《管理文秘职能》PPT课件.ppt

管理文秘管理文秘管理文秘管理文秘第二章第二章 文秘管理的职能文秘管理的职能 第一节第一节 办事职能办事职能 第二节第二节 参谋职能参谋职能管理文秘管理文秘第一节第一节 办事职能办事职能一、办事是办公厅（室）工作的基础职能二、提高办事效率的途径和方法管理文秘管理文秘第一节第一节 办事职能办事职能一、办事是办公厅（室）工作的基础职能 办事即办理事务。事务主要指具体业务，专业性或技术性强，涉及面较小，侧重于局部战术方面。管理文秘管理文秘第一节第一节 办事职能办事职能二、提高办事效率的途径和方法1.统一指挥，步调一致2.因事设岗，明确职责3.合理安排，环环相扣4.推倒文山，填平会海5.坚持催办制度，做好督查工作6.改善工作条件，提高办事效率管理文秘管理文秘第一节第一节 办事职能办事职能二、提高办事效率的途径和方法7.训练人员素养，适应管理需要8.树立效率意识，加强时间管理管理文秘管理文秘第一节第一节 办事职能办事职能二、提高办事效率的途径和方法时间管理表：重要程度紧急程度A：很重要，也很紧急B：很重要，但不紧急C：很紧急，但不重要D：既不重要，也不紧急A：应该在第一时间：应该在第一时间去做，并值得为它花去做，并值得为它花费大量时间费大量时间B：计划好什么时间：计划好什么时间开始做，应该花费大开始做，应该花费大量时间量时间C：马上就做，但应：马上就做，但应在尽可能短的时间内在尽可能短的时间内完成完成D：尽量控制做这类：尽量控制做这类工作的时间工作的时间,应该在应该在完成了所有重要的、完成了所有重要的、紧急的工作后紧急的工作后,花一花一点时间去做，甚至根点时间去做，甚至根本不去做本不去做.管理文秘管理文秘第二节第二节 参谋职能参谋职能一、文秘管理部门参谋职能的界定二、文秘人员参谋职能的内容和要求三、善于领会领导意图四、当好参谋的新意识、新方法 管理文秘管理文秘第二节第二节 参谋职能参谋职能一、文秘管理部门参谋职能的界定 文秘人员的参谋作用主要是收集信息，文秘人员的参谋作用主要是收集信息，提供建议，沟通协调及督促检查，而不提供建议，沟通协调及督促检查，而不是代替领导做出判断。文秘人员在参与是代替领导做出判断。文秘人员在参与决策过程中没有定夺权，只能对领导尽决策过程中没有定夺权，只能对领导尽辅助之责，起参谋作用。辅助之责，起参谋作用。管理文秘管理文秘第二节第二节 参谋职能参谋职能二、文秘人员参谋职能的内容和要求 1.领导决策中的参谋作用 2.领导活动中的参谋作用 3.领导日常工作中的参谋作用 管理文秘管理文秘1.领导决策中的参谋作用领导决策中的参谋作用 文秘管理部门辅助决策的特征要求文文秘管理部门辅助决策的特征要求文秘人员在参谋工作中必须遵循以下几点秘人员在参谋工作中必须遵循以下几点要求：要求：（1 1）正确定位）正确定位 （2 2）超前服务）超前服务（3 3）重视信息）重视信息 （4 4）有效协调）有效协调（5 5）善于进谏）善于进谏 管理文秘管理文秘 2.领导活动中的参谋作用领导活动中的参谋作用 （1）调查研究和信息工作中的参谋作用（2）会务工作中的参谋作用（3）协调工作中的参谋作用（4）公务活动中的参谋作用（5）信访活动中的参谋作用管理文秘管理文秘 3.领导日常工作中的参谋作用领导日常工作中的参谋作用（1 1）咨询辅助）咨询辅助（2 2）预案辅助）预案辅助（3 3）补偿辅助）补偿辅助管理文秘管理文秘第二节第二节 参谋职能参谋职能三、善于领会领导意图 1.了解领导性格特征及其需求 2.掌握领会意图的原则和方法 3.根据领导意图做好参谋工作 管理文秘管理文秘第二节第二节 参谋职能参谋职能四、当好参谋的新意识、新方法 1.当好参谋的新意识 2.当好参谋的新思维 3.当好参谋的新方法 管理文秘管理文秘四、当好参谋的新意识、新方法 1.当好参谋的新意识（1）要转变意识（2）要树立正确角色的意识（3）要把握好工作的适度点（4）要树立效益意识，讲究整体高效（5）积极适应，不断自我更新 管理文秘管理文秘四、当好参谋的新意识、新方法 3.当好参谋的新方法（1）文秘人员必须学习决策科学，掌握决策技术，这样才能真正辅助领导做好决策工作。（2）必须学习信息处理方法。（3）掌握不同决策阶段的不同参谋方式（4）讲究参谋艺术，注意方式方法