第五章工作分析的方法.pptx

l第一节第一节 工作分析的基本方法工作分析的基本方法l第二节第二节 工作分析的系统方法工作分析的系统方法 2022-1-111l一、访谈法一、访谈法 l二、观察法二、观察法 l三、问卷调查法三、问卷调查法 l四、工作日志法四、工作日志法 l五、参与法五、参与法 l六、文献分析法六、文献分析法 l七、主管人员分析法七、主管人员分析法 2022-1-112（一）访谈法的概念（一）访谈法的概念l访谈法是通过分析者与任职者之间访谈法是通过分析者与任职者之间面对面地交谈获得工作信息以达到面对面地交谈获得工作信息以达到工作分析的目的的方法。工作分析的目的的方法。 2022-1-113l访谈的内容应该围绕工作目标、工访谈的内容应该围绕工作目标、工作内容、工作的性质与范围及所负作内容、工作的性质与范围及所负的责任等四个方面来进行。的责任等四个方面来进行。l在收集工作分析信息时，可以使用在收集工作分析信息时，可以使用以下三种访谈法：个人访谈法、群以下三种访谈法：个人访谈法、群体访谈法和主管人员访谈法。体访谈法和主管人员访谈法。2022-1-114访谈准备阶段访谈准备阶段访谈开始阶段访谈开始阶段访谈主体阶段访谈主体阶段访谈结束阶段访谈结束阶段访谈整理阶段访谈整理阶段2022-1-115l（1）制定访谈计划）制定访谈计划l（2）培训访谈人员）培训访谈人员l（3）编制访谈提纲）编制访谈提纲2022-1-116l（1）营造访谈气氛）营造访谈气氛l（2）介绍访谈程序）介绍访谈程序l（3）强调访谈的有关要素）强调访谈的有关要素l（4）做出访谈承诺）做出访谈承诺2022-1-117l（1）寻找）寻找“切入点切入点” 获取一般信息获取一般信息l（2）获取）获取“主干主干” 掌握工作任务掌握工作任务l（3）探索）探索“枝叶枝叶” 掌握任务细节掌握任务细节2022-1-118l（1）访谈结束的标志）访谈结束的标志 访谈目的达到访谈目的达到l（2）再次与访谈者沟通）再次与访谈者沟通2022-1-119l工作分析人员在速记员的协助下，工作分析人员在速记员的协助下，整理访谈记录，为下一步信息分析整理访谈记录，为下一步信息分析提供清晰、有条理的信息记录。提供清晰、有条理的信息记录。2022-1-1110l1.优点：优点：l适用面广；适用面广；l通过与员工面谈，可以使分析人员了解到员工通过与员工面谈，可以使分析人员了解到员工的工作态度和工作动机等较深层次的内容；的工作态度和工作动机等较深层次的内容；l访谈还为组织提供了一个向员工解释工作分析访谈还为组织提供了一个向员工解释工作分析的必要性及功能的良好机会，也可以使被访者的必要性及功能的良好机会，也可以使被访者有机会释放因受到挫折而带来的不满；有机会释放因受到挫折而带来的不满；l相对来说比较简单但收集信息十分迅速。相对来说比较简单但收集信息十分迅速。 2022-1-1111l2.缺点：访谈法的最主要问题是收集缺点：访谈法的最主要问题是收集上来的信息有可能是被扭曲的。由上来的信息有可能是被扭曲的。由于员工可能对访谈人员及访谈动机于员工可能对访谈人员及访谈动机持怀疑态度，被访者可能会强化或持怀疑态度，被访者可能会强化或弱化某些职责。弱化某些职责。 2022-1-1112l1.应与主管人员密切配合。应与主管人员密切配合。l2.必须尽快与被访者建立融洽的关系。必须尽快与被访者建立融洽的关系。 l3.访谈过程中，应该只是被动地接受信息。访谈过程中，应该只是被动地接受信息。l4.访谈中，应要求任职者按照重要性大小和发访谈中，应要求任职者按照重要性大小和发生频率的高低将任务一一列举出来生频率的高低将任务一一列举出来 。l5.访谈前应准备一份完整的问题提纲。访谈前应准备一份完整的问题提纲。 l6.访谈结束后，要对所得资料进行检查和核对。访谈结束后，要对所得资料进行检查和核对。 2022-1-1113（一）观察法的概念（一）观察法的概念 l工作分析人员到员工的工作现场，运用工作分析人员到员工的工作现场，运用感觉器官和其他工具，观察员工的工作感觉器官和其他工具，观察员工的工作过程、行为、内容、特点、性质、工具、过程、行为、内容、特点、性质、工具、环境等，并用文字和图表形式记录下来，环境等，并用文字和图表形式记录下来，然后进行分析与归纳总结。然后进行分析与归纳总结。 2022-1-1114l1.直接观察法：工作分析人员直接对员工直接观察法：工作分析人员直接对员工工作的全过程进行观察，适用于工作周期工作的全过程进行观察，适用于工作周期很短的职务。很短的职务。 l2.阶段观察法：有些员工的工作具有较长阶段观察法：有些员工的工作具有较长的周期性，为了能完整地观察到员工的所的周期性，为了能完整地观察到员工的所有工作，必须分阶段进行观察。有工作，必须分阶段进行观察。 l3.工作表演法：对于工作周期很长和突发工作表演法：对于工作周期很长和突发性事件较多的工作比较适合。性事件较多的工作比较适合。 2022-1-1115观察目标定位观察目标定位研究设计与开发研究设计与开发人员选拔与培训人员选拔与培训观察的实施过程观察的实施过程数据整理分析及应用数据整理分析及应用2022-1-1116l（1）明确工作分析观察的目的）明确工作分析观察的目的 描述和验证描述和验证l（2）观察客体的定位）观察客体的定位 个体、小组、团队和组织个体、小组、团队和组织2022-1-1117l（1）选择确定观察对象）选择确定观察对象l（2）选择合适的方法）选择合适的方法 结构化与非结构化的观察方法结构化与非结构化的观察方法l（3）确定观察的时间、地点）确定观察的时间、地点 典型性、经济性、全面性和民主性典型性、经济性、全面性和民主性l（4）所需设备工具）所需设备工具2022-1-1118l（1）选拔）选拔l公正客观的态度公正客观的态度l较强的人际交流技能较强的人际交流技能l文字表达能力文字表达能力l行为理解把握能力行为理解把握能力l（2）培训）培训l操作方法操作方法l常见的误差及错误常见的误差及错误2022-1-1119l（1）进入观察现场）进入观察现场l相关承诺相关承诺l简要介绍简要介绍l设备安装设备安装l（2）现场记录）现场记录l保持距离保持距离l加强交流加强交流l及时反馈及时反馈2022-1-1120l（1）数据的整理）数据的整理l（2）数据的分析及应用）数据的分析及应用2022-1-1121l1.优点：优点：l能够比较全面和比较深入地了解工作能够比较全面和比较深入地了解工作要求，适用于那些工作内容主要是由要求，适用于那些工作内容主要是由身体活动来完成的工作；身体活动来完成的工作；l采用这种方法收集到的多为第一手资采用这种方法收集到的多为第一手资料，比较客观和准确。料，比较客观和准确。 2022-1-1122l2.缺点：缺点：l首先，它不适用于工作周期较长和以脑力劳首先，它不适用于工作周期较长和以脑力劳动为主的工作；动为主的工作；l其次，它不宜观察紧急而非常重要的工作；其次，它不宜观察紧急而非常重要的工作；l再次，观察法要耗费大量的人力和财力，时再次，观察法要耗费大量的人力和财力，时间也过长。有关任职资格方面要求的信息，间也过长。有关任职资格方面要求的信息，通过观察法也难以获得。通过观察法也难以获得。2022-1-1123l1.被观察的员工的工作应相对稳定被观察的员工的工作应相对稳定 。l2.适用于大量标准化的、周期较短的工作适用于大量标准化的、周期较短的工作 。l3.不能只观察一名任职者的工作，应尽量多不能只观察一名任职者的工作，应尽量多观察几名，然后综合工作信息。观察几名，然后综合工作信息。 l4.观察人员尽可能不干扰被观察员工的工作。观察人员尽可能不干扰被观察员工的工作。 l5.观察前要有详细的观察提纲，以使观察及观察前要有详细的观察提纲，以使观察及时、准确。时、准确。 2022-1-1124（一）概念及适用范围（一）概念及适用范围l问卷调查法就是让员工通过填写问卷来问卷调查法就是让员工通过填写问卷来描述其工作中所包括的任务和职责。描述其工作中所包括的任务和职责。l问卷法适用于脑力工作者、管理工作者问卷法适用于脑力工作者、管理工作者或工作不确定因素很大的员工或工作不确定因素很大的员工 。2022-1-1125l问卷通常包括结构化问卷、开放式问问卷通常包括结构化问卷、开放式问卷两种。最好的问卷介于两者之间，卷两种。最好的问卷介于两者之间，既有结构化问题，也有开放式问题。既有结构化问题，也有开放式问题。 2022-1-1126问卷设计问卷设计问卷试测问卷试测样本选择样本选择问卷发放及回收问卷发放及回收问卷处理及应用问卷处理及应用2022-1-1127l工作基本信息工作基本信息l工作目的工作目的l工作职责工作职责l绩效标准绩效标准l工作联系工作联系l组织架构组织架构l工作特征工作特征l任职资格任职资格l所需培训所需培训l职业生涯职业生涯2022-1-1128l1.优点：优点：l节省时间和人力，费用低，速度快；节省时间和人力，费用低，速度快；l问卷可以让任职者在工作之余填写，不会影响问卷可以让任职者在工作之余填写，不会影响工作时间；工作时间；l可以使分析的样本量很大；可以使分析的样本量很大；l分析资料可以数量化，由计算机进行数据处理。分析资料可以数量化，由计算机进行数据处理。 2022-1-1129l2.缺点：缺点：l首先，设计理想的调查问卷要花费大量首先，设计理想的调查问卷要花费大量的时间、人力和物力，费用比较高。的时间、人力和物力，费用比较高。l其次，问卷缺乏面对面交流带来的轻松其次，问卷缺乏面对面交流带来的轻松合作的气氛，可能会影响调查的质量。合作的气氛，可能会影响调查的质量。 2022-1-1130（一）工作日志法的概念（一）工作日志法的概念l工作日志法就是要求从事工作的员工每天工作日志法就是要求从事工作的员工每天按时间顺序记录下他们在一天中所进行的按时间顺序记录下他们在一天中所进行的活动，通过对员工工作日志的分析来了解活动，通过对员工工作日志的分析来了解员工实际工作内容、人际关系及工作负荷员工实际工作内容、人际关系及工作负荷等，从而收集工作信息。等，从而收集工作信息。 2022-1-1131序号序号工作活动名称工作活动名称工作活动内容工作活动内容工作活动结果工作活动结果时间消耗时间消耗结束时间结束时间1复印复印合同文件合同文件5张张6分钟分钟8：362草拟合同草拟合同产品代理书产品代理书1000字字75分钟分钟9：513工作布置工作布置北京区经理北京区经理1次次20分钟分钟10：114会议会议讨论地区代理讨论地区代理1次次90分钟分钟11：415吃饭吃饭30分钟分钟12：116招标洽谈招标洽谈建筑工程项目建筑工程项目1次次120分钟分钟14：1112打字打字报告报告1次次20分钟分钟16：0513接待接待视察视察5人人60分钟分钟17：0514搬运搬运办公家具办公家具4人人35分钟分钟17：402022-1-1132工作日志填写辅导工作日志填写辅导选择填写时间区间选择填写时间区间过程监控过程监控分析整理收集的信息分析整理收集的信息2022-1-1133l优点：优点：l可以长期对工作进行忠实全面的记录，可以长期对工作进行忠实全面的记录，提供一个非常完整的工作图景，不至于提供一个非常完整的工作图景，不至于漏掉一些工作细节；漏掉一些工作细节；l所获得的信息的可靠性很高，所需费用所获得的信息的可靠性很高，所需费用也较低。也较低。2022-1-1134l缺点：缺点：l使用范围较小，不适用于工作循环周期较使用范围较小，不适用于工作循环周期较长、工作状态不稳定的职位，且信息整理长、工作状态不稳定的职位，且信息整理量大，归纳工作繁琐；量大，归纳工作繁琐；l任职者每日程式化的日志记录对他们来说任职者每日程式化的日志记录对他们来说缺乏长久的动力，而且，员工在记录的过缺乏长久的动力，而且，员工在记录的过程中可能造成一些误差。程中可能造成一些误差。 2022-1-1135l参与法指工作分析人员通过直接参参与法指工作分析人员通过直接参与某项工作，从而细致地、深入地与某项工作，从而细致地、深入地体验、了解、分析工作的特点和要体验、了解、分析工作的特点和要求。求。 2022-1-1136l参与法可以克服一些员工不善于表达的缺参与法可以克服一些员工不善于表达的缺点点,也可以弥补一些观察不到的内容。也可以弥补一些观察不到的内容。l参与法的缺点在于工作分析人员往往不具参与法的缺点在于工作分析人员往往不具备从事某项工作的知识和技能，因此就无备从事某项工作的知识和技能，因此就无法参与，有时也容易打乱现有工作秩序。法参与，有时也容易打乱现有工作秩序。 2022-1-1137（一）概念及适用范围（一）概念及适用范围l文献分析法是通过对现存的与工作相文献分析法是通过对现存的与工作相关的文档资料进行系统性分析，来获关的文档资料进行系统性分析，来获取工作信息。取工作信息。l文献分析法一般用于收集工作的原始文献分析法一般用于收集工作的原始信息，编制工作任务清单初稿。信息，编制工作任务清单初稿。2022-1-1138l优点：能为其他工作分析方法的使用提供优点：能为其他工作分析方法的使用提供第一手资料，而且是一种经济、有效的信第一手资料，而且是一种经济、有效的信息收集方法。息收集方法。l缺点：由于是对现有资料的分析提炼、总缺点：由于是对现有资料的分析提炼、总结加工，因此无法弥补原有资料的缺失，结加工，因此无法弥补原有资料的缺失，也无法验证原有描述的真伪。也无法验证原有描述的真伪。2022-1-1139l发现并标出有效信息点发现并标出有效信息点l关注缺漏挖掘隐含信息关注缺漏挖掘隐含信息l列举关键信息列举关键信息l恰当使用所获信息恰当使用所获信息2022-1-1140l由主管人员通过日常的管理权力来记录与分析由主管人员通过日常的管理权力来记录与分析所管辖人员的工作任务、责任与要求等因素。所管辖人员的工作任务、责任与要求等因素。l主管人员分析法最大的优点是记录方便，目的主管人员分析法最大的优点是记录方便，目的比较明确，分析得很深入。比较明确，分析得很深入。l缺点在于主管人员的分析中也许有一些偏见。缺点在于主管人员的分析中也许有一些偏见。 2022-1-1141l一、职位分析问卷法一、职位分析问卷法（PAQ） l二、管理岗位描述问卷法二、管理岗位描述问卷法（MPDQ） l三、功能性工作分析法三、功能性工作分析法（FJA） l四、任务清单分析系统四、任务清单分析系统（TIA） l五、工作要素法五、工作要素法（JEM）l六、六、职业信息系统（职业信息系统（O*NET）l七、关键事件法七、关键事件法（CIT） 2022-1-1142lPAQ是目前最普遍和流行的人员导向工作是目前最普遍和流行的人员导向工作分析系统，包括分析系统，包括194个项目，其中的个项目，其中的187项项被用来分析完成工作过程中员工活动的特被用来分析完成工作过程中员工活动的特征（工作元素），另外征（工作元素），另外7项涉及薪酬问题，项涉及薪酬问题， PAQ所有项目被划分为所有项目被划分为6个部分。个部分。2022-1-1143PAQ信息来源信息来源员工从哪里以及如何获得员工从哪里以及如何获得执行工作所需要的信息执行工作所需要的信息人际关系人际关系执行工作所需要的执行工作所需要的与他人之间的关系与他人之间的关系智力过程智力过程执行工作所涉及的推理、执行工作所涉及的推理、决策、计划和信息处理活动决策、计划和信息处理活动工作背景工作背景执行工作的物理执行工作的物理和社会背景和社会背景体力活动体力活动员工执行工作时所使用的员工执行工作时所使用的身体活动、工具和方法身体活动、工具和方法其他职位特征其他职位特征其他与工作相关的其他与工作相关的活动、条件和特征活动、条件和特征2022-1-1144lMPDQ是一种以工作为中心的工作分析方法，是一种以工作为中心的工作分析方法，包括包括208个用来描述管理人员工作的问题，这个用来描述管理人员工作的问题，这208个问题可被划分为个问题可被划分为13个类别，包括：个类别，包括： l产品、市场和财务战略计划产品、市场和财务战略计划l与组织其他部门和人事管理工作的协调与组织其他部门和人事管理工作的协调l内部业务控制内部业务控制l产品和服务责任产品和服务责任l公共与客户关系公共与客户关系2022-1-1145l高层次的咨询指导高层次的咨询指导l行动的自主性行动的自主性l财务审批权财务审批权l雇员服务雇员服务l监督监督l复杂性和压力复杂性和压力l重要财务责任重要财务责任l广泛的人事责任广泛的人事责任2022-1-1146l这一分析法的核心是要对每一项工作按照这一分析法的核心是要对每一项工作按照承担此工作的员工与信息、人以及物之间承担此工作的员工与信息、人以及物之间的关系来进行等级划分。的关系来进行等级划分。l在各项要素中，各类基本功能都有其重要在各项要素中，各类基本功能都有其重要性的等级，数值越小，代表的等级越高；性的等级，数值越小，代表的等级越高；数值越大，代表的等级越低。数值越大，代表的等级越低。 2022-1-1147信息信息人人物物0 综合综合1 协调协调2 分析分析3 汇编汇编4 计算计算5 复制复制6 比较比较0 监控监控1 谈判谈判2 教育教育3 监督监督4 引导引导5 劝说劝说6 交流交流7 服务服务8 接受指示接受指示0 创造创造1 精密作业精密作业2 运行与监控运行与监控3 运行的启动运行的启动4 处理处理5 照料照料6 反馈反馈7 掌握掌握2022-1-1148任务清单分析系统任务清单分析系统收集工作信息收集工作信息的系统的系统相关的计算机相关的计算机应用程序软件应用程序软件背景信息背景信息任务清单任务清单传记性问题传记性问题清单性问题清单性问题2022-1-1149l任务清单就是把工作任务按照职责或任务清单就是把工作任务按照职责或其他标准以一定顺序排列起来，然后其他标准以一定顺序排列起来，然后由任者根据自己工作的实际情况对这由任者根据自己工作的实际情况对这些工作任务进行选择、评价等，最终些工作任务进行选择、评价等，最终理顺并形成该工作的工作内容。理顺并形成该工作的工作内容。 2022-1-1150构建任务清单构建任务清单利用任务清单收集信息利用任务清单收集信息分析任务清单所收集的信息分析任务清单所收集的信息利用任务清单编制工作说明书利用任务清单编制工作说明书2022-1-1151l工作要素法是一种典型的开放式的人员导向性工作要素法是一种典型的开放式的人员导向性工作分析系统，它的目的在于确定对成功完成工作分析系统，它的目的在于确定对成功完成特定领域的工作有显著作用的行为及此行为的特定领域的工作有显著作用的行为及此行为的依据。依据。 l通常情况下，通常情况下，JEM的分析对象不是某一具体的的分析对象不是某一具体的工作岗位，而是某一类具有相似特征的工作。工作岗位，而是某一类具有相似特征的工作。 2022-1-1152l首先就是提出工作要素，工作要素的提出首先就是提出工作要素，工作要素的提出由主题专家组来完成，主题专家组将从知由主题专家组来完成，主题专家组将从知识、技能、能力、工作习惯四个方面进行识、技能、能力、工作习惯四个方面进行工作要素的提取工作要素的提取 ；l第二步是利用工作要素表对工作要素及其第二步是利用工作要素表对工作要素及其下级子要素进行评估。下级子要素进行评估。2022-1-1153l在这一步骤中，主题专家组成员将各自在这一步骤中，主题专家组成员将各自独立的工作要素和子要素进行评价，评独立的工作要素和子要素进行评价，评价主要从四个方面考虑：价主要从四个方面考虑：l各工作因素在当前勉强称职人员身上的各工作因素在当前勉强称职人员身上的表现；表现；l用于挑选合格人员的重要程度；用于挑选合格人员的重要程度；l忽略时可能带来的麻烦；忽略时可能带来的麻烦；l应聘者实际满足的程度。应聘者实际满足的程度。l最后一步是对评估结果的解释和描述，最后一步是对评估结果的解释和描述，以确定最终的工作要素及其下级子要素。以确定最终的工作要素及其下级子要素。 2022-1-1154l职业信息系统不采用固定的职位名称和范职业信息系统不采用固定的职位名称和范围狭窄的工作任务描述，而是运用一种从围狭窄的工作任务描述，而是运用一种从各种职位中提炼出来的通用特征来描述各各种职位中提炼出来的通用特征来描述各种职位所需的能力、工作风格、工作活动种职位所需的能力、工作风格、工作活动及工作背景，这些职位的定义非常广泛。及工作背景，这些职位的定义非常广泛。2022-1-1155l1.任职者要求：任职者要求：l基本的和跨功能性技能基本的和跨功能性技能l知识知识l教育水平教育水平l2.经验要求：经验要求：l特殊职业培训特殊职业培训l工作经验工作经验l从业证书从业证书l3.任职者特征：任职者特征：l能力能力l职业价值观和兴趣职业价值观和兴趣l工作风格工作风格2022-1-1156l4.工作要求：工作要求：l一般工作活动一般工作活动l工作情景工作情景l组织情景组织情景l5.工作特定要求：工作特定要求：l职业技能、知识职业技能、知识l任务、职责任务、职责l机械、工具和设备机械、工具和设备l6.职业特征：职业特征：l劳动力市场信息劳动力市场信息l职业前景职业前景l薪水薪水2022-1-1157l关键事件是使工作成功或失败的行为特征关键事件是使工作成功或失败的行为特征或事件（如成功与失败、盈利与亏损、高或事件（如成功与失败、盈利与亏损、高效与低产等等）。效与低产等等）。l关键事件记录法是要求分析人员、管理人关键事件记录法是要求分析人员、管理人员、本岗位员工，将工作过程中的员、本岗位员工，将工作过程中的“关键关键事件事件”详细地加以记录，在大量收集信息详细地加以记录，在大量收集信息后，对岗位的特征和要求进行分析研究的后，对岗位的特征和要求进行分析研究的方法。方法。 2022-1-1158l关键事件法对每一个事件的描述内容应关键事件法对每一个事件的描述内容应包括：包括：l1.导致该事件发生的背景原因；导致该事件发生的背景原因；l2.员工的行为哪些是特别有效的，哪些是员工的行为哪些是特别有效的，哪些是特别无效的；特别无效的；l3.关键行为的后果能否被认知；关键行为的后果能否被认知；l4.员工控制上述行为后果的能力。员工控制上述行为后果的能力。 2022-1-1159l关键事件法被广泛用于许多人力资源管理关键事件法被广泛用于许多人力资源管理方面，由于在行为进行时观察与测量，所方面，由于在行为进行时观察与测量，所以描述职务行为，建立行为标准更加准确。以描述职务行为，建立行为标准更加准确。l它的缺点在于需要花大量时间去收集那些它的缺点在于需要花大量时间去收集那些“关键事件关键事件”并加以概括和分类并加以概括和分类 ，它并不，它并不对工作提供一种完整的描述，对中等绩效对工作提供一种完整的描述，对中等绩效的员工难以涉及，遗漏了平均绩效水平。的员工难以涉及，遗漏了平均绩效水平。 2022-1-1160l运用关键事件法应注意：运用关键事件法应注意：l调查的期限不宜过短；调查的期限不宜过短；l关键事件的数量应足够说明问题，关键事件的数量应足够说明问题，事件数目不能太少；事件数目不能太少；l正反两方面的事件要兼顾，不得偏正反两方面的事件要兼顾，不得偏顾一方。顾一方。 2022-1-1161