采购物资控制程序.doc

1目的为了对采购过程及供方进行控制，确保所采购的产品及最终产品符合规定要求,特制定本程序。2范围本程序适用于公司施工所需的物资（包括设备）供方的控制。3职责3.1器材供应站负责供方的评价选择和重新评价，组织开展物资采购和验证二级单位根据承揽工程实施自行采购的，由二级单位按规定对供方的评价和重新评价，并做好采购产品的验证，同时将合格供方名录上报器材供应站。3.2二级单位、项目部负责物资需用计划的编制。4程序4.1采购过程4.1.1采购物资分类根据物资对随后的实现过程及其输出的影响，按其重要程度分为A、B、C三类：a)A类物资：直接影响产品质量，可能导致严重投诉的物资；b)B类物资：对产品质量略有影响，但可采取措施予以纠正的物资；c)C类物资：A类和B类以外的物资，一般情况下多为零星采购的物资。4.1.2器材供应站制定W/DJA/QC012006/B采购物资分类明细表。A、B两类物资必须在合格供方处采购，C类物资的供方不需评价，根据市场情况实施采购，但需货比三家，加强验证，确保满足采购要求。4.1.3对A、B类物资的供方评价，由器材供应站或二级单位组织有关部门按评价准则对供方进行评价，填写R/Q7.4(1)/ES4.4.6(3)/01供方评价记录。评价的合格供方，由站长或二级单位经理批准方可实施。4.1.4器材供应站或二级单位每年组织有关部门按照重新评价的准则对供方进行重新评价，填写R/Q7.4(1)/ES4.4.6(3)/02供方年度评价记录。4.1.5器材供应站和二级单位对供方提供的资料和评价记录进行汇总，建立档案，每年年初发布R/Q7.4(1)/ES4.4.6(3)/03合格供方名录。4.2供方的评价、选择和重新评价的准则4.2.1 A类物资供方的评价、选择准则4.2.1.1钢材供方的评价、选择准则1）评价准则作为公司拟采购物资的供方，必须具备如下条件：a) 合法的经营商，营业执照、资质证书齐全有效，有良好的信誉（可通过相关渠道了解）；b) 能提供有效的合格证，样品检验合格；c) 有生产许可证；d) 对通过产品认证或质量、环境和职业健康安全管理体系认证的企业优先考虑。2) 选择准则采购员在采购物资时，须在R/Q7.4(1)/ES4.4.6(3)/03合格供方名录中选择供方，并满足如下准则：a) 货比三家，有三家以上的供方做质量和价格方面的对比；b) 有充足的货源及供应能力；c) 供货方便，利于运输和交付；d) 长期供货的单位优先；e) 质量、环境和安全状况符合国家、地方或其他必须遵守的要求.4.2.1.2水泥、砼和外加剂供方的评价、选择准则1) 评价准则作为公司拟采购物资的供方，所供水泥、砼和外加剂的厂家必须具备如下条件：a) 合法的经营商，营业执照、资质证书齐全有效，有良好的信誉（可通过相关渠道了解）；b) 能提供有效的产品合格证，样品检验合格；c) 有足够的供货能力，交付方便； d) 对通过产品认证或质量、环境和职业健康安全管理体系认证的企业优先考虑。2) 选择准则采购员在采购物资时，须在R/Q7.4(1)/ES4.4.6(3)/03合格供方名录中选择供方，并满足如下准则：a) 货比三家，有三家以上的供方做质量和价格方面的对比；水泥安定性；使用的水泥和外加剂要相适应；依据对生产厂家现场审核（考察）结果，选择质量、环境和职业健康安全管理体系运行较好的供方；b) 质量、环境和安全状况符合国家、地方或其他必须遵守的要求。通过质量、环境和职业健康安全管理体系认证的企业优先。4.2.1.3其他A类物资供方的评价、选择准则1) 评价准则作为公司拟采购物资的供方，所供物资的厂家必须具备如下条件：a) 合法的经营商，营业执照、资质证书齐全有效，有良好的信誉（可通过相关渠道了解）；b) 能提供有效的产品合格证，样品检验合格（必要时）；c) 有较强的供货能力； d) 对通过产品认证或质量、环境和职业健康安全管理体系认证的企业优先考虑。2) 选择准则采购员在采购物资时，须在R/Q7.4(1)/ES4.4.6(3)/03合格供方名录中选择供方，并满足如下准则：a) 货比三家，有三家以上的供方做质量和价格方面的对比；b) 供货方便，利于运输和交付；c) 质量、环境和安全状况符合国家、地方或其他必须遵守的要求。通过质量、环境和职业家安康安全管理体系认证的企业优先。4.2.1.4 A类物资供方重新评价准则器材供应站和二级单位每年对A类物资供方重新评价一次，合格后列入公司下一年度合格供方名录。重新评价的准则如下：a) 供货及时性。每年出现供货一次不及时扣2分；b) 产品稳定性。进货检验出现一次不合格扣3分；c) 每出现一次供货质量不好（指对供货问题处理等）扣2分；d) 全年扣分超过12分的取消供方资格；e) 供货能力消失或发生经济纠纷取消供方资格；f) 环境和安全状况不符合国家、地方或其他必须遵守的要求。受到有关部门通报或投诉，出现一次则取消供方资格。4.2.2 B类供方的评价、选择准则4.2.2.1评价准则a) 合法的经营商，营业执照、资质证书齐全有效，有良好的信誉（可通过相关渠道了解）；b) 能提供有效的合格证，样品检验合格（必要时）；c) 地材（如砖、瓦、砂、石、灰等）到货源的考察合格即可。4.2.2.2选择准则采购员在采购物资时，须在R/Q7.4(1)/ES4.4.6(3)/03合格供方名录中选择供方，并满足如下准则：a) 货比三家，可行时有三家以上的供方做质量和价格方面的对比；b) 供货方便，及时。4.2.2.3重新评价的准则a) 供货及时性。每年出现供货一次不及时扣2分；b) 产品稳定性。进货检验出现一次不合格扣3分；c) 每出现一次供货质量不好（指对供货问题处理等）扣2分；d) 全年扣分超过16分的取消供方资格。4.2.3中间商供方的评价、选择准则和重新评价准则。若施工急需可考虑向中间商采购产品。中间商所购产品数量不能过大，对所购物资必须有厂家的质量证明书，并加盖中间商的注册名章。对中间商要考核其经营合法性、产品质量、信誉、供货渠道。此外对中间商所供物资的厂家还要按上述要求进行评价、选择和再评价。4.3采购信息4.3.1物资采购文件4.3.1.1使用部门根据工程设计资料和施工需要，提出工程需用材料计划，部门领导审核。4.3.1.2器材供应站站长负责审批各二级单位提出的工程需用材料计划。经审批合格后下达给器材供应站分管科室的材料计划员，进行编号登记上帐。经审核不合格的不予办理，退回原提料单位修订重提。二级单位和项目部自行采购的参照上述程序办理。4.3.1.3材料计划员接到站长审批的R/Q7.4(1)/ES4.4.6(3)/04物资采购计划登记台帐后，首先平衡库存，然后编制物资采购文件，物资采购文件包括、R/Q7.4(1)/ES4.4.6(3)/04物资采购计划登记台帐、采购合同或协议以及技术要求等附件。物资采购文件需清楚地说明：a) 采购产品的名称、规格、型号、材质和数量b) 产品的质量要求及检验规程或验收标准c) 是标准件的要提出标准的编号和适用版本d) 非标准的产品要有图样及技术要求e) 对供方与采购产品有关的质量、环境和职业健康安全管理体系方面有要求的要注明；f) 价格、违约责任及供货期限等。适当时还可包括：对供方的产品、程序、过程、设备、人员提出有关批准或资格鉴定的要求，如对供方产品安全认证的要求，对加工过程、设备能力（Cpk）及人员资格的要求等。还可在合同或协议中写明管理体系要求。4.3.1.4采购涉及的技术资料由技术质检处提供包括：技术标准和规范的代号；有关技术条件的文字说明；需要提供的各种图样等。4.3.1.5采购文件发放前需经器材供应站站长审批，以确保所规定的采购要求是充分适宜的。4.3.2采购合同的签订4.3.2.1经站长授权的材料计划员按采购文件要求与合格供方签采购合同书，在合同书中应注明采购物资的名称、规格、型号、数字、技术标准、质量要求，验收方式及制约条款等。4.3.2.2草签的合同书，首先由器材供应站材料责任工程师审核，然后送交法规处审核，审核无误后站长批准，最后由供应站管理科合同员加盖合同专用章后生效。4.3.2.3二级单位和项目部自行采购，执行4.3.2.1和4.3.2.2条款模式。4.3.3物资采购资料的保存4.3.3.1生效的采购合同书，由器材供应站管理科合同员登记上账、保存，填写R/Q7.4(1)/ES4.4.6(3)/05年订货合同台帐。采购完成的合同书，要及时核销。4.3.3.2编制的R/Q7.4(1)/ES4.4.6(3)/04物资采购计划登记台帐一式三份，站长审批后留存一份管理科存档一份，另一份在采购部门作为采购依据。4.4物资采购的实施4.4.1器材供应站采购员，按照采购文件的要求实施采购。4.4.2二级单位（项目部）承建的外地工程（大庆地区以外）所需工程材料全部自行采购。但在采购前需执行以上程序，方可实施采购，供应站作为主控部门应定期前去考核其采购过程是否符合程序规定。4.5采购物资的验证4.5.1公司在供方货源处的验证（一般指重要物资）时，验证地点、时间、方式要在采购合同中注明。4.5.2合同规定顾客或其代表对供方的产品进行验证时，应在采购合同书中注明并做出具体安排，顾客或其代表在供方或公司处对供方提供的产品是否符合规定所做的验证，不能用做供方对质量进行有效控制的依据。顾客或其代表的验证不能免除公司提供可按收产品的责任，也不能排除其后顾客的拒收。4.5.3采购物资的验证具体执行P/DJA/Q8.2.4/ES4.5.1(3)/E4.5.2(1)2006/B监视和测量控制程序的规定。4.5.4仓库管理员负责入库物资的验证，并填写进货检验记录R/Q8.2.3/8.2.4/ES4.5.1(3)/E4.5.2(1)/12，做为接收物资的原始证据。4.5.5材料出库时，仓库管理员将必要的质量证明文件随物资一同发出，做好R/Q7.4(1)/ES4.4.6(3)/06质量证明收发台帐。5相关文件W/DJA/QC012006/B采购物资分类明细表P/DJA/Q8.2.3/8.2.4/ES4.5.1(3)/E4.5.2(1)2006/B监视和测量控制程序6相关记录R/Q7.4(1)/ES4.4.6(3)/01供方评价记录 R/Q7.4(1)/ES4.4.6(3)/02供方年度评价记录R/Q7.4(1)/ES4.4.6(3)/03合格供方名录R/Q7.4(1)/ES4.4.6(3)/04物资采购计划登记台帐R/Q7.4(1)/ES4.4.6(3)/05年订货合同台帐R/Q7.4(1)/ES4.4.6(3)/06质量证明收发台帐R/Q8.2.3/8.2.4/ES4.5.1(3)/E4.5.2(1)/12进货检验记录