工程档案整理方法要点优秀PPT.ppt

建设项目档案整理方法建设项目档案整理方法授课：王景彩授课：王景彩联系方式联系方式：QQQQ群群（244086123244086123 ）手机手机主要内容 一、专业术语 七、排序 二、收集 八、编号 三、归档范围 九、案卷封面编制和填写 四、组卷 十、卷内书目的编制和填写 五、装订 十一、编制案卷书目 六、保管期限鉴定十二、装盒 一、专业术语一、专业术语 1、全宗号 2、案卷号 3、档号 4、分类号 5、页号 6、项目竣工文件 7、项目竣工验收文件二、收集二、收集 1、建设项目前期文件材料的收集 2、设计单位文件材料的收集 3、公司代理机构文件材料的收集 4、施工单位文件材料的收集 5、监理单位文件材料的收集 留意：竣工图的收集;电子档案的收集（隐性工程）档案齐全与不齐全的区分（北京暴雨）、（青岛下水道）三、归档范围三、归档范围 建设项目在立项、审批、招投标、勘察、设计、施工、监理及竣工验收全过程中形成的文字、图表、声像等形式的文件。包括：项目前期文件、项目竣工文件和项目竣工验收文件等。留意：文件材料的收集、整理和归档要纳入合同管理，要求明确，限制措施有力。四、组卷四、组卷 （1）针对具体项目的管理性科技文件应放入所针对的项目文件中，按阶段或分年度组卷。（2）建设项目形成的文件，应按其项目或阶段按套分别组卷。（3）成册、成套的科技文件宜保持其原有形态。（4）通用图、标准图可放入相应一项目文件中或单独组卷。其他涉及这些通用图、标准图的项目，应在卷内备考表中注明并标注通用图、标准图的图号和档号。（5）底图以张或套为保管单位进行整理。（6）建设项目在修理和维护中所形成的科技文件，宜实行插卷方式放入原案卷中；亦可单独组卷排列在原案卷之后，并在原案卷的备考表中予以说明和标注。（7）改扩建或重建所形成的科技文件应单独组卷排列。五、装订五、装订 案卷内文件可整卷装订或以件为单位装订，以件为单位装订的应在每件文件首页空白处加盖档号章。1、整卷装订的按要求接受“三孔一线”的方法装订，装订前要拆除文件上的金属物，破损和不符合A4规格的文件要补齐和折叠，粘贴文件和封面要用乳胶。2、图纸可以装订，也可以不装订。对不装订的图纸，须要在每图纸右下角盖上档号章。六、保管期限鉴定六、保管期限鉴定 1、不同立档单位，区分不同保管价值；2、抓住重点，就高不就低（建设单位）。共分5大类47条款，其中永久的22条，30年23条，10年2条。七、排序七、排序 每一项建设一般都是在分阶段的基础上分内容保管期限进行组卷。假如一项目建设文件材料形成数量比较少,可以一个阶段组一卷。每一个案卷均由案卷封面、科技卷内书目及卷内文件材料组成。1、案卷排列 在一个单项工程内，案卷按项目前期、项目设计、项目施工、项目监理、项目竣工、项目验收及项目后评估等阶段排列。七、排序七、排序 2、卷内文件材料、图样的排列 （1）按文件材料的重要程度和时间先后排列：批复在前，来文在后；印件在前，定稿在后；证件在前，附件在后。（2）文字和图样交织材料的排列：文字在前，图样排后。假如文字只是对图样材料的补充或说明的，图纸应排在前，文字材料在后。其中：管理性文件按问题、时间或重要程度排列；施工文件按管理、依据、建筑安装、监测试验记录、评定、验收排列；设备文件按依据性、开箱验收、随机图样、安装调试和运行修理等依次排列；竣工图按专业、图号排列；八、编号八、编号 1、案卷编号 一个单项工程全部档案编写一个流水号。2、卷内文件材料的编号 （1）案卷内科技文件以件为单位编写页号，以有效内容的页面为一页,正面编在右下角，背面的编在左下角。（2）已有页号的文件可不再重新编写页号。（3）卷内书目、卷内备案表不编写页号。九、九、案卷封面编制和填写 1、案卷封面的编制 案卷题名、立卷单位、起止日期、保管期限、密级、档号。留意：声像材料整理时应附文字说明，对事由、时间、地点、人物、作者等内容进行著录。2、案卷脊背编制 主要包括案卷题名、保管期限、档号。留意：案卷脊背可以印在卷盒侧面，有关项目可依据须要选择填写。十、卷内书目的编制和填写十、卷内书目的编制和填写 1、卷内书目编制 主要包括序号、文件编号、责任者、文件题名、日期、页数、备注、档号。2、卷内备考表编制 主要包括文件总件数、总页数以及组卷供应运用过程中须要说明的问题、立卷人、立卷日期、检查人、检查日期、互见号、档号等。十一、编制案卷书目十一、编制案卷书目 参见：科技档案书目十二、十二、装盒 参见：科技档案盒附件附件1、重大建设项目档案管理登记表2、重大建设项目档案验收申请表3、安徽省重大建设项目档案验收标准感谢大家感谢大家 20122012年年7 7月月2525日日