《企业公司管理制度》行政后勤管理制度.doc

目 录一、 会议及报表提交管理制度-2二、 文书管理制度-3三、 印章管理细则-4四、 档案管理制度-6五、 图书管理制度-11六、 差旅管理制度-12七、 招待费管理办法-14八、 司机车辆管理细则-15九、 电话费管理办法-19十、 门卫管理制度-20十一、 物资采购管理制度-21十二、 劳保用品管理管理制度-23十三、 食堂管理制度-25十四、 员工宿舍管理制度-28十五、 保洁工作管理制度-31十六、 消毒间管理制度-32十七、 附则-33一、 会议及报表提交管理制度（一）、目的： 为加强会议管理，提高会议工作效率，及时了解各部门及各分场的具体情况，特制订本制度。（二）、会议分类：公司会议分行政会议、业务会议、场部会议、部门会议、班组会议和专题会议。除专题会议外，公司实行例会制，即由相关负责人定期召开会议，做好工作总结及计划。（三）、会议记录：公司各级会议，必须由会议召集人指定专人进行会议记录。（四）、会议通知：确定会议名称、时间、地点、内容，参加人员后，于会议期前一天，以会议通知单形式发文将会议各事项通知与会人。（五）、会议准备：与会人员接会议通知单后，须仔细阅读会议各事项，准备有关资料，确保会议高效进行、讨论充分，并形成决议。（六）、会场布置：会议召集人须安排专人提前打扫会场卫生，备齐会议所需物品及器材。（七）、会议纪律：会议召集人应提前十分钟到会，参会人员应提前五分钟到会。重要会议应关闭手机、呼机，不得随意走动、喧哗。（八）、会议简报：开会人员会前需填写工作进程汇报表，公司、部门级会议，办公室须根据会议记录，会后进行整理打印(格式附后)，请主管审核签字后分发各与会人员，相关部门抄呈有关领导。（十）、会议追踪：根据会议形成的决议和确定须完成的事项，召集人会后要进行检查追踪、及时督查督办，并将结果上报有关领导。（十一）、文件及报表上传：为加强管理，各部门及各场需及时、认真、如实填报相关文件及报表。此文件及报表需由各部门负责人及各分场场长签出具体意见后方能上报（每推迟一天扣责任人工资20元）。具体划分情况如下：机构上报内容上报时间上报对象负责人各分场物资采购计划每月26日前生技部经理场长综合部物资采购计划每月26日前生技部经理综合部负责人各分场周、月生产报表周一或每月2日前生技部统计场长生技部周、月生产报表周二或每月5日前总经理统计营销部销售周、月报表周一或每月28日前总经理、副总经理销售内勤各分场月工资表每月6日前人事文员办公室各分场月、半年、全年工作总结综合部经理场长分公司各部门月、半年、全年工作总结总经理各部门负责人分场场长各分场单项活动方案活动开展前七天总经理场长各部门单项活动方案活动开展前七天总经理各部门负责人（十二）、附表：工作进程汇报表、湖南美神育种有限公司 月份工作计划表、湖南唐人神育种有限公司 月份工作计划表二、 文书管理制度（一）、目的：为加强管理，节约管理成本，提高办文速度和发文质量，使公司文件处理工作规范化、制度化，特制度本文书制度（二）、文印室管理规定：1、 公司的文件，有打印必要时方予打印。内部递传的简单请示报告或其他不需打印的文件，一般不予打印。2、 公司发文，需由起草人定稿抄正，经有批准发文权的领导签字同意后方准打印。一般文件的打印、复印、传真，须经所在部门负责人签字同意后才予办理；部门经理不在时，可经办公室主任同意后办理。3、 私人资料，不得在公司打印、复印或用公司传真机递送，以免影响公司的正常工作。4、 文印室工作人员应认真做好本职工作，按时完成任务。对收到的文件资料，应及时给有关部门、人员送发，或及时通知有关人员到文印室来拿取回，不得延误。5、 文印室人员应树立严格的保密观念，不得随意将打印、复印或传真资料中有关商业秘密或公司管理中须保密的事项透露给他人，不得截留任何文件。6、 文印室对送来打印、复印、传真的文件资料，应做好登记，并在月终作统计核算。属业务部门的，由各部门承担费用；属行政、管理部门的，统一归列行政开支。7、 文印室工作人员初次违反上述规定的，给予批评或处50元以上罚款，屡教不改或给公司造成不良的社会影响或较大经济损失的，处50元以上罚款直至辞退。（三）、文件收发规定：1、 公司的文件由办公室负责起草和审核，公司总经理签发；公司本部各部门的文件由各部门负责起草办公室审核，总经理签发。2、 文件签发后，送办公室统一安排打字，打印后送回起草部门校对，校对无误方能复印、盖章。3、 文件和原稿，由办公室分类归档，保存备查。4、 属于秘密的文件，核稿人应该注明"秘密"字样，并确定报送范围。秘密文件按保密规定，由专人印制、报送。5、 文件统一由办公室负责发送。送件人应将文件内容、报送日期、部门、接件人等事项登记清楚，并向文件签发人报告报送结果。秘密文件和由专人按核定的范围报送。6、 外来的文件由办公室专人负责签收，并分类登记。由办公室主任提出处理意见后，签收人应于接件当日即按文件的要求报送给有关部门，不得积压迟误，属急件的，应在接件后即时报送。7、 传阅文件由办公室专人负责收回，对领导指示的文件，办公室应及时组织传达和落实。（四）、附表：打印登记表复印登记表、传真登记表三、 印章管理细则（一）、目的：为加强管理，防范风险，确保公司用印安全，特制定本管理办法。（二）、本规定所指的公司印章包含的范围为：1、 公司行政章2、 公司合同专用章3、 公司财务专用章、发票专用章4、 公司法定代表人的银行预留印章及行政章5、 公司职能部门章（三）、印章的保管1、 公司行政章、公司合同专用章由行政部文员保管。2、 公司财务专用章、发票专用章由财务部负责人保管。3、 法定代表人的银行预留印鉴章及个人私章由本人保管。4、 公司职能部门章由各部门负责人保管。（四）、印章的使用范围1、 公司行政章的使用范围： 公司印发的公文。 以公司名义对外报送的各类文书、报表。 公司开具的介绍信； 公司对外开具的各类证明。 确需使用公司行政章的其它情形。2、 公司合同专用的使用范围：公司总部在经营行为中所签订的合同和劳动合同。3、 法定代表人的银行预留印章只用于银行结算票据。4、 公司财务专用章的使用范围：银行结算票据及在经营活动中往来单位要求加盖财务专用章的有关经济事项。5、 发票专用章只用于销售发票。6、 法定代表人行政章的使用范围：公司须由法定代表人签署意见的相关资料和文件。7、 公司职能部门章用于部门之间、部门与分公司之间的工作函件及一般性对外联络员。部门章不得用于对外签订合同或协议。（五）、用印审批程序及权限1、 公司行政章的用印审批程序及权限： 以公司名义发文发函的，凭已审批的发文（函）审批表到行政文员处登记用印；部门经理对用印内容审核并签字同意； 其它用印需总经理或副总经理在“用印登记表”上签字，行政文员方可执行 。2、 公司合同专用章的用印审批程序： 用印人拟订合同文本； 合同经总经理或副总经理指定代理人签字方可盖章。3、 公司财务专用章、发票专用章、公司法定代表人的银行预留印鉴章根据公司财务管理制度所规定的用印管理程序执行。4、 法定代表人行政章由法定代表人批准用印。（六）、用印方法1、 公司用印应盖在文件下面，盖在落款单位或时间上。2、 盖印文件必要时应盖骑缝印。（七）、用印文件资料的保管存盘1、 使用印章除进行登记外，印章保管人须将用印文件资料复印件存盘，用印申请人也应妥善保管原件，作为部门重要资料存盘；有存根联的，印章保管人还应保管好存根联。2、 使用了财务专用章、法定代表人银行预留印鉴章的银行结算票据，由财务部专人留存银行回单；加盖发票专用章的销售发票由财务部人留存存根联；需加盖财务专用章或法定代表人行政章的财务资料由财务部负责保留底稿；其它需加盖法定代表人行政章的由申请用印部门负责保留底稿。3、 公司印章保管人及各部门负责档案管理的人员应在年底审计结束后将上一年度的用印文件资料交行政部档案管理人员汇总。（八）、印章的责任承担1、保管不善： 印章保管人将印章保存在适当的地方，由于办公室被盗等不可遇见的原因而使印章遗失可不承担责任；但必须在发现的一小时内及时申报，愈期不报造成的损失由保管人员负责。 印章保管人在携带印章外出使用时不论何种原因均应承担保管不善的相应责任。 印章保管人由由于保管不善而被他人偷盖印章者，保管人和盖印人均承担相应责任。2、 擅自使用： 经批准、不按程序擅自使用印章未给公司造成不良后果者，公司将立即辞退。 擅自使用印章出现不良后果，由用印人和印章保管人承担相应责任。3、 审核、审批不当： 用印审批人超权限审批而出现的不良后果，由批准用印人承担主要责任。 因部门经理在用印申请中审核不严，造成用印出现不良后果，部门经经理承担主要责任，用印的最后批准人承担次要责任。 用印申请人弄虚作假骗取用印，造成审核、审批不当的，对用印申请人立即予以开除；出现经济损失的还要追究用印申请人的经济赔偿责任。（九）、附表：用印登记表四、 档案管理制度（一）、档案管理原则：齐全、真实、有效、完整、共享（二）、档案管理人员职责：1、 熟悉档案管理规定，按规定搞好档案的收集、分类、整理、归档、立卷、装订、借阅、移交等工作。2、 了解本部门的工作内容，掌握本部门文件材料的归档范围。3、 对本部门或分场承办的文件材料及时收集归卷，每年2月底前应将归档文件材料归档完毕，并向档案室办好交接签收手续。4、 承办人员查阅文件材料时，应积极地提供利用，做好服务工作，并办理查阅文件材料登记手续。5、 严格遵守保密工作制度，凡涉及公司尚未公开、不宜公开或管理、商业、技术等方面的文件资料必须保密。6、 档案的分类以易于整理、便于查找为原则。7、 定期对文件进行整理，并分类归档，编写档案卷内目录。8、 定期（至少每月一次）对文件调整归档，防止文件漏存、丢失或重复。（三）、档案收集1、 档案收集范围A、 外部文件资料： 关政府部门、行政事业管理部门、上级机关等来文；例如：外经贸部（厅）、政府部门、工商行政事业单位、税务局、海关、检验部门等的通知、批文、新法律法规 总公司对我司的往来文件资料；其他各分公司、各分场等往来文件资料 其它外部企业有关往来的文件资料；×××企业的情况介绍 营销客户档案资料；×××客户基本资料 采购客户档案资料；×××提供原材料客户基本资料 其它与公司有业务往来的单位资料；湖南美神育种有限公司与×××进行×××合作资料 工商年检及各类年检的资料；×××年检报告书、×××税务年检审核表格B、 公司文件资料： 及各种简报的资料：会议纪录（要）、有关领导的讲话；×××省领导来公司参观指导工作的会议纪要、×××年工作总结（计划）会议纪要、×××领导在×××会议上讲话 公司的各种正式行文：执行文件、对外行文、人事任免文件；关于印发×××的通知、关于×××请示、关于×××同志任免通知 各种工作规划、计划、总结、预算方案；×××年×××部门（分场）工作计划（总结）、×××年×××部门（分场）×××预算方案（工作规划） 各种规章制度、实施细则、工作条例、章程；×××实施细则、×××办法 签订的各种合同、协议（包含分场）；购销合同、商务合同、技术服务合同、技术咨询合同 公司的各种证照（包含分场）及基础资料；企业法人营业执照、组织机构代码证、税务登记证、统计证 固定资产费用申请表、呈批件；关于发放×××费用的请示、关于购置车辆保险的请示 公司的基建档案资料；工程建设合同、基建项目概预（结）算书、勘察设计报告、项目可行性报告、会议纪要、向相关部门发出的报告请示及相关部门下发的批示批复2、 档案收集处理： 部门收集整理、行政部统一存档管理文件材料制度。凡本公司缮印发出的公文（含定稿、发文纸、拟稿件）由行政部（分场）文员统一收集管理。 公司对外行文、执行文件、人事任免文件、呈批件在收集处理过程中要保证编号的连续性，原则上不得漏号、错号，若有漏号、错号的要注明原因。 一项工作由几个部门参与办理，在工作活动中形成的文件材料，由主办部门文员（或负责档案管理人员）收集归卷。3、 归档时间要求： 文件材料归档按年度立卷。行政部应在每年4月底前将公司归档的资料进行立卷归档. 各职能部门必须在每年2月底前将所有的资料归档后交行政部，要求归档的资料必须是原件（除特殊情况外）。 种苗产业部各部门、分场每年2月底向种苗产业部行政部移交档案资料内容有：分场移交种苗产业部行政部的档案资料有：分场拟稿印发的对外行文、分场拟稿下发的执行文件、分场拟稿下发的人事任免文件、分场呈批件（固定资产费用申请表）、分场签订的合同（协议）、分场房屋产权证（国有土地使用证）、分场外来文件资料、分场基建类档案资料、科技类等；财务档案及人事劳资档案移交财务部和人力资源部。种苗产业部各部门需移交的档案资料有：外来文件、呈批件（固定资产费用申请单）、各种证照、合同（协议）、会议纪要等。4、 档案立卷5、 档案立卷分类： 按年度及保存价值分为：短期保存（3年）、长期保存（5-15年）、永久保存（15年以上）； 按文书处理的要求分为：行政管理类（外来文件、执行文件、对外行文、呈批件、固定资产费用申请表、人事任免文件、合同协议、工作计划总结、会议记录、制度法规、其它文件资料）；人事劳资类（员工花名册、工资报表、职务调配审批表、员工转正考评表等）；财务类（财务审计报告、资产负债表、损益表等）；科技类（与生产技术相关的资料）；营销类（营销客户档案资料、采购客户档案资料等）；基建类（工程建设或维修项目的报告、批文、合同、预算等资料）；声像类（录音带、照片、刻录光盘等） 归档的文件材料种类、份数、编号以及每份文件的页数均应齐全完整。 卷内文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在请示之后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成规律或特点，应保持文件之间的密切联系进行系统的排列。 卷内文件材料应按排列顺序，依次编写页号。装订的案卷应统一在有文字的每页材料正面的右上角编写页号。 案卷封面，应逐项按规定用钢笔书写，字迹要工整、清晰。 案卷的装订前，卷内文件材料要去掉金属物，对破坏的文件材料应按裱糊技术要求托裱，案卷应用三孔一线封底打活结的方法装订。 行政部应对档案资料的管理工作每季度不定期进行一次以上检查。6、 档案查阅 查阅档案资料由查阅人填写种苗产业部查阅档案资料申请单，由部门经理签字，经行政部经理（分场办公室主任）同意后，方可进行查阅，若需经总经理室批准的，需经总经理室相关副总或总经理同意方可查阅。 需经总经理室批准方可查阅的档案资料有：A、属公司与其它单位的合作重要的合同协议；B、人事薪酬资料；C、财务、审计资料；D、关键生产技术相关资料（如饲料配方、关键饲养技术等）；E、营销（采购）客户档案资料； 行政部档案员应对公司员工查阅档案资料进行登记。 查阅档案人员必须遵守有关保密规定，对关系到公司机密的资料，查阅人不得随意复印或对外泄露。 查、借阅档案人员必须爱护档案，借阅过程中不准私自拆卷、涂改、剪页、水湿、烟烧、撕毁。归还档案时，档案员应当场对档案进行查验，以维护档案的完整性和严肃性。7、 档案销毁:档案超过所定的保存期限或失去了保存价值的文件资料由档案员填写档案销毁单经行政部经理核实报总经理室批准后方可销毁。8、 附件 种苗产业部档案保存期限表 卷内文件目录 种苗产业部查阅档案资料申请单 种苗产业部查阅档案资料登记表 种苗产业部档案销毁清单种苗产业部查阅档案资料登记簿 日 期部 门查 阅 内 容批准人查阅人备 注种苗产业部查阅档案资料申请单日 期部 门备注查阅内容申请人部门经理签 字行 政 部经理签字种苗产业部查阅档案资料申请单日 期部 门备注查阅内容申请人部门经理签 字行 政 部经理签字种苗产业部档案销毁清单部门日期序号文件编号题 名类 别份 数备 注五、 图书管理制度（一）、目的：公司购置图书的目的，在于为公司经营业务研究提供资料以及提高员工的素质。（二）、范围：本公司图书的购进、保管、整理、外借与归还等管理业务均按本制度办理。（三）、购买：购买图书由各部门负责人先填写“购买图书计划单”，呈总经理室审批后，由填单部门相关人员购买。（四）、办理入库手续：根据所填写的“购买图书计划单”，并需到财务报销图书书款的，必须先到行政部办理图书入库手续。（五）、整理与编号：凡新购进的图书进行分类整理与编号（贴上标签，并注明购入时间、著作名称、作者姓名、出版社名称、出版年月、页数、价格以及必要的项目）。（六）、加盖印章：所有图书都必须在封面、目录和第一页上，加盖公司印章。（七）、图书的借阅：图书只借给本公司员工，一律不得转借其他人。（八）、心欲借阅书籍或杂志者，应向管理人员登记并取书。（九）、所借杂志应在两周内归还，书籍在一个月内归还；逾期者不续借。（十）、每人每次限借书籍或杂志限制三本，期限已至而未归还者，应承担一定责任，可进行适当罚款（按0.5元/天每一本书交纳违约金）。（十一）、对于所借书籍与杂志应妥善保管，如有遗失或严重损坏等情形，须照价赔偿。（十二）、离职时，必须还清所借书籍、杂志，否则财务不办理结算。（十三）、附：图书目录、图书借阅登记表、购买图书计划单六、 差旅管理制度（一）、目的：为员工出差提供生活开销指导标准，规范公司管理（二）、适用范围：为公司指派或因工作需要而申请的各类公务出差。（三）、出差申报程序：1、 员工按公司业务开展安排，于出差前2天填报“出差审批表”和“出差行程计划”，按审批权限表给相关负责人审批。2、 审批权限如下：分类直接主管副总经理总经理普通员工审批/主管核审批部门经理/审批副总经理/审批总经理说明：各分场总经理视同分公司副总经理3、 出差人员凭审批后的“出差申请表”到财务部借支，并分别将“出差审批表”“出差行程计划”办公室暂存。（四）、差旅费标准差旅费（包干）补助表档次级 别地 区一般地区三类地区特区湘阴、平江汩罗一普通职员（含正式、临时员工）6575852010二主管901101302010三部门经理、副经理1101201402010四副总经理1401501802010五总经理1601702002010备注：三类地区是指：内蒙、新疆、甘肃、吉林、黑龙江、北京、上海、广东、四川。特区是指：深圳、汕头、广州、珠海、厦门。1、 助说明：差旅费含“出差地点的住宿、伙食及当地的交通费用”，市内交通补助10%，伙食40%，住宿50%。带车出差扣10%补助费；住宿发票扣50%补助（一天以内往返除外），车费只报出发地点的市内交通费、火车票、长途汽车票，（即往返车费按出发地点到目的地的区间车费实报），目的地市内交通费不报（已包括在10%的市内交通费里面）。2、 到分公司所在地出差，只报往返车票，不报其它差旅费。3、 种公司营销部经理、技术总监出差按80元/天包干，到达地、县时车费按25元/天包干；其余业务人员按当年的营销管理办法执行。（五）、销差说明1、 出差结束，需在第一时间（下班时间除外）到公司办公室办理销差手续。2、 出差人员返回公司后需填写“出差行程总结”，并将出差前的计划与总结连同经综合部或办公室销差认可的“出差审批表“交直接主管。3、 上述表格经出差前“批”级领导审批后，在“出差审批表”签注实际差旅报销费用标准后到财务部办理报销手续。（六）、交通工具1、 总经理、副总经理。可乘坐火车硬卧、轮船二、三等舱及其他交通工具，经总裁批准可乘坐飞机（普舱），若购不到应享有的票位等级，无差额补贴。2、 部门经理、副经理。可乘坐火车硬卧、轮船三等舱及其他交通工具，交通费按实报销，若购不到应享有的票位等级，无差额补贴。3、 其他人员，可乘坐火车硬座，轮船四等舱，白天乘火车超过10小时，夜晚乘车超过6小时可购买火车硬卧。（七）、报销规定1、 不同职级人员一道出差，按职级高的标准执行。2、 出差时间及地区计算。出差必须以派差单为依据，报账必须提供住宿发票，无住宿发票不享受50%的出差补助。3、 往返者（不住宿）按一天标准补助（但扣除50%的住宿费），在外留宿者，回公司的当天，按半天标准补助。4、 旅费报销单只适应于车船费、住宿费和出差补贴。出差人员按费用明细表分类填写，要求注明路线，起止地点、路途及住宿时间。同时要求报销人当天整理好发票并填写明细表，以免差错。5、 当次出差时间超过一个月以上者，即由出差补助改为住勤补助，从超过日起按同级出差标准的20%报销。6、 员工被指派护理病人的补助标准：如在本地区护理病人，超过吃饭时间，可报误餐费，如需加班，报总经理批准。在外地医院护理人，可凭来回车票，当地（医疗）招待所发票按出差补贴标准报销。7、 各部门应严格遵循派差制度；由总经理签发派差单。8、 分居两地的员工（500元距离），家在外地未结婚的员工，每年（结婚后四年）可报销一次探亲路费，标准为火车硬座，轮船四等舱。9、 一般行政管理人员在本市屈原区内办事，不享受上述标准，而是按每月额定的交通费标准报销；未包干人员到汩罗、屈原出差报销车费时需注时注明日期、事由等。（包干标准如下，具体的人员则见每年修订的差旅管理制度）人员报销标准50（八）、附表：出差审批表、出差行程计划、出差行程总结七、 招待费管理办法（一）、目的：为控制非生产性费用开支，降低企业生产成本，特制订本管理办法。（二）、招待费标准（具体责任人则见每年度修订的招待费管理办法）单位岗位名称姓名月标准（元）说明分公司总经理2000副总经理800管营销副总经理200部门经理80营销部经理500营销部文员200买烟小计3940种公司场长1660包括食堂用餮餐公司场长400合计6000（三）、招待费报销规定1、 招待费包括食堂用餮餐、及在外招待的费用。2、 为控制非生产性费用开支，降低企业生产成本，对招待费采用专人管理、专人负责的原则。每位责任人招待费用根据年初制定的标准报销，超过标准的由指定责任人负责，但可全年平衡。3、 招待费根据不同级别的报销标准，由当事人持本人当月招待费发票经总经理批准后到财务部报账。八、 司机车辆管理细则为了使本公司的车辆更好地服务于领导和公司经营工作产、供、销；增强司机的责任感，强化司机的安全意识，提高办事效率和服务质量，降低各项费用和开支，特制定本细则。（一）、司机守则：1、 服从行政部统一调度，坚持见审批后的派车单出车。2、 遵守劳动纪律，不迟到、不早退、不旷工、坚守工作岗位，做到随叫随到；3、 端正服务态度，提高服务质量，平等待人，公正处事；4、 遵守交通规则，严禁酒后开车，超速行驶。5、 不准擅自将车交给他人，尤其是无照人员驾驶；未经总经理批准，不得私自用车；6、 爱护车辆，保持车容清洁整齐；节能降耗，维护公司利益；7、 严守秘密，不得向外透露自己所掌握的生产经营秘密及领导的谈话内容。8、 不赌博、不酗酒，维护公司和领导形象。（二）派车原则：2、 遵行派车的必要原则和为紧急事件、特别事件服务的原则。3、 遵循为重点项目服务的原则。4、 遵循先来先服务的原则。5、 反对浪费原则，尽量顺路，杜绝派车至交通方便之处或一人外出用车。6、 保证司机精力充沛，不疲劳驾驶的原则。（三）、职责划分：1、 行政部负责人负责按派车原则对车辆的统一调派，负责出车里程数的统计与核实,负责加油费用的统计与审核（油料发票需由行政部负责人签字核实）。2、 行政主管负责车辆维修保养的选点与审核。3、 司机属行政部编制所有出车接受行政部负责人调派，司机负责本车辆的驾驶与日常维护以及车辆在外维修的监督。4、 分场负责人负责分场用车的控制和审批，各分场用车产生的费用均划入各分场的费用开支中，由各分场负责承担。5、 用车人负责单次出车里程数及行车路线的统计核实和确认。6、 财务部人员负责小车维修费用的结算与审核以及小车月使用费提供给行政负责人.（四）、用车审批程序：1、 先填写出车申请单，用车部门负责人依据部门用车必要性、紧急性进行审批。2、 经部门负责人审批后的派车单交行政部负责人确认盖章后，行政部负责人负责将派车单交司机出车。3、 总经理室市内紧急用车无须事先填写“用车申请单”，但用车前必须告知行政负责人派车事项，出车司机回公司后必须补填单，副总用车只需做用车的里程记录。4、 凡用车超过半日（跨中午或跨晚上）或出车株洲市区以外的，必须事先填写“用车申请单”经总经理室批准后方可出车（车辆在外过夜或私人特殊情况用车亦同）。5、 达到预计的目的地，用车人需对此次出车的里程数进行确认记录并签字（副总用车由司机补单并填写出车里程）。6、 出车完毕，司机将此次出车产生的过路过桥支付的现金额填写在派车单后交行政部负责人。7、 行政部负责人将司机出车产生的里程数、现金支付情况填写到“行车里程登记表”后将派车单正联留存于行政部，派车存根联交用车部门负责人留存，用于部门用车情况的查询。8、 节假日用车需提前填好用车申请。9、 所有用车需提前15分钟提出申请。超过用车时间20分钟，用车人未告之行政部有关情况的，视自动取消用车。（五）、车辆使用及奖惩规定：1、 公司车辆的证照及稽核等事务由行政部主管负责管理。公务用车离开公司办公地点100公里以上用车人需详细填好原因及行程安排，并按程序办理。车钥匙由行政主管和小车司机各持一套。2、 小车一律由行政部统一调派，小车司机在没有接到行政部负责人指派而出车，除总经理、副总经理紧急、临时性用车除外均作违纪论处。第一次罚款100元,第二次罚款200元,第三次辞退。3、 小车驾驶人必须具有驾照。为方便车管人员登记出车的有效里程数，派车单上有关出车的实际信息（包括实际出车里程数、过路过桥现金支付额）司机必须督促用车人如实填写，否则此趟出车费用视为司机私自出车，费用由司机承担。4、 未经公司总经理批准公务车辆不得让非司机驾驶或借给非公司人员使用。司机独自离开公司外出洗车、加油需事先向行政部负责人汇报。5、 使用人于驾驶车辆之前应对车辆做基本检查（如水箱、油量、机油、刹车油、电瓶液、轮胎、外观等）如发现故障、配件失窃或损坏等现象，应立即报告，否则最后使用人要对由此引发的后果负责。6、 使用人应爱护车辆，保证机件、外观良好，使用过后并应将车辆清洗干净。7、 要尽可能避免调用外车，在迫不得已的情况下，必须请示总经理批准后，由行政部经办；财务部在结付小车运费时，须有行政部在原始凭证上签字方可结付；8、 除公司总经理专车和出差外，其他车辆晚上、节假日及司机休假日内，一律停放在办公室指定的地点，违反一次，一经查实，罚款100元；9、 出车必要性的说明：凡事情紧急或有特殊事件到交通不方便之处的出车属必要出车。10、紧急事件的说明：凡在正常情况下搭乘公车到达目的地会影响事件的办理属紧急事件。11、特别事件的说明：有重要客人或有重物接送的事件属特别事件。12、车辆里程数由行政部派专人对里程数进行核实和统计。（六）、车辆保养：1、 车辆应由指定的特约维修单位保养维修，否则维护费一律不得报销。2、 车辆于行驶途中发生故障或其他耗损急需维修或更换零件时，应先同行政部主管报告，再根据实际情况进行修理，但无迫切需要或修理费超过标准时，应与公司联系请求批示。3、 小车司机不参与车辆维修的结算。所有车辆维修的验收由行政部行政主管负责，车辆维修的结算由行政部行政主管和财务主管共同负责。（七）、交通违规与事故处理：在下列情形之一的情况下，违反交通规则或发生事故，由驾驶人负担所有损失,并以记过或免职处分。1、 无照驾驶。2、 未经许可将车借给他人使用。3、 违反交通规则，其罚款由驾驶员负担。4、 各种车辆如在公务途中遇不可抗拒之车祸发生，应先急救伤患人员，向附近交通巡警报案，并立即与公司行政部联络协助处理。5、 司机在自发生交通责任事故之日起，司机暂时待岗，协助处理事故。待岗期间停发工资。根据其交通事故所造成的后果，停发或减发当月或本季度及本年度的考核工资。6、 由于交通事故责任，致使乘车人重伤或发生费用在2万元以上者，司机下岗；造成5万元或年度累计达到8万元以上者，公司予以辞退。7、 凡违犯公司规定，自出车造成的交通事故，其一切费用与责任由个人承担，该司机无条件辞退。8、 公司建立交通事故处理档案。凡出现交通事故，由行政部制定档案材料，载明事故发生时间、地点、过程、处理结果，并将交警部门的鉴定结论作附件一并存档。当事司机和主管签名，作为考核司机、使用司机的文字凭证。9、 因公出车发生意外事故造成损失，在扣除保险金额后再视实际情况由司机与公司共同负担。（八）、司机工资待遇及车辆费用管理参看已经下达的文件：1、 实行55000元/年/辆包干。2、 小车费用公里数分配：种苗产业部综合部1000公里/月，财务部300公里/月，生技部380公里/月，营销部1000公里/月 (仅于主管副总及经理用车)；种公司1000公里/月，平江外贸300公里/月，分场里程数均包括与该场有关的工作用车，但派车前经场长认可，否则不得随便派车；行车里程按谁用车谁负责的原则计算到人；超标由各负责人承担（1.5元/公里，下同），但可全年平衡。3、 当小车费用达到50000元时，采取半限制用车（半限制用车指：只能用于代表公司整体形象的对外商务用车，其他情况均不派车）。当小车费用达到55000元时，限制出车，停车保养。4、 所有用车油料及维修费由司机凭实证报销并先由行政部负责人进行登记核实。5、 公司司机，无论是公用还是私用司机，均须履行招聘手续，人力资源部与司机签订聘用合同，报人力资源部批准后备案存档。司机工资按公司人力资源部核准的类别等级发放。6、 司机出车补助按0.08元/元计算，该补助包括：行车补助及出差补助，每月由行政部负责人26日抄表送财务，每月核发一次。7、 司机随本公司工作人员出差,按公司文件规定享受坐车人同级补贴。8、 司机手费补贴按公司制定的电话费管理办法标准，凭发票在限额内报销。9、 油料及维修费以凭证实报实销。但所有发票均须由行政部审批之后才能报销。10、公车私用：缴交公司1.5 公里/元。 11、财务部每月8日向行政部提供上月小车费用明细，由行政部负责人9日张榜公布上月用车情况，因出车单记录不全造成与油耗与行车里程有较大差距时司机需承担全部多出费用。（九）、附表：用车申请单、行车里程登记表、加油统计表、车辆使用月统计表、汽车维修申请单。九、 电话费管理办法（一）、目的：为控制非生产性费用开支，降低企业生产成本，特制订本管理办法。（二）、电话费补助标准（具体责任人则见每年度修订的电话费管理办法）单位部门岗位名称姓名月标准（元）说明移动电话固定电话畜牧分公司总经理室总经理800300副总经理300200