高效能人士的时间管理-学员.ppt

高效能人士的时间管理高效能人士的时间管理 崔 恒目录第一部分 思维与习惯第二部分 第四代时间管理第三部分 要事为先第四部分 不断更新第一部分 思维与习惯思维定义思维定义思维是什么？不是实际的事物是对事物的诠释或理论行为与态度的根本5成长的三个层次（依赖成长的三个层次（依赖-独立独立-互利）互利）依赖：依赖：围绕“你”这个思维（幼年的经历）需要你照顾我，事情若有差错，我便怪罪你，你要对我的成败负责。（靠别人来完成愿望）独立：独立：着眼于“我”的思维 我可以独立自主对自己负责，我可以自由选择。（靠自己打天下）互利：互利：从“我们”的思维出发我们可以自主、合作、统合综效，共同开创伟大的前程。（群策群力达到成功）6允许外面的影响（情绪、感受、或环境）允许外面的影响（情绪、感受、或环境）来控制他们的回应（反应）来控制他们的回应（反应）消极被动行为消极被动行为刺激刺激受制于人受制于人 回应（反应）回应（反应）7主动积极的人会用最适宜的价值观来选择，他们智慧地运用刺激及回应（反应）的空间、扩展了选择的自由。主动积极行为主动积极行为（自觉）自我意识 想象力 良知 独立意志刺激回应（反应）用价值观做自由的选择主动积极的人具有的三种特质：主动积极的人具有的三种特质：一、依价值观来回应一、依价值观来回应二、为他们自己的行为负责二、为他们自己的行为负责三、重点放在影响范围上三、重点放在影响范围上关注范围关注范围影响影响范围范围一个人的影响范围包括所有一个人的影响范围包括所有他或她可以影响的事情他或她可以影响的事情影响范围影响范围一个人的关注范围包含所有一个人的关注范围包含所有他或她关心的事件在内。他或她关心的事件在内。关注范围关注范围第二部分 第四代时间管理以终为始的含义以人生基本原则为核心确定自己的努力方向整理自己的价值观确定自己的需要和追求点三个基本问题三个基本问题我是谁？我是谁？我该做什么？我该做什么？我该怎么做？我该怎么做？常见的家庭与工作的冲突不能在家照顾孩子而感到内疚不能充分地与家人共度很多时光工作时间过长而错过社会生活收入不能满足期望的生活模式在家庭和工作方面都希望十全十美设法达到总体平衡先问自己以下三个问题？你想使自己的生活达到一种什么样的目的与境界？生活的各个方面达到什么程度，你才满足？当前生活，你如何分配自己的时间？效果的定义效果是我们对某项努力的结果的满意程度“事倍功半”说的是满意程度达到最低：效果不好“事半功倍”说的是满意程度达到最高：效果很好四代时间管理理论的演进第一代理论着重利用便条与备忘录，在忙碌中调配时间与精力。第二代理论强调行事历与日程表，反映出时间管理已注意到规划未来的重要。第三代是目前正流行、讲求优先顺序的观念。也就是依据轻重缓急设定短、中、长期目标，再逐日订定实现目标的计划，将有限的时间、精力加以分配，争取最高的效率。第四代时间管理与以往截然不同之处在于，它根本否定“时间管理”这个名词，主张关键不在于时间管理，而在于个人管理。与其着重于时间与事务的安排，不如把重心放在维持产出与产能的平衡上。第三部分 要事第一要事第一(put first things first)要事第一是通过独立意志的发挥，建立以原则为重心的处事态度，进而达到有效的自我管理。时间管理的概念时间管理的概念时间管理的要义是“选择”正确地做事得到效率用更高的速度做更多的事替代不了做正确的事做正确的事得到效果我的理想与我的现实：为什么做不到？紧急与重要根据新一代个人管理理论，将耗费时间的事务依据急迫性与重要性分为四类。急迫性是指必须立即处理，比方电话铃响了，尽管你正忙得焦头烂额，也不得不放下手边工作去接听。一般说来接电话总要优先于你的私人工作。急迫之事通常都显而易见，推拖不得；也可能较讨好、有趣，却不一定很重要。紧急与重要重要性与目标有关，凡有价值、有利于实现个人目标的就是要事。一般人往往对燃眉之急立即反应，对当务之急却不尽然，所以更需要自制力与主动精神，急所当急。I+重要性MIMIIMIIIMIVU+紧迫性I+U+I+UI U+I U工具：区分时间的重要性和紧迫性工具：区分时间的重要性和紧迫性重要的事：对个人工作生活会产生重大影响的事情。紧迫的事：此刻不做就会给我们带来麻烦的事情。紧迫的事情不一定是重要的事情。工作排量表 哪些事情不用自己去做或干脆放弃不做？为什么？哪件事情有最高的优先级？为什么？你会高兴地执行这个计划吗？为什么？紧急紧急 重要重要 不重要不重要 防患未然 改进产能 建立人际关系 发掘新机会 规划、休闲 繁琐的工作 某些信件 某些电话 浪费时间之事 有趣的活动重要重要与与紧要紧要之区别之区别 危机 急迫的问题 有期限压力的计划 不速之客 某些电话 某些信件与报告 某些会议 必要而不重要的事 受欢迎的活动不紧急不紧急紧急紧急紧急紧急重要重要重要重要不重要不重要不重要不重要 偏重第一类事务，结果 压力 精疲力竭 危机处理 忙于收拾残局不紧急不紧急不紧急不紧急 偏重第三类事务，结果 短视近利 危机处理 被视为巧言令色 轻视目标与计划 缺乏自制力，怪罪他人 人际关系浮泛，甚至破裂紧急紧急紧急紧急重要重要重要重要不重要不重要不重要不重要不紧急不紧急不紧急不紧急紧急紧急紧急紧急重要重要重要重要不重要不重要不重要不重要不紧急不紧急不紧急不紧急偏重第四类事务，结果 全无责任感 工作不保 依赖他人或社会机构维生紧急紧急紧急紧急重要重要重要重要不重要不重要不重要不重要不紧急不紧急不紧急不紧急偏重第二类事务，结果 有远见，有理想 平衡 纪律 自制 少有危机时间管理的重点认清角色，确立目标，分清工作的轻重缓急 工作排量表 哪些事情不用自己去做或干脆放弃不做？为什么？哪件事情有最高的优先级？为什么？你会高兴地执行这个计划吗？为什么？个人管理四步骤确定角色选择目标安排进度逐日调整个人管理四步骤确定角色首先，写下个人认为重要的角色。假若以往不曾认真考虑这个问题，就把这时闪过脑际的角色逐一写下。除了“个人”以外，父母、儿女、职员、老师凡是你愿意定期投入时间精力的，都可以纳入其中。不必想得太严肃，仿佛立下终身职志，只须考虑未来一周中应该扮演的角色即可。个人管理四步骤确定角色一、个人二、丈夫/父亲三、新产品经理四、研究经理五、人事经理六、行政经理七、公司董事长个人管理四步骤确定角色一、个人发展二、妻子三、母亲四、房地产推销员五、主日学老师六、交响乐团董事个人管理四步骤选择目标其次，为每个角色订定未来1周欲达成的2至3个重要成果，列入目标栏中这些短期目标应与使命宣言中的终极目标有所关联，至少有一部分如此。即使不曾写过使命宣言，也可以自己设想每一角色及重要目标。在未来1周的目标中，务必有一些真正重要但不急迫之事。个人管理四步骤安排进度根据上面所列目标，安排未来7天的行程。比方说，目标之一是完成个人使命宣言初稿，那么不妨在周日抽出连续2个小时完成此事。通常星期日(或一周中对你最有意义或最特殊的一天)，正是思考如何提升自我及规划一周行事的最佳时刻。再比方，锻炼身体是你的目标，那么不妨安排3至4天，每天运动1小时。有些目标可能必须在办公时间完成，有些得在全家共聚一堂时实现。个人管理四步骤安排进度每个目标都可当做某一天的第一要务，更理想的是当做特殊的约会，全力以赴。对本年度或1个月内已定的约会则一一检讨，凡是符合个人目标的加以保留，否则便取消或更改时间。左下角的方格是“精益求精”栏，提醒你定期就身体、心智、精神、社会情感四个层面，来检讨追求人生目标后的情况。个人管理四步骤安排进度经过一番规划，这张“一周行事历”中，居然还留有不少空白。足以应付突发事件，调整工作日程，建立人际关系，或偷得浮生半日闲。由于一切都在个人掌握之中，便无须瞻前顾后。个人管理四步骤逐日调整每天早晨依据行事历，安排一天的大小事务。第三代理论强调的逐日计划行事，在此可以派上用场，使事情井然有序，不致因小失大。时间管理的工具时间管理的工具Stephen Covey 的日计划表一一三三四四五五六六日日二二时间管理工具每日计划时间表必须做的事情1.2.3.4.应该做的事情1.2.3.4.能够做的事情1.2.3.4.时间的加减乘除：找出隐藏时间：减少无谓的时间浪费：提高工作成效：根除浪费时间习惯时间的加法1、善于利用等候的时间2、创造时间区人的平均生命是72岁，工作占你人生到底有多少？睡觉 21 旅游 6工作 14 排队 5个人卫生7 学习 4吃饭 6 开会 3电话 2 找东西 1时间的减法五分钟思考法五分钟思考法分钟：决定目标及课题分钟：思考的扩张及探求分钟：整理思路，定出方法时间的乘法）物尽其所，物归原处。）建立有效的工作环境。）有效的文件处理。时间的除法时间的死敌拖延对付拖延的方法当机立断时间窃贼分析 人为因素人为因素造成的时间障碍 管理因素管理因素造成的时间障碍 环境因素环境因素造成的时间障碍【小组讨论】你知道你身边的时间窃贼吗，找出他们！1.企图做的太多2.安排紊乱：桌子上的东西杂乱无章3.不会说：“不”4.缺乏自我约束能力5.做事经常拖延，犹豫不决6.工作时过多地和别人拉家常人为因素人为因素造成的时间障碍造成的时间障碍1.危机管理：缺乏优先处理。2.缺乏目标，计划。3.无效的委派。4.员工未受训。5.缺乏交流或交流不清。6.责权混乱。7.缺乏控制，进展报告。8.不会倾听。管理因素管理因素造成的时间障碍造成的时间障碍1.电话打断。2.不速之客的拜访。3.会议。4.内容不全或延误的信息。5.过多的文件工作。6.繁杂，拖拉的办事程序，过多的阅读工作。7.人员不足或者人员过多。8.嘈杂环境导致注意力不集中。环境因素环境因素造成的时间障碍造成的时间障碍谋杀时间的凶手谋杀时间的凶手1没有日程计划。有没有日程计划，决定了你这一天是主动地生活，还是被动地回应外界环境。如果你没有规划时间，那么你对时间的使用便无效率可言。你的时间变成一块蛋糕，谁来了都可以分上一块，你不控制自己的时间，别人就会来控制它。你把方向盘的操纵权让给了别人，或者信马由缰，虽然你在努力工作不断前进，却有可能走上了错误的方向，成天忙忙碌碌地做些没有意义的事情，不但浪费了时间，还浪费了精力。谋杀时间的凶手谋杀时间的凶手2生活失去平衡。我们的生活由七个不可或缺的部分构成：健康、家庭、金钱、知识、社交、事业、精神。我们不需要把每天的时间均分给它们，但要保证每一项都得到充足的时间，维持生活的平衡。如果长期忽视某个部分，不对它投入时间，生活就会失衡，其他的各项将受干扰，致使我们无法取得成功。谋杀时间的凶手谋杀时间的凶手3桌面杂乱。研究表明，桌面杂乱的人平均每天要花一个半钟头找东西或因此走神。一个半钟头，听起来不可想象，但确实是这么多。这儿多花几分钟，那么多花几分钟，嘀嘀答答，就像漏水的水龙头的一样，积少成多，每天漏去大把时间。效率高的人，桌面和工作间一般是很整洁的，这样他们就给把精力集中到今天的工作重点上，不会被触目所及杂乱无章的东西分神，而且能很快找到所要的东西。谋杀时间的凶手谋杀时间的凶手4睡眠不足。我们常常抱怨精力不足。我们每天的睡眠时间通常一样，但睡眠的质量并不一致。白天压力过大，常使我们成晚睡不着。这会使人陷入恶性循环：精力不足，无法完成工作，压力加大，晚上睡不着，精力更加不足。要跳出这个循环，首先要规划好自己的时间，提高白天工作的效率，提高成就感，减轻压力；其次，要有意识地进行自我心理调适，缓解焦虑不安的心理。谋杀时间的凶手谋杀时间的凶手5不吃午饭。许多人不吃午饭，把午休时间用来工作，期望取得更大成效。这样做往往适得其反。在午休时间工作也许是有效率的，但吃午饭能使工作效率更高。哪怕短短15 分钟的午饭和休息，也能使我们精力充沛地重新投入工作。想一想“磨刀不误砍柴功”这句老话就明白了。时间管理的学习点：时间管理的学习点：我必须把握我自己的生活我必须把握我自己的生活我必须知道自己到底要什么我必须知道自己到底要什么我必须明确自己的为人处世的标准我必须明确自己的为人处世的标准我必须学会自己管理自己我必须学会自己管理自己调整我们的心态调整我们的心态明确我们的追求明确我们的追求有效利用我们的时间有效利用我们的时间高效能人士的时间管理高效能人士的时间管理知道自己的追求知道自己的追求明白自己的价值观明白自己的价值观了解自己的关键人际关系和角色了解自己的关键人际关系和角色把眼光放在最该做的事情上把眼光放在最该做的事情上保持产能和产出的平衡保持产能和产出的平衡对自己的生活持续保持开心快乐的对自己的生活持续保持开心快乐的内在和外在状态内在和外在状态职业人士的时间管理职业人士的时间管理时间管理工具时间管理工具内容1.甘特图2.工作计划表3.“不处理”清单4.索引卡即时贴法5.盘点法6.名片整理法 亨利.甘特表明表明:强调强调:20世纪提出的图表系统法,后以他的名字来命名的管理图表,它被认为是管理工作上的一次革命,社会历史学家视为 20世纪最重要的社会发明世纪最重要的社会发明工作计划中各“事件”之间在时间上的相互关系时间和成本在计划和控制中的重要性1、甘特图甘特图甘特图(Gantt chart)(Gantt chart)是本世纪初由亨利甘特开发的,内在思想简单,基本是一条线条图,横轴表示时间,纵轴表示活动(项目),线条表示在整个期间上计划和实际的活动完成情况.它直观地表明任务计划在什么时候进行,及实际进展与计划要求的对比.管理者由此极为便利地弄清一项任务(项目)还剩下哪些工作要做,并可评估工作是提前还是滞后,亦或正常进行.是一种理想的控制工具.甘特图简介甘特图简介甘特的思想甘特的思想甘特的贡献甘特的贡献 把总的计划目标看成把总的计划目标看成 人们能够了解和执行的,具有相互关系的一系列计划或各项事件。体现一个既简单又基本的控制原理体现一个既简单又基本的控制原理从计划中选取关键内容并予以密切注视。ABCDE任务一月 二月 三月 四月 五月 六月 七月甘特图ABCDE任务一月 二月 三月 四月 五月 六月 七月213457986.带有分项目的甘特图ABCDE任务261345798一月 二月 三月 四月 五月 六月 七月.带有分项目和分项目网络的甘特图甘特图NO任务名称持续时间担当人员1测量阶段40天a进行培训4天胡伟b完成测量系统分析3天张兵c收集数据30天李小兵等d分析过程现状 3天李小兵2分析阶段9天李小兵等a图示数据2天李小兵等10203010 2030102030九月十月十一月d制订改进计划 3天a实验设计1天项目组成员王刚等b进行试验15天小组成员3改善阶段16天4控制阶段长期a操作程序标准化3天李林b统计过程控制长期生产线人员b分析数据2天李小兵等c确认关键的Xs 2天项目组成员2、工作计划表列出一列出一张工作工作计划表，划表，应该包括以下各包括以下各类：确立工作目标；注明工作目标的排序；描述完成目标的各种途径；选定最佳人选；将最佳途径转化成月/周/日的工作事项；编排月/周/日的工作次序并加以执行；目的：明确工作目目的：明确工作目标，清晰目，清晰目标排序，排序，时间期限期限压力。力。3 3、“不处理不处理”清单清单列出一张“不处理”清单，应该包括以下各类：低优先度的项目。除非你已完成所有更高优先度的事可以合理授权给其它人的任何事其它人所提的不适当或欠思虑的工作要求任何即使忽略也不会有什么不良后果的差事所有你替其他人做，但其实应该是他自己该做的事目的：计算可节省时间、减轻压力，感觉被“释放”4 4、索引卡即时贴法、索引卡即时贴法方法将每一项工作写在一张索引卡片上把卡片摊在平面上根据重要性或必要性排出顺序好处直观，易于调整5 5、盘点法盘点法检讨每天所做的事，获得经验教训，检讨每天所做的事，获得经验教训，将其应用于未来。将其应用于未来。重点是评估每天活动的相对生产力。重点是评估每天活动的相对生产力。关注结果而非价值。关注结果而非价值。运用回馈协助行为改变。运用回馈协助行为改变。6 6、名片整理法、名片整理法分成工作、公司等几个项目来整理名片。分成工作、公司等几个项目来整理名片。整理名片时，不要把名片放在名片盒里，要放在整理名片时，不要把名片放在名片盒里，要放在名片簿中，这样较容易翻阅找寻。名片簿中，这样较容易翻阅找寻。立刻在收到的名片上写立刻在收到的名片上写“当事人当事人”的资料。的资料。与公司主管会面时，在对方名片上书写秘书小姐与公司主管会面时，在对方名片上书写秘书小姐的芳名。的芳名。名片上除名片上除“个人资料外个人资料外”，另记录其他资料以加，另记录其他资料以加深印象。深印象。方程式“被动”性的工作（）是指沿用旧的方法去处理的工作每天的例行任务。“主动”性的工作（）是指针对旧的工作任务使用改变了的做法谋求更佳成绩。“突破”性的工作（）包括任何惯性工作之外的职业行为。我们应做这样几件事情1 计算我们的时间，像一个吝啬的守财奴一样，清点自己的财富；2 了解自己的模式，用流水帐记录每一笔时间支出；3 保护我们的时间，找出生活中的时间小偷，把它们拒之门外；4 投资我们的时间，找出可以令时间增值的机会。第四部分 不断更新不断更新不断更新 锯用久了会变钝，锯齿不再能锯断木头。人也需要不断从生理、心智、心灵、社交情感四个方面提高自己并平衡发展，才能更好地加强所有习惯的有效性，以百倍的信心迎接工作和生活的挑战。不断更新的4方面生理生理(身体身体)更新更新:我们通过适当的营养、运动、休息及压力管理来强化身体，包括：掌握自己的健康现状例行的运动持续适合自己的运动一以蔬菜、水果、谷类等饮食为主（健康食品）用正向方法来舒缓压力得到好的睡眠和休息良好的生活习惯对健康有长期的贡献不断更新的4方面心灵心灵(精神精神)更新更新心灵活动提升启发我们，它帮助我们发现及了解我们的使命及目标。它强化我们对使命及价值观的认同。包括：创造、检视及改善你的使命宣言看、听、观察自然世界阅读文学巨著（能独特地解释不变真理的作品就是巨著）读自传（这些伟人是心灵价值上的良好示范）欣赏音乐及艺术（伟大的音乐及艺术是心灵价值最纯洁的表现）建立正直的人格培养丰富的个人生活不断更新的4方面心智更新：心智更新：当例行活动变得一成不变或缺乏挑战时,我们的心智会变得迟钝,学习新事物能使我们更进步,由不断挑战的心智中,我们发现自己增加了解决和面对问题的能力。包括：读书（书能开放和扩展心智）、写日记培养嗜好（许多嗜好可以刺激脑力，放松及成就自我）收集名人名言录（伟大人物的情操可以振奋我们的心智）持续进修（对心智帮助巨大）倾听令人振奋的音乐（许多作曲家的经典作品可以陶冶心智）写诗或写作（能够以独特的方式表达自我）不断更新的4方面社交情感更新与新人接触及深化现有的人际关系让我们强化社交面向,在别人的情感帐户上存款，可以发展社交情感面向，包括：参加聚会、保持沟通、倾听了解、当你的情感帐户发生提款时诚挚的道歉建立新的友谊，开放自我以及扩大友谊的范围珍惜人际关系的差异，寻求集思广益的机会从事创意活动及服务，协助他人提高自觉及对别人的体贴、关心培养家庭关系，包括所有的亲人（兄弟、姐妹、父母、祖父母等）不断更新的4方面每日持续改变才能不断更新更新是一种原则及过程，它更新是一种原则及过程，它让我们在向上的螺旋中成长、让我们在向上的螺旋中成长、改变、不断进步。改变、不断进步。更新是人生的历程，我们因例行的小步骤进展，有时，甚至因为思维的改变而前进一大步，其他时候，我们也许因与每天的挑战奋斗而略走下坡路。我们最为担心的不是我们弱小，我们最为担心的不是我们弱小，我们所真正担心的是我们的强大，我们所真正担心的是我们的强大，不可匹敌；事实上我们最为害怕不可匹敌；事实上我们最为害怕的不是我们面临的黑暗，而是我的不是我们面临的黑暗，而是我们面临的光明。们面临的光明。