用友UFO报表使用技巧.doc

用友ERP技巧一.资产负债表不平衡检查    原因分析：       1）没有进行制造费用结转；       2）没有进行期间损益结转；       3）有新增的一级科目，没有修改公式；       4）套用的报表模版行业性质与建账的时候选择的不一致。       5) 资产负债表的公式需要修改，尤其是“未分配利润”项的公式。二. 损益表累计数不对     问题描述：利用软件预置的报表模板，1月份编制利润表（损益表）数据正常，2月份的时候   “本年累计”列数据不正确，与“本月数”一致，没有加上1月份的数据？ 解决方法：      方法一：2月份编制利润表的时候，要先打开1月份的利润表，然后在此基础上“追加”表页，在新的表页上录入2月份的关键字。      方法二：修改报表模板的公式，把“本年累计”数的公式都修改为“累计发上函数LFS”。然后保存修改后的报表模板，每个月都用新的报表模板生成需要的利润表。三. 损益表“财务费用”金额出错问题描述：本期有利息收入产生，填制凭证的时候，作为“财务费用”科目的贷方处理，本月编制的利润表上“财务费用”数据没有体现该利息收入数，致使利润表不正确？ 解决方法：因为报表模板上“财务费用”的取数公式为取“财务费用”科目的借方发生数，所以建议对于利息收入的确认，在凭证上用借方红字来反映。如图：四. UFO报表打开提示“XX”正在使用，报表为只读状态    问题描述：打开UFO报表提示“XX”正在使用，报表为只读状态。 解决方法：只能以只读方式打开，然后另存为另一个文件名，原来文件可以删除。五. 登录财务报表提示“不能登陆到服务器xxxx，请检查服务器配置failed，不能发送请求    问题描述：登录财务报表提示“不能登陆到服务器xxxx，请检查服务器配置failed，不能发送请求”。    解决方法：     （1）、进行财务报表服务器设置（admin目录下的selsrv.exe）；或者在开始程序用友通系列管理软件用友通服务器配置中，在当前位置输入服务器的ip或计算机名字，点击“选择”；     （2）、删除windows目录下的ufow2000.ini文件；     （3）、修改windowssystem32driversetchosts文件，用记事本打开，在最后添加一条记录，把服务器的IP地址和机器名字写入并保存。六. 取数辅助核算科目的借方余额如果应收账款科目没有设置明细科目，而是设置了客户往来辅助核算，则要取期末余额为借方的客户的汇总数作为应收账款的数据。则公式为：QM("1131",月,"借","","t",)。七. 报表汇总  将多张同样格式的报表汇总求和  通过数据采集功能，将多张格式相同的报表的数据进行汇总  采集多张报表à数据采集à数据表页 完成对报表的汇总à汇总à  数据系统环境篇八. 站点模块互斥异常情况处理    在制单或月末处理时出现 “ * 用户正在使用该操作, 请先关掉,稍后再试”    清除异常任务，清除单据锁定（也可使用工具清除）à视图àadmin注册à登陆系统管理九. 客户端无法连接服务器     常规解决方法：     1、检查网络是否通畅，是否能访问服务器     2、检查系统是否有自带的防火墙，如果有自带防火墙，需要添加端口（服务器和客户端都要执行）。XP sp2版和2003这两个版本有自带的防火墙，添加端口方式为：开始-控制面板-windows防火墙-标签的第二项“例外”-增加端口-名字随便起，端口号分别为4630（用友通、U6），1430和1433（数据库）。      3、自己安装的杀毒软件也需要打开这三个端口（已知可能和用友软件发生冲突的包括金山毒霸、KV3000、瑞星等）。 注：看端口是否被打开的方法是：开始-运行-cmd-（netstat a n ）用友UFO报表使用技巧一、本表他页取数：公式函数：select公式实例：“损益表”中的本年累计数单元格 1.设置本年累计数的公式有两种方法:1.利用软件提供的帐务函数:本年累计(LFS)来做1.   利用本表他页公式通过SELECT来做:本月数加上上个月的本年累计数即可.   公式格式:本月数单元格或区域+SELECT(本年累计数单元格或区域,月=月+1)注:月=月+1为上个月的表示方法,通过月+1表示数据取自关键字为本月的上一个月的表页.(例如:本月关键字为8月,月+1所表示的含义为取关键字为7月份的表页的本年累计数单元格或区域的数值)报表举例:下表中所有的本年累计数单元格公式可以统一设置为: D6:D22=C6:C22+SELECT(D6:D22,月=月+1) C6:C22区域表示本月数, SELECT(D6:D22,月=月+1)表示上个月的本年累计数文字描述为:当月的本年累计数=本月发生+上个月的本年累计数                    二、他表取数：1.       固定表页的他表取数：例：取C盘 my documents 目录下 “损益表”第1页，d22单元格的数值公式格式：“取自报表的路径及表名”->单元格表页公式设置为："c:my documents损益表.rep"->d221   2.关联表页的他表取数：例：假设“资产负债表”的“未分配利润”每个月期末数值均取C盘 my documents 目录下 “损益表”对应月份，d22单元格的数值公式设置为："c:my documents损益表.rep"-> d22 relation 月 with "c:my documents损益表.rep"-> 月公式格式：“取自报表的路径及表名”->单元格 relation 月 with “取自报表的路径及表名”-> 月注：relation 月 with “取自报表的路径及表名”-> 月 表示一种关键字之间的关联（例如通过关键字电脑自动知道，8月份的 “资产负债表” 的未分配利润取自8月份的 “损益表”的净利润）三、表页汇总表页的汇总是报表数据不同形式的叠加。报表汇总是每一位财会人员都熟悉的，也是非常复杂和繁琐的。利用UFO提供的汇总功能就可以快速、简捷地完成报表汇总操作。UFO提供的表页汇总是把整个报表的数据进行立体方向的叠加，汇总数据可以存放在本报表的最后一张表页或生成一个新的汇总报表。汇总数据时既可以汇总所有的表页，也可以只汇总符合指定条件的表页。例如在2000年全年各月共12张表页中，既可以汇总全年的数据，也可以只汇总第一季度或上半年的数据。操作指南：1. 点取“格式/数据”按钮，进入数据状态2. 点取“数据”-“汇总”-“表页”，将弹出“表页汇总步骤1/3”对话框3. 可选择是“汇总到本表的最后一张表页”还是“汇总到新的报表”4. 如果选择“汇总到新的报表”必须录入表名5. 点击“下一步”，选择汇总条件，点击“加入”6. 点击“并且”、“或者”可以加入多个条件7. 全部录入完毕，点击“完成”，此时会生成汇总结果8. 若不选择任何汇总条件，表示将对本表的所有表页数据、进行汇总。9. UFO将自动给汇总表页设置“表页不计算”标志。四、审核公式    在经常使用的各类财经报表中的每个数据都有明确的经济含义，并且各个数据之间一般地都有一定的勾稽关系。如在一个报表中，小计等于个分项之和；而合计又等于各个小计之和等等。在实际工作中，为了确保报表数据的准确性，我们经常用这种报表之间或报表之内的勾稽关系对报表进行勾稽关系检查。一般来讲，我们称这种检查为数据的审核。UFO系统对此对此特意提供了数据的审核公式，它将报表数据之间的勾稽关系用公式表示出来，我们称之为审核公式。操作指南：1.在格式状态，点击“数据”“编辑公式”“审核公式”2.在“审核关系”框中录入勾稽关系如：c6-c7-c8-c9=c103.勾稽关系全部录入完毕后，再录入一条错误提示信息。4.错误提示信息的格式为：MESS“提示信息”  如：MESS“资产不等于负债加所有者权益”5.冒号内的提示用户可以自行组织语言6.全部录入完毕点击“确定”7.编写审核公式时，最后一个公式，也就是最挨近MESS提示信息的公式后不要写逗号。8.每月生成当月新报表之后，都应该进行审核，以保证报表各项勾稽关系的正确。9.操作方法：生成新报表之后，在数据状态下，点击“数据”“审核”，若没有错误在左下角会显示“审核完全正确！”；若有错误则显示用户在审核公式中所设置的错误提示信息。五、文件口令设置报表的保护分为文件的保护和报表格式的保护。在实际工作中，一些报表需要限制访问权限，用户可以为报表增加文件口令。在打开一个有口令的报表时，必须输入正确的口令才能打开报表。操作指南：1.新建或者打开某个报表时，点击“文件”“文件口令”2.在“新口令”中录入文件保护的口令，在“确认新口令”编辑栏中输入相同的口令，点击“确定”系统提示“设置口令成功”3.两次录入的口令应该相同，否则会提示“新口令与确认新口令不匹配，请重新输入！”4.保存该表，关闭后，再打开此报表时，会弹出文件口令对话框，在“口令”编辑栏输入正确的口令，就可以打开此报表。不知道口令的人员是无法打开此报表进行查看和操作。5.对已有口令的报表，可以更改口令或者取消口令。6.如果需要更改口令，打开该报表，点击“文件”“文件口令”，在弹出的口令编辑栏中输入口令，如果口令输入正确，“新口令”和“确认新口令”编辑栏变亮，可进行修改，修改完毕点击“确定”。如果输入为空时，点击“确定”，提示“文件口令将被取消，确认吗？”点击“是”，就可以取消报表的口令保护。六、报表格式保护报表格式加锁后，想要进入格式状态修改格式必须输入正确口令。如果口令有误，则不能进入格式状态，只能在数据状态下操作。此功能主要应用于对报表公式和报表格式的保护，以防止意外情况对报表的损伤。操作指南：1.打开某个报表后，点击“格式”“保护”-“格式加锁”，输入“新口令”并且在“确认新口令”中输入相同的内容点击“确认”系统提示“设置格式口令成功”“确定”2.报表格式加锁之后，在从数据状态切换到格式状态时，将弹出“验证格式口令”对话框，只有口令输入正确才能进入格式状态修改报表格式。若口令不正确将出现提示框“口令错误！不能进入格式设计！”3.设置了口令之后，也可以取消口令。点击“格式”“保护”“格式解锁”，将弹出“验证格式口令”对话框输入正确口令“确认”系统提示“解锁格式口令成功”七、报表汇总UFO报表可以实现报表汇总的功能，前提是要汇总的报表的格式相同。这里的格式相同是指报表的大小，报表每行每列所反映的内容都要一致。主要应用于：主管单位或是母公司对于下级单位所上报的同类型报表进行汇总累加，生成一张各下级单位数据加总的汇总报表。操作指南：1.先建立一张报表，这张报表的格式要和需要汇总的报表格式完全一样。2.执行报表中的数据采集功能，将其他报表的数据采集到本表中，再通过“表页汇总”功能实现最终的数据汇总3.UFO可以把下列几类数据采集到当前报表中：  其他UFO报表文件（*.REP）  文本文件(*.TXT)  DBASE数据库文件(*.DBF)4.具体操作:点击“格式/数据”,进入数据状态点击“数据”“数据采集”在对话框中选择需汇总报表文件名点击“采集”UFO将在当前报表中自动追加表页以存放数据,依次将各个需要汇总的报表采集到本表中形成表页用表页汇总中的条件汇总功能来实现最终的数据汇总八、报表查询查找功能利用查找功能可以根据给定条件，在报表中找到符合条件的表页，并使它成为当前表页操作指南：1.打开某张报表，在数据状态下，点击“编辑”“查找”，选择查找条件，如：年=2001 点击“并且”月=9 点击“查找”点击“下一个”可以找到符合条件的下一张表页2.也可输入查找条件如：A3>10000  点击“查找” ”点击“下一个”可以找到符合条件的下一张表页九、报表查询定位功能利用“定位”功能，可以在大量表页中快速找到指定单元，使它成为当前单元，并使定位单元位于报表窗口的左上角操作指南：1.  打开某张报表，在数据状态下，点击“编辑”“定位”，输入定位条件，某张表页、某行、某列点击“确认”2.  表页号用数字1-99999表示，行号用数字1-9999表示，列标用字符A-IU表示，当输入的内容不符合规范时，会出现相应提示框；当输入的表页号、行号或者列标不存在时，将出现提示框“定位目标错误！”十、报表透视功能在UFO报表中，大量的数据是以表页的形式分布的，正常情况下每次只能看到一张表页，要想对各个表页的数据进行比较，可以利用数据透视功能,把多张表页的多个区域的数据显示在一个平面上。操作指南：              1.打开某一张报表，切换到数据状态2.点击“数据”“透视”输入“透视区域范围”“确定”看到透视结果点击“保存”选择路径输入报表名“保存”（可将透视结果保存为新报表）3.  输入“透视区域范围”，不同区域之间可以用逗号隔开；区域范围可以是单元，也可以是区域，也可以是不连续的多个区域。如：A1：A4,E29:F36,B3,B54.  在“输入列标字串”内，输入对区域数据的含义描述，不同字段名之间用逗号隔开5.  透视的单元数不超过3000个，页数不超过999页注：报表取数发生错误的可能原因1.  在定义公式时发生错误。比如：函数名称错误、函数公式中的参数错误、公式中的标点符号写成全角等2.  账套初始错误，年度和账套号不匹配或写错3.  单元属性错误，在数据状态下只有数值型单元格才可以根据公式取数，表样型和字符型无法取数4.  在使用SELECT函数时不能取数，可能由于条件定义不全或不存在条件所要求的表页无法正确进行他表取数。可能是由于RELATION公式中的报表名没有加上路径，这里的路径是指要从中取数的报表在硬盘上的存放路径。1、 普通公式公式说明：函数名                      公式名称            说明QM（）/WQM（）/SQM（） 期末余额          取某科目的期末余额QC（）/WQC（）/SQC（）    期初余额          取某科目的期初余额JE（）/WJE（）/SJE（）      净发生额          取某科目的年净、月净发生额FS（）/WFS（）/SFS（）     发生额             取某科目结转月份借方、贷方发生额LFS（）/WLFS（）/SLFS（） 累计发生额        取某科目截止到结转月份的累计发生额JG（）/WJG（）/SJG（）     取对方科目计算结果 取对方科目或所有对方科目的数据之和CE（）/WCE（）/SCE（）    借贷平衡差额       取凭证的借贷方差额TY（）                      通用转帐公式      取Access数据库中的数据常数                         取某个指定的数字UFO（）                     UFO报表取数     取UFO报表中某个单元的数据计算公式定义报表数据之间的运算关系，在报表数值单元中键入“=”或在工具栏中按“FX”按扭就可以直接定义计算公式。注意：函数中使用到的字母符号，如：函数名、括号（）、引号“”、逗号，等号= 等等均为半角符号。2、 本表取它表数公式表之间关联条件的意义是建立本表与它表之间以关键字或某个单元为联系的默契关系。关联条件的格式为：RELATION 单元 关键字 变量 WITH “它表表名”->单元 关键字 变量 常量比如：当前表各页A列取表“LRB”同年上月A列数值A=“lrb”->A relation 年 with “lrb”->年，月 with “lrb”->月3、 条件取数公式定义条件取数函数IFF主要用于有条件取数的情况：格式：IFF（逻辑表达式，条件真值，条件假值）注意：用于单元公式时不能使被赋值的区域与算术表达式中用到的区域重复。如：A3=IFF（A3>0,10,-10）是不对的应该是B4= IFF（A3>0,10,-10）表示若A3>0则B4=10,否则B4=-10 B4= IFF（A32>0,10,-10）表示若第2页A3>0则B4=10,否则B4=-102表示报表的第二页.用友报表函数使用说明账务函数的格式以期末余额函数为例，UFO 8.x 账务函数的格式形如：QM(<科目编码>,<会计期间>,<方向>,<账套号>,<会计年度>,<编码1>,<编码2>,<截止日期>)格式与UFO 7.x 类似，不同的是：1、取消了取辅助核算的函数。在UFO 7.x 中，取总账函数名为QM；个人往来为AQM；单位往来为BQM；部门往来为CQM；项目核算为DQM；项目往来为EQM。在UFO 8.x 中，以上6个函数合并为一个QM，不同的辅助核算用“编码1”“编码2”表示。例如一个部门项目科目169，以下公式表示取169科目部门1、项目1的期末数。QM("169",1,"借",001,1999,"部门1","项目1")2、增加了“会计年度”参数在UFO 7.x 中，没有“会计年度”的参数，这样造成了取“上年同期”等数据很不方便。在UFO 8.x 中增加了“会计年度”的参数，可以从任意会计年度中取数。3、各参数的位置需要保留有些参数可以省略不写，例如方向、账套号、会计年度、编码等。如果省略的参数后面没有内容了，则可以不写逗号；如果省略的参数后面还有内容，则必须写逗号，把它们的位置留出来。例如以下公式：QM("101",月)省略了方向、账套号、会计年度、编码1、编码2QM("101",月,"单位编码")省略了方向、账套号、会计年度、编码24、函数中的参数除了日期字符串必须加引号" "之外，其他参数可以不加引号。函数中的引号、逗号等标点符号支持全角和半角。如何定义会计年度？在取数时，可以指定从一个账套的某个会计年度中取数。会计年度有3种形式：1、指定会计年度，4位。例如公式FS("113",1,"借",001,1999) 表示取账套001的1999年1月的借方发生额。2、省略不写。此时默认数据-账套初始中定义的会计年度。例如：某公司已建立1998年度的报表及取数公式，公式省略“会计年度”，形如FS("113",1,"借",001)。进入1999年后，不用修改公式，把“账套初始”设为1999年即可。3、写“年”字。此时取报表关键字“年”的值。例如公式FS("113",1,"借",001,年)，当报表中关键字“年”为1999时，此公式表示取1999年数据；当关键字“年”为2000时，此公式表示取2000年数据。如果报表中没有定义关键字年，则按照机器时间取数。函数“取数（会计）期间”的书写格式取数（会计）期间可以直接写日期或利用报表关键字指定。例如：公式FS("101",5,"借")表示取5月101科目的借方发生额。公式FS("101",月,"借")表示取报表关键字“月”的借方发生额。如果报表关键字如下，则取5月的数。日期的书写格式：1-12 ：表示1-12月            例如公式FS("101",5,"借")表示取5月101科目的借方发生额。21-24：表示1-4季度           例如公式FS("101",21,"借")表示取一季度101科目的借方发生额。41-93：表示第1周-第53周。    例如公式TFS("101",41,"借")表示取1999年第1周101科目的借方发生额。101-136：表示第1旬-第36旬。 例如公式TFS("101",101,"借")表示取1999年第1旬101科目的借方发生额。"月/日/年,月/日/年"：表示一个时间段     例如"3/15/1999"表示1999年3月15日；"3/15/1999,4/15/1999"表示1999年3月15日-4月15日。公式TFS("101","3/15/1999","借")表示取1999年3月15日101科目的借方发生额；公式TFS("101","3/15/1999，4/15/1999","借")表示取1999年3月15日-4月15日101科目的借方发生额。关键字的书写格式：全年公式FS("101",全年,"借",001,1999)表示取1999年全年101科目的借方发生额。公式FS("101",全年,"借",001,年)表示取报表中关键字“年”值的全年101科目的借方发生额。季公式FS("101",季,"借")表示取报表中关键字“季”值的101科目的借方发生额。月公式FS("101",月,"借")表示取报表中关键字“月”值的101科目的借方发生额。日公式FS("101",日,"借")表示取报表中关键字“日”值的101科目的借方发生额。周公式FS("101",周,"借")表示取报表中自定义关键字“周”值的101科目的借方发生额。旬公式FS("101",旬,"借")表示取报表中自定义关键字“旬”值的101科目的借方发生额。“编码1”和“编码2”的含义账务函数中有2个参数“编码1”和“编码2”，它们是辅助核算编码。例如有一个“部门项目”科目169，那么取数时可以这样定义：FS("169",月,"借",001,1999,"部门编码1","项目编码1")取169科目部门1项目1的数据。FS("169",月,"借",001,1999,"部门编码1")取169科目部门1的所有项目的数据。FS("169",月,"借",001,1999, ,"项目编码1")取169科目所有部门的项目1的数据。辅助核算的排列的顺序是：?客户?供应商?部门?个人?项目例如一个科目为“部门客户”，则函数应这样写：FS("113",月,"借",001,1999,"客户编码","部门编码")而不能写为：FS("113",月,"借",001,1999, "部门编码","客户编码")例如一个科目为“部门项目”，则函数应这样写：FS("203",月,"借",001,1999,"部门编码","项目编码")而不能写为：FS("203",月,"借",001,1999, "项目编码","部门编码")。如何取自定义项的数据？在用友总账中，增加了“自定义项”，为各类原始单据和常用基础信息设置了自定义项和自由项，这样可以让您方便的设置一些特殊信息。在UFO中，使用条件发生额函数TFS（金额）、STFS（数量）、WTFS（外币）读取自定义项的数据。函数格式：科目编码,取数期间,方向,摘要,摘要匹配方式,账套号,会计年度,编码1,编码2,核算类别,项目大类名称, 业务员姓名, 自定义项名称1, 自定义项内容1, 自定义项名称2, 自定义项内容2, 自定义项名称3, 自定义项内容3（其他参数的定义请参照条件发生额函数TFS参数的说明）例如，定义了单据类型的自定义项“分公司”，档案包括：北京分公司、上海分公司、广州分公司,科目编码101，101科目1999年7月1日北京分公司借方发生5,000.00。则公式应写为：1. TFS("101","7/1/1999","借",001,1999,"分公司","北京分公司")用友利润表公式利润表"本月数"取数公式给大家提供一个利润表"本月数"的取数公式,公式灵活、通用性强，不受时间、凭证编制限制。利润表“本月数”单元取数公式一览表项目本月数主营业务收入JE("5101",月,)+DFS("5101","3131",月,借,)-DFS("5101","3131",月,贷,)主营业务成本JE("5401",月,)+DFS("5401","3131",月,贷,)-DFS("5401","3131",月,借,)主营业务税金及附加JE("5402",月,)+DFS("5402","3131",月,贷,)-DFS("5402","3131",月,借,)主营业务利润C5-C6-C7其他业务利润JE("5102",月,)+DFS("5102","3131",月,借,)-DFS("5102","3131",月,贷,)-JE("5405",月,)-DFS("5405","3131",月,贷,)+DFS("5405","3131",月,借,)营业费用JE("5501",月,)+DFS("5501","3131",月,贷,)-DFS("5501","3131",月,借,)管理费用JE("5502",月,)+DFS("5502","3131",月,贷,)-DFS("5502","3131",月,借,)财务费用JE("5503",月,)+DFS("5503","3131",月,贷,)-DFS("5503","3131",月,借,)营业利润C8+C9-C10-C11-C12投资收益JE("5201",月,)+DFS("5201","3131",月,借,)-DFS("5201","3131",月,贷,)补贴收入JE("5203",月,)+DFS("5203","3131",月,借,)-DFS("5203","3131",月,贷,)营业外收入JE("5301",月,)+DFS("5301","3131",月,借,)-DFS("5301","3131",月,贷,)营业外支出JE("5601",月,)+DFS("5601","3131",月,贷,)-DFS("5601","3131",月,借,)利润总额C13+C14+C15+C16-C17所得税DFS("5701","3131",月,贷,)净利润C18-C19表中会计科目为2001年新会计制度科目，若使用06新准则科目，可进行适当调整即可。主营业务收入 JE("5101",月,)+DFS("5101","3131",月,借,)-DFS("5101","3131",月,贷,) 这公式我给大家翻译一下.收入当月的净额+当月转置本年利润中的收入的借方发生额-当月转置本年利润中的收入的贷方发生额一句话就是:当月未结转的收入净额+当月结转的收入净额