博士论文答辩会秘书工作流程.doc

此资料由网络收集而来，如有侵权请告知上传者立即删除。资料共分享，我们负责传递知识。博士论文答辩会秘书工作流程博士学位论文答辩是申请和授予博士学位的重要程序，这时就需要答辩秘书的职位了，那么这个工作的大致流程是怎样的呢?博士论文答辩秘书工作流程工作目标：协助答辩人准备答辩工作，终极任务是整理、汇总A、B两档的所有材料(见附表)。工作流程：大致分为两步一. 送审阶段：准备好所有的送审材料，送交研究生院审批。二. 答辩阶段：取回审批材料，准备答辩材料，领取聘书和劳务费，完善所有材料后送交系教务处。下分而述之。一.送审阶段1.得知当选答辩秘书之后，应立刻去系教务处，请教务老师在教务系统中将自己和答辩人关联。领取材料。(附表中 来源 为 教务处 的材料)2.进入教务管理系统(*)，用答辩人提供的学号和论文编号，将秘书身份与博士生绑定。教务系统中的工作包括：2.1.如此时所有的“博士学位论文评阅书”已到(从教务处取回)，则在系统内录入论文打分，生成“论文学术评阅汇总和答辩委员会组成审批表”。此时可将所有评阅书复印一份，交由答辩人修改论文。但注意评阅人的信息是保密，不要泄露。2.2.如答辩时间和地点已确定，则在系统内录入相关信息。2.3.如导师已填写好评语，则在系统内打印并保存“指导教师对博士学位论文的评语”，找导师签字。2.4 打印A、B封面，“学位论文答辩表决票(粘贴页)”。3. 联系答辩人，索取相关材料(附表中 来源 为 答辩人 的材料)。注意：所有答辩人提供的材料都需要有答辩人的签字。4. 2、3两步的工作不分先后，为争取时间，在条件满足的情况下可同时进行。如2、3两步的工作都已完成，则将所有A、B档的材料及博士论文送交研究生院审核。注意：a. 核对附表中所有需要签字的表格，确保导师和答辩人都已签字。b. A档和博士论文中都需要已签字的原创性声明，由于答辩人之后还需要提交带有原创性声明的博士论文，因此，此时应至少做三份签字的原创性声明：A档、博士论文、预留一份备用。二.答辩阶段1. 如送交研究生院的材料通过审核，则会收到通知(一般是电子邮件，也可在教务管理系统中查到)。将材料取回，其中加入了表决票和校外答辩老师的聘书。2. 从财政部网站上下载“薪酬发放表”和“劳务发放表”，将参加答辩和评阅的老师信息和实发金额分别填入。“薪酬发放表”针对校内老师，标准是评阅300元/篇，答辩200元。“劳务发放表”标准是答辩、评阅均300元/篇。(只适用2019年，之后可能有变)将两表格电子版发送到教务老师邮箱。3. 答辩前一天，从系教务处领取劳务费和劳务费领取表。购买几个信封，将校外答辩老师的劳务费分别装好，答辩当天，连同聘书一起交给老师，并请老师在劳务费领取表上签字。4. 答辩前，应根据“博士学位论文评阅书”拟一份“答辩委员会决议书”草稿(最好有电子版，再打印一份供老师们修改)。5. 答辩当天，认真记录答辩人的陈述如何回答老师们的提问。将草稿交由老师们修改、润饰。答辩当天最紧迫的工作便是完成“答辩委员会决议书”，由于宣布完答辩决议，答辩会便散会了，所以要利用仅有的时间生成表格，请与会的各位老师签字。这里有三种方法可以参考：a. 如果会场方便上网，则将答辩决议迅速录入教务管理系统，系统自动生成PDF的“答辩委员会决议书”，直接保存打印即可。b. 在答辩之前，在教务管理系统中生成空白的“答辩委员会决议书”word文档，将答辩决议填入word表格之中，保存打印。a方案和b方案都需要手边有电脑操作。如果没有电脑，可选择c方案：c. 在教务管理系统中生成空白的“答辩委员会决议书”word文档，打印出来带入会场。决议后，直接请导师签字。之后再将决议结果用“套打”的方式，打印到已签好字的表格中。6. 散会后，将答辩记录整理好，录入教务管理系统(如前步采用b, c方式，则还需将答辩决议录入系统)，生成PDF文档打印。7. 将“答辩委员会决议书”和“答辩记录”放入A、B档，连同“劳务费领取表”一起呈交教务处。3