办公用品使用管理制度.doc

电子商务北方运营中心办公用品使用暂行管理条例1目的为保证办公用品的有效使用和妥善保管，合理控制办公用品费用支出，厉行节约，杜绝浪费，物尽其用，特制定本管理制度。2范围适用于中国人保财险电子商务北方运营中心全体员工。3术语3.1一次性消费品包括：复印纸、胶棒、胶带、记事本、订书钉、笔芯等。3.2管理性消费品包括：签字笔、笔筒、文件夹、文件架、订书机、计算器、直尺等。4职责4.1行政综合专员对各部门每月办公用品使用情况及需求情况进行统计。4.2行政综合专员负责办公用品的采购。4.3入库登记人员负责质量的验收，对所购物品清点验收。4.4行政综合专员建立采购台账。5内容5.1需求登记5.1.1各部处负责人及各运营小组组长负责每月提交和编制一份经本部处主管签字的办公用品计划申报表（见表7.1）；5.1.2每月25日前报行政综合专员，经行政综合专员审核后，在次月初统一采购、发放； 5.1.3特殊、急需用品则填写特殊办公用品计划申请表（见表7.2）后经运营支持部经理批准后，可另行采购。5.2采购5.2.1行政综合专员根据各部门每月办公用品使用情况、需求情况及库存统计情况确定次月办公用品采购数量。5.2.2行政综合专员制作填写办公用品采购计划表（见表7.3），报运营支持部负责人审批签字后进行采购，行政综合专员负责办公用品的采购。5.2.3办公用品的采购坚持货比三家、优质优价，按照成本最小原则进行采购，具体采购方式为：5.2.3.1小型或零星办公用品的采购要由行政综合专员到指定的办公用品专卖店选购或送货。5.2.3.2大型办公用品（固定资产）的采购要两人或两人以上行政综合专员到指定门店采购或到其它大型商场询价采购等方式进行，要选购价格合适、质量合格的办公用品（固定资产）。5.2.3.3购单件或批量在300元以下的办公用品单人即可购买，300元以上的办公用品（低值易耗品除外）两人或两人以上行政综合专员共同进行购买。5.2.3.4凡采用单一来源采购方式（包括定点采购）的，应遵循公开、公平、择优的原则。5.2.4  对于按月结算方式的固定供应商，采取先入库后统一报销的原则，入库交接时出示物品清单、验收单，发票在每月25日交给入库管理行政综合专员，再一起交给报销行政综合专员进行付款报销流程。所采购的办公用品到货后，由行政综合专员按送货单进行验收，经核对（名称、规格、数量、单价、金额、质量等）无误后，在送货单上（一式二联）签字，并逐一登记电脑中，然后将送货联留存归类，另一送货回单联交送货人带回送货单位做结算凭据。5.3入库登记5.3.1利用库房，存放中心的所有办公用品，钥匙由行政综合专员掌握，入库、出库均需登记。 5.3.2采购回来的办公用品，入库登记人员负责质量的验收，对所购物品清点无误，验收合格后，采购人员和入库登记人员分别在办公用品入库交接单（一式两份）（见表7.4）上签字。办理入库登记时需出示正规发票、货品清单及验收单。另一份交由采购行政综合专员带回做好登记工作。5.3.3行政综合专员根据发票、货品清单和入库交接单建立采购台账。5.4领用及出库管理5.4.1行政综合专员按照办公用品计划申请表发放办公用品，由各部门、各小组负责人统一按月领取，并可随部门或人员的工作状态调整发放时间。5.4.2办公用品领取时间是每周一下午13：:0017:00统一领取，并根据实际情况，可调整发放时间。领取办公用品者应在办公用品领取登记表（见表7.6）上签字，并应妥善保管使用，如遗失应由个人或部门赔偿、自购。5.4.3针对消耗品中复印纸无序浪费现象，请各部门在领用A4纸时写明用途、使用时间，下次领用时，时长应与上次大致相等；个别部处特殊用纸请另行签领，杜绝大量产生单面废旧纸张的现象发生。5.4.4从库房支领办公用品时行政综合专员需在出库登记表（见表7.5）上进行登记。5.4.5行政综合专员根据领取表和出库登记表更新本周库存记录，在库存表中及时做好记录。人员调动时应将办公用品交回行政综合岗，应做好销账记录。5.5付款5.5.1入库管理行政专员将所采购物品的正规发票、验收单一起交给报销行政综合专员，做报销付款工作。5.6办公用品使用评估建立评估制度，每月将办公用品申请及发放的实际情况进行整理、汇总，行政综合岗负责人每月定期两次月初、月中进行检查，做到账物相符。每月详细记录办公用品实际支出费用，将费用情况进行分析，严格控制行政运营成本，保持合理的最低库存，保证办公用品的供应。5.7注意事项5.7.1全体员工应本着节约的原则领取、使用办公用品，厉行节约，杜绝浪费，努力降低消耗和办公费用。5.7.2任何人未经允许不得挪用办公用品，办公用品严禁带回家私用。5.7.3行政综合岗必须加强办公用品保管室的管理，防止失火、失盗。5.7.4本制度自下发之日起执行。以前下发的同类文件规定同时废止，以本制度为准。6流程图7相关工具表单7.1办公用品计划申请表2011年X月份办公用品申请表申请部门：申请人：填表日期：一次性消耗品管制消耗品序号名称单位需求数量序号名称单位需求数量部门主管签字：运营支持部经理签字：7.2特殊办公用品申请表特殊办公用品计划申请表申请部门：申请时间：申请人：序号物品名称规 格单位数量单价（元）总价（元）用途备注7.3办公用品采购计划单2011年X月份办公用品配备计划表领导签字：审核人：经办人：制表人：分类名称用途型号规格单位数量单价（元）总价（元）采购渠道7.4办公用品入库交接单2011年X月办公用品入库交接单入库时间： 采购人：入库保管人：序号名 称型号规格单位数量物品质量保管地点备 注7.5办公用品出库登记表办公用品出库登记表出库时间名称型号规格数量物品质量保管地点备注7.6办公用品领取表办公用品领用登记表时间名称型号（规格）单位数量领用人备注