AIHE员工背景调查操作手册.doc

TAIHE 员工背景调查操作手册此手册为太和在实施近1000 个案例的背景调查后的些许总结和心得，供各位人力资源管理者参详。本材料仅代表本公司观点和立场，未必准确可靠，仅供参考 2目录1 员工背景调查.31.1 去伪存真.31.2 全面了解.31.3 知人善用.42 背景调查的流程.42.1 授权.52.2 基本信息提交.52.3 报告模板设计.52.4 信息分析.62.5 调查.72.6 报告审核.73 实操案例分享.83.1 案例一.83.2 案例二.83.3 案例三.94 一个太和调查员的案例总结. 115 结束语.13本材料仅代表本公司观点和立场，未必准确可靠，仅供参考 31员工背景调查由于目前人才市场是买方市场，人才供大于求，求职者面临极大压力，于是一部分人被迫在求职时对自己进行“包装”，求职书越做越精美，工作经历也越来越丰富，但“水分”也越来越大。据统计，企业招聘一个人，面试的累计时间一般不会超过3 个小时。3 个小时往往无法对候选人进行完整的了解和评估，面试现场的表现、面试官的主观意见会占据很大的决策成分，从而影响对候选者更全面和客观的判断。在这种情况下，企业为了“防假于未然”，往往会投入大量的时间和精力对求职者提供的信息进行鉴别， 由此背景调查成了企业不二的选择，背景调查主要指用人单位和专业服务机构就候选人所提供的入职条件和胜任能力相关信息进行核实和寻求总证的过程。1.1去伪存真背景调查最核心的目的是要确保员工具备公司所需要的入职条件和胜任能力，这是最核心的，最终的目的。通过真伪核实，可以降低公司在财产、核心技术、劳动仲裁方面的潜在风险，避免企业及公司人为造成的不必要的名誉损失，提高企业对招聘需求的聘用成功率，节省企业及公司的人力资源成本。1.2全面了解通过背景调查，还可以发现简历和面试当中没有能够涉及到的候选人它的胜任能力和个人的特质，因为大多数的面试都是面对面或者看简历，这个过程中肯定有很多信息不能反映出来的，通过背景调查可以了解员工前期工作的职业操守，为企业吸引道德合格的人员甄选，客观反应被从业人员业务能力，为雇用关系的建立提供有力参考，为员工忠诚度、职业态度的判定提供客观依据。本材料仅代表本公司观点和立场，未必准确可靠，仅供参考 41.3知人善用背景调查往往容易被忽略的价值是确保在将来员工和领导之间建立一份能力发展的档案，比如说在背景调查过程中，可能会问到这个员工在过去，经常会问到这个问题，如果邀请这个员工加入公司，公司能够得到什么？过去的雇主可能会提到这个员工比较有活力，比较有创新力，能够给公司带来新的创新，那么公司就可以在这个员工档案中建立信息，在这方面进行派发和引导，给这个员工的发展能够带来一定的实际意义。2背景调查的流程背景调查的主要内容，分为教育背景和雇佣背景两个主要方面，教育背景的调查较为简单，只要有学校的确认和教育部网络查询的通过，基本可以做到双保险，这里不做探讨，我们重点结合太和顾问在雇佣背景方面的一些心得做以共享，以下流程和方法仅代表本公司观点和立场，未必可靠准确，仅供参考。委托调查目的确定及立项调查实施背景信息审核及报告制作报告提交候选人信息提交及授权本材料仅代表本公司观点和立场，未必准确可靠，仅供参考 52.1授权在太和顾问与委托方确定调查目的并立项并完成商务流程后，即进入项目实施阶段，首先太和顾问要获得被调查者的书面授权，以保证调查的合法性，这里有两种方法：第一种：太和顾问发送给被调查者背景调查基本信息收集表，由被调查者填写并发送给太和顾问，该表中包含应聘候选人的基本信息，从业履历的证明人等。同时包含授权的文本，候选人填写后，即完成授权，这种方法为显性授权，被调查者明确知道自己会接受太和顾问的调查。第二种：由委托方通过公司内部正常人事流程，让被调查者填写员工背景信息登记表，表中会有相应的诚信说明并要求签字，这种方法为隐性授权，被调查者并不明确自己会接受调查，更不知道会接受第三方的调查。2.2基本信息提交完成授权后，进入信息采集阶段，通过背景调查基本信息收集表、员工背景信息登记表和被调查者的简历，获得被调查者所有工作经历的公司名称，职位名称，职责描述和各个工作经历的证明人及联系方式，如果要调查身份、学历和资格认证，需要得到所有证件的复印件。注意学历证件和资格认证的号码是非常重要的，一些规范有资质的机构是需要根据号码和姓名双重确认，来辨识证件的真伪的（当然，前提是这个人的身份证须是真实的。）。2.3报告模板设计报告内容，是由我们与客户共同设计完成，针对被调查者的个人情况及所应聘的岗位，太和顾问会通过我们的行业专家根据行业的岗位职责描述进行任职资格方面的问题设计，同时我们也会结合客户方的人才价值观或者是能力素质模型，来针对被调查者的能力，素质，性格，职业道德和过往业绩等设计调查问题，相关模板内容可以向我们的索取样本报告做以View.asp?NewsID=338本材料仅代表本公司观点和立场，未必准确可靠，仅供参考 62.4信息分析对于所有提交信息进行整理分析，确定调查顺序，经验证明，不同的调查顺序往往获得的调查效果是不尽相同的，这一点在后续案例分享中会有所体现，我们会在我们的CRM系统里进行搜索，确定公司性质及沟通程度，再结合行业的岗位组织结构，合理安排调查流程，以达到最佳效果。太和顾问12地办事处百余名行业顾问经过7 年的_行业调查，已经成功合作了5000家以上各类客户，并与20000 家以上的行业核心客户建立了良好的沟通，遍及高科技、房地产、医药、消费品、金融、传媒、汽车等10 大主力行业，近百个细分行业，这是太和顾问背景调查的资源优势之一，但这并不是我们的唯一优势，只是为我们的调查提供了很好的切入点。本材料仅代表本公司观点和立场，未必准确可靠，仅供参考 72.5调查重点是切入点，CRM 里有的客户，可以利用之前和太和的关系，通过人力资源部了解被调查者的基本信息及背调查者所在部门的人员结构情况，并通过HR得到背调者的部门同事或者其他对他有了解的人的联系方式，予以复核；对于和太和未有过联系的客户，通常会通过被调查者所提供的证明人或者以陌生拜访的方式从人力资源部处获取第一次调查结果，然后由第一证明人继续提供线索得到第二证明人的联系方法，进行复核。针对高管或有定制要求的岗位，我们会采用360 度调查的方式，即最少会综合三个证明人的调查信息出具调查报告，做到多角度了解背调者，并结合客户需求，通过网络（查询个人博客，媒体报道搜寻），电话，调查函及面访等多种手段，尽可能的保证多角度的客观性，我们相信，被访人说的话永远无法判断真实与否，只有通过一定数量的证明人，通过逻辑对比，多角度分析，使客观尽可能的去接近真实，这也是360 度调查法的最大益处。通过360度调查法获得的信息，可以给企业对应聘候选者的定岗提供有效的依据。2.6报告审核调查结束录入报告并不是一份背景调查的完结，报告审核从某种程度上决定了一份报告的真正价值，审核的内容主要是通过对于不同被访者所述内容的逻辑对比，判断所得信息的价值，如果前后基本一致，可视为调查完结，如_果出现较大的出入，一定要通过补充调查的方式尽可能多的调查，对于之前的差异性结果予以佐证，通过审核得到的调查结果对于企业的人才筛选才是有参考价值的。本材料仅代表本公司观点和立场，未必准确可靠，仅供参考 83实操案例分享有关背景调查，以上信息仅仅是一个标准流程，真正在调查中会有很多无法预料的客观因素，所以具体案例需要具体分析，下面分享一些比较有代表性的案例3.1案例一某深圳地产公司委托太和顾问针对被调查者A 进行背景调查，在调查其中一段工作经历的时候，我们曾遇到过一个很有代表性的现象，通过CRM我们查到了这段工作经历所涉及到的一家广州地产公司B 是太和的数据的长期沟通客户，所以调查员直接致电给B 的人事经理，希望对方配合来进行对A 的背景调查，但是并未提到太和与B 公司之间过去的联系，结果对方只透漏此人确实在这工作过，但是以没有义务配合为由拒绝提供任何其他信息，调查受阻，于是我们通过广州办事处的数据人员进行情况了解，据广州同事介绍，此公司是从05 年就开始沟通的客户，虽然一直没能在数据方面有所合作，但是和对方公司的薪酬主管一直有着很好的沟通，有过多次面谈，所以我们决定委托我们广州的同事代为调查，结果依靠良好的个人关系，通过对方的薪酬主管，很顺利的完成了调查。说明：在背景调查期间，有时候即使有正确的联系方式和联系人，沟通技巧也没有问题，但是调查结果却大相径庭，这就是HR人脉资源的优势3.2案例二某快消龙头企业C 针对一位猎头推荐过来的市场人员D 进行背景调查，D 的工作经历较为复杂，06 年之前做全职的工作，担任市场总监，06 年之后一直担任独立顾问，并声称在这期间主导了许多知名市场策划案例的创意设计及推广，其中包括某知名凉茶“中_华第一罐”的创意设计，某运动饮品“第五季”的上市推广及产品包装方案，由于D 拒绝提供这段时间的证明人，C公司曾经自主做过调查但是对于此段工作经历一直未果，并且对于猎头所做的背景验证有些担心，所以决定委托太和顾问来做背景调查。在得到授权后，06 年之前的工作经历调查的相对顺利，担任独立顾问期间的工作因为没有提供任何的公司和证明人本材料仅代表本公司观点和立场，未必准确可靠，仅供参考 9信息，较为棘手，于是我们分别通过该凉茶和运动饮品的公司人力资源部找到到了公司市场部的负责人，得知两家公司的广告创意和推广均由和两家公司合作的广告公司全权负责，于是通过我们在传媒圈的HR人脉找到广告公司的策划及执行部门，负责该凉茶的广告推广的某广州广告公司最终给到的结果是，“中华第一罐”并不是一个广告创意，事实是2008年4月，国家统计局、中国行业企业信息发布中心联合向罐装王老吉凉茶颁发了“2007 年度全国罐装饮料市场销售额第一名”的称号，这只是市场对该饮品的一个非官方的说法，并不是某人的创意；针对“第五季”的策划案，我们找到了承担该广告创意的某4A广告公司的策划组成员之一，得到的信息是，D确实做为独立顾问服务过该策划的设计和上市推广，但是只是参与其中，并不是主导作用，经过5 天的调查和20 几次的电话沟通，最终完成了此人的背景调查报告。3.3案例三我们最近完成了一个操作的比较困难的调查，E 目前在上海一家游艇俱乐部担任客户总监的工作，2 个月前入职的时候公司并没有给他进行背景调查，经过一段时间的工作，公司老总发现E 会有些违规操作的行为，但是性质不算严重，并在圈内也听到过一些有关E 的流言，说她之前和上一家_公司有些争议，离职原因不明，马上要到转正的时候，公司有些担心，于是就授权太和顾问来做一个背景调查。虽然获得了她本人的授权，但是没有提供任何的联系人和联系方式，当然这种情况比较普遍。在开展调查的几天来我们遇到了这样的情况，在E 之前供职的上海一家度假俱乐部的平湖分公司，我们联系到了她的下属F 和直接上级公司副总G，两个人对于他的离职原因，都是闭口不谈只是说是主动辞职，我们又尝试性的联系平湖分公司的HR和其他部门同事，都是以不了解情况不便透漏为由，始终没有得到详细的原因，但是可以确定的信息是E 确实和这家公司有过一些争议，并且离职也和这个争议有关。经过进一步的分析，包括多方对这家公司组织结构的了解，我们决定跳出这个小范围，从总部及其他分公司的范围着手继续调查，因为我们相信既然这些争议可以传到公司以外，在公司内部应该影响力也不小，只是出于利害关系平湖分公司的人不愿透漏，按照这个思路进行，我们果然有所收获，在对这家公司的浦东区和浦西区分公司及总部的电话拜访中，在一位HR的口中我们得到了事情的原委，原来E 是平湖区分公司销售团队的负责人，她的本材料仅代表本公司观点和立场，未必准确可靠，仅供参考 10汇报对象就是平湖分公司的副总G，由于对公司的提成制度心存不满，E 觉得团队的收益无法保障，于是私下里带领团队依托公司的资源有过批量做私单的行为，危害了公司的利益，公司老总得知，无法容忍，所以将E 解雇，但是E 做这件事情并不是为了个人而是为了团队的利益，而且实际上她所做的事情是受到G 的授意的，事情败露后她也只是一个牺牲品，这也能充分解释事后平湖分公司的人对此事绝口不提的现象。说_明：案例二和案例三充分说明，背景调查是一项需要资源优势，沟通技巧和行业经验的工作，这几点也正是太和顾问7 年来所累积的调查资本，除此以外，调查的正确思路也十分重要，具备这些还要有坚持到底的职业态度和些许运气成分。本材料仅代表本公司观点和立场，未必准确可靠，仅供参考 114 一个太和调查员的案例总结此部分我们将通过分享一位太和调查员的案例总结，真正从背景调查实际操作者的角度展示一份背景调查的全过程，这其中我们也将首次披露隐性调查的具体操作方法。授权客户：一大型医药公司候选职位：大区区域经理着重核实点：前一家工作单位（日本XX 制药株式会社）的团队合作，以及离职动机。背景调查过程：1 应聘候选人没有提供相关证明人，所以先从确认XX 制药的电话开始。114 无记录，网上查到的所有电话均无法接通，CRM 数据客户实际上是合并公司的一个分支，而且提供不了株式会社的任何联系方式。于是我做了三种尝试，第一打到所在大厦（网上查的地址）的物业咨询去查找电话，结果确认已经搬离电话变更。第二打到XX 制药其他城市分支机构查找信息。第三联系XX 集团化学、金融等分支。最终在XX化学公司确认了制药株式会社的联系方式。-造成困难的原因是该公司网络信息少，而且改了公司全称，相关机构之间联络非常少。2 因为客户委托我们之前自己查询未果，HR有可能不配合，所以首先留心问前台：“认识背调人吗？什么时间来或走的？部门确认，部门主管名字？”该公司的前台认识背调人，随后给我转了HR, HR找我要调查函，而且明确表示只对任职时间等最基础的信息做确认，其他涵盖评价或者提供其他联系人信息一概不配合，对方口吻非常老练，而且不经意中提到：前几天才有公司来问过。我只能再从前台开始，接转到一开始和她确认的部门，接通的是一位助理，我简单阐明用人单位的考察情况，对方还是很低调不愿意表达，因为涉及的背调人职位比较高，另外从HR那里我也感觉到该公司对于用人单位的考察方式的警惕和保守。我决定换调查口吻并尝试从上到下来访问。于是我放弃先采访这位助理，要求转接领导，接通了该部门总监的电话，我说：“我是FESCO 太和公司的人力测评部，对于某某先生的能力综合指数测评需要您的指点，因为您作为他的直接上级是最了解他的优缺点和管理方向的人，今后有其他公司在聘本材料仅代表本公司观点和立场，未必准确可靠，仅供参考 12用他的时候，我们也可以提供用人建议。”这位总监说：“如果你们是其他单位来问，我还真不好说，能力测评就应该没问题。客观评价也不要影响了别人的再次就职。”然后我说明了保密性，对他的配合表示感谢，也指出他的评定意见一定最客观，对于我们有重大的指导作用的意见。给他戴高帽子并说明客观性、权威性是为了让他有欲望多聊并尽可能在一定高度上客观。最后我表示感谢并提到如果再有情况想咨询就再联系他。（第二天这位总监还帮我查证了被调人的业绩具体完成指标，主动打电话来告诉我。）结束后，我马上接通原先的助理，告诉她，总监的意见已经采访完毕，对我们非常支持，沟通非常愉快，希望她可以在另一个角度给予我们意见，这位助理果然放松，开始表达。我后来找的第三位联系人，也是用这样的口吻，都非常顺利。020 调查员撰写本材料仅代表本公司观点和立场，未必准确可靠，仅供参考 135结束语在太和顾问一段时间的调查期间，类似这样的案例还有很多，可以说每个案例都有自己的代表性，具体问题还要具体分析，我们也承认，在调查期间，我们也出现过一定比例的调查失败的案例，通常都具备以下的一些原因：某前任雇主公司解散，且应聘候选人未提供该部分工作履历的联系人；应聘候选人任职期间HR部门、同事均已经离职，且应聘候选人未提供该部分工作履历的联系人；早于5 年前的工作履历且应聘候选人未提供了此部分的联系人，不予核查。即使遇到以上问题，我们也还是有着自己的一些方法和渠道经常可以找到相关的联系人完成背调，出于保密不便在此手册中共享，但是如果未来企业遇到调查问题，太和顾问愿意在第一时间给予支持和帮助，感谢阅读此手册，祝您工作顺利！