物业公司管理办法.docx

*地产集团地区物业公司管理办法第一章 组织架构第一条 物业管理中心对地区公司物业管理工作进行规范、指导、监督及考核。第二条 地区物业公司由当地地区公司直接管理。第三条 地区物业公司组织机构设置由集团统一制定并发文执行。第二章人事管理第四条 地区物业公司定岗定编标准、薪资结构体系由物业管理中心统一拟订，经人力资源中心审核后，报董事局主席审批。第五条 各地区物业公司员工年度薪资调整方案经物业管理中心、人力资源中心审核后，报集团董事局主席审批后实施。第六条 地区物业公司定岗定编方案经物业管理中心、人力资源中心审核后，报集团董事局主席审批。地区物业公司维保修人员及配合营销人员的定岗定编方案，经地区公司董事长（或主持工作一把手）签批后执行，报物业管理中心备案。第七条 地区物业公司领导班子成员、物业服务中心负责人的录用及定薪、转正定级、任免、解聘等须报地区公司董事长（或主持工作一把手）审批，并报物业管理中心备案；属物业公司董事长（或主持工作一把手）的，须报物业直管副总裁审批；属地区公司领导班子成员的还须再报董事局主席审批。地区物业公司其他员工的录用及定薪、转正定级、调动、任免、工资、奖惩、解聘等由地区物业公司董事长（或主持工作一把手）审批后执行。不符合公司入职及提拔晋升条件的由物业管理中心行政人事部汇总，物业直管副总裁审核，再经人力资源中心审核，每月1日报集团董事局主席审批后实施。第八条 集团公司对地区物业公司员工因严重违反公司制度、指令或工作失职，从而决定给予的警告、通报批评、扣罚奖金、降薪、降职、免职、辞退等处分由物业直管副总裁审批执行。第九条 物业公司领导班子的分工调整由地区公司董事长（或主持工作一把手）审批。物业公司董事长（或主持工作一把手）不得分管或负责地区公司其他业务。第十条 各地区物业公司之间及与集团系统其他单位之间的人事调动，须经物业直管副总裁签署意见，报人力资源中心总经理审核、审查、审批后实施。其中属地区公司领导班子成员的，还须再报集团董事局主席审批。第十一条 凡在集团系统被辞退、开除以及自行离职的人员，各地区物业公司一律不得录用，特殊情况由人力资源中心汇总、审核，每月1日报集团董事局主席审批后实施。第十二条 物业服务中心负责人、职能部门负责人及以上员工的请假、出差由上一级领导审批，物业服务中心员工的请假、出差由物业服务中心负责人审批，其他员工的请假、出差由部门负责人审批。第十三条 地区物业公司社会保险缴纳方案由地区公司董事长（或主持工作一把手）审批，并报物业管理中心备案。地区物业公司住房公积金缴纳方案由物业管理中心统一制定，经集团人力资源中心审批后实施。第十四条 地区物业公司须及时与员工签订劳动合同，其合同版本由物业管理中心参照集团劳动合同文本制定，经人力资源中心审批后方可使用。第十五条 集团各中心每月对地区物业公司的所有奖励和处罚文件均须抄报集团人力资源中心及物业管理中心，人力资源中心及物业管理中心每月全面检查地区物业公司行政人事部对各项奖罚的执行情况，并将检查结果反馈各相关中心核实。对行政人事部未按文件执行的，当月发现一人次给予行政人事部一把手降三级工资的处分，三人次给予免职处分，超过三人次给予开除处分。第三章 财务资金管理第十六条 资金管理模式1、资金由集团统一计划管理。地区物业公司纳入地区公司资金计划申报。财务部门必须严格按资金计划支付。2、因融资工作需要对外提供资料时，公司基础资料须报地区公司董事长(或主持工作一把手)审批；财务资料、股东会决议、董事会决议、承诺书、商业承兑汇票相关协议及承诺函等相关资料须报资金直管副总裁审批；融资计划、融资方案、融资合同、融资协议、增资方案、融资安排费方案等须报资金直管副总裁审批后，再报集团资金分管领导审批；经批准的融资方案实际执行过程中需要办理财产及股权质押、担保手续，股权过户手续，董事、监事及法人变更等具体事项，由资金直管副总裁审批。3、无论任何原因，地区物业公司必须确保贷款利息及本金在到期前 2个工作日到账；否则每发生一次，给予相关资金部经理、财务部经理降一级工资处分，给予主管资金公司领导降二级工资处分，给予地区公司董事长(或主持工作一把手)降三级工资处分；一旦发生上述情况，集团信息化系统自动生成处分文件并执行。4、同一地区物业公司内部往来款项，由地区物业公司董事长（或主持工作一把手）审批。5、*物业总公司向分公司拨款，由物管中心直管副总裁审批。6、*物业总公司需申请集团拨付的款项，由财务中心审核，1000万元（含1000万元）以下的，报集团财务直管副总裁审批；1000万元以上的，须再报集团资金分管领导审批。第十七条 对外付款审批1、园区日常水电费支出及退业主押金，由物业服务中心负责人审批；工资、社保、公积金、税费、银行手续费等对外付款，由地区物业公司董事长（或主持工作一把手）审批。2、支付合同款，原则上金额2万元以下（含2万元）的，由物业服务中心负责人审批；金额30万元以下（含30万元）的，由地区物业公司董事长（或主持工作一把手）审批；金额30万元以上的，再报地区公司董事长（或主持工作一把手）审批。3、无合同、超合同及其他等非正常情况的付款，单项2000元以下（含2000元）的，由物业服务中心负责人审批；单项2万元以下（含2万元）的，由地区物业公司董事长（或主持工作一把手）审批；2万元以上的报地区公司董事长（或主持工作一把手）审批。4、超计划付款报地区公司董事长（或主持工作一把手）审批。5、涉及物业维保修款项，财务在1个工作日内审核完成。第十八条 费用报销1、地区物业公司董事长（或主持工作一把手）的费用报销由地区公司董事长（或主持工作一把手）审批；其他人员的日常费用报销由地区物业公司董事长（或主持工作一把手）审批。2、因工伤、意外事故、重大疾病等特殊原因须公司在国家规定的赔偿、补偿之外另行补偿的，单笔10万元以下（含10万元），由地区物业公司董事长（或主持工作一把手）审批；10万元以上、50万元以下（含50万元）的，再报人力资源中心审批；超过50万元的，再报集团分管领导审批。3、地区物业公司业务费额度原则上按每个已开盘项目每年2万元的标准核定。此费用不占用地区公司接待费额度，单独列支。业务招待费开支按季考核，年终统算。季度业务招待费超标部分的50%对地区物业公司董事长（或主持工作一把手）进行扣罚，节约部分顺延计入以后季度考核额度。年终统算累计季度扣罚超过年度统算扣罚金额的部分予以补回，年度节约的，节约部分的30%对地区物业公司董事长（或主持工作一把手）进行奖励。第十九条 借款1、地区物业公司、物业服务中心部门负责人及以上人员可借支备用金，备用金借支额不得高于借款人工资的2倍，借款人必须在业务处理完毕后十五日内到财务部报销。2、地区物业公司有5个以下（含5个）项目的，累计借款额度不得超过15万元（含15万元）；5个项目以上、20个项目以下（含20个）的，累计借款额度30万元；20个项目以上的，累计借款额度40万元。超过以上权限的，须再报地区公司董事长（或主持工作一把手）审批。第二十条 资产报废、处理的审批权限资产的报废、处理，单件原值1万元以下（含1万元）、一批次原值总额10万元以下（含10万元）的，由地区物业公司董事长（或主持工作一把手）审批；单件原值10万元以下（含10万元）、一批次原值总额100万以下（含100万元）的，由地区公司董事长（或主持工作一把手）审批；超过上述权限的，再报集团总裁办直管副总裁审批。第二十一条 注册公司、公司收购、对外投资，非集团融资需要为外单位提供财产抵押、经济担保、股权质押、股权转让等重大事项，报董事局主席审批。非融资工作需要，对法人、董事、监事、经营范围及公司章程变更事项，由集团总裁办直管副总裁审批；注册资本变更由集团财务分管领导审批。属于非法人分支机构的物业公司负责人、注册地等的变更事项，经物业管理中心总经理审核后报地区公司董事长（或主持工作一把手）审批。 第二十二条 集团各中心每月对地区物业公司的所有奖励和处罚文件均须抄报集团财务中心，财务中心每月全面检查各地区公司财务部对各项奖罚的执行情况，并将检查结果反馈各相关中心核实。对财务部未按文件执行的，当月发现一人次给予财务部一把手降三级工资的处分，三人次给予免职处分，超过三人次给予开除处分。第四章 采购管理第二十三条 地区物业公司日常所需材料物资采购分为集团统一配送和地区公司自购（含年度采购和应急采购）。第二十四条 集团统一配送的材料物资分为维保修类及非维保修类：维保修材料物资由物业服务中心申报材料计划，经地区公司工程技术部复核后报管理及监察中心审核。非维保修材料物资（如办公电脑、对讲机、保安用品、物业制服等）由物业服务中心申报材料计划，地区物业公司董事长（或主持工作一把手）审批。属固定资产类物资申请单位申报时须附手续齐全的资产审批表。第二十五条 集团统一配送的标准配置的资产购置审批权限及流程全国标准化的综合楼、运动中心等资产购置，由地区公司董事长（或主持工作一把手）审批后实施。第二十六条 集团统一配送非标准配置的资产购置审批权限及流程购置资产金额2000元以下（含2000元）的，由物业服务中心负责人审批；1万元以下（含1万元）的，由地区物业公司董事长（或主持工作一把手）审批；20万元以下（含20万元）的，由地区公司董事长（或主持工作一把手）审批；20万元以上报集团工程建设分管领导审批。 第二十七条 集团统一配送的材料物资，不允许地区物业公司自购；因特殊情况申请自购的，10万元以下（含10万元）的由地区公司董事长（或主持工作一把手）审批，10万元以上的须报材料公司直管副总裁审批后方可采购。第二十八条 地区物业公司材料物资的年度采购包含但不限于以下材料物资的采购须进行年度采购，地区物业公司须签订年度合同，年度采购由地区公司采购部负责。1、五金电器材料、工程维修材料、保洁绿化用品、消防器材、游泳池用品、办公用品及耗材、印刷品、饮用水等物资。 2、有供货商统一配送条件地区的食堂用材。第二十九条 地区物业公司材料物资应急采购的购置审批权限及流程购置金额2000元以下（含2000元）的由物业服务中心负责，购置金额1万元以下（含1万元）的由地区物业公司负责，超过的由地区公司采购部负责。第三十条 资产购置由使用单位负责人审批后交地区物业公司资产管理部门，资产管理员在24小时内审批完毕，并按权限报批。第五章 招投标管理第三十一条 招标权限 预算金额在2万元以下（含2万元）项目的招标工作由物业服务中心负责；预算金额在2万元以上、30万元以下（含30万元）项目的招标工作由各地区物业公司负责；预算金额30万元以上的项目由地区公司负责；有条件实行集团统一招标的项目的招标由集团物业管理中心负责。对集团战略合作的设备、工程的维保合同，由集团物业管理中心与原品牌单位签订年度维保合同。第三十二条 议标权限 由于特殊原因不能按正常程序实施招标的，可以议标。预算金额在5万元以下(含5万)项目的议标由地区物业公司董事长（或主持工作一把手）审批; 100万元以下（含100万元）报地区公司主管招投标领导审批；100万元以上的，经地区公司董事长（或主持工作一把手）审批，再报物业管理中心总经理审批后实施，同时呈物业直管副总裁阅。 第三十三条 单位的征召1、物业服务中心负责的招标项目，由物业服务中心综合管理部负责牵头，与其他两个相关部门组成单位征召小组。地区物业公司负责的招标项目，由地区物业公司行政人事部负责牵头，与其他相关部门组成单位征召小组。地区公司负责的招标项目，物业公司加入征召小组。2、单位的征召，征召小组须采用背靠背原则分别通过网上搜集、电话黄页查询等方式（特殊项目由物业公司董事长或主持工作一把手自行决定收集方式）各提供3家以上单位名单，由招标单位主要负责人独立筛选确定拟入选单位并亲自或指定专人（一人）向入选单位发正式公函，表达初步建立合作关系的愿望，向入选单位落实具体情况，最终决定3家以上（含3家）的合格投标单位。3、征召的有合作意向的单位需进行实地考察的，物业服务中心组织的招标由物业服务中心负责人带队实地考察，地区物业公司组织的招标由地区物业公司董事长（或主持工作一把手）带队实地考察，地区公司组织的招标地区物业公司须参与实地考察。4、清洁开荒的单位征召，原则上须选用在开荒项目所在地承接有日常保洁项目的单位。5、地区物业公司各单位需使用物业单位库单位的，必须经过地区物业公司董事长（或主持工作一把手）审批，由地区公司组织招标的项目还须再报地区公司主管招投标领导审批。6、严禁推荐投标单位，特殊情况的，报集团董事局主席审批。第三十四条 招标文件编写、开标与评标1、招标文件由招标单位主持编写；由地区公司负责招标的项目，地区物业公司须参与招标文件的编写。2、物业服务中心组织的招标，地区物业公司须参与开标与评标。3、地区公司组织的招标，地区物业公司须参与技术标的开标与评标。 4、日常保洁项目的人员定编须在招标前报物业管理中心审核，销售区域的保洁人员定编须报物业管理中心备案。第三十五条 定标权限1、定标价在集团下发参考价格区间上限内的定标报地区公司董事长（或主持工作一把手）审批。2、价格直接套用年度协议单价的定标，报地区物业公司董事长（或主持工作一把手）审批。3、其他定标（含年度合同定标），预算金额2万元以下（含2万元）的项目报物业服务中心负责人审批； 30万元以下（含30万元）的项目报地区物业公司董事长（或主持工作一把手）审批；300万元以下（含300万元）的项目报地区公司董事长（或主持工作一把手）审批；300万元以上的项目报物业管理中心总经理审批；1000万元以上的项目再报物业直管副总裁审批。第三十六条 补充合同核价权限1、涉及单价变化、补充单价的补充合同核价：增加或减少金额20万元以下（含20万元）、增加或减少金额100万元以下（含100万元）的且金额增加或减少幅度小于原合同5%（含5%），报地区公司董事长（或主持工作一把手）审批。超出上述范围的报直管副总裁审批。2、涉及工程量变化的补充合同核价，低于合同总金额的30%且合同增加金额小于80万元(不含80万元)的，报地区公司董事长（或主持工作一把手）审批。超出上述范围的，报物业管理中心总经理审批；超过400万元（不含400万元）再报集团直管副总裁审批。第三十七条 地区物业公司在每月2日前，将最新招标工作台帐报地区公司招投标部。第六章 合同管理及合同履约监督管理第三十八条 集团物业类合同范本由物业管理中心、合同管理中心、法律事务中心审核，报物业直管副总裁审批。第三十九条 地区物业公司原则上应当按照集团制定的合同范本签订相关合同。确因实际情况需要对集团范本条款作部分修改形成地区合同范本的，须报物业直管副总裁审批。第四十条 合同签订标的2万元以上（含2万元）的必须签订合同，标的不超过2万元的，不该签的合同，不允许签合同。标的5万元以下（含5万元）的合同签订须由物业服务中心负责人签名，标的5 万元以上的合同签订须由地区物业公司董事长（或主持工作一把手）签名，不得委托他人代签。 第四十一条 合同订立审批权限1、所有合同报审前必须完成定标（核价）审批。2、合同（含年度）金额5万元以下（含5万元）的，由物业服务中心负责人审批；5万元以上、30万元以下（含30万元）的，由地区物业公司董事长（或主持工作一把手）审批；30万元以上报地区公司董事长（或主持工作一把手）审批；超过300万（水、电、气、暖等公用企事业单位的供应合同除外）的，按集团标准范本报审的合同由合同管理中心审核后实施，无标准范本的合同，经合同管理中心审核后，再报物业直管副总裁审批。3、水、电、气、暖等公用企事业单位的供应合同，由地区公司董事长(或主持工作一把手)审批。第四十二条 合同变更审批权限补充合同（含年度）增加金额5万元以下（含5万元）的报地区物业公司董事长（或主持工作一把手）审批； 5万元以上、20万元以下(含20万元)的报地区公司董事长（或主持工作一把手）审批；20万元以上的报物业直管副总裁审批。补充合同减少金额的，直接报地区公司董事长（或主持工作一把手）审批。同一份合同，既有增加又有减少金额的，按合计后金额确定报批权限。第四十三条 合同管理其他规定1、地区物业公司与集团系统相关单位签订的合同及其补充协议报经营中心审核后，再报地区公司董事长（或主持工作一把手）审批。2、集团公司已签订年度合同、地区物业公司签订项目合同的，由地区物业公司董事长（或主持工作一把手）审批。3、与业主委员会签订的物业服务合同由地区物业公司董事长（或主持工作一把手）审核后，报地区公司董事长（或主持工作一把手）审批，并报物业管理中心备案。第四十四条 地区物业公司须于每月1日前将上月合同重要信息台帐报地区公司合同管理部。 第四十五条 合同履约监督地区公司合同管理部对物业公司所有经营类合同进行履约监督，督促指导合同履行主要责任部门进行合法有效的维权取证并对检查发现的问题进行整改，发现维权取证不到位的，给予各级相关责任人及责任领导问责、降薪、降职、免职直至开除处分，并报直管副总裁审批执行。第七章 法律事务管理第四十六条 地区物业公司的法律事务工作由地区公司合同管理部统一负责。第四十七条 地区物业公司实行法律事务及时报告制度，由地区公司合同管理部按照地区公司法律事务管理办法上报法律事务中心。第四十八条 对于物业管理方面出现的业主纠纷等严重违约情形，地区公司合同管理部对履约资料的有效性、完整性进行审核、检查，如发现关键证据存在缺失或瑕疵，可能对案件结果带来不利影响的，给予相关责任人问责、降薪、降职、免职直至开除处分，并由法律事务中心报直管副总裁审批后执行。第八章 综合管理第四十九条 各地区物业公司必须严格按照集团维保修管理规定推进维保修工作，妥善处理相关问题，提高维保修完成率。如发现违规行为，给予各级相关责任人及责任领导问责、降薪、降职、免职直至开除处分。物业管理中心查处的，由物业管理中心报直管副总裁审批后执行。第五十条 各地区物业公司必须遵照执行集团制定的物业管理制度、规范、标准，并严格落实。如发现严重违规行为的，给予各级相关责任人及责任领导问责、降薪、降职、免职直至开除处分。物业管理中心查处的，由物业管理中心报直管副总裁审批后执行。第五十一条 物业服务费标准（住宅、商业、公建、停车场等）由地区物业公司核算，经地区公司董事长（或主持工作一把手）签字，经直管副总裁审核，报营销直管副总裁审批后执行。第五十二条 前期介入服务人员人工综合成本参考标准由物业管理中心负责制定，经财务中心、经营中心审核后，报集团分管领导审批实施。地区物业公司须在进驻新项目一个月内与地区公司签署前期介入物业服务协议；对新进城市首个项目，须在地产及物业分公司注册完成后1个月内与地区公司签署前期介入物业服务协议。第五十三条 地区物业公司须在新进城市首个项目开盘3个月前完成城市分公司相关营业证照的办理；尚未成立地区物业公司的，由地产公司负责在开盘3个月前完成地区物业公司的组建及相关营业证照的办理。第五十四条 地区物业公司在所辖区域发生重大事件时须按照物业系统重大事件报告管理相关规定执行。第五十五条 地区物业公司须按照集团要求进行物业信息化系统建设及管理，并设专人负责物业信息化系统的推广与使用。第五十六条 每年年底，地区物业公司须制定下一年度的年度工作计划及预算，报地区公司董事长（或主持工作一把手）审批后执行，并报物业管理中心备案。第五十七条 地区物业公司负责社区会所、运动中心的招商及运营管理。第五十八条 物业管理中心每月对各地区公司物业服务质量、物业服务费收缴率、物业安全管理等工作进行检查并考核。第五十九条 物业管理中心每月组织对物业系统全员进行队伍建设、服务礼仪、业务知识、管理技能、品牌意识等的学习及培训；每季度组织召开物业系统视频会议，进行工作总结和经验交流。第六十条 上级单位到下级部门检查工作，下级部门不得安排接送、住宿、就餐等事宜，任何人不得安排或接受宴请、旅游观光、健身娱乐和礼品。第六十一条 档案印章管理 1、*物业有限公司相关证照由集团监察室负责保管；各地区物业公司重要证照、行政公章由地区公司监察分室负责保管；其他物业档案由地区物业公司管理。2、物业管理中心负责*物业有限公司营业执照、物业资质等的变更、年检等，并协助各地区公司在当地注册成立*物业有限公司地区分公司。地区物业公司营业执照、物业资质等的变更、年检等由地区物业公司负责。第九章 附则第六十二条 其它未尽事宜按*地产集团地区公司管理办法执行。第六十三条 本办法自发文之日起执行，如有以往规定与本办法不一致的，以本办法为准。