件移交，不得故意破坏、遗失技术文件。 （2）技术人员用于工作的计算机内资料一般不得存放于系统盘，以免因系统损坏造成资料丢失。 （3）计算机内资料的应经常整理，使其便于检索，因资料管理混乱造成工作延误的，按公司相关奖惩制度进行处罚。 （4）受控的技术文件各级部门均应保管好，如有丢失应填写文件丢失报告单由部门负责人审核签字后交质量管理部部长批准后方可补发。应回收的文件如有丢失应填写文件丢失报告单由部门负责人审核签字后交质量管理部。 7.17文件借阅 有关部门因业务需要借阅已经归档的文件或资料时，应填写“文件资料借阅记录”以备查询，文件借阅者需保持文件完整，并按期归还，到期借阅经办人要催还并收回文件。 7.18技术文件的保密1）技术类文件为公司重要机密，非必要时一律不对外发放。若需对外发放，需经董事长批准。 2）工作人员对自己所负责的纸质文件、电脑资料等技术类文件不得进行私自拷贝和复印，更不得进行随意删减，对计算机里原有的文件要进行有效保护。 3）技术文件任何部门、个人不得擅自打印、复制，不得以电子文档等形式在网上传递或者用移动硬盘、U盘、软盘等拷贝出。因工作需要必须打印或复制时，经办人提出书面申请单，部门负责人签字批准后方可通过技质部资料人员打印、复印、拷贝。 4）不得将无关人员带入技术部门。 5）不得向同行谈及公司技术机密的话题或来往信函。 6）受控的技术文件的电子文档资料存放在公司技术文件专用存放电脑，并做好备份：纸质或光盘或其他介质；，备份文件由文件管理人员分类编号收存到资料柜内保管，资料柜钥匙和电脑密码由文件管理人员负责保管。 7）未经文件管理人员授权，任何部门人员不得擅自打印、复制技术文件，不得以电子文档等形式在网上传递或者用移动硬盘、U盘、软盘等进行备份。 8）日常工作使用中，文件使用者要保管好自己的文件，不得私自向外人转让和借出技术资料，技术文件未经总经理批准，不能带离公司厂区范围。 9）公司内部用于工作的计算机未经部门负责人批准不得随意拆开，硬盘不准任何人私自带离公司。若计算机出现故障，需部门负责人通知开发管理科报公司后勤送修，并保证公司技术文件不会泄露。 10）为了保证技术资料的保密性，除按正常程序：员工填写申请单，部门负责人批准；办理外，任何人不得私自向外人转让和借出技术资料，一经发现要报公司给予严肃处理。 11）若不负责任的遗失技术文件或者因为种种原因泄漏公司的技术文件，公司将根据有关保密规定给予罚金处罚和公司内部记过处罚,情节严重者公司将保留追究法律责任的权利。 7.19技术文件的销毁 1）由于新技术的日新月异，越积越多的技术文件会占据不必要的资源，故有的技术文件需要销毁和清除。 2）需要销毁的技术文件由资料人员提出，部门负责人会同有关技术人员一起仔细校对核实，然后将销毁理由与销毁文件清单上报总经理室，由总经理签署“同意”后，方可销毁。3）销毁的纸质文件必须经过碎纸机或者烧掉，光盘等文件必须锤击粉碎。五、管理规定公司任何员工如有不遵守本制度，不负责任的故意破坏、遗失技术文件或者因为种种原因泄漏公司的技术文件，公司将视情节轻重给予相应惩罚，严重者公司将追究其法律责任。六、附则 1. 本制度未尽事宜由技术研发中心负责解释。 2. 本制度由总经理批准后实施。 编制： 审核： 批准： 2016年7月16日