office系列软件的一些技巧(六)——powerpoint.doc

office系列软件的一些技巧(六)powerpoint.txt45想洗澡吗？不要到外面等待下雨；想成功吗？不要空等机遇的到来。摘下的一瓣花能美丽多久？一时的放纵又能快乐多久？有志者要为一生的目标孜孜以求。少年自有少年狂，藐昆仑，笑吕梁；磨剑数年，今将试锋芒。自命不凡不可取，妄自菲薄更不宜。第六章PowerPoint 2002使用技巧6.1 保护你的PowerPoint演示文稿希望确保你的演示文稿不被其他使用者修改吗？使用PowerPoint 2002，你可以在对演示文稿进行编辑的同时保护它们。在“工具”菜单上，单击“选项”，再单击“安全性”选项卡，根据你保护文档不被查看或是不被更改的要求，把密码键入“打开权限密码”或“修改权限密码”框中，单击“确定”。 6.2 在一个演示文稿中同时使用多个幻灯片模板PowerPoint在每个演示文稿中只提供一个模板，如果在一个演示中有很多幻灯片，而你希望它们有不同的风格，你就需要分别对幻灯片做一些美化工作，可是这样一来就产生了大量重复的枯燥工作。这时我们可以在一个演示文稿中同时使用多个幻灯片模板，操作方法如下:1.为每一种你想重复的样式创建一张单独的幻灯片;2.要创建以某样式为基础的新幻灯片，首先切换到“幻灯片浏览”视图，选择你想用的模板幻灯片，复制这张幻灯片，然后编辑复制件中的文字和图表。如果你想把这些“模板”用到另一个演示文稿中，把两个文件都切换到“幻灯片浏览”视图，“肩并肩”地摆着，然后把某“模板”幻灯片用鼠标拖拉到另一个窗口即可。6.3 将要演示文稿保存为幻灯片放映文件 打开将要保存为幻灯片放映的演示文稿，单击“文件”菜单中的“另存为”命令，在“保存类型”列表中，选择“PowerPoint放映”（图1），该幻灯片放映文件将保存为扩展名为.pps的文件。在从桌面打开该文件时，它将自动以幻灯片放映视图放映演示文稿。在完成放映后，PowerPoint将自动关闭并返回到桌面。如果需要编辑该幻灯片放映文件，你可以通过文件菜单中的打开命令打开该文件。6.4 统计幻灯片数在PowerPoint中可像在Word中那样计算字数、段落等，不过PowerPoint中还可计算幻灯片数。方法是:单击“文件属性”，在“属性”对话框中选中“统计”选项卡，其下显示了这些内容（图2）。图26.5 在PowerPoint中巧妙插入新幻灯片（微软Office技巧大赛获奖作品）如果想在当前幻灯片的后面插入一张新幻灯片，试一试“Shift+Enter”，奇妙吧！当然了“Ctrl+M”也可以。不信？你试试看。 6.6 让文字闪烁不停在PowerPoint中可以利用“自定义动画”来制作闪烁文字，但无论选择“慢速”、“中速”还是“快速”，文字都是一闪而过，无法让文字连续闪烁。其实在这种情况下，我们只需要按照下例步骤做，就可以实现连续闪烁:1.创建文本框，设置好文字的格式和效果，并做成闪烁的动画效果;2.点选这个文本框再单击“编辑”菜单下的“复制”命令，同时在文稿中根据想要闪烁的时间来确定粘贴的文本框个数，再将这些框的位置作相应的设置;3.最后，把这些文本框都设置为在前一事件一秒后播放，文本框在动画播放后隐藏即可。6.7 记录幻灯片放映过程中的即席反应当作报告时，你经常需要制作一张列表，并在里面列出你的想法、评注、建议或操作。你可以用PowerPoint来代替传统的书面表格。操作方法如下:在幻灯片放映视图中，鼠标右击屏幕的任意位置，点击快捷菜单中的“会议记录”，点击“即席反应”选项卡，在说明、分配至、期限框中键入所需的信息，然后点击“添加”（图3）。如果需要添加更多的操作项，重复上述操作，完成后点击“确定”。你所指定的即席反应将出现在该演示文稿末尾的一张新幻灯片中，你可以使用这张幻灯片来回顾幻灯片放映过程中别人提出的想法或建议。 图3另外:你可以将即席反应导入Word或Outlook中。操作方法如下: 在PowerPoint的“工具”菜单中，点击“会议记录”，点击会议记录对话框中的“导出”按钮。如果想创建包含想法或操作的Word文档，请选中“将即席反应邮寄到Microsoft Outlook”复选框;如果想放到Outlook任务列表中（并在稍后将任务分配给合适的人员），请选中“将会议细节和即席反应传送到Microsoft Word”复选框，最后点击“立即输出”。 6.8 缩减PowerPoint图片所占用的空间在添加图片，如照片或插图时，PowerPoint演示文稿可能会变得非常庞大。你可以手动压缩这些图片，但还有一个更简单的方法:让PowerPoint 2002为你自动完成这些工作。单击“图片”工具栏上的“压缩图片”按钮。如果你看不到图片工具栏，就指向“视图”菜单中的工具栏，单击“图片”，若要压缩演示文稿中的所有图片，请选中“文档中的所有图片”按钮，在更改分辨率下面，选择你要使用演示文稿的方式:Web/屏幕或者打印，若要进一步减小文件大小，选中“删除图片的裁剪区域”复选框，单击“确定”。 注意:如果你对图片进行了压缩或者删除了图片的裁剪区域，就不能再把它们恢复到原来的分辨率或大小。这个技巧同样适用于Word 2002。6.9 让剪贴画灵活改变颜色 在演示文稿中插入剪贴画后，若觉得颜色搭配不合理，肯定会选“图片”工具栏中的“图片重新着色”命令进行改变。乍一看挺好，但一改动问题就来了。比如你想把该画中的一部分黑色改成红色，它却把全部黑色都改成了红色，太呆板了。怎么办？你可以这样做:1.选中剪贴画;2.单击绘图工具栏中的“绘图”;3.单击“取消组合”，这时会出现一个对话框“这是一个输入的对象”;4.单击“确定”，会看到一个选定变成多个选定;5.在选定外空白处单击一下;6.选中你要改变的那一部分对象（有些可以再分解）;7.单击绘图工具栏中的“填充”，选择所需颜色，这样一来改变颜色就灵活多了。6.10 自动演示文稿单击“幻灯片放映”菜单下的“设置放映方式”命令，在出现的对话框中选中“循环放映，按Esc键终止”复选框即可。6.11 多张PowerPoint幻灯片应用镜头切换效果 以下技巧可一次将同一镜头切换效果应用到多张幻灯片: 单击“视图”菜单中的“幻灯片浏览”，单击选择一张幻灯片，并在单击下一张幻灯片时按住Ctrl键，直至选择了所有将应用该过渡效果的幻灯片。单击“幻灯片放映”菜单中的“幻灯片切换”，在效果框中选择所需的切换效果（图4），单击“应用于所有幻灯片”按钮，现在这些幻灯片将使用完全相同的效果。图4 6.12 让剪贴画旋转或翻转 在演示文稿中插入剪贴画后，若觉得角度不对想旋转，或方向不对想翻转时，PowerPoint的相关指令却不能激活，这时你可以进行以下操作:选中该剪贴画，单击绘图工具栏中的“绘图”，单击“取消组合”，这时会出现一个对话框“这是一个输入的对象”，单击“确定”，会看到一个选定变成多个选定。再单击绘图工具栏中的“绘图组合”。经过这5个步骤的处理，你就可以随心所欲使用相关指令了。 6.13 使用PowerPoint制作相册（微软Office技巧大赛获奖作品）启动PowerPoint新建一个幻灯文件，单击“插入图片新建相册”命令，打开相册对话框（图5），在该对话框中选择要放入本相册的图片，你可以选择从磁盘或是像扫描仪、数码相机这样的外设添加图片。若要从文件或磁盘添加图片，请执行下列操作之一:图5在“插入图片来自下面”，单击“文件/磁盘”，定位包含要添加到相册中的图片的文件夹或磁盘，再单击图片文件 ，然后“插入”，重复第二步以向相册中添加所需的图片。或者一次把它们都添加进去，按住Ctrl键，选择要添加到相册中的所有图片，然后单击“插入”。接下来，在相册版式下指定相册的外观，单击“创建”按钮关闭对话框，回到幻灯编辑模式，编辑相册封面，继续完成幻灯动画、切换、背景、声音等设置，最后保存文档，你就可以和你的朋友一起慢慢欣赏自己创作的精美相册了。注意:相册是PowerPoint 2002的新增功能，尽管不通过此功能也可以制作相册。但该功能可以更快捷、更自动化地完成工作。 6.14 让字的出现与旁白同步为使字与旁白一起出现，可以采用“自定义动作”中按字母形式的向右擦除。但若是一大段文字，字的出现速度还是太快。这时可将这一段文字分成一行一行的文字块，甚至是几个字一个文字块，再分别按顺序设置每个字块中字的动画形式为按字母向右擦除，并在时间项中设置与前一动作间隔13秒，就可使文字的出现速度和旁白一致了。6.15 清除幻灯片上的文字在播放幻灯片的过程中，右击鼠标，在出现的右键菜单中选中“屏幕”中的“擦除笔迹”命令即可。6.16 在PowerPoint中插入Flash动画（微软Office技巧大赛获奖作品）打开PowerPoint，单击“视图工具栏控件工具箱”命令，这将打开ActiveX控件工具箱面板（图6），在工具箱的底部有一个“其他控件”的按钮，单击该按钮，打开系统上已安装的ActiveX控制的清单，选中“Shokewave Flash Object”选项后光标将变成十字形。用十字标在幻灯片上拖出一块Flash电影播放的屏幕空间。Flash电影能随意占用屏幕上的任意大小或位置。拖好Flash窗口后，右击该窗口。在弹出的菜单里的选择“属性”项（图7），在Flash的页面属性对话框中的Movie框中键入SWF格式电影文件的URL或路径。如果SWF电影文件在PowerPoint文件的同一目录下，则键入SWF文件名即可。图6 图76.17 利用PowerPoint召开网上会议 PowerPoint提供了强大的网络功能，能够帮助我们轻轻松松地召集网络会议，展现自己的风采。Microsoft NetMeeting程序和Microsoft Office的紧密结合给我们开联机会议提供了相当大的便利。只要在PowerPoint中打开“工具联机协作现在开会”命令，在出现的窗口中输入你的姓、名、电子邮件、位置和服务器名称（图8），NetMeeting就会在后台自动启动，如果你要找的人都在线上，并且对你的提议感兴趣，同意参加，那么联机会议就可以立即开始了！图8联机会议开始时，尽管所有参加者都可以在屏幕上看到演示文稿，但只有会议主持人才是演示文稿的唯一控制人。打开协作功能可允许参加者修改演示文稿，但也可以在任意时刻关闭协作功能。关闭协作功能后，其他参加者就不能继续进行修改，但他们可以观察到会议主持人的工作。协作功能打开时，联机会议的参加者就可轮流地编辑和控制演示文稿。当其他人控制演示文稿时，会议主持人将不能使用光标（不仅是在演示文稿中，其他情况也不行）。控制演示文稿的参加者姓名的首字母会出现在鼠标指针旁。如果在会议过程中，主持人忽然想到遗漏了一个VIP，进程还没有进入紧要阶段，那么这个时候可以邀请其他人加入正在进行的联机会议。不过被邀请参加即席联机会议的人必须在其计算机上已运行了NetMeeting，否则将不能收到联机会议邀请。如果想把会议开得很成功，我们可以提前做一个会议通知。单击“工具联机协作安排会议”，Outlook就会自动启动，弹出一个非常详尽的界面，我们只要按照实际情况改几个数据，就可以很轻松地完成会议通知。PowerPoint中的很多功能帮助我们在网络会议中仍然能够自由地交流。例如“Web讨论”功能使得用户可以向演示文稿中插入评语。讨论是线程化的，也就是说，对讨论评语的答复将直接嵌套于讨论之下，就像BBS上的文字。可以同主题阅读，不用一篇篇翻看。另外，允许同时存在多个主题讨论。通过使用“讨论”工具栏，任何正在审阅演示文稿的用户都可以查看并答复任何讨论。用户可以在PowerPoint中审阅讨论，并根据收到的反馈信息合并对演示文稿所做的更改。 当用户开始讨论时，将出现讨论窗格，该窗格中包括了评语、问题以及讨论的主题。用户可以在讨论窗格中拖动滚动条来查阅整个主题、还可以查阅向讨论中插入评语的各个用户的名称和讨论的内容。我们在审阅演示文稿时，也可以像平时审阅文字稿件一样，直接在幻灯片上插入批注。打开要添加批注的幻灯片，单击“插入批注”命令。其他用户所添加的任何隐藏批注都会出现在黄色的批注方框内。这时你也可以在框内键入自己的批注，然后在黄色批注方框外面单击。我们可以按照自己的需要随意对文本和批注方框进行移动、调整大小以及重置格式等操作，与处理其他对象一样。此外，还可以传送演示文稿，让其他用户也能查看和添加批注。如果你不希望幻灯片放映时显示批注，可以将批注隐藏。批注不会出现在大纲窗格或者母版视图中。PowerPoint通过网络进行演示的一个很强大的功能就是“广播”。使用广播可以在Web上广播演示文稿（包括视频和音频）。如果观众人数较多或观众位于远程位置，则此时广播将特别有用。通过使用Outlook或其他电子邮件程序，用户可以像安排其他会议一样安排广播。演示文稿的保存格式为Html，因此观众要查看演示文稿的唯一需要就是浏览器。如果有些观众错过了广播或需要将广播存档，则可以录制广播并将其保存到Web服务器上，以便可以在任何时候重新播放。进行广播操作的方法如下:打开要广播的演示文稿。单击“幻灯片放映联机广播安排实况广播”，选择“建立与安排一次新广播”，然后在选项卡上填写相关的信息。只需设置一次选项，以后所有的广播都将使用这些设置。6.18 复制配色方案如果要将一张幻灯的配色方案传给另一张或多张，重新进行配色则比较麻烦。其实有很简单的方法:在幻灯片浏览视图中，选择一张具有所需配色方案的幻灯片。然后单击“格式刷”，可以对一张幻灯片进行重新着色;如果要同时重新着色多张幻灯片，请双击，然后依次单击要应用配色方案的一张或多张幻灯片。注意，如果重新着色多张幻灯片，请在完成之后，按Esc键中止“格式刷”。如果重新着色一张幻灯片，“格式刷”会自动中止。利用这种方法，我们也可以将一份演示文稿的配色方案应用于另一份。方法是:同时打开两份演示文稿，单击“窗口”菜单上的“全部重排”，然后按上述步骤操作即可。6.19 旋转图片在使用PowerPoint提供的艺术图片时，往往需要对图片进行旋转、颜色渐变和阴影变换等操作。因为PowerPoint的操作过程是针对对象的，而这些艺术图片固有的格式又与PowerPoint中的对象不同，因此，在完成一些比较复杂的操作之前，需先将这些图片转变为PowerPoint中的对象，然后再进行操作。下面介绍实现图片旋转的方法:1.在PowerPoint的文件中，单击“插入图片来自文件”命令，调用需要进一步编辑的图片;2.选中该图片之后，右键单击，在弹出的快捷菜单中选择“组合取消组合”命令项，从而使这个图片分解成若干个小单元;3.在分解后的图片的左上角处按下左键，然后向该图片的右下角处进行拖动，使分解后的整个图片被全部套在矩形虚框中，此时松开鼠标左键，即可出现分解后的图片被全部选中的标记;4.再次右键单击，在弹出的快捷菜单中选择“组合组合”命令，使分解后的图片重新组合成为PowerPoint的对象;5.选中该图片对象之后，再使用鼠标左键单击工具条中“旋转”按钮，即可实现艺术图片的旋转操作。6.20 快速切换窗口播放模式（微软Office技巧大赛获奖作品）在实际使用Powerpoint的演示文稿的过程中，我们往往需要与其他程序窗口的数据配合使用以增强演示的效果，默认的鼠标操作是这样的:单击Powerpoint的“幻灯片放映”菜单中的“观看放映”将启动默认的全屏放映模式，而在这种模式下，则必须使用“AltTab”或“AltEsc”组合键与其他窗口切换。其实，我们还可以这样操作:在需要播放幻灯片时:按住Alt键不放，依次按下“D”、“V”键激活播放操作，这时启动的幻灯片放映模式是一个带标题栏和菜单栏的形式（图9），这样就可以将此时的幻灯片播放模式像一个普通窗口一样操作，例如最小化和自定义大小，非常方便。图96.21 在PowerPoint中插入Excel图表如果要在PowerPoint中加入Excel图表，先显示出要添加Excel图表的幻灯片，然后单击“插入”菜单中的“对象”命令，弹出插入对象窗口（图10），如果要创建新的图表，就单击“新建”，再选择“Microsoft Excel图表”。如果要插入已创建好的图表，就单击“从文件创建”，然后再输入文件名称。使用Excel的工具和菜单来更改此图表。在此图表外单击，返回PowerPoint。如果要对此图表进行修改，可双击图表。图106.22 添加动画效果任务窗格上的动画设计功能视图使得在PowerPoint的幻灯片上添加动画成为一件很容易的事。单击“视图任务窗格”，在屏幕的右边出现“幻灯片设计”任务窗格，单击任务窗格右上角的箭头，并选择“幻灯片设计动画方案”，即可在下面的列表中看到各种动画方案。要在当前的幻灯片上应用或预览PowerPoint中预置的某个方案，直接在列表中点击该方案即可;如果要在所有的幻灯中都使用这一设计，点击任务面板底部的“适用于所有幻灯片”按钮;如果想把这一设计用在不止一个但又不是所有的幻灯片中，点击PowerPoint窗口左端的“幻灯片”标签，在按住Ctrl键的同时用鼠标选取要使用某一设计的幻灯片，然后从任务窗格中选择动画方案即可。6.23 打印预览幻灯片PowerPoint 2002包含有打印预览功能。单击“文件打印预览”命令就可以显示预览窗口（图11）。要预览特定的视图，可以拉出预览窗口顶部工具条中“打印内容”标签旁边的下拉菜单，选择要打印的幻灯片。用户可以点击顶部“横向”、“纵向”按钮中的一个可以改变预览输出的方向。如果想把彩色幻灯片转换为黑白的，可以单击“选项颜色/灰度纯黑白”命令即可。6.24 给图片减肥幻灯片中经常会用到位图和插图，这都会使幻灯片文件迅速膨胀起来。当然，你可以通过手工的方式（例如将所有的图片采用JPG格式存储）压缩幻灯文件的大小，但PowerPoint 2002可以在这方面为你效劳。方法如下:在创建幻灯片的过程中，用户可以随时通过调用“图片”工具条对一个或几个位图图片进行压缩，单击“视图工具栏图片”命令，在屏幕上出现“图片”工具条，点击工具条上的“压缩图片”按钮，弹出压缩图片窗口（图12），在“选中的图片”和“文档中的所有图片”中间进行选择;选择分辨率，根据最后输出的用途在“Web/屏幕”和“打印”二者之间进行选择。注意检查一下“删除图片的剪裁区域”选项，如果该选项没有选，在改变图像大小或对图像进行修剪后，可以将图像复原，并没有真正删除图像的数据;如果选了该项，PowerPoint就会删除这些图像中的相关数据，减小PowerPoint文档的大小。注意:如果通过选择“Web/屏幕”和“打印”或者选择“删除图片的剪裁区域”选项，就不能够再把图像恢复到最初的分辨率或大小了。图126.25 给重点内容做个标记在播放幻灯片的过程中，如果你想要对重点内容做标记，只需在放映时单击鼠标右键，选择“指针选项”中的“画笔”，然后就可以用它给重点内容做标记了。6.26 添加图表PowerPoint 2002新引入的“图表”命令使得在幻灯片中添加一个图表元素非常简单。像幻灯片中的其他部件那样，图表元素可以移动和改变大小。单击“插入图表”命令，就可以在当前页码中插入一个默认图表，如果想改变图表的样式，可以单击“图表图表类型”命令在弹出的窗口选择相应的类型即可。6.27 重新组织幻灯片虽然在以往版本的PowerPoint中可以对幻灯片进行重新排序、挑选和重新组织，但PowerPoint 2002使得在演示中重新组织幻灯片变得非常简单。单击“视图普通”命令，然后点击PowerPoint屏幕中左部的“幻灯片”标签，就会看到PowerPoint 2002显示的草图。要处理草图，只要简单地点击它即可。如果想对幻灯片重新排序，只需单击一个草图，并把它拖到演示中的一个新位置即可。6.28 重复操作在PowerPoint中如果想执行同一动作，比如重复修改字体、字型号等，这时按F4键可轻松实现。6.29 隐藏指针在播放幻灯片的过程中，右击鼠标，在出现的右键菜单中选中“指针选项”中的“永远隐藏”命令即可。6.30 制作长时间闪烁的字体在PowerPoint中也可制作闪烁字，但PowerPoint中的闪烁效果也只是流星般一闪罢了。要做一个可吸引人注意的连续闪烁字，可以这样做:在文本框中填入需要的字，处理好字的格式和效果，并做成快速或中速闪烁的图画效果，复制这个文本框，根据想要闪烁的时间来确定粘贴的文本框个数，再将这些框的位置设为一致，处理这些文本框为每隔一秒动作一次，设置文本框在动作后消失，这样就成功了。6.31 在PowerPoint中制作彩色公式（微软Office技巧大赛获奖作品）首先利用公式编辑器制作好公式，然后返回PowerPoint编辑状态。将公式拖至目标位置放置，然后拖动尺寸控点将公式的大小调整至最佳尺寸。单击“视图工具栏图片”命令，打开“图片”工具栏，单击“图片”工具栏中的“图片重新着色”按钮，打开“图片重新着色”对话框，选中“颜色”复选框，单击“更改为”下拉箭头，弹出下拉列表，单击“其它颜色”选项，从调色板中选择所需要的颜色，如“红色”，单击两次“确定”按钮返回到PowerPoint编辑区中，可看到公式颜色由黑色变为红色了。6.32 将文字幻灯片保存为图片如果要在一张图片中加入文字说明，可将图片先放到PowerPoint中，加入文字后再将幻灯片保存为图片格式，这样不会像Windows自带的画图板，把整个文本框覆盖在图片上。当然我们也可将文字保存为图片，方便浏览。具体操作如下:单击“文件”菜单中的“另存为”命令，在“保存类型”框中选择图片格式，如GIF、BMP、JPG、PNG等，然后单击“确定”，这时可选择是将所有幻灯片保存为图片，还是将当前幻灯片保存为图片。6.33 设计目录式的跳转利用字的跳转功能，可以建立漂亮的目录。设置跳转时，建议不要设置字体的动作，而要设置字所在的边框的动作。这样既可以避免使字带有下划线，又可以使字色不受母板影响。具体操作为:选中字框，单击右键，选取“动作设置”项，链接到所要跳转的页面。6.34 快速复制对象为了形式美观一致，我们要求每一页的按钮通常放在同一位置。在一个页面做好按钮以后，选定所有按钮，按“Ctrl+C”复制，然后换一页，按“Ctrl+V”粘贴就行了，并且以前设置好的动作在其它页面同样有效，这样就简单多了。利用这种方法还可以将其他对象也放在不同页面的同一位置。6.35 将Word文档发送到PowerPoint 在PowerPoint中，每次输入文本都要插入一个文本框，操作起来很不方便。其实可以先在Word中将所有内容按一定样式输入，再将它发送给PowerPoint。具体方法是:在Word中打开文档，单击“文件”菜单中的“发送” ，再单击“Microsoft PowerPoint”。每个标题1样式的段落都会成为新幻灯片的标题;每个标题2样式的段落都会成为第一级文本，依此类推。6.36 调整自选图形尺寸在PowerPoint中，“自选图形”或“文本框”等对象和文字经常出现大小不符合的情况，我们可以在“格式”菜单中单击选定的对象类型。例如:“自选图形”或“文本框”，再单击“文本框”选项卡，选中“调整自选图形尺寸以适应文字”复选框。要注意的是，如果选中“调整自选图形尺寸以适应文字”复选框，则缩小该形状时，不能小于要容纳的文本。6.37 制作自己的模板做了一个自己满意的幻灯片之后，为了方便以后的使用，不妨把它变成模板。具体方法是打开现有的演示文稿，单击“文件”菜单中的“另存为”。在“文件名”框中为设计模板键入名字，在“保存类型”框中，单击“设计模板”。以后就可直接通过“文件”菜单上的“新建”来使用该模板了。6.38 使用超链接处理多个文档在PowerPoint 2002中，你可以将一个简单的超链接插入到另一个文档中。单击该超链接即可打开源文档，使你直接访问目标数据。要从PowerPoint文件创建到其它程序的超链接的方法是:在PowerPoint中选中要设为超链接的对象（文字或图片），然后单击“插入超链接”命令，打开插入超链接对话框，选中要链接的文档，单击“确定”按钮即可。6.39 插入MP3音乐PowerPoint的“插入影片和声音文件中的声音”不支持MP3。但若你一定要MP3的话，可以用这样的方法实现:单击“插入对象”，在“插入对象”对话框中选“根据文件创建”（图13），单击“浏览”，指出MP3文件的路径，单击“确定”。插入文档后，在“动画效果”设置中除“时间”、“效果”外，再选“播放设置对象动作激活内容”即可（系统内必须有MP3播放器）。图136.40 快速选择图表元素一般我们用鼠标选中某个图表中的元素很困难，这时可以用键盘来选择:先用鼠标双击图表将其击活，然后用上、下箭头在元素组间移动。如果一个元素包含很多项目，亦可以用左、右箭头在同一个组中左右切换。 6.41 电影字幕效果PowerPoint 2002以前的各个版本没有提供电影字幕效果（文字不断地自下而上流动），但在PowerPoint 2002中实现这种效果却易如反掌。具体实现方法如下:1.在空白幻灯片中加入一个文本框。文本框在幻灯片中居中放置，其宽度要略小于幻灯片。文本框的上边框在幻灯片的上半部（大约三分之二的位置），下边框根据需要可大大低于幻灯片边框;2.在文本框中输入文本。现在选定文本框，再单击右侧窗格中“添加效果”下拉按钮，在弹出的菜单中选择“进入其他效果”，在“华丽型”栏中选择“字幕式”（图14），最后单击“确定”即可。文本框中的文本使用字幕式动画效果时，在幻灯片加上适当的背景效果会更好些。6.42 让幻灯片自动更新日期与时间在幻灯片上插入页眉与页脚，可以让它更有特色。如果想实现自动更新日期与时间，可以进行下述操作:单击“视图页眉与页脚”命令，在打开的对话框中选择“幻灯片”，选中“日期与时间”，选择“自动更新”，则每次打开文件，系统会自动更新日期与时间。6.43 下落反弹效果这种文本的动画效果非常有趣:播放时字符一个接一个地从上方歪歪斜斜地下落，落下后每个字符还要上下反弹几次才能安静下来，用这种效果做标题非常适合。具体实现方法如下:1.在文本框中输入文本。文本的字号要大些，最好选择笔画比较粗的字体（如“华文琥珀”字体）;2.下面的操作步骤与实现字幕式动画效果的步骤相同（只是最后要选择“华丽型”栏中的“挥舞”效果）即可。6.44 自定义对象的动作路径自定义对象的动作路径的意思就是:你可以随心所欲地为某个对象画出一条路线，这个对象就会按你指定的路线进行移动。具体实现方法如下:先选定一个对象，然后单击右侧窗格中“添加效果”下拉菜单，在弹出的菜单中选择“动作路径绘制自定义路径自由曲线”（其他方式也可以）。此时鼠标指针会变成笔形，在幻灯片中随意画出一条曲线（图15）。图156.45 使两幅图片同时动作PowerPoint的动画效果比较有趣，选项也挺多，但局限于动画顺序，插入的图片只能一幅一幅地动作。如果你有两幅图片需要一左一右或一上一下地向中间同时动作，可以采用以下的方法解决:安排好两幅图片的最终位置，按住Shift键，选中两幅图片，然后右键单击，在弹出的快捷菜单中选择“组合组合”命令，这样使两幅图片变成了一个对象，再到“动画效果”中添加相应的效果就可以了。6.46 用PowerPoint动画获得闪烁效果 在PowerPoint 2002中添加动画可以使演示文稿看起来更专业，而且操作非常简单有趣。在普通视图中，显示包含要动画显示的文本或对象的幻灯片，选择要动画显示的对象，在“幻灯片放映”菜单上，单击“自定义动画”，在自定义动画任务窗格中，单击“添加效果”，并执行一个或多个下列操作:如果你希望使文本或对象通过某种效果进入幻灯片演示文稿，请指向“进入”，并单击一种效果。 如果你希望给幻灯片中的文本或对象添加某种效果，请指向“强调”，然后单击一种效果。 如果你希望给文本或一个对象添加某种效果使其离开幻灯片，请指向“退出”，然后单击一种效果。6.47 翻转的立方体效果我们要做的是一个可以翻转的立方体。实现这一效果的基本思路是:在同一位置画出几个依次转动一定角度的立方体，并使第一个立方体显示后便消失。以后的每个立方体在前一个立方体消失后马上显示出来，然后再“消失”。这些动作连续起来就形成了一个翻转的立方体。具体实现方法如下:1.利用“绘图”工具中的“自选图形”在幻灯片中画出一个立方体，然后单击右侧窗格中“添加效果”下拉按钮，在弹出的菜单中选择“退出消失”。2.现在做第二个立方体。右键单击第一个立方体，在快捷菜单中选择“复制”，然后再次右键单击该立方体，在快捷菜单中选择“粘贴”，这样便有了两个立方体（这里之所以采用复制、粘贴的方法做第二个立方体，是为了保证与第一个立方体大小一致）。现在移动第二个立方体使之与前一个立方体完全重合，然后拖动第二个立方体的旋转控点（绿色的小圆圈）把它旋转一个较小的角度，这样第二个立方体就做好了。最后为它设置动画效果:首先选定该立方体，在“自定义动画”中的“开始”栏中选择“之后”;这样它就会在前一个动作（即第一个立方体的“消失”动作）之后显示。单击“添加效果”下拉按钮，在弹出的菜单中选择“进入出现”，再次单击“添加效果”下拉按钮，在弹出的菜单中选择 “退出消失”，这样第二个立方体就完全做好了。3.其他各个立方体全部照此办理，只是最后一个立方体不要为其设置“退出”动画效果。现在放映幻灯片，你会发现立方体的翻转效果还是十分逼真的。6.48 绘制斜线表头首先单击“插入表格”命令，添加一个表格，然后将光标放在第一单元格内，单击鼠标右键，弹出右键菜单，从中选择“边框和填充”命令。在“设置表格格式”对话框中（图16），选择“边框”标签，单击添加斜线的按钮，单击“确定”按钮，然后在表格中输入文字，调整文字的大小与距离，最后一个二维的斜线表头就这样简单地诞生了。6.48 添加辅助线在制作几何课件时，常常需要作辅助线。实现的方法是:利用“直线”工具画一条线段，利用“线型”工具使之成为虚线，利用“自定义动画”命令定义为向下擦除效果。6.50 创建多个模板PowerPoint在每个演示文稿中只提供了一个模板，如果在演示过程中需要用到多个模板，则可以在正式工作前制作出几个模板，用来提高工作效率。其方法是:首先为每一种想重复的样式创建个单独的幻灯片，再创建以某样式为基础的幻灯片，在“幻灯片浏览”视图方式下选择想用的模板幻灯片并将其复制，然后编辑复制的文字与图表。如果想把该模板用到另一个演示文稿中，则可把这两个文件都切换至“幻灯片浏览”视图，并排在一起，然后把其中的一个模板拖到另一窗口中即可。6.51 隐藏对象在做几何课件时，常常遇到“一题多解”等情况，制作这样的课件时，辅助线出现后，在下次单击鼠标时，上一种辅助线应该隐藏。实现的方法:利用菜单中“自定义动画”命令，打开“自定义动画”选项卡，定义一种动画效果后，“播放动画后”列表框被激活，单击该项，定义为“下次单击后隐藏”。6.52 控制演示文稿中的电影和声音在幻灯片中插入电影和声音时，PowerPoint在幻灯片中插入一个包含该对象的小图标，如果你不想要图标，你可以设置文件，使之在第一次插入电影或声音文件时自动播放，然后将图标拖出幻灯片。6.53 调用外部程序由于PowerPoint本身功能的局限性，常需要调用外部程序，如Flash文件，实现的方法:选中某个对象，利用菜单中的“动作设置”命令，定义“单击鼠标时的动作”，“超级链接到”指定的文档。 6.54 自动显示对象每一页幻灯片上常常有多个对象，若都定义了“自定义动画”效果，播放时进入该页，首先显示的是空的背景，这显然不是我们实际所需要的。应该这样改进:打开“自定义动画”设置窗口，选中“顺序和时间”选项卡，选中“在前一事件后自动启动”项。6.55 在PowerPoint中创建一个摘要幻灯片 在创建好一个PowerPoint演示文稿后，你可能需要添加一个简介、一个议程或小结。PowerPoint提供了向现有演示文稿快速添加摘要幻灯片的方法。该幻灯片可以重命名为简介或议程，或者你也可以把它复制到演示文稿的末尾并重命名为小结或复习。 利用其他幻灯片的标题创建摘要幻灯片的操作方法: 打开需要添加摘要幻灯片的演示文稿，单击“视图”菜单中的“幻灯片浏览”，在幻灯片浏览视图中选择你所需幻灯片的标题。要想同时选择多个幻灯片，你必须在选择的同时按住Ctrl键（记住选择那些最能概括该演示文稿的幻灯片）。单击幻灯片浏览工具栏上的“摘要幻灯片”按钮，PowerPoint将利用所选幻灯片的标题创建名为“摘要幻灯片”的新幻灯片，该幻灯片将出现在所选幻灯片的前面（图17），双击编辑该幻灯片。你可以更改标题、编辑现有项或添加新项。 图176.56 控制播放过程在播放幻灯片的过程中，我们一般是利用右键菜单中的“上一张”、“下一张”命令来翻页，这样会在屏幕上出现菜单，显得不美观，事实上你可以采用以下的方法来进行翻页。1.利用热键:利用键盘上的PageUp、PageDown，直接实现上翻一页与下翻一页。2.定位的方法:若在幻灯片中有多处“超级链接”时，一旦误操作，可能不是误差一页的问题，若利用PageUp、PageDown热键来翻页显然不方便。在播放过程中，可以通过键盘输入数字（幻灯片的序号）后回车，直接定位到指定的幻灯片。6.57 利用PowerPoint上网运行PowerPoint时也可轻松上网，而不用打开IE浏览器。方法是:在“幻灯片”视图下，单击“视图工具栏Web”可发现在工具栏上有地址栏，在此地址栏中输入地址即可上网，另外，它还将IE中浏览过的地址也记录于其下，做到了完全与IE的兼容。 6.58 更改绘画笔的颜色右击鼠标，在出现的右键菜单中选中“指针选项”中的“绘图笔颜色”命令，选中所需要的颜色。另外也可在播放之前就改变绘画笔的颜色，单击“幻灯片放映”菜单下的“设置放映方式”命令，在该窗口中将“绘图笔颜色”列表框的颜色改变即可。6.59 建立超级链接我们可以很方便地在演示文稿中建立超链接，方法如下:在“幻灯片”视图下单击“视图工具栏Web”，调出Web工具栏，再在“地址栏”中键入相应的超链接站点的URL，回车后，PowerPoint就会启动你的浏览器并且打开你指定的页面了。6.60 改变剪贴画的位置在幻灯片中插入剪贴画后，如果觉得其角度不符合，可采取以下的方法:先选中该剪贴画，再单击绘图工具栏中的“绘图”，单击“取消组合”，在弹出的“这是个输入的对象”对话框后单击“确定”按钮，这时选项由一个变为了多个，再单击绘图工具栏上的“绘图组合”命令，经