易初用户操作手册(共29页).doc

精选优质文档-倾情为你奉上专心-专注-专业青青岛岛市档案局市档案局易初档案管理系易初档案管理系统统用用户户操操作作手手册册版本版本 2.1编编制：青制：青岛岛市档案局市档案局监监督指督指导导一一处处精选优质文档-倾情为你奉上专心-专注-专业目 录精选优质文档-倾情为你奉上专心-专注-专业第一章 系统基础操作第一节 系统登录用鼠标双击桌面上的快捷方式图标，即可出现以下的登录界面，如图 1-1-1 所示。（图 1-1-1）需要输入字段：用户名：输入自己的用户代码，例如：user。 口令：输入自己用户的密码。系统初始化默认的用户名为 user，口令为 0000。然后点击，即可进入系统，如果取消登录，请点击。第二节 修改密码第一次使用由管理员分配的初始密码进入系统时，可对初始密码进行修改，是密码不被其他任何人所知，以增强操作权限的安全性。用管理员分配的用户名和密码进入系统。进入“系统维护”主菜单下的“修改密码”，如图 1-2-1 所示。精选优质文档-倾情为你奉上专心-专注-专业（图 1-2-1）输入字段：原密码： 输入框中输入以前的口令。新密码： 输入框中输入新的密码。确认密码：输入框中在输入一次新的密码。如以上的输入正确无误，便可按按钮，系统提示密码修改成功的对话框如图 1-2-2 所示，点击保存密码后退出，如果取消修改，点击。（图 1-2-2）注意：密码修改后，必须记牢，以免忘记密码无法登录，如果密码丢失，请立即通知系统管理员。第三节 系统注销如果想退出当前用户，以另外一个用户登录，请点击“系统维护”精选优质文档-倾情为你奉上专心-专注-专业菜单中的“重新登录”选项，如图 1-4-1 所示。（图 1-3-1）系统退出当前系统，并出现登录的对话框，输入想要登录的用户和密码，即可登录。第四节 系统退出工作完成后，请退出系统，退出系统请点击 “文件”菜单中的“退出”选项，如图 1-4-1 所示。（图 1-4-1）系统即退出当前用户。第二章 基础资料维护操作第一节 代码维护代码维护功能可以对责任者、文件代字、会计档案类别、实物档精选优质文档-倾情为你奉上专心-专注-专业案类别、磁性载体档案类别、部门名称等系统代码进行添加、修改、删除操作。对系统代码的有效维护可以最大限度的减少用户在录入过程中的工作量。点击“系统维护”主菜单下的“代码维护”选项，如图 2-1-1所示。（图 2-1-1）一、单击窗口顶端的标签，可以切换不同的录入代码。当前录入代码的标签页名称是突出显示在上面。例如：图 2-1-1 所示的录入代码为“责任者”。二、添加代码：单击“增加”按钮，窗口上会添加一条空白记录，您将需要添加的内容输入到空白条目上即可。三、保存代码：当您录入完代码后，应当单击“存盘”按钮保存数据。四、删除代码：单击“删除”按钮，可以删除当前选定的代码记录。单击标签可以切换不同的代码精选优质文档-倾情为你奉上专心-专注-专业五、退出：单击“退出”按钮，可以退出代码维护功能。六、如果您在切换录入代码或退出代码维护前没有保存修改的数据，系统将会提示您保存数据，提示窗口如图 2-1-2。（图 2-1-2）1.单击“是”按钮，保存修改的数据，进行切换录入代码或退出操作。2.单击“否”按钮，不保存修改的数据，进行切换录入代码或退出操作。3.单击“取消”按钮，不保存修改的数据，但是不再进行切换录入代码或退出操作。第二节 选项维护选项主要为用户提供默认全宗号/全宗名称和地区、删除数据和退出系统时是否提示、运行电子文件的应用程序所在位置等项目的设置。进入“系统维护”主菜单下的“选项”，如图 2-2-1：精选优质文档-倾情为你奉上专心-专注-专业（图 2-2-1）系统自动弹出“选项”维护对话框，如图 2-2-2 所示。（图 2-2-2）一、修改默认地区代码：为保证全市各区市档案数据的唯一性，每个单位都要设置本单位的地区代码。您应当将本单位的地区代码输入到“默认地区”输入框中。地区代码设置如下：地区代码地区代码地区代码青岛市QD崂山区LS胶南市JN市南区SN城阳区CY平度市PD市北区SB黄岛区HD莱西市LX四方区SF即墨市JM李沧区LC胶州市JZ精选优质文档-倾情为你奉上专心-专注-专业二、设置默认全宗号/全宗名称：您录入档案数据时，系统将自动将默认的全宗号和全宗名称引入您录入的记录中。您应当向本地区综合档案馆咨询您单位的全宗号和全宗名称，填写在“默认全宗号/全宗名称”输入框中。注意：全宗号与全宗名称之间用“/”分隔。例如：00066/青岛市档案局。三、电子文件扫描路径：易初档案管理系统对电子文件的管理主要有附加和链接两种（这两种方式的区别和使用方法见各种门类档案整理办法）。系统在附加或链接电子文件时，需要知道附加或链接的电子文件的存储位置，因此要在此设置电子文件扫描路径，计算机会先到用户设置的电子文件扫描路径，去找相应的电子文件，并将其附加到数据库中，或者将电子文件的链接路径存放到数据库中。如图 2-2-3 所示。 （图 2-2-3）注意：1.电子文件扫描路径必须用半角输入；2.两个电子文件扫描路径必须写全，最好第一个路径填写计算机硬盘的电子文件存放位置，第二个路径填写电子文件刻录光盘后的位置。四、关闭窗口前提示：该项目如果选择“提示”，则关闭一个档案门类的窗口时系统会向您确认是否关闭窗口，如果选择“不提示”，则关闭一个档案门类的窗口时不会向您确认是否关闭窗口。五、删除数据前提示：该项目如果选择“提示”，则每删除一条档案电子文件存储的路径不同的路径用分号区分精选优质文档-倾情为你奉上专心-专注-专业记录时系统会向您确认是否确定删除。有时候用户可能要一次删除很多记录，这样每一条都确定很麻烦，这样的话您可以选择“不提示”，这时系统就不会向您确认是否真的删除记录。第三章 各门类档案库维护操作第一节 概述系统为您提供文书、科技、会计、实物、照片、录音录像和其他门类档案的管理，您要打开某一个门类档案的数据库，需要进入“文件”主菜单下的“打开”，在“打开”菜单中包含了系统所有的档案门类，您只需单击档案门类就可以进入到相应门类的数据库中，如图 3-1-1 所示。（图 3-1-1）系统还设置了主工具栏，如图 3-1-2 所示。主工具栏对应了主菜单的常用功能，鼠标在主工具栏按钮上稍停就会出现该按钮的功能提示。精选优质文档-倾情为你奉上专心-专注-专业（图 3-1-2）打开某一种门类的档案库窗口后，系统菜单变成该门类档案专用的菜单（窗口菜单），同时在主工具栏下方又增加了一排新的工具栏（窗口工具栏），窗口工具栏同样对应了窗口菜单的常用功能，鼠标在工具栏按钮上稍停就会出现该按钮的功能提示。窗口工具栏按钮功能从左至右分别是保存、插入、复制、删除、导入、导出、检索、排序、批处理、归档、上移、下移、跳转、附加电子文件管理、链接电子文件管理、打印、打印预览、关闭。例如：单击主菜单“文件”“打开”“文书档案年度库”或单击主工具栏按钮，系统打开文书档案年度库窗口，如图 3-1-3 所示。注意：打开某一种门类的档案库后，此种门类的菜单项和工具栏按钮都变成灰色，不能再用。直到您关闭了该门类的档案库后，该门类的菜单项和工具栏按钮才能够再次使用。文书档案年度库文书档案主库科技档案案卷库科技档案文件库照片档案案卷库照片档案文件库新照片档案库会计档案库实物档案库录音录像案卷库实物档案库录音录像文件库实物档案库其他门类档案案卷库其他门类档案文件库页面设置帮助精选优质文档-倾情为你奉上专心-专注-专业（图 3-1-3）第二节 文书档案文书档案分为文书档案年度库和文书档案主库。档案整理工作一般按年度进行，用户可以在文书档案年度库中完成当年度的文书档案整理的工作，待整理完毕检查核对无误时，将当年度的数据转到文书档案主库中，文书档案年度库被清空，可以进行下一年度的文书档案整理工作。一、 新建新建一条记录（这里指一件档案的目录），可以点击菜单中的“记录”选项，选择“插入”，或者直接点击工具栏中的按钮，系统会自动为用户生成一条新的记录，插入的新记录只能是当前最后一条记录。注意：1、用户可以在菜单“系统维护”中的“选项”窗口中将用户的默认地区、默认全宗号、全宗名称预先设定好，用户在新建一条记录时，打开文书档案年度库后，其相应的菜单和快捷按钮变为灰色精选优质文档-倾情为你奉上专心-专注-专业会自动带出默认的地区、全宗号内容，避免了用户的重复录入，节省了录入时间，减轻了录入的工作量。 2、每一条记录都有一个记录号，是系统自动生成的，用来标记记录的条数，用户不能对其进行编辑操作。 3、系统会根据用户的录入情况，自动生成“件号”，用户也可以自行编辑，录入时“件号”自动补位。 4、如果一件档案有两份文件，则采用“件内序号”来区分。例如请示和批复可作为一件，录入时， “件号”相同，批复的“件内序号”为01，请示的“件内序号”为 02。 5、其他固定字段（如责任者、文号代字、经办部门）可以通过代码维护操作进行设置，用户录入时采用下拉框选择即可，不必重复录入。二、 复制如果两条记录的内容相差不大，可以采用复制一条记录的方法。点击菜单中的“记录”选项，选择“复制”，或者直接点击工具栏中的按钮，系统会自动复制当前最后一条记录。三、 删除删除一条记录，点击菜单中的“记录”选项，选择“删除”，或者直接点击工具栏中的按钮，系统会自动为用户生成一条新的记录，删除的记录只能是当前最后一条记录。四、检索检索用户需要查询的记录，点击菜单中的“工具”选项，选择“检精选优质文档-倾情为你奉上专心-专注-专业索”，或者直接点击工具栏中的按钮，系统会弹出“文书档案年度库检索”窗口，如图 3-2-1 所示，用户在有下拉框的栏位中选择查询条件的字段，在其右侧填写查询条件的具体内容。本检索支持多条件查询和模糊查询，多个条件之间的逻辑关系可选择“并且”或“或者”，系统默认为模糊查询，若需要精确查询，用户只需将模糊检索前的对勾点掉。（图 3-2-1）编辑好查询条件后，点击按钮，条件加入到条件编辑框中，用户也可以在此编辑框中直接修改查询条件，点击按钮，系统根据检索条件自动查询符合条件的记录，点击按钮，系统检索出所有记录。五、排序用户可以通过关键字段对所有的记录进行排序，点击菜单中的“工具”选项，选择“排序”，或者直接点击工具栏中的按钮，系统会弹出“文书档案年度库排序”窗口，如图 3-2-2 所示。查询条件字段查询条件具体内容查询条件编辑框精选优质文档-倾情为你奉上专心-专注-专业（图 3-2-2）在左边的方框内选择排序的字段，双击字段名称，系统自动将选择的字段添加到右边的排序方框内，或者选中排序字段，点击按钮，添加到右边的方框中。在右边的方框中双击字段名称可以进行升序（）或降序（）的转换，选中排序字段，点击按钮，移除所选的排序字段。用户选择好排序的关键字段后，点击按钮，系统自动对记录进行排序。点击按钮，退出排序操作。六、批处理进行批处理操作以前，首先要选中需要进行处理的数据行。单击一条记录行首的记录号部分，整个一行数据变成蓝色即是选中，再次单击则取消当前记录的选择。如果要取消所有选择的记录行，一种方法是运行菜单“记录”中的“取消选择”选项，另一种方法是在当前数据库界面中单击鼠标右键。对记录某一字段进行批量修改，点击菜单中的“工具”选项，选精选优质文档-倾情为你奉上专心-专注-专业择“批处理”，或者直接点击工具栏中的按钮，系统会弹出“批处理”窗口，如图 3-2-3 所示。 （图 3-2-3）对话框左边是当前数据库界面的字段名称，右边的输入框输入替换后的值。如果选择“处理选中记录”，则批处理操作时只对选中的记录进行替换；如果选择“处理全部记录”，则批处理操作时对当前数据库界面显示的全部记录进行替换。单击按钮，开始替换操作，单击按钮，关闭批处理对话框。七、文书档案年度库与文书档案主库之间的数据移转在一个年度的文书档案整理完成后，需要将该年度的文书档案转到主库中，点击菜单中的“工具”选项，选择“转主库回年度库”，或者直接点击工具栏中的按钮，系统会弹出“年度库转主库主库回年度库”窗口，如图 3-2-4，图 3-2-5 所示。精选优质文档-倾情为你奉上专心-专注-专业（图 3-2-4）（图 3-2-5）输入字段：全总号：移转的记录的全宗号，若用户在“选项”中预先设置好默认全总号，则系统会自动带出此默认全总号。门类：移转的记录的门类，系统默认的归档门类为“文书档案”，用户也可以自行编辑此栏位。归档年度：移转的记录的年度。保管期限：移转的记录的保管期限，用户需要在下拉框中选择，一次精选优质文档-倾情为你奉上专心-专注-专业只能归档一个保管期限的文件。单击按钮开始移转操作，单击按钮关闭对话框。注意：1、转到主库中的文件将不能再进行件号的调整，在一个年度的归档文件没有完全整理完毕以前，不要进行年度库转主库操作。2、一般情况下，一年的文书档案进行了归档操作以后不要再将数据转回到年度库中。在进行了归档操作后如果又出现零散文件，将零散文件直接在主库中输入，排列在该年度最后即可。如果确实在该年度归档文件整理中出现重大问题，需要做大的调整才进行“回年度库”操作。3、正常移转的文件在操作后会被从文书档案年度库/文书档案主库中删除，移转时产生错误的文件仍然保留在年度库/主库中。八、电子文件管理系统提供了电子文件的两种归档方式：附加和链接。点击菜单中的“电子文件”选项，选择“管理”，或者直接点击工具栏中的按钮，系统会弹出“电子文件管理器”窗口和电子文件管理工具栏，分别如图 3-2-6、图 3-2-7 所示。（图 3-2-6）附加的电子文件名称，双击此栏位即可打开此电子文件。链接的电子文件的路径，双击此栏位即可打开此电子文件精选优质文档-倾情为你奉上专心-专注-专业（图 3-2-7）1、 、附加将归档电子文件进行附加（只适用于单独一条记录的附加操作），首先点选需要附加电子文件的一条记录，然后点击工具栏中的按钮，系统弹出“打开文件”对话框如图 3-2-8 所示。（图 3-2-8） 在此对话框中选择要附加的电子文件，单击按钮，系统自动将电子文件附加到选中的记录上，若附加成功，此条记录的底色变为粉红色，如图 3-2-9 所示。（图 3-2-9）2、查看要查看某一份档案文件附加的电子文件，首先打开电子文件管理精选优质文档-倾情为你奉上专心-专注-专业器，选择想要查看的档案文件所在的行，然后单击工具栏中的按钮，或者直接双击“附加文件”或者“连接文件”栏位中的电子文件名或电子文件连接路径即可打开此电子文件。3、拆离附加的电子文件不允许在数据库中进行修改，如果用户要使用该电子文件，就要将该电子文件拆离出一份拷贝。 “拆离”操作不会删除数据库中的电子文件。单击按钮后，系统显示保存文件对话框，用户输入要保存的文件名和位置，单击“保存”即可将当前电子文件拆离出来。4、删除单击按钮后，删除当前电子文件或者电子文件连接路径。5、自动附加将大批量的归档电子文件进行附加到多条记录中，首先要将自动附加的电子文件存储路径在“选项”中的“电子文件扫描路径”中设置好，例如用户将自动附加的电子文件统一存放在 D 盘根目录下的Data 文件夹里，则需要在电子文件扫描路径栏位中填写“D：data”然后点击按钮，系统弹出提示是否继续对话框，如图 3-2-10 所示。（图 3-2-10）点击“是”按钮，弹出“自动附加”对话框，如图 3-2-11 所示。精选优质文档-倾情为你奉上专心-专注-专业（图 3-2-11）用户可根据文件的不同整理方式，选择自动附加的匹配方式。附加完毕，系统会提示扫描完成，附加了电子文件的记录，底色会变成粉红色，电子文件管理器中附加文件栏位里会有相应的电子文件名。通过匹配文号附加：用户将电子文件用其相应的文号来命名。例如：要附加青档字 2002 年度 1 号文件，格式为“青档字20020001.doc”。如图 3-2-12 所示。 （图 3-2-12）通过匹配题名附加：用户将电子文件的用其相应的文件题名来命名，且名字必须与相应的记录中的题名一致。例如：记录中文件题名为“关于召开会议的通知”，则相应的电子文件也命名为“关于召开会议的通知.doc”。电子文件的扫描路径按照文号起好名字的电子文件精选优质文档-倾情为你奉上专心-专注-专业通过匹配档号文件夹附加：用户需要建立与每条记录相对应的文件夹，文件夹的名字为该条记录的档号。格式为：全总号（5 位）+门类（文书档案）+归档年度（4 位）+保管期限（永久 1，长期 2，短期 3）+件号（5 位）+件内序号（2 位）。例如：00066 文书档案 1 全总号 门类 归档年度 件号 件内序号 保管期限建立好的文件夹如图 3-2-13 所示。 （图 3-2-13）6、自动连接将大批量的归档电子文件进行连接到多条记录中，首先要建立对应于每条记录的文件夹（建立文件夹同自动附加中的档号文件夹），且文件夹的名称要用记录的档号来命名，将相应的电子文件保存到此文件夹中，然后要将文件夹的存储路径在“选项”中的“电子文件扫描路按照档号起好名字的存放电子文件的文件夹，用户将相应的电子文件存储在此文件夹内。精选优质文档-倾情为你奉上专心-专注-专业径”中设置好，例如用户将自动连接的文件夹统一存放在 D 盘根目录下的 Data 文件夹里，则需要在电子文件扫描路径栏位中填写“D：data”，然后点击按钮，系统进行自动连接。连接完毕，系统会提示扫描完成，连接上电子文件的记录，底色会变成粉红色，电子文件管理器中连接文件栏位里会有相应的路径。注意：1、电子文件管理器显示当前档案文件中附加的电子文件名称和链接的电子文件的路径，如果“附加文件”或者“连接文件”栏目为空，表示该档案文件中还没有附加或连接的电子文件。2、电子文件管理不管是采用附加还是连接，都需要将电子文件扫描的路径设置正确，否则系统无法自动找到要附加或连接的电子文件。第三节 照片档案新照片档案库的录入操作基本上与文书档案相同。这里只介绍一下照片档案的连接方法。将大批量的归档数码照片进行连接到多条记录中，首先要将每张数码照片的名称用记录的档号来命名，然后要将文件夹的存储路径在“选项”中的“电子文件扫描路径”中设置好，例如用户将自动连接的数码找片统一存放在 D 盘根目录下的 Data 文件夹里，如图 2-3-1 所示，则需要在电子文件扫描路径栏位中填写“D：data”。精选优质文档-倾情为你奉上专心-专注-专业（图 2-3-1）然后点击按钮，系统进行自动连接。连接完毕，系统会提示扫描完成，连接上数码照片的记录，底色会变成粉红色，电子文件管理器中连接文件栏位里会有相应的路径。新数码照片的命名格式为：门类（SP，2 位）+归档年度（4 位）+保管期限（统一设置为长久，1）+张号（5 位）。与新照片档案库中的档号相对应，如图 2-3-2 所示。例如：SP 门类年度 张号 保管期限 （图 2-3-2）电子文件的扫描路径需要连接的数码照片精选优质文档-倾情为你奉上专心-专注-专业旧的数码照片连接的方法与新的基本一致，只是连接时，数码照片的命名格式不同。旧数码照片的命名格式为：盘册号（5 位）+ 张号（4 位）。与旧照片档案文件库中的档号相对应，如图 2-3-3 所示。例如： 盘册号 张号 （图 2-3-3）第四节 其他门类档案其他门类档案库的基本操作与文书档案库基本相同。第五节 数据备份导入和导出为用户提供了数据的备份和汇入的功能。一、导出：将用户在当前打开的数据库界面上显示的数据备份到磁盘上，点击菜单“记录”中的“导出”选项或直接点击窗口工具栏的按钮，运行导出功能后，打开选择导出文件名对话框，如图 3-5-1所示。精选优质文档-倾情为你奉上专心-专注-专业（图 3-5-1）如果您想要备份部分数据，先要利用检索功能检索出想要备份的数据，然后再用导出功能将数据导出到磁盘上。系统提供两种导出文件各式 dbf 文件和 xml 文件。如果您想要导出 dbf 文件，在选择文件对话框中的保存类型下拉列表框选择“数据库文件（*.dbf）”；如果您想要导出 xml 文件，在选择文件对话框中的保存类型下拉列表框选择“数据库文件（*.xml）”。导出 dbf 文件操作仅仅能导出当前数据界面的数据，不能将电子文件信息一并导出，所以仅仅适用于小批量的档案数据；导出 xml 格式文件可以将档案信息、电子文件内容和电子文件的背景信息一并导出，适用于导出大量数据和电子文件进馆上报光盘的制作。选择导出文件的位置和名称之后，单击“保存”按钮开始导出数据，单击“取消”按钮退出导出操作。二、 导入：将保存在磁盘上的档案数据汇入到当前打开的数据库界面上点击菜单“记录”中的“导入”选项或直接点击窗口工具栏的按钮，运行导入功能后，打开选择导入文件名对话框，如图 3-5-2精选优质文档-倾情为你奉上专心-专注-专业所示。（图 3-5-2）在导入文件名对话框中选择要导入的文件名称，单击“打开”按钮开始导入数据，单击“取消”按钮退出导入操作。注意：一种门类导出的档案数据，不能导入到其他门类的数据库中，否则，系统会出现错误提示（见图 3-5-3），并拒绝导入数据。（图 3-5-3）第四章 应用工具为方便用户操作，减少用户工作量，易初档案管理系统增加了一些的小工具，现在简单介绍一下其使用方法。精选优质文档-倾情为你奉上专心-专注-专业第一节 自动生成文件夹 用来生成档号文件夹，便于用户进行自动附加或连接。点击“开始”菜单中的“程序”，找到“易初应用程序”中的“自动建文件夹”选项，系统会弹出“自动命名文件夹”对话框。如图 4-1-1 所示。（图 4-1-1）用户首先需要在左上角的下拉框中选择需要建立文件夹的档案库类别，在其下方的文本框中会显示出数据库里记录的具体内容。输入字段：输入建立文件夹的位置：用户建立文件夹的路径。全总号：建立文件夹的全宗号。档案门类库的选择数据库中的具体内容显示已建立好的文件夹精选优质文档-倾情为你奉上专心-专注-专业门类：建立文件夹的档案门类。归档年度：建立文件夹的年度。保管期限：建立文件夹的保管期限，用户需要输入保管期限的代码而不是汉字，一次只能输入一个保管期限。件号：建立文件夹的起始件号。若用户要建立某一件档案的文件夹，用户需要点击按钮，系统自动找到该条记录，点击即可，若要建立全部记录的文件夹，只需要点击即可。