演示电子表格处理软件Excel.ppt

第五章第五章 电子表格处理软件电子表格处理软件Excel2000Excel2000 Excel2000Excel2000是是Office2000Office2000中中的的一一个个主主要要成成员员，并并且且一一直直是是OfficeOffice家家族族中中的的一一个个重重要要成成员员。它它的的前前身身是是Excel Excel 9595和和Excel Excel 9797。电电子子表表格格是是日日常常办办公公或或学学习习的的一一个个非非常常方方便便的的工工具具，在在一一般般办办公公的的情情况况下下，它它往往往往可可以以代代替替数数据据库库表表对对日日常常数数据据进进行行处处理理。对对于于一一般般的的办办公公人人员员来来说说，学学习习电电子子表表格格比比学学习习数数据据库库更加有用，也更加现实。更加有用，也更加现实。5.1 5.1 Excel2000Excel2000的新特性的新特性Excel2000Excel2000有非常丰富的功能如下：有非常丰富的功能如下：制作电子表格制作电子表格 基本数据处理基本数据处理 制作电子图表制作电子图表 分析数据清单分析数据清单数据筛选和透视数据筛选和透视 使操作更加方便使操作更加方便 功能更加强大功能更加强大 和和WebWeb联系更加紧密联系更加紧密 具体操作请看大屏幕具体操作请看大屏幕 5.2 5.2 Excel2000Excel2000基础基础 这这一一节节将将介介绍绍Excel2000Excel2000的的最最基基础础的的知知识识和和操操作作。通通过过这这一一节节的的学学习习，读读者者要要熟熟悉悉Excel2000Excel2000窗窗口口的的组组成成，掌掌握握Excel2000Excel2000中中最最常常用用的的名名词词和和概概念念，掌掌握握用用Excel2000Excel2000建建立立电电子子表表格格，并并在在表表格格中中输输入入各各种数据。种数据。5.2.1 5.2.1 Excel2000Excel2000窗口窗口 5.2.2 5.2.2 单元格及其操作单元格及其操作 单单元元格格是是电电子子表表格格的的最最基基本本单单元元。由由若若干干个个相相邻邻或不相邻的单元格组成单元格区域。或不相邻的单元格组成单元格区域。l 单元格的引用单元格的引用 l 选择单元格和单元格区域选择单元格和单元格区域l 在单元格中输入数据在单元格中输入数据 l 清除单元格清除单元格 l 合并单元格合并单元格 l 删除单元格删除单元格具体操作请看大屏幕具体操作请看大屏幕 5.2.3 5.2.3 工作表的操作工作表的操作 新新建建一一个个Excel2000Excel2000文文档档时时，包包含含三三张张工工作作表表，并并使使用用 固固 定定 的的 工工 作作 表表 名名 称称“Sheet1”Sheet1”、“Sheet2”“Sheet2”、“Sheet3”“Sheet3”l 工作表的改名工作表的改名 l 插入新工作表插入新工作表 l 选择工作表选择工作表 l 复制或移动工作表复制或移动工作表l 在工作表中插入行或列在工作表中插入行或列 具体操作请看大屏幕具体操作请看大屏幕5.2.4 5.2.4 工作簿的操作工作簿的操作 工工作作簿簿就就是是Excel2000Excel2000的的文文档档，扩扩展展名名是是“.“.xls”xls”。是由若干电子表格（即工作表）组成的电子文档。是由若干电子表格（即工作表）组成的电子文档。l 新建工作簿新建工作簿 l 保存工作簿保存工作簿具体操作请看大屏幕具体操作请看大屏幕5.3 5.3 工作表中的数据操作工作表中的数据操作 除除了了在在单单元元格格中中输输入入数数据据外外，Excel2000Excel2000还还提提供供了了在工作表中快速输入有一定规律的数据。在工作表中快速输入有一定规律的数据。5.3.1 5.3.1 数据自动填充数据自动填充 l填充相同的数据填充相同的数据 l填充数据序列填充数据序列l控制填充序列的生成控制填充序列的生成 l自定义序列自定义序列 l按公式生成序列按公式生成序列 具体操作请看大屏幕具体操作请看大屏幕 5.3.2 5.3.2 数据有效性检验数据有效性检验 Excel2000Excel2000提提供供了了数数据据有有效效性性检检验验的的手手段段，以以保保证证输输入入数数据据的的正正确确性性。如如果果输输入入数数据据出出现现了了错错误误，将将及时地显示告警信息，以便改正错误的数据输入及时地显示告警信息，以便改正错误的数据输入5.3.3 5.3.3 输入相同数据输入相同数据 同时在多个单元格中输入相同数据同时在多个单元格中输入相同数据 在多张工作表中输入相同数据在多张工作表中输入相同数据具体操作请看大屏幕具体操作请看大屏幕5.3.4 5.3.4 用条件格式显示特殊数据用条件格式显示特殊数据 所所谓谓条条件件格格式式是是指指根根据据单单元元格格数数据据的的条条件件来来设设置置单单元元格格数数据据显显示示的的格格式式，这这样样就就可可以以比比较较醒醒目目地地显显示某些比较特殊或者需要特别关心的数据。示某些比较特殊或者需要特别关心的数据。5.4 5.4 使用公式进行计算使用公式进行计算 在电子表格中输入了数据后，就可以使用公式对数在电子表格中输入了数据后，就可以使用公式对数据进行计算。据进行计算。公式也是在单元格中输入公式也是在单元格中输入 公式由操作数和运算符组成公式由操作数和运算符组成 公式中的操作数可以是常数、单元格或单元格区域公式中的操作数可以是常数、单元格或单元格区域的引用、名称和工作表函数的引用、名称和工作表函数 5.4.1 5.4.1 运算符运算符 公式中的运算符包括算术运算符、比较运算公式中的运算符包括算术运算符、比较运算符、文本运算符和引用运算符。符、文本运算符和引用运算符。5.4.2 5.4.2 输入和复制公式输入和复制公式 输入公式：输入公式：l单击要输入公式的单元格；单击要输入公式的单元格；l单击单击“编辑栏编辑栏”左边的左边的“编辑公式编辑公式”按钮按钮 l按照公式中操作数和运算符的顺序输入公式按照公式中操作数和运算符的顺序输入公式 复制公式：复制公式：l单击要复制的公式的单元格，然后按单击要复制的公式的单元格，然后按Ctrl+CCtrl+C命令；命令；l单击目标单元格，然后按单击目标单元格，然后按Ctrl+VCtrl+V命令。命令。5.4.3 5.4.3 自动求和自动求和 连续数据的自动求和连续数据的自动求和 非连续数据的自动求和非连续数据的自动求和 求和公式的自动调整求和公式的自动调整 具体操作请看大屏幕具体操作请看大屏幕5.4.4.4.4 在公式中使用函数在公式中使用函数 函数是函数是Excel2000Excel2000预定义的公式。在公式中使用函预定义的公式。在公式中使用函数可以简化计算，迅速地得到计算的结果。数可以简化计算，迅速地得到计算的结果。l公式中使用函数的步骤；公式中使用函数的步骤；l了解了解Excel2000Excel2000函数；函数；l函数的嵌套使用。函数的嵌套使用。具体操作请看大屏幕具体操作请看大屏幕5.4.5 5.4.5 计算公式中的循环引用计算公式中的循环引用 5.5 5.5 使用图表表示结果使用图表表示结果 图表是电子表格的另一种表现形式。电子表格中图表是电子表格的另一种表现形式。电子表格中的数据通过图表可以更加形象和直观地表现出来。的数据通过图表可以更加形象和直观地表现出来。有时候可以更清楚地看出数据间的比例关系，有有时候可以更清楚地看出数据间的比例关系，有时候则可以更明显地反映数据的发展趋势。时候则可以更明显地反映数据的发展趋势。建立下列二维表格：建立下列二维表格：5.5.1 5.5.1 使用使用“图标向导图标向导”生成图表生成图表 生成图表的基本步骤如下：生成图表的基本步骤如下：l选择数据选择数据 l选择图表类型选择图表类型l选择图表源数据和数据系列选择图表源数据和数据系列l修改图表选项修改图表选项 l选择图表位置选择图表位置 具体操作请看大屏幕具体操作请看大屏幕 5.5.2 5.5.2 修改图表修改图表 修改图表元素的基本作法：修改图表元素的基本作法：l双击要修改的图表元素，弹出相应的对话框进行双击要修改的图表元素，弹出相应的对话框进行修改。修改。l双击不同的图表元素，将弹出不同的对话框。不双击不同的图表元素，将弹出不同的对话框。不过对话框上的若干选项卡往往是相同的，如修改过对话框上的若干选项卡往往是相同的，如修改文字的文字的“字体字体”选项卡。选项卡。l修改字体修改字体 l修改文字的方向修改文字的方向 l修改数值轴格式修改数值轴格式 l修改背景图案修改背景图案 修改后的图表：修改后的图表：5.6 5.6 分析数据清单分析数据清单 Excel2000Excel2000有强大的数据分析功能。有强大的数据分析功能。Excel2000Excel2000的许多的许多数据分析功能是以数据清单为基础的数据清单是工作数据分析功能是以数据清单为基础的数据清单是工作表中的一系列数据行，这些数据互相都有一定的相关表中的一系列数据行，这些数据互相都有一定的相关性，例如发货单中的商品和它们的金额，或者是一组性，例如发货单中的商品和它们的金额，或者是一组客户名称和联系电话等等。客户名称和联系电话等等。数据清单可以象数据库一样使用，数据清单的行对应数据清单可以象数据库一样使用，数据清单的行对应于数据库表的记录，数据清单的列对应于数据库表的于数据库表的记录，数据清单的列对应于数据库表的字段。数据清单中第一行的列标志对应于字段名。字段。数据清单中第一行的列标志对应于字段名。5.6.1 5.6.1 创建数据清单创建数据清单 数据清单可以是工作表上的全部数据，也可以是工作数据清单可以是工作表上的全部数据，也可以是工作表上的部分数据。在工作表上创建数据清单时应注意表上的部分数据。在工作表上创建数据清单时应注意以下准则：以下准则：l避免在一张工作表上建立多个数据清单避免在一张工作表上建立多个数据清单 l清单与工作表的其他数据间至少留出一个空列和一个清单与工作表的其他数据间至少留出一个空列和一个空行空行 l避免将关键数据放到数据清单的左右两侧避免将关键数据放到数据清单的左右两侧l数据清单的第一行必须是标题行，也称列标数据清单的第一行必须是标题行，也称列标 l避免在数据清单中放置空行和空列避免在数据清单中放置空行和空列 l不要在文本数据的前面或后面键入空格不要在文本数据的前面或后面键入空格 5.6.2 5.6.2 数据清单的排序数据清单的排序 排序是数据清单经常的操作之一。这不仅是为了排序是数据清单经常的操作之一。这不仅是为了以某种方式显示数据，也是为了数据清单其他操以某种方式显示数据，也是为了数据清单其他操作的需要，例如数据筛选就必须在排序的基础上作的需要，例如数据筛选就必须在排序的基础上进行。进行。l 简单排序简单排序 l 复合条件排序复合条件排序 l 自定义排序自定义排序 具体操作请看大屏幕具体操作请看大屏幕5.6.3 5.6.3 筛选数据筛选数据 如果要根据某些条件，在数据清单中查找满足这些如果要根据某些条件，在数据清单中查找满足这些条件的数据行，可使用条件的数据行，可使用Excel2000Excel2000所提供的所提供的“筛选筛选”功能。功能。具体来说，具体来说，Excel2000Excel2000有两种筛选的方法：有两种筛选的方法：l 自动筛选自动筛选l 高级筛选高级筛选具体操作请看大屏幕具体操作请看大屏幕 5.6.4 5.6.4 数据分类汇总数据分类汇总 分类汇总实际上是数据库管理的一种功能，通过简分类汇总实际上是数据库管理的一种功能，通过简单的命令对于数据记录按不同的字段进行统计单的命令对于数据记录按不同的字段进行统计。l 基本的分类汇总基本的分类汇总 l 嵌套式多级分类汇总嵌套式多级分类汇总 l 分类汇总结果的分级显示分类汇总结果的分级显示 l 删除分类汇总删除分类汇总 具体操作请看大屏幕具体操作请看大屏幕5.7 5.7 数据透视表报表数据透视表报表 报表是用于快速汇总大量数据的交互式表格。它的报表是用于快速汇总大量数据的交互式表格。它的使用比分类汇总更加灵活。它的交互特性更是分类使用比分类汇总更加灵活。它的交互特性更是分类汇总无法比拟的。汇总无法比拟的。数据透视表报表的建立可以通过数据透视表报表的建立可以通过“数据透视表数据透视表”向向导来完成导来完成 。5.7.1 5.7.1 数据透视表报表的创建数据透视表报表的创建 图是一张学生成绩表。我们将基于这个表格创建图是一张学生成绩表。我们将基于这个表格创建数据透视表报表。数据透视表报表。5.7.2 5.7.2 改变数据透视表的汇总方式改变数据透视表的汇总方式 可以有多种方法启动改变数据透视表的汇总方式可以有多种方法启动改变数据透视表的汇总方式。在对话框的在对话框的“汇总方式汇总方式”列表框中列出了各种汇总列表框中列出了各种汇总方式。这些方式和前面介绍的分类汇总所用的汇总方式。这些方式和前面介绍的分类汇总所用的汇总方式完全一致。方式完全一致。5.8 打印工作表打印工作表 在许多情况下，在许多情况下，ExcelExcel电子表格都比较大，无论是电子表格都比较大，无论是水平方向和垂直方向上，表格的宽度和长度超过水平方向和垂直方向上，表格的宽度和长度超过了一张打印纸。如何能使表格的打印效果更好，了一张打印纸。如何能使表格的打印效果更好，还是有许多地方和一般的文档打印不完全相同。还是有许多地方和一般的文档打印不完全相同。5.8.1 5.8.1 查看工作表打印效果的三种方式查看工作表打印效果的三种方式 Excel2000 Excel2000 提供了三种方法查看和调整工作表的外观提供了三种方法查看和调整工作表的外观 l 普通视图普通视图 l 打印预览打印预览 l 分页预览分页预览 具体操作请看大屏幕具体操作请看大屏幕5.8.2 5.8.2 在每一页上都打印行列标志在每一页上都打印行列标志 电子表格上，行、列的标志只出现一次。在普通视电子表格上，行、列的标志只出现一次。在普通视图下，可以通过移动图下，可以通过移动“拆分块拆分块”使得行、列标志始使得行、列标志始终出现在屏幕上。但在打印的结果上，打印的页面终出现在屏幕上。但在打印的结果上，打印的页面上就往往看不到行、列标志，影响了表格的打印效上就往往看不到行、列标志，影响了表格的打印效果。果。5.8.3 5.8.3 设置打印区域设置打印区域 可以根据需要选择打印的区域。可以根据需要选择打印的区域。