集中采购作业指导书.doc

仟吉集团采购部集中采购作业指导书 编制： 审核： 审批： 签发： 编号： 发放范围： 发布日期： 年 月 日执行日期： 年 月 日1.目的 对物资采购实施分类控制，选择物资供应商和培养物资供应战略伙伴，确保仟吉系统产品品质标准的统一。2.范围 适用于对仟吉集团各事业部、分子公司生产制作和服务所需物资(原材料、包装物、代销品、低值易耗品、消耗品、固定资产)采购供应商的选择和评定。3.职责3.1 集团采购部经理负责：3.1.1 审核供应商年度采购合同、物资分类明细表、原材料采购合格供应商名录、包装物采购合格供应商名录、代销品采购合格供应商名录、低值易耗品采购合格供应商名录、消耗品采购合格供应商名录、固定资产采购合格供应商名录。3.1.2 审批和确认对物资供应商的供货业绩评定。3.1.3审核集团各事业部、分子公司月度、年度物资采购计划。3.1.4审核集团采购部计划课提交的供应商往来账、请购单。3.2 集团采购部供应商管理课负责：3.2.1 编制物资分类明细表。3.2.2编制原材料采购合格供应商名录、包装物采购合格供应商名录、代销品采购合格供应商名录、低值易耗品采购合格供应商名录、消耗品采购合格供应商名录、固定资产采购合格供应商名录，报集团采购部经理审核。3.2.3 组织对物资供应商的选择评定。3.2.4 组织对物资供应商的供货业绩评定，维护供应商的客情关系。3.3集团采购部计划课负责:3.3.1编制、发布集团各事业部、分子公司月度、年度物资采购计划。3.3.2审核集团各事业部、分子公司供应商往来账、请款工作。3.3.3监督集团采购执行课及分子公司驻厂采购采购计划完成情况、提交可行性采购分析报告。3.4 集团采购部执行课负责：3.4.1负责拟定物料需求计划的采购分配方案。3.4.2按公司发布的物资分类明细表、原材料采购合格供应商名录、包装物采购合格供应商名录、代销品采购合格供应商名录、低值易耗品采购合格供应商名录、消耗品采购合格供应商名录、固定资产采购合格供应商名录实施A类和B类物资的月度、年度物资采购计划采购活动。 3.4.3负责原物料订单下达、跟踪及异常处理。3.5各事业部、分子公司驻厂采购负责:3.5.1 按程序和标准对自采C类物资的采购活动，及供应商履行合同评定，并申报集团采购部计划课审批、备案。3.5.2实施本区域公司对物资供应商的供货业绩年度评定并报集团采购部供应商管理课汇总、备案。3.6相关部门负责:3.6.1集团质量管理部负责：3.6.1.1审核供应商资质及监督采购活动按程序执行。3.6.1.2 参与对供应商的样品验证和现场考察。3.6.1.3 参与对供应商年度业绩评定。3.6.2 集团研发部负责:3.6.2.1 组织小样试样，反馈试用意见。3.6.2.2负责供应商研发能力考核，参与新原料审核评审。3.6.3集团市场部负责:3.6.3.1负责包装类样品设计标准符合性判断。4. 程序41采购物资的分类：集团采购部供应商管理课按采购物资对产品质量影响的重要程度分类，制定物资分类明细表，将采购物资分为A、B、C三类。411 物资定义：原材料：直接用于生产产成品、半成品或影响产成品、半成品性能的可食用的物料，价值不等。包装物：用于产成品起包装、装饰作用，增加美感且不可食用的物料，价值不等。代销品:直接从供应商处采购，不需要做任何包装和加工，直接用于加价售卖的商品，价值不等。消耗品：价值低，用过以后不能回收，更不可能重复使用的一次性用品。低值易耗品: 用于生产制作和服务的配件(含工模器具)，价值在1500元以下的物品。固定资产: 用于生产制作和服务的设备（设施），使用年限较长，价值在1500元以上。412 分类：（a） A类物资：·构成产成品、半成品的主体和关键部分，直接影响产成品、半成品品质和主要使用性能的原材料； ·影响仟吉集团产品形象或直接与产品接触的包装物；·影响到连锁店统一店面形象和产品主要品质性能的设备（设施）。（1）A类物资需要重点控制，其供应商必须由集团采购部供应商管理课选择评定,并代表集团各事业部、分子公司与供应商议价、定价/签订年度合同/供销合同；各事业部、分子公司提交物资需求计划报集团采购部计划课统一审批后，由集团采购部执行课统一订货、各事业部、分子公司驻厂采购跟单对接仓库办理入库，集团采购部计划课统一审核供应商往来账、请款；（2）每批进货需要进行全项检验（按采购物资验证指导书对A类物资的验收项目执行）；（3）需要对其供应商进行供货业绩的季度/年度评审；（4）根据具体情况可对其供应商进行年度监督回访。（b） B类物资：· 构成最终产品非关键部分的批量原材料；· 不直接接触食品或影响仟吉产品形象的包装物；· 对仟吉店统一店面形象和产品主要品质性能无重大影响的辅助设备（设施）。（）B类物资可由集团采购部供应商管理课统一选择、评定供应商，然后推荐给各事业部、分子公司驻厂采购。各事业部、分子公司提交物资需求计划报集团采购部计划课统一审批后，由各事业部、分子公司驻厂采购分别向供应商要货、结算，简称“统谈分签”采购模式；（2）各事业部、分子公司驻厂采购也可视具体情况按.3新供应商评定程序自行选择B类物资的供应商，但需报集团采购部供应商管理课审批、备案；（3） B类物资每批进货需要按照采购物资验证指导书进行验收；（4） 每年需要对供应商进行供货业绩的年度评审。（c）C类物资：用于对生产制作和服务起辅助作用的自行订购的物资(除A、B类物资以外的所有物资)：（）可由各事业部、分子公司驻厂采购自行选择供应商,必须将供应商、产品等相关审核资料汇总后报送集团采购部供应商管理课备案；（）每批进货需要进行外包装、内包装、重量、感官指标的检测验收。4.2 物资分类明细表的发布：4.2.1 每季度最后一个月11号-20号，由集团采购部经理组织集团采购部各课、各事业部、分子公司驻厂采购对本季度物资分类明细表进行评审，并结合集团研发部新研制产品所需求的物资按重要程度分类，由集团采购部供应商管理课整理编制每季度物资分类明细表，经分管副总裁批准后发布。4.2.2 2012年度第三季度物资分类明细表（1） 原材料：完整信息见附件A类面粉、奶粉、黄油、酵母、添加剂、芝士乳酪、罐头、油脂、干果、巧克力、可可粉、咖啡豆、香精香料、预拌粉、淡奶油、酸奶油、马斯卡邦尼B类糖类 、大豆油. 、果馅、调味品、果冻、果脯C类生鲜类(蔬菜、水果、鲜肉)、火腿、液态奶、蛋制品（） 包装物：完整信息见附件A类产成品包装袋、包装盒、玻璃瓶、冷杯、热杯B类扎丝、织物C类标贴、不干胶（3） 代销品:完整信息见附件A类伴手礼、巧克力糖果、果酱、牛奶、蜂蜜、沙拉酱、肉松、红酒、蜡烛B类咖啡、果汁C类（4） 低值易耗品:完整信息见附件A类开罐器、榨水车、保温箱、蛋糕模具、梯子、推车、木托盘、食品夹.B类煎炉、灭蚊灯、开水器、扑蝇灯、固定资产配件C类剪刀、容器、电子称、温度计、传真机、干手器、微波炉、电磁炉电饭锅等小家电（5） 消耗品: 完整信息见附件A类消毒粉、口罩、工作服、工鞋、透明胶带、工厂用封口胶、红包B类毛巾、手套、鞋套、收银纸C类洗洁精、肥皂、温度计、洗手液、垃圾桶、打印纸、墨水计算器、表单（6） 固定资产:完整信息见附件A类SM101 10开打蛋机、36盘冻藏醒发箱、2层4盘电烤炉、单盘吐司切片机4层烤盘架、方包整形机、重型酥皮机、冷柜、展示柜、冰沙机、奶昔机、咖啡机、果糖定量机、萃茶机、制冰机B类消毒柜、开水器C类电脑、打印机4.3 新供应商评定程序:4.3.1 A类控制物资：（1） 由集团采购部供应商管理课根据需求对物资供应商进行寻找和开发，根据物资分类明细表分类控制的要求，收集审核其相关资料，由集团质管部、集团研发部、集团市场部参与评估，并根据各部门的评估结论确定是否对其进行实地考查；（2）集团质管部协同采购部对供应商进行全面实地考查，填写供应商现场评审表，根据其得分情况来确定其是否有资格成为仟吉集团的供应商；（3）由集团采购部供应商管理课收集物资基本信息(名称、规格、单价、到货周期等)；（4）根据供应商提供的样品和检验报告以及相关资料，集团质管部对样品按采购物资质量标准和采购物资验证指导书进行验证，并在新原料审核表第2栏签字确认；（5）集团研发部根据要求组织小样试验，试验合格后，在新原料审核表第3栏签字确认；（6）由集团采购部经理综合评审，审核通过，在新原料审核表第4栏签字确认； (7) 各部门评估通过后，由集团采购部供应商管理课汇总统计后报分管副总裁审批，集团采购部供应商管理课可将审批后的供应商列入合格供应商名录，发文通知各事业部、各分子公司驻厂采购及通知供应商正式开始供货。4.3.2 B类控制物资（1） 由集团采购部供应商管理课根据需求对物资供应商进行寻找和开发，根据物资分类明细表分类控制的要求，收集审核其相关资料，抄送给集团质管部(或者分子公司质管部)、集团研发部、集团市场部，征求各部门的评估意见，确定是否对其进行实地考查；（2）集团质管部协同采购部对供应商进行全面实地考查，分别填写供应商现场评审表，根据其得分情况来确定其是否有资格成为仟吉集团的供应商；（3）由集团采购部供应商管理课收集物资基本信息(名称、规格、单价、到货周期等)；（4）根据供应商提供的样品和检验报告以及相关资料，集团质管部对样品按采购物资质量标准和采购物资验证指导书进行验证，并在新原料审核表第2栏签字确认；（5）集团研发部根据要求组织小样试验，试验合格后，在新原料审核表第3栏签字确认；（6）由集团采购部经理综合评审，审核通过，在新原料审核表第4栏签字确认； (7) 各部门评估通过后，报分管副总裁审批，集团采购部供应商管理课可将审批后的供应商列入合格供应商名录，发文通知各事业部、各分子公司驻厂采购及通知供应商正式开始供货。4.3.3 对于C类控制物资：由各事业部、分子公司进行小批量试用合格后可开始订货。4.3.4 如因特殊情况，经集团分管副总裁、总裁批准后可先采购，再由集团采购部供应商管理课于5天内完成新供应商评定程序。4.4 供应商（对A、B类物资供应商）供货业绩年度评定程序:4.4.1 在每半年9月20日、3月20日集团采购部各课、各事业部、分子公司驻厂采购根据半年的进货验证记录对供应商的以下方面进行综合评价，填写供应商业绩年度评定表后交集团采购部供应商管理课：（一）质量评鉴：满分50分，由进货批次合格率和制程原物料异常次数两部分组成，数据来源为质管部， 1、进货批次合格率=（1-检验不合格批数/交验批数）*100%检验不合格批数=质量不合格批数+0.3*批检报告不合格批数 2、制程原物料异常次数 每出现一次原物料问题造成的制程异常，扣2分质量评鉴得分=40*采购批次合格率+（10-2*制程原物料异常次数）（二）交期评鉴：满分20分，以采购部订单确认的到货日期为依据，数据来源为采购部执行课，交付及时率=1-（延迟交货批数*A/总到货批数）A延迟交货12日但不影响生产，A=0.2； 延迟交货34日但不影响生产，A=0.4； 延迟交货56日但不影响生产，A=0.6； 延迟交货7日以上但不影响生产，A=0.8； 影响生产，A=1交期评鉴得分=20*交付及时率（三）服务评鉴：满分15分，由抱怨处理评分与退换货行动评分两部分组成， 1、抱怨处理评分以质管部对供应商的抱怨处理态度为依据，数据来源为质管部，（1）无抱怨：8分；（2）诚意改善：7分；（3）尚能诚意改善：5分；（4）改善诚意不足：2分；（5）置之不理：0分。2、退换货行动评分以供应商对不良原物料退换货及时程度为依据，数据来源为采购部执行课，（1）无不良原物料退换货：7分；（2）按期更换：6分；（3）偶尔拖延：4分；（4）经常拖延：1分；（5）置之不理：0分。服务评鉴得分=抱怨处理评分+退换货行动评分（四）价格评鉴：满分10分，以采购部对供应商价格水平评分为依据，数据来源为供应商管理课、执行课 1、价格公平合理，报价迅速：10分；2、价格尚属公平，报价缓慢：8分；3、价格稍微偏高，报价迅速：6分；4、价格稍微偏高，报价缓慢：3分；5、价格甚不合理或报价十分低效：0分。（五）其他评鉴：满分5分，以采购部对供应商对账及时性、准确性，运输能力，样品提供及时性或其他部门对供应商抱怨为依据。4.4.2 集团采购部供应商管理课汇总各事业部、各分子公司填报的供应商业绩评定表后，算出各项平均评分后填写汇总的供应商业绩评定表：·评定总分高于85分（或质量评分高于40分），可经批准后继续列入合格供应商名录。·评定总分低于85分（或质量评分低于40分）取消其供货资格。4.4.3 集团采购部供应商管理课对A类物资和重点B类物资的供应商要进行年度监督回访和客情关系的维护,填写供应商年度回访评定表。4.4.4 集团采购部供应商管理课对于考核分数及格的供应商，列入合格供应商名录，并附供应商业绩评定表、供应商回访评定表交集团采购部经理审核，再经分管副总裁批准后，发布各事业部、各分子公司及通知供应商；若审批不合格，终止其在仟吉供应商的资格。4.4.5 评定总分低于85分（或质量评分低于45分）的供应商，如因特殊情况，可经分管副总裁审核，总裁批准后留用，但应加强同供应商的沟通，要求其改善硬件设施和管理体系，并且加强对其供应物资的进货验证，在半年后再次进行评定，第二次评定仍不合格，应取消供货资格。 4.5 建立信息沟通机制：4.5.1仟吉集团采购部、仟吉各事业部、分子公司驻厂采购定期交流沟通,每季度举行一次例会，目的是互通信息，进行资源共享，制订下季度统一的行动计划。4.5.2仟吉集团采购部、仟吉各事业部、分子公司驻厂采购每周将采购工作报告以电子版形式向集团采购部经理汇报，部门之间随时保持联系,互通信息，一旦发现同类物资各区域公司间存在价格差异，或价低质优的物资新品种时，及时通知公司集团采购部供应商管理课课长。5附件51物资分类明细表52设备设施分类明细表53原材料采购合格供应商名录54包装物采购合格供应商名录55代销品采购合格供应商名录56低值易耗品采购合格供应商名录57消耗品采购合格供应商名录58固定资产采购合格供应商名录59采购物资验证指导书510采购物资质量标准511新供应商评定表512新原料审核表513供应商年度回访评定表514供应商业绩年度评定表515供应商现场评审表