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关于切实整改公司治理常见问题的监管通函 20l14号辖区各上市公司： 近年来，我局一直将上市公司治理作为现场检查的重点内容。目前，各公司的公司治理状况有所改善，但仍然存在一些常见的共性问题，成为公司规范运作的薄弱环节。为督促公司进一步提高治理水平，有效发挥内生机制作用，切实整改有关常见问题，我局总结整理了山东辖区上市公司治理常见问题(以下简称常见问题)，要求各公司逐条对照自查，并及时予以整改。现对本次自查整改工作提出如下监管要求：一、各上市公司及高管人员要高度重视本次常见问题的整改工作，进一步加强学习多转变观念，纠正公司治理是“软指标”的错误认识，高度重视公司治理在企业健康发展中的重要作用，并以此次整改常见问题为契机，切实树立公司治理意识，提高公司规范运作水平。二、各上市公司要安排专人对照常见问题逐条进行自查，并采取措施有效整改。公司应就自查及整改情况形成书面记录并存档，同时自查发现问题的公司应将自查及整改报告报送我局。上述自查活动及自查报告的报送应于2011年9月3 O日前完成。三、各上市公司应建立常态化的自查整改机制。各公司 董事长为第一责任人，董事会秘书负责具体工作，定期组织有关部门及人员自查公司治理方面的问题，发现问题及时整改，促使公司治理工作逐步规范提高。本次公司治理常见问题整改过程中，我局将适时对部分公司进行抽查。今后，在对上市公司进行现场检查时，我局将结合公司的自查报告进行针对性核查。一旦发现公司有未自查、自查不认真或未及时整改等情形的，立即要求公司对有关责任人员进行内部问责，并视情况采取相应监管措施；同时在辖区内通报，还将依据上市公司持续监管实施办法的相关规定予以扣分。各公司在自查过程中如有问题咨询，可直接与我局上市一处公司治理与法律事务岗工作人员联系：程茂军：0531-86106945 李宏杰：0531-86106964 邢 璐：0531-86131773 施金晶：0531-86109901附件：山东辖区上市公司治理常见问题 附件：山东辖区上市公司治理常见问题一、公司制度建设的主要问题 (一)公司章程 1公司章程内容违反法律规定。例如个别上市公司章程中规定“在董事会表决某项议案时，当投赞成票和反对票的董事人数相等时，董事长有权多投一票，”违反了公司法第一百一十二条的相关规定。 2公司章程对董事会权限的规定同上市公司章程指引不相符。部分上市公司在公司章程中未规定对董事会投资权限和投资范围的规定，或者虽对投资权限和投资范围作出了规定，但未规定对收购出售资产、资产抵押、对外担保、委托理财和关联交易等重大事项的决策程序和审批权限，同上市公司章程指引第一百一十条的要求不相符。 3公司章程对累积投票制的规定流于形式。部分上市公司仅在公司章程中规定可以实行累积投票制，但对实施累积投票制的具体安排未在公司章程中作出明确规定，同上市公司章程指引第八十二条的要求不相符。 4公司章程未规定对董事长的授权原则和授权内容。部分上市公司章程列明，董事长在董事会闭会期间行使董事会部分职权，但是公司章程中未明确规定授权原则和授权内容，不符合上市公司治理准则第四十八条的要求。 (二)“三会”议事规则 1股东大会议事规则的内容不符合上市公司章程指引的要求。股东大会议事规则中未就股东大会对董事会的授权原则和授权内容作出相应规定，不符合上市公司章程指引第六十八条的要求。 2董事会议事规则、监事会议事规则与公司章程就相同事项的规定相冲突。 (三)总经理工作细则 1上市公司总经理工作细则内容不完备，例如没有按照上市公司章程指引的要求，在总经理工作细则中规定总经理在资金运用、资产运用、签订重大合同的具体权限，以及总经理向董事会、监事会报告的具体制度规定。 2上市公司总经理工作细则的部分内容与公司章程及公司有关制度相冲突。例如，总经理工作细则规定“总经理在董事会授权额度内，决定其对下属企业担保事项。”此与其公司章程及公司的对外担保制度相冲突。 (四)上市公司信息披露管理制度 上市公司信息披露事务管理制度普遍缺少必备内容，例如没有确定公司信息披露的具体标准，没有制定对外发布信息的申请、审核、发布流程和未公开信息的保密措施，向大股东、实际控制人提供各种未公开信息的管理，没有对涉及子公司的信息披露事务管理和报告制度进行规定等。 二、“三会”运作的主要问题 (一)股东大会 1.股东大会授权委托书不符合相关上市公司章程的要 求。部分上市公司股东大会授权委托书无委托投票的指示、签发日期和有效期限，未按公司章程与股东大会议事规则的规定执行。 2股东大会授权事项不符合公司章程。部分公司召开股东大会时，将应由股东大会行使的权利授权董事会行使。例如，将应由股东大会审议批准的对外担保事项授权董事会行使。 3股东大会统计提案表决票的程序不符合上市公司股东大会规则的要求。部分公司股东大会提案表决时仅由股东代表计票和监票，未由律师、股东代表与监事代表共同负责计票、监票，不符合上市公司股东大会规则第三十七条的要求。 4召开股东大会会议的通知时间违反公司法的规定。部分上市公司召开定期股东大会，并未将会议召开的时间、地点和审议的事项在会议召开二十日前通知各股东；临时股东大会也未在会议召开十五日前通知各股东，违反了公司法第一百零三条的相关规定。 5股东大会会议记录不规范。部分股东大会会议记录未记载出席、列席会议人员姓名、对每一提案的审议过程、发言要点及表决结果，出席股东大会的董事、监事、董事会秘书、召集人或其代表未全部在会议记录上签名，不符合公司章程与股东大会议事规则的相关规定。 (二)董事会 1部分上市公司在采用通讯方式召开董事会会议时，未 建立相应制度确保董事充分行使职权，并保障监事的知情权和监督权。部分上市公司董事会会议多以通讯方式召开，个别上市公司采用通讯方式召开董事会会议的比例高达七成，但公司未建立相应的规章制度，在采用通讯方式召开董事会会议时确保董事充分行使职权，并保障监事的知情权和监督权。 2董事会对未在会议通知中列明的审议事项进行审议并做出决议。部分上市公司对未在董事会会议通知中列明的事项进行审议并做出决议，不符合上市公司治理准则第四十六条的要求。 3.董事会会议记录不完整。部分上市公司董事会会议记录过于简略，未包括出席董事的姓名及受他人委托出席董事会的董事姓名、董事发言要点等内容，出席会议的董事未在会议记录上签名，不符合上市公司章程指引的要求。 4董事未真正做到勤勉尽责。部分公司董事在董事会审议明显违法违规事项时未提出异议，独立董事未发挥专业优势，对公司的重大决策发表自己的独立意见。 (三)董事会专门委员会 1未制订董事会专门委员会工作细则。部分上市公司仅成立了董事会专门委员会，但没有制订各专门委员会的工作细则，专门委员会的实际运行不具有可操作性。 2董事会专门委员会会议与董事会会议合并召开。部分上市公司的董事会专门委员会会议往往和董事会会议合并召开，并未履行先由专业委员会讨论评审，再提交董事会审 议的决策程序，甚至有个别上市公司在董事会会议结束后再召开董事会专门委员会会议，没有充分发挥出董事会专门委员会决策咨询的作用。 3未按照董事会专门委员会工作细则召开会议。例如，部分公司审计委员会工作细则规定每年召开四次会议，但实际只召开了一次会议或者并未召开会议，未按照董事会专门委员会工作细则切实执行，专门委员会未发挥作用，形同虚设。4董事会专门委员会未形成会议记录。部分公司未保存专门委员会会议议程及会议记录等资料，不符合董事会专门委员会工作细则的规定。 (四)监事会 1监事会未履行应有的监督职能，基本流于形式。部分上市公司监事会的工作重形式轻实质，有个别上市公司监事自始从未列席过董事会会议，监事会的监督功能未得到有效发挥。 2职工监事资格不符合规定。部分上市公司职工监事未由职工代表大会、职工大会或者其他形式民主选举产生，而是由大股东或者管理层直接任命，违反了公司法第一百一十八条的相关规定。 3监事会会议记录过于简单。部分上市公司监事会会议记录过于简单，缺少每位监事发言的要点与参会监事的签名，未能全面反映全体监事对所审议事项充分讨论之后形成最终决议的过程。 4监事会对公司重大财务事项的审议不及时。部分上市公司监事会未能按照公司法的规定定期检查公司财务状况，特别是对于公司会计估计、会计政策发生变化时未及时履行监督职责，违反了公司法第一百一十九条的相关规定。 (五)总经理工作 未切实执行总经理工作细则。例如总经理工作细则规定了总经理办公会例会制度，并形成会议记录与会议纪要。但是公司未召开总经理办公会或者未按照例会制度召开会议，也未形成会议纪要并保存会议记录；又如总经理办公会的参加人员与制度规定的应参会人员不一致。 三、公司内部审计问题 1部分上市公司内审部缺乏独立性。例如审计部门直接向公司管理层(总经理)负责并报告工作，内审部直接隶属于财务部。不符合上市公司章程指引第一百五十七条的要求。 2部分上市公司未按照制度规定进行内部审计。例如公司制定的内部审计制度规定，内审部门每年应制定审计计划，审计结束后应提交审计报告。但部分公司未制定审计计划，未形成审计报告或者审计报告模板化，使得内部审计工作流于形式或者功能缺失。 四、关联交易问题 1关联方认定不完整。例如部分公司未按照上海证券交易所股票上市规则与深圳证券交易所股票上市规则的相关 规定严格界定关联方，尤其是潜在关联方；或者为了规避监管法规而设立，实质为关联方而形式上为非关联方的公司。 2关联交易未履行审议程序，或者审议程序不规范。例如部分公司应经董事会或者股东大会审议的关联交易未履行相应的审议程序；董事会或者股东大会审议关联交易时关联董事或关联股东未回避表决；公司关联交易实际发生额超出了已审议的数额；临时性大额关联交易发生后补充履行审议程序等。 3关联交易披露不及时。例如部分公司未及时披露达到披露标准的关联交易，而是在年度报告中才披露；发生关联交易时未披露，待到第二次发生同类型的关联交易时一并披露等。 4关联交易合同不规范。例如部分公司发生关联交易未签订书面合同，或者关联交易合同对价款等交易主要事项规定不明确，无法验证关联交易的真实性。 五、对外担保问题 1对外担保未履行审议程序或审议程序不规范。例如部分公司对外担保未经董事会或股东大会审议，或者应经股东大会审议的对外担保仅经董事会审议；董事会、股东大会审议为股东、实际控制人及其关联方提供担保时，关联董事、股东未回避表决；公司对外担保后补充履行审议程序等。2对外担保披露不及时或未披露。例如部分公司对外担保后未及时披露，披露日期远远滞后于担保合同签订日期；对外担保未进行信息披露等。 3在经股东大会审议前，公司即提前签订对外担保协议。 4对外担保披露不完整、不准确。实际对外担保金额与披露金额不符；未将融资租赁、保兑仓业务中的保证金额纳入对外担保披露范围；担保对象披露不准确。 5对子公司担保不履行审议程序，不对外披露。 六、相关制度的执行问题 1未按照内幕信息知情人管理制度的要求进行内幕信息知情人登记。部分公司在对内幕信息知情人进行登记时，未登记内幕信息知悉途径和方式，知情人登记范围小于制度规定的范围，未按制度规定对季报、半年报及业绩预告进行知情人登记等。 2未按照我局关于建立内幕信息知情人登记制度的监管通函的具体要求向我局报备内幕信息知情人名单。 3审计委员会、独立董事年报工作制度未切实执行。例如公司制定了审计委员会年报工作规程与独立董事年报工作制度，规定了审计委员会在年报审计过程中与审计机构沟通的次数，并形成书面沟通记录；公司应安排独立董事与年审注册会计师召开见面会，应有书面记录及当事人签字。但是，公司未切实执行，或者虽有沟通却未形成书面记录。 4未按照上市公司持续监管实施办法的要求及时向山东证监局报备相关文件与资料。 七、上市公司相关制度的完备性问题 部分上市公司制度建设不健全，制度制定不完整。根据 有关上市公司法规及规范性文件，以下制度为上市公司必须制订的制度：公司章程、股东大会议事规则、董事会议事规则、监事会议事规则、独立董事制度、董事会各专业委员会工作细则、董事会秘书工作制度、总经理工作细则、内部审计制度、关联交易制度、对外担保制度、信息披露制度、募集资金管理制度、董事、监事和高级管理人员所持本公司股份及其变动制度、防范控股股东及关联方资金占用制度、独立董事年报工作制度、审计委员会年报工作制度、内幕信息知情人管理制度、外部信息使用人管理制度、年报信息披露重大差错责任追究制度。 另外，截至目前，我局发布了以下有关上市公司的规范性文件：关于进一步规范上市公司与关联方资金往来的通知、关于建立内幕信息知情人登记制度的监管通函、关于规范上市公司超募资金使用的监管通函、关于进一步解决同业竞争、减少关联交易的监管通函、上市公司持续监管实施办法、关于做好内部控制试点和推进工作的监管通函、关于推动上市公司建立持续稳定的现金分红机制的监管通函、关于建立上市公司控股股东内幕信息管理制度的监管通函、关于进一步提高认识切实履行社会责任的监管通报。各上市公司可登陆山东上市公司协会网站查看具体内容，按照上述规范性文件的要求进一步完善公司相关制度，并切实予以执行。