电子表格处理软件Excel基本操作.ppt

第第9章章电子表格处理软件电子表格处理软件（Excel）基本操作）基本操作1Excel概述概述ExcelExcel是是WindowsWindows环境下的电子表格软件，环境下的电子表格软件，是是OfficeOffice成员之一。成员之一。基本功能基本功能方便的表格制作方便的表格制作强大的计算能力（强大的计算能力（1111类函数、自定义公式）类函数、自定义公式）具有数据库管理能力（排序、筛选、分类汇总具有数据库管理能力（排序、筛选、分类汇总等）等）提供丰富的图表提供丰富的图表2启动与退出启动与退出启动启动开始程序开始程序双击快捷图标双击快捷图标双击双击Excel安装目录下的文件安装目录下的文件双击一个双击一个Excel文件文件退出退出单击关闭按钮单击关闭按钮文件退出文件退出双击控制菜单双击控制菜单/单击控制菜单中的单击控制菜单中的“关闭关闭”Alt+F4右击任务栏中右击任务栏中Excel窗口按钮，选择窗口按钮，选择“关闭关闭”任务管理器中结束任务管理器中结束Excel程序任务程序任务3Excel窗口窗口4两个窗口两个窗口主窗口：即应用程序窗口主窗口：即应用程序窗口工作簿窗口工作簿窗口网格线的隐藏网格线的隐藏/颜色颜色工具工具-选项选项-视图视图状态栏状态栏可以显示求和、平均值、计数、最大值、最小可以显示求和、平均值、计数、最大值、最小值等结果值等结果5编辑栏编辑栏给用户提供活动单元格的信息。给用户提供活动单元格的信息。在编辑栏中用户可以输入和编辑公式。在编辑栏中用户可以输入和编辑公式。由名称栏和公式栏组成。由名称栏和公式栏组成。取消按钮取消按钮确认按钮确认按钮函数指南按钮函数指南按钮名称栏名称栏公式栏公式栏6工作簿工作簿Excel文件就称为工作簿文件就称为工作簿默认名为默认名为book1、book2扩展名为扩展名为.xls创建创建启动启动Excel，即建立了一个工作簿文件，即建立了一个工作簿文件文件文件-新建新建-工作簿工作簿单击单击“新建新建”按钮按钮在目标文件夹内单击右键，选择在目标文件夹内单击右键，选择“新建新建”中的中的“Excel工作表工作表”工作簿（工作簿（Excel文件）和工作表（文件）和工作表（SHEET）7打开打开双击双击Excel工作簿文件工作簿文件文件文件-打开打开“打开打开”按钮按钮保存保存文件文件-保存保存/另存为另存为Ctrl+SExcel可打开文件类型可打开文件类型.xls、.txt、.html、.dbf等等8工作表工作表一个工作簿默认有一个工作簿默认有3 3个工作表，最多可由个工作表，最多可由255255个个工作表组成。工作表组成。工作表是一个由行和列组成的表格。行号和列工作表是一个由行和列组成的表格。行号和列号分别用字母和数字区别。行号为号分别用字母和数字区别。行号为165536165536，列标采用字母列标采用字母AIVAIV（256256列）列）。每个单元格都每个单元格都有固定的行号和列标。有固定的行号和列标。系统默认的工作表的标签名称为系统默认的工作表的标签名称为“Sheet1”“Sheet1”、“Sheet2”“Sheet2”等，用户可以根据需要自己重等，用户可以根据需要自己重新命名工作表。新命名工作表。9工作表区域命名工作表区域命名选定区域选定区域-在在“名称栏名称栏”输入区域名输入区域名-确定确定区域命名后即可在区域命名后即可在“名称栏名称栏”选定名称后指向该区选定名称后指向该区域。域。10创建工作表创建工作表单元格接受两种类型的数据：常数和公式。单元格接受两种类型的数据：常数和公式。常数主要有：字符、数字、日期和时间等。常数主要有：字符、数字、日期和时间等。11字符的输入字符的输入输入由数字组成的字符串时应在数字前加单引号。输入由数字组成的字符串时应在数字前加单引号。字符的默认对齐方式为左对齐。字符的默认对齐方式为左对齐。确认当前单元格中输入的内容确认当前单元格中输入的内容按回车键按回车键单击单击确认按钮确认按钮“”取消当前单元格中输入的内容取消当前单元格中输入的内容按按EscEsc键键单击单击取消按钮取消按钮“”在已有内容的单元格中添加内容时，若不想将原有内在已有内容的单元格中添加内容时，若不想将原有内容覆盖掉，须双击单元格，若在编辑栏中输入。容覆盖掉，须双击单元格，若在编辑栏中输入。输入内容超过单元格宽度时输入内容超过单元格宽度时右侧单元格为空，则字符串延伸到右侧右侧单元格为空，则字符串延伸到右侧右侧单元格有内容，则字符串超宽部分被隐藏右侧单元格有内容，则字符串超宽部分被隐藏12数字的输入数字的输入数字显示是右对齐。数字显示是右对齐。公式栏中显示输入数字。公式栏中显示输入数字。日期和时间的输入日期和时间的输入日期格式通常为：日期格式通常为：“月月/日日/年年”、“月月-日日-年年”，如按月如按月/日输入格式输入日输入格式输入5/1，按回车键则，按回车键则单元格中显示单元格中显示5月月1日；如按年日；如按年/月月/日格式输入日格式输入“2008/8/8”，按回车键则单元格中显示，按回车键则单元格中显示2008-8-8 时间格式通常为：时间格式通常为：“时：分：秒时：分：秒”13输入分数输入分数先输入一个先输入一个0和一个空格，再输入分数，如输和一个空格，再输入分数，如输入入1/5时，先输入一个时，先输入一个0，再输入一个空格，最，再输入一个空格，最后输入后输入1/5，这时单元格里会显示一个分数。，这时单元格里会显示一个分数。14快速输入技巧快速输入技巧 用组合键用组合键Ctrl+Enter在多个单元格中输入同在多个单元格中输入同一内容：选定要在多个单元格中输入同一一内容：选定要在多个单元格中输入同一内容的区域，在某一单元格中输入内容后内容的区域，在某一单元格中输入内容后按组合键按组合键Ctrl+Enter。15选定操作选定操作选取单元格：单击该单元格。选取单元格：单击该单元格。编辑单元格：双击该单元格。编辑单元格：双击该单元格。选取整行（列）：单击行号或列标。选取整行（列）：单击行号或列标。选取整个工作表：单击选取整个工作表：单击“全选全选”按钮。按钮。选取某区域：选取某区域：拖动鼠标拖动鼠标单击起始单元格后按下单击起始单元格后按下ShiftShift单击最后一个单元格。单击最后一个单元格。选取不连续的区域：选取不连续的区域：按下按下CtrlCtrl键，然后单击所要选取的单元格。键，然后单击所要选取的单元格。按条件选定单元格：按条件选定单元格：编辑编辑-定位定位16单元格的引用单元格的引用单元格有两种地址表示方式（示例：单元格有两种地址表示方式（示例：P231表表91）绝对地址绝对地址相对地址相对地址引用方式有三种引用方式有三种相对引用：列标和行号的直接组合。表示与公式位置相相对引用：列标和行号的直接组合。表示与公式位置相关的单元格引用。如关的单元格引用。如A1绝对引用：在列标和行号前加上绝对引用：在列标和行号前加上“$”。表示指向特定位。表示指向特定位置单元格的单元格引用。如置单元格的单元格引用。如$A$1混合引用：相对列与绝对行，如混合引用：相对列与绝对行，如A$1；绝对列与相对行，；绝对列与相对行，如如$A1在复制公式时，相对引用会根据单元格位置的改变在复制公式时，相对引用会根据单元格位置的改变自动调整，但绝对引用不会。自动调整，但绝对引用不会。相对引用和绝对引用的切换：相对引用和绝对引用的切换：F417函数的使用函数的使用ExcelExcel提供了提供了300300多个函数，包括数学与多个函数，包括数学与三角函数、文字函数、逻辑函数、日期三角函数、文字函数、逻辑函数、日期与时间函数、统计函数、查找与引用函与时间函数、统计函数、查找与引用函数、数据库函数和信息函数。数、数据库函数和信息函数。常用的函数有：常用的函数有：SUM、Average、Count、MAX、MIN、If、Len、Left、Mid、Right18公式的使用公式的使用以以“=”开始，由常数、单元格引用、函数和运开始，由常数、单元格引用、函数和运算符组成算符组成（若输入公式时少了若输入公式时少了“”号，则输入号，则输入内容就变成了字符串内容就变成了字符串）。）。运算符运算符算术运算符：算术运算符：+、-、*、/、%、关系运算符：关系运算符：=、=、=、文本运算符：文本运算符：&（连接）（连接）引用运算符引用运算符“：”操作符：操作对象为以操作符：操作对象为以“：”前后的两个单元格为角前后的两个单元格为角的矩形区域。的矩形区域。“，”操作符：操作对象为操作符：操作对象为“，”前后的两个单元格。前后的两个单元格。19编辑工作表编辑工作表单元格内容的修改单元格内容的修改双击单元格双击单元格在公式栏修改在公式栏修改单元格内容的删除（即清除）单元格内容的删除（即清除）DelDel编辑清除内容编辑清除内容20单元格的插入单元格的插入插入单元格右移插入单元格右移/下移下移/整列整列/整行整行单元格的删除单元格的删除编辑删除左移编辑删除左移/上移上移/整列整列/整行整行21插入行插入行/列列插入行插入行/列列删除行删除行/列列编辑删除整行编辑删除整行/整列整列表格转置表格转置编辑复制编辑选择性粘贴转置编辑复制编辑选择性粘贴转置隐藏隐藏/显示行显示行/列列格式行格式行/列隐藏列隐藏/取消隐藏取消隐藏22移动单元格移动单元格鼠标为空心箭头时拖动鼠标为空心箭头时拖动编辑剪切编辑粘贴编辑剪切编辑粘贴复制单元格复制单元格鼠标为空心箭头时拖动（同时按鼠标为空心箭头时拖动（同时按Ctrl）编辑复制编辑粘贴编辑复制编辑粘贴23选择性粘贴选择性粘贴可选择粘贴方式，有全部、公式、数值、格式、可选择粘贴方式，有全部、公式、数值、格式、批注等批注等编辑选择性粘贴编辑选择性粘贴24批注批注插入批注：插入批注插入批注：插入批注删除批注：编辑清除批注删除批注：编辑清除批注25查找查找/替换替换编辑查找编辑查找/替换替换可使用通配符可使用通配符*和？号进行查找与替换和？号进行查找与替换26合并、拆分单元格合并、拆分单元格只能合并连续区域的单元格，只能拆分已经合只能合并连续区域的单元格，只能拆分已经合并过的单元格。并过的单元格。当合并的单元格区域内单个单元格有数据时，当合并的单元格区域内单个单元格有数据时，该数据仍保留在合并过的单元格中；当合并的该数据仍保留在合并过的单元格中；当合并的单元格区域内多个单元格有数据时，只能保留单元格区域内多个单元格有数据时，只能保留该区域中最左上角的数据。该区域中最左上角的数据。拆分单元格时，若该区域内有数据，数据会保拆分单元格时，若该区域内有数据，数据会保存在该区域中的左上角单元格中。存在该区域中的左上角单元格中。格式单元格对齐合并单元格格式单元格对齐合并单元格27自动填充单元格自动填充单元格原单元格中无公式原单元格中无公式复制：可复制格式、数值、附注等。复制：可复制格式、数值、附注等。可复制到不连可复制到不连续的区域。续的区域。拖动填充柄：可选中拖动一个或两个单元格。当拖拖动填充柄：可选中拖动一个或两个单元格。当拖动一个单元格，原单元格为数值、日期、时间时复动一个单元格，原单元格为数值、日期、时间时复制后的内容不同。拖动两个单元格时，按变化规律制后的内容不同。拖动两个单元格时，按变化规律填充。填充。仅复制到连续的区域。仅复制到连续的区域。原单元格有公式原单元格有公式当原单元格的公式中引用的地址是相对地址时，填当原单元格的公式中引用的地址是相对地址时，填充到目标单元格后公式会根据单元格位置的改变而充到目标单元格后公式会根据单元格位置的改变而发生改变；绝对单元格地址则保持不变。发生改变；绝对单元格地址则保持不变。28自定义序列自定义序列工具选项自定义序列新序列添加工具选项自定义序列新序列添加29错误信息及其含义错误信息及其含义#：单元格中输入的数据或计算结果的长度超出规定：单元格中输入的数据或计算结果的长度超出规定范围，致使该单元格容纳不下数据。将日期或时间做减法范围，致使该单元格容纳不下数据。将日期或时间做减法时出现负值也会出现这个提示时出现负值也会出现这个提示#VALUE！：在需要数字或逻辑值时却输入了文本数据，导！：在需要数字或逻辑值时却输入了文本数据，导致数据类型不匹配；在需要赋单一数据的运算符或函数时，致数据类型不匹配；在需要赋单一数据的运算符或函数时，却赋给了一个数值区域却赋给了一个数值区域#DIV/O！：除法公式出了问题，应该检查一下除数是否为！：除法公式出了问题，应该检查一下除数是否为0，或者除数是否指向了一个空单元格，或者除数是否指向了一个空单元格#NAME？：这是在公式中使用了？：这是在公式中使用了Excel不能识别的文本而不能识别的文本而产生的错误，也可能是删除了公式中一些正在使用的数据产生的错误，也可能是删除了公式中一些正在使用的数据名称或使用了不存在的数据以及出现拼写错误名称或使用了不存在的数据以及出现拼写错误#N/A：在函数或公式中用到的数值不存在而产生的错误：在函数或公式中用到的数值不存在而产生的错误#REF！：单元格引用无效的结果。比如删除了有其他公！：单元格引用无效的结果。比如删除了有其他公式引用的单元格，或者把移动单元格粘贴到了其他公式引式引用的单元格，或者把移动单元格粘贴到了其他公式引用的单元格中用的单元格中30窗口的冻结、分割与缩放窗口的冻结、分割与缩放1 1、冻结窗口、冻结窗口窗口窗口冻结窗口冻结窗口2 2、分割窗口、分割窗口窗口窗口拆分窗口拆分窗口3 3、缩放窗口、缩放窗口常用工具栏中的缩放控制常用工具栏中的缩放控制要对第要对第1行（列）进行冻结，须选定第行（列）进行冻结，须选定第2行（列）。行（列）。31格式设置格式设置一、单元格格式一、单元格格式数据格式：数据格式：字符：单元格内输入数值型字符（文本）时，可用下列两种字符：单元格内输入数值型字符（文本）时，可用下列两种方法方法加单引号加单引号输入数值后，格式单元格数字文本输入数值后，格式单元格数字文本数值：可设定小数位数，格式单元格数字数值数值：可设定小数位数，格式单元格数字数值日期：格式单元格数字日期日期：格式单元格数字日期时间：格式单元格数字时间时间：格式单元格数字时间在在Excel中，输入数字序列，默认为数值类型；输入中，输入数字序列，默认为数值类型；输入“/”、“”和和“年年”、“月月”、“日日”等分割的数等分割的数字序列，默认为日期；输入字序列，默认为日期；输入“：”默认为时间；输入默认为时间；输入非数字和非分隔符号的其它字符序列，默认为字符序非数字和非分隔符号的其它字符序列，默认为字符序列。列。32在单元格中显示多行文本在单元格中显示多行文本格式格式单元格单元格对齐对齐自动换行自动换行Alt+Enter对齐方式对齐方式分为水平和垂直对齐两种分为水平和垂直对齐两种格式格式单元格单元格对齐对齐数值型、字符型、逻辑型、时间型数据在单元格中数值型、字符型、逻辑型、时间型数据在单元格中默认为右、左、居中、右对齐。默认为右、左、居中、右对齐。图案设置：格式图案设置：格式单元格单元格图案图案保护设置：格式保护设置：格式单元格单元格保护保护33二、设置行高和列宽二、设置行高和列宽格式行行高格式行行高/列列宽列列宽自动调整行高自动调整行高/列宽：格式行最适合的行列宽：格式行最适合的行高高/列最适合的列宽列最适合的列宽标准列宽：格式列标准列宽标准列宽：格式列标准列宽34三、字体、底纹三、字体、底纹35四、文字方向四、文字方向格式单元格对齐方向格式单元格对齐方向36五、数字显示格式的设定五、数字显示格式的设定格式格式单元格单元格选定单元格选定单元格货币样式格式工具栏按钮格式工具栏按钮百分比样式千位分隔样式增加小数位数减少小数位数37六、添加表格边框六、添加表格边框选定选定格式格式单元格单元格边框边框38七、自动套用表格格式七、自动套用表格格式选定选定格式格式自动套用格式自动套用格式39八、条件格式的应用八、条件格式的应用根据设置的条件给出定义的格式根据设置的条件给出定义的格式格式条件格式格式条件格式一次可同时设置三个条件一次可同时设置三个条件40创建图表创建图表一、图表的概念一、图表的概念图表使数据更直观、形象。图表使数据更直观、形象。1、图表类型、图表类型2、数据源、数据源：作图的数据区域。：作图的数据区域。3、图表选项、图表选项：图表中的各个对象。：图表中的各个对象。图表区、图形区、分类轴、图例、背景等。图表区、图形区、分类轴、图例、背景等。4、图表位置、图表位置：嵌入式图、独立图表。：嵌入式图、独立图表。二、创建图表二、创建图表选中数据源选中数据源插入插入图表图表41三、图表的编辑三、图表的编辑1、图表的缩放、移动、复制和删除、图表的缩放、移动、复制和删除2、图表数据的删除、增加和修改、图表数据的删除、增加和修改选中某数据系列选中某数据系列编辑编辑清除清除系列系列嵌入式图表数据添加：将数据直接拖进图表嵌入式图表数据添加：将数据直接拖进图表独立图表数据添加：图表独立图表数据添加：图表 添加数据添加数据423、改变图表类型、改变图表类型 ExcelExcel提供了提供了9 9类二维（平面）图和类二维（平面）图和6 6类三维类三维（立体）图，共（立体）图，共1515类类102102种统计图。种统计图。选定图表选定图表图表图表图表类型图表类型或使用图表工具栏或使用图表工具栏4、添加标题、数据标志、网格线、图例等、添加标题、数据标志、网格线、图例等选定图表，在插入菜单中寻找各项。选定图表，在插入菜单中寻找各项。5、三维图的调整、三维图的调整选定图表选定图表图表图表设置三维视图格式设置三维视图格式43数据管理与数据分析数据管理与数据分析数据引用数据引用不同工作表中单元格的引用：不同工作表中单元格的引用：！不同工作簿中单元格的引用：不同工作簿中单元格的引用：！当被引用信息发生改变时，引用后的信息随之当被引用信息发生改变时，引用后的信息随之改变。改变。44数据排序数据排序排序方向有升序和降序两种。默认排序次序是根据单排序方向有升序和降序两种。默认排序次序是根据单元格的数值而不是格式。元格的数值而不是格式。排序依据：排序依据：数字：按大小数字：按大小符号：字典序符号：字典序文本：按文本：按ASCII码序码序逻辑值：逻辑值：FalseTrue简单排序：用工具栏按钮简单排序：用工具栏按钮复杂排序：数据复杂排序：数据排序（排序（一次排序最多可指定一次排序最多可指定3个关键个关键字，如对字，如对4个以上关键列排序，需多次排序来完成个以上关键列排序，需多次排序来完成）45分类汇总：分类汇总：前提条件是排序前提条件是排序分类汇总：数据分类汇总：数据分类汇总分类汇总分类字段分类字段汇总汇总方式方式清除分类汇总：数据清除分类汇总：数据分类汇总分类汇总全部删除全部删除46数据筛选数据筛选筛选符合条件的记录，不满足条件的记录被隐筛选符合条件的记录，不满足条件的记录被隐藏，并不被删除。藏，并不被删除。分类分类自动筛选自动筛选数据数据筛选筛选自动筛选自动筛选全部、自动筛选前全部、自动筛选前10项、自定义（与、或）项、自定义（与、或）取消筛选：再次选择取消筛选：再次选择“自动筛选自动筛选”高级筛选高级筛选条件值在同行：与条件值在同行：与条件值在不同行：或条件值在不同行：或47数据透视表数据透视表对数据清单从不同的角度进行统计分析，生成对数据清单从不同的角度进行统计分析，生成一个视图。一个视图。数据数据数据透视表数据透视表48工作簿管理工作簿管理工作表之间的切换工作表之间的切换单击工作表标签单击工作表标签在工作簿中选定工作表在工作簿中选定工作表单张工作表单张工作表单击单击Ctrl+PageUp/PageDown两张以上相邻工作表两张以上相邻工作表选定第一个工作表后，按选定第一个工作表后，按Shift再单击最后一个工作表再单击最后一个工作表两张以上不相邻工作表两张以上不相邻工作表选定第一个工作表后，按选定第一个工作表后，按Ctrl再单击下一个工作表再单击下一个工作表选择所有工作表选择所有工作表单击任一工作表标签，右键选定全部工作表单击任一工作表标签，右键选定全部工作表选择了多张工作表后，对其中任何一张工作表的改动都会影响其选择了多张工作表后，对其中任何一张工作表的改动都会影响其它工作表它工作表49插入工作表插入工作表插入工作表插入工作表右键快捷菜单右键快捷菜单删除工作表删除工作表右键快捷菜单右键快捷菜单删除工作表后不能恢复删除工作表后不能恢复50移动或复制工作表移动或复制工作表编辑移动或复制工作表编辑移动或复制工作表拖动（拖动（Ctrl+拖动）拖动）可移动或复制工作表到其它工作簿中可移动或复制工作表到其它工作簿中51重新命名工作表重新命名工作表操作操作格式工作表重命名格式工作表重命名双击工作表标签双击工作表标签右键快捷菜单右键快捷菜单一个工作簿中不允许两个工作表重名，输入的一个工作簿中不允许两个工作表重名，输入的工作表名称不多于工作表名称不多于31个字符，工作表名不能为个字符，工作表名不能为空，名称符合文件名命名规则。空，名称符合文件名命名规则。52数据保护数据保护隐藏隐藏/显示行或列显示行或列保护工作簿：工具选项安全性保护工作簿：工具选项安全性53打印工作表打印工作表页面设置页面设置文件文件页面设置，或者视图页面设置，或者视图页眉页脚页眉页脚打印区域设置打印区域设置文件文件打印区域打印区域设置打印区域设置打印区域54Excel文件与其它文件之间的关系文件与其它文件之间的关系Word表格和表格和Excel表格的互换表格的互换复制粘贴复制粘贴文本文件导入文本文件导入Excel文件打开文本文件类型文件打开文本文件类型数据导入外部数据文本文件数据导入外部数据文本文件数据库文件导入数据库文件导入Excel文件打开数据库文件类型文件打开数据库文件类型55