《Excel图表之道》PPT课件.ppt

Excel图表图表在此之初，我们很清楚的知道项目中各种图表的需求。Excel图表以其简洁美观、大方不俗的气质吸引了我们的眼球。因此，在众多的解决方案中我们选择了Excel图表。千言万语，莫若一睹庐山真面目。请看图1图1Excel图表各种结构、数据、图形特点等Excel图表特点Excel图表的思想性超越Excel图表的局限一些不为人知的技巧方法Excel图表专业性商务图表的制作Excel图表结构、制作Excel图表图表见识过Excel图表的全貌之后，是否有点感触呢？别急，听我娓娓道来。Excel图表的总纲，我罗列出来了重要的几个方面。如图2图2Excel图表特点图表特点 纵观大纲，Excel的各色实用，我们为之骇然。下面，我开始为大家介绍Excel图表的特点。如图311简洁易懂44具有很强的专业性22外观漂亮33数据层次清晰Excel图表的特点分析图3看过Excel图表的各种特点，大家一定迷糊了？就会不经意问道：较之传统的图表，又有什么特色呢？那先来看看传统图表(如图4)图4再来看看这个图表(如图5)图5传统风格商周风格比较传统风格格标题区：只有主标题,比较单一绘图区：基本保持了默认的作图格式，图例不合理，数据系列格式不合理脚注区：没有数据来源没有数据来源说明明商周商周风格格标题区：主标题、副标题同时存在，说明详细绘图区：作图数据专业，网格上的说明合理，刻度线去掉显示绘图区的简洁脚注区：标注了数据来源图表大比拼看过俩种不同风格的图表，看看各有什么特色吧！请看图6Excel图表特点图表特点简洁易懂简洁易懂：顾名思义，就是大家阅读都不会有障碍。外观漂亮外观漂亮：Excel图表的排版，以及配色都很讲究。之后会陆续讲到数据层次清晰数据层次清晰：我们可以知道，Excel图表都是建立在数据的基础上的，可以很明确的说，没有数据，就没有Excel图表。这句话似乎并非没有道理。具有很强的专业性具有很强的专业性：说到专业，想起大前研一说的专业主义，我们总是在想一些细节被忽略的地方，而有些人却能够发现并且很好的处理。下一章，我们会说到Excel图表的专业性。Excel图表专业性图表专业性1将数据错行和空行组织2原始数据不等于作图数据作图数据组织技巧作图数据组织技巧41自动绘制参考线2显示汇总的数据标签辅助数据作图技巧辅助数据作图技巧31插入一个图表2掌握图标元素3随心所欲格式化图标元素图表基础知识图表基础知识1Excel图表作图技巧1 向图表追加数据系列2快速复制图标格式高效操作技巧高效操作技巧2Excel图表的专业性主要表现在作图技巧上。如下图7图7前面，我们已经看见传统风格与商周风格的图表(如图4和图5)；那么，导致图表视觉上的反差如此之大，在做法上又会有什么样的差异呢？巧技格风统传巧技格风统传商周风格技巧商周风格技巧1.准备作图数据，插入图形，形成图表。2.将标题加上，调整字体设置，图例、网格线任其不变，调整好绘图区与图表的位置。3，将原始数据稍作修改成作图数据等。1.准备作图数据，对于作图数据准备上，也有讲究，如输入“2003、2004”，显示专业性可改为“”03、04”，然后插入到图形，形成图表。2.加入主、副标题、数据源，大多数情况下，刻度尺都不会显示，图例放到图表上方或融入图表中，数据系列格式配色均匀，比较鲜明。3.添加辅助数据，修改数据系列类型，添加是说明，自动绘制参考线，显示数据标签等等Excel图表专业性图表专业性图表基础知识插入一个图表 要在Excel中创建一个图表，先选中用来作图的数据区域，然后单击常用工具栏上的按钮（或选择菜单“插入 图表”），就会打开图表向导对话框,按提示操作即可生成图表。如图5的示意 掌握图表元素。如图6的示意图5主标题副标题绘图区图例 坐标轴（x、y）脚注区数据系列网格线图表区介绍过各种图表元素之后，那么这些元素具体有什么用呢？那就接着如下的章节图6常见的图表元素主标题：主标题：Excel图表的标题。副标题：副标题：补充主标题的说明。绘图区：绘图区：包含数据系列图形的区域。图例：图例：指明图表中的图形代表哪个数据系列。当只有一个数据系列时，Excel也会显示数据系列，显然是多余的。坐标轴：坐标轴：包括横坐标和纵坐标，一般也称为X轴和Y轴。坐标上包括刻 度线、刻度线标签。某些复杂的图表也会使用次坐标轴，一个图表可以有4个坐标轴，即主X、Y轴和次X、Y轴。图表区：图表区：整个图像对象所在的区域，它就像一个容器，承载了所有其他元素，以及你添加到它里面的其他对象。网格线：网格线：它包括水平和垂直的网格线，分别对应于Y轴和X轴的刻度线。一般使用水平的网格线作为比较数值大小的参考线。数据系列：数据系列：根据数据远绘制的图形，用来形象的反映数据，是图表的核心。脚注区：脚注区：文档内容进行注释说明。随心所欲格式化图表元素1.快熟进入格式对话框 用鼠标双击该对象即可患处对应的格式对话框，在Excel 2007中 已经不支持此操作，不过在Excel 2010中又恢复了这一操作方法。选中该对象后，按Ctrl+1快捷键也可唤出对应的格式对话框。选中该对象后，右键菜单中会出现相对应的格式子菜单，选入即可进入格式对话框。2.数据系列格式 图案。若是柱形图等填充型的图表类型，则可以设置边框线和填充色；若是曲线图类型，则可以设置曲线的现行和数据标记。坐标轴。用于将选定数据系列设置到祝坐标轴或是次坐标轴。误差线。根据不同的图表类型会表现为误差线或XY,可设置误差线的显示方式和误差量。数据标记。设置数据系列的数据标签显示 选项。一些其他杂项设置，如：若是柱形图或条形图，可以在这里设置重叠比例和分类间距。若是曲线图，可以在这里设置垂直线、跌涨柱线。若是饼图，可以再这里设置第一扇区的位置，一般设置为0度，也 就是12点位置。若是气泡图，可以在这里设置使用气泡的面积还是宽度来代表数值大小。Excel图表专业性图表专业性高效操作技巧向图表中追加数据系列。如图7的示意复制粘复制粘贴法法框框线扩展法展法对话框添加法框添加法稍复杂稍复杂当我们选中图表时，起元数据区域会出现紫、绿、蓝的不同框线。如果待加入数据与已有数据是连续的，可以拽住蓝色框线的右下角，出现双箭头时，将蓝框区域拉大到包含待加入数据即可。中等中等添加数据系列的常规方式。有种图表，右键 数据源 系列 添加，即可增加数据系列，然后可在名称、值、分类轴变迁的输入框中制定数据源。简易简易 其实质与鼠标拖放法是一样的。先选中待加入的数据区域，Ctrl+C复制，在选中图表，Ctrl+V粘贴。Excel 2007中仍支持，鼠标拖放法则不支持。图7快速复制图表格式先选中易格式化好的图表，Ctrl+V复制；在选中待格式化图表，点击菜单“编辑 选择性粘贴 格式”，即可把元图标的格式应用到目标图表上。如图8、9的示意（注：此操作在Excel 2003下）图8图9Excel图表专业性图表专业性辅助数据作图技巧自动绘制参考线图10准备好数据就绘制出图表图11相信图10、11的各种表述代价都已经明白吧！一切准备就绪，我们就进入最后一步了。如图12的示意：将平均的数据系列由柱形图换成折线图，之后就出现一条平均线了。请参考图13最后的整理，如图13所示到这里，自动绘制参考线的讲述就大致完成。可能我们还可以将参考线扩展一些，比如说调节参考线系列的折线换成虚线、或是超出、低于参考线的一些处理说明等等，这就来了问题了，如果说手动添加文本框来说明数据系列说明岂不是太麻烦；好的，接下来我就为大家讲述显示数据标签或是汇总数据标签。请接着看图14、15、16、17图13初步过程如下图14图15选择数据系列之后，执行如图15的操作即可出现图16的界面显示汇总数据标签过程如下图16图17话说往事俱备，只欠东风。一些微调就可以出现如图18的效果。请看图18到这里，高效作图技巧的讲述就结束了。但是呢，我们在作图时总免不了和数据打交道，如何利用数据来组织并且得到一个好看的图标呢？其实这其中也是有技巧的。请看下图19我们在诧异这图表的同时，是否想知道这究竟是这么做的呢？图19将数据错行和空行组织下面我来介绍一种数据组织技巧（将数据错行和空行组织）Excel图表专业性图表专业性作图数据组织技巧作图数据组织技巧对比俩组数据，发现第二组数据错位了。如图20那又如何呢？看到下图，你就会恍然大悟，若有所思了。请接着看图21图20图21在此我要很好的说明一下，我们作图中用到的数据并不等于原始的数据。原始数据不等于作图数据原始数据并不符合作图要求。比如它是表格的一部分，不变应为作图需要而进行相应调整，很大程度上限制了图表的选择与制作。如果数据源是经常变化的，为提高智能型，可以使用链接方式，建立从原始数据到作图数据的链接，然后根据需要对作图数据进行相应的组织。lExcel图表专图表专业行结束语业行结束语lExcel图表的专业性是非专业所不熟知的；那么用于实战，我们也能做出很好的图表。商业图表就其中典型的代表，鉴于它不俗的表现，下一章就由我来接着介绍它的制作。Excel商业图表制作商业图表介绍：准确描述商务图表介绍商业图表介绍商业图表布局：布局合理，讲述商务图表布局布局商业图表布局商业图表制作：制作便捷,制作精良制作商业图表制作要领图22Excel商业图表制作商业图表制作商业图表介绍什么是商什么是商业图表？表？商业图表中反映的商业气息浓厚，并没有深刻的含义包含其中。商业图表中具有一定布局特色。商业图表中突破了以往的默认的图表制作方式，很有新意。商业图表中表现的方式独特，但是基于易懂简洁。商业图表中很注重配色，并赋予灵活的气息，较普通的图表更有表现力和说服力。具备以上的特点，就基本上可以说是商业图表接着我们就来看看商业图表的布局吧！Excel商业图表制作商业图表制作商业图表布局图表布局很鲜明，请看下图23图23在这种布局中，图表所包含的要素更加丰富：主标题、副标题、图列、绘图、脚注。商业图表会充分利用这些要素，充分发挥起作用。如在主标题中表达明确的信息和观点，在副标题中进行详细的论述，甚至在图列中给出对每个系列的分析。利用详尽的图表注释，为图表提供更完整的信息。竖向的构图方式默认布局的不足2.突出标题区 完整的 图表要素布局特点标题不够突出，信息量不足绘图区占据了过大面积绘图区的四周浪费了很多地方，控件利用效率不高图例在绘图区右侧，阅读视线往返跳跃，需要长距离检索、翻译。商业图表更多采用竖向构图方式，通常整个外围的高宽比例在2：1到1：1之间。图例区一般放在绘图区的上部或融入绘图区里面，而不是Excel默认在绘图区右侧。标题去非常突出，往往站到整个图表面积的1/3甚至1/2,真正的图表也就是绘图区往往站到50%左右的面积，这样我们已经足够看清图表的趋势和印象，硕大无比的图形反而闲的枯燥。讲完布局，接下来讲说说商业图表到底怎么做的。相信大家对开篇的那副关于铁路的商业图表还有印象吧。我们就说说它是怎么做的吧 主标题副标题图例主标题区副标题区绘图区脚注区图24Excel商业图表制作商业图表制作商业图表制作那好，我们就准备来制作Excel图表，第一步，先准备好自己作图需要的数据，通过分析数据来确定做什么样的图表，下面就以图1的数据为例展开分析 图25 并不是所有形成对比关系的数据都适合使用柱形图，这需要适情况而定 这里也可以使用条形图还展示构成对比关系的数据，如图3图26相信大家都已经明白，商务图表是基于数据来做的。那么，废话不多说，直接告诉大家这个图表是怎么基于数据做出来的吧！图28图27对数据系列调节过程及调整后样式之后如下图30、图31图29调整过程调整之后图30图31接下来的第二步，就是把图表的标题及页脚做好了，先把之前做好的图表的绘图区这部分放入Excel的一个单元格中，如图32大致的标题及局部轮廓就出来了，注意了先把那个主标题与副标题的单元格底色填充成白色，这样做的目的是为了不让单元格的灰色线条显示出来，从而影响图表的整体效果。接下来就修改一下绘图区、副标题、脚注的背景颜色（这里改成淡绿色）。具体的图表目标要向简洁、易懂，配色美观、大方，这里选择鲜明的红色和深蓝图32主标题、副标题脚注做好如图33图表大致好了之后，调整图表的样式，尽量美观，如图34图33调整这个环节大家也不能马虎啊图34 图35这样图表就做成了做好之后事情并没有结束，如果PPT中需要用到图表图片，我们可以这样做。全选Excel表格中图表所占用的单元格，然后选择开始/粘贴/复制为图片，然后在PPT上就可以粘贴到你的图表图片了如图36-38全选单元格36步骤这样，在PPT文档就可以使用以图片形式的图表图37图38Excel商业图表的制作已经完成，我们还记得那些比较深的体会呢？，让我们一起来探讨下一章超越Excel图表的局限超越Excel图表的局限不可思议的图表经过修改的图表默认图表图39普通外形普通默认不一般美观大方修改在整个了解与制作图表当中，我们谨记一个思想，那就是打破默认的各种做法，比如说，字体、颜色，图例排版位置等等。图40我总结了变化的过程，如下图40细节决定专业 数据来源无论何时，始终记得给图表加上数据来源，这是体现你专业性的最简单、最快捷的方法。图表注释对于图表中需要特别说明的地方，如指标解释、数据口径，异常数据、预测数据等，使用*、EST、#等符号进行标记。坐标轴截断标识一半来说，图表的纵坐标都应该是零起点的。当使用非零起点坐标的时候，往往意味着夸大差异，尤其是非零起点的柱形图。如果你确实要使用非零起点的坐标，一定要记得标上坐标轴截断图示，标记原点为零。四舍五入说明图表中的四舍五入计算式，特别要注意检查各分项之和是否等于总额，饼图显示数字之和等于100%。在脚注上标上一句“由于四舍五入，各数据之和可能不等于总额”要实现一下要实现一下“不可能不可能”的效果，我们要转换一下思的效果，我们要转换一下思路，跳出图表这个框框。我们不必只是用路，跳出图表这个框框。我们不必只是用“图表图表”来做图表，而是要要运用来做图表，而是要要运用“图表图表+所有所有Excel元素元素”来作图。诸如单元格、文本框、自选图形等非图表来作图。诸如单元格、文本框、自选图形等非图表元素，只要方便我们完成任务，都可以拿来运用，元素，只要方便我们完成任务，都可以拿来运用，而完全不必受图标功能的束缚。而完全不必受图标功能的束缚。一旦我们突破这个框框的限制，思路就会豁然开朗！一旦我们突破这个框框的限制，思路就会豁然开朗！跳出图表圈圈Excel图表表总结u数据特点u图形特点u基础u技巧u布局u制作u图表是活的u跳出图表框框u细节决定专业总结特点专业性制作思想性