文秘管理与写作优秀PPT.ppt

文秘管理答疑：广州电大张勇 020-84272009 zyongougz 文秘写作答疑：广州电大陈艺岚 020-84272061 cylougz 文秘管理与写作文秘管理与写作【上篇】重点、难点分析第一章第一章 文秘管理引论文秘管理引论文秘管理的主要内容文秘管理的主要内容文秘管理的原则文秘管理的原则文秘管理机构设置的原则文秘管理机构设置的原则文秘管理人员的职业道德修养文秘管理人员的职业道德修养其次章其次章 办公环境和人员管理办公环境和人员管理办公室环境布置和管理的办公室环境布置和管理的 总体要求总体要求男性文秘人员的着装要求男性文秘人员的着装要求第三章第三章 公关事务管理公关事务管理电话接打技巧和要求电话接打技巧和要求接待事务的程序和要求接待事务的程序和要求内宾接待内宾接待外宾接待外宾接待平常来访接待平常来访接待 第三章第三章 公关事务管理公关事务管理l内宾接待的程序要求：内宾接待的程序要求：l了解状况了解状况l制订支配制订支配l接待准备接待准备l迎接客人迎接客人l商定日程商定日程 l会见会谈会见会谈l参观访问（选择）参观访问（选择）l送客与总结送客与总结第三章第三章 公关事务管理公关事务管理l外宾接待的程序和要求：外宾接待的程序和要求：l接受任务接受任务l了解状况了解状况l制订支配制订支配l接待准备接待准备l迎客迎客 日程日程 探望探望l宴请宴请 会见会见 协议协议l巡游巡游 礼品礼品l送客送客 总结总结第三章第三章 公关事务管理公关事务管理l平常来访接待的程序和要求平常来访接待的程序和要求 l确认与通报确认与通报l生疏来访者生疏来访者l熟悉来访者熟悉来访者 l同时到达的来访者同时到达的来访者l预约的来访者预约的来访者l自称与上司有约者自称与上司有约者l没有事先预约的来访者没有事先预约的来访者第三章第三章 公关事务管理公关事务管理l挡驾、引见与介绍挡驾、引见与介绍l对不想见来访者，挡驾。对不想见来访者，挡驾。l对可以见来访者，引领。对可以见来访者，引领。l对初次来访者，陪伴、介绍。对初次来访者，陪伴、介绍。第三章第三章 公关事务管理公关事务管理l送客与整理送客与整理l原则：送到客人离开视线为止。原则：送到客人离开视线为止。重要的，送至车旁。重要的，送至车旁。l刚好整理睬客室刚好整理睬客室第三章第三章 公关事务管理公关事务管理l应用举例应用举例1 1：l一一位位重重要要而而性性急急来来访访者者要要求求见见你你的的上上司司，但但上上司司只只能能在在一一小小时时后后见见他他，或或者者另另订订一一个个日日期期与与客客人人见见面面。作作为为秘秘书书你你应应当当怎怎样样应应付付这位客人？这位客人？第三章第三章 公关事务管理公关事务管理l参考答案要点：参考答案要点：l热忱接待，问清来因；热忱接待，问清来因；l礼礼貌貌地地告告知知必必需需等等候候，问问是是否否情情愿愿等等待；待；l如如情情愿愿等等待待，供供应应茶茶水水饮饮料料杂杂志志报报纸纸等；等；l不不情情愿愿等等，另另约约时时间间，或或者者请请其其通通过过信函干脆与上司联系；信函干脆与上司联系；l热忱送客，刚好向上司汇报。热忱送客，刚好向上司汇报。第三章第三章 公关事务管理公关事务管理l应用举例应用举例2 2：l王王先先生生是是公公司司的的一一位位重重要要客客户户，他他在在来来访访前前已已经经和和公公司司经经理理约约好好了了会会谈谈的的时时间间。可可经经理理因因为为临临时时有有别别的的急急事事要要办办突突然然出出去去了了。假假如如你你作作为为这这家家公公司司秘书，此时，你会怎么办？秘书，此时，你会怎么办？第三章第三章 公关事务管理公关事务管理l参考答案要点：参考答案要点：l热忱接待；热忱接待；l说明缘由，恳切致谦；说明缘由，恳切致谦；l如经理立刻能回时如经理立刻能回时 l如经理一时不能回如经理一时不能回 l经理回来后经理回来后第三章第三章 公关事务管理公关事务管理l应用举例应用举例3 3：l国国外外某某公公司司总总经经理理一一行行5 5人人，将将来来A A公公司司参参观观访访问问，初初步步洽洽谈谈合合作作意意向向。A A公公司司经经理理办办公公会会议议确确定定由由办办公公室室组组成成一一个个接接待待小小组组负负责责本本次次接接待待工工作作。如如让让你你担担当当这这个个接接待待小小组组的的组组长，你将如何筹办本次接待工作长，你将如何筹办本次接待工作?第三章第三章 公关事务管理公关事务管理l参考答案要点：参考答案要点：l了了解解状状况况，制制订订支支配配，做做好好准准备备 l高规格迎客高规格迎客 l做好会谈准备做好会谈准备 l支支配配参参观观、巡巡游游，备备好好礼礼品品，欢送来宾欢送来宾第三章第三章 公关事务管理公关事务管理日程支配的概念日程支配的概念记者款待会的组织记者款待会的组织庆典活动的程序和要求庆典活动的程序和要求签约仪式的支配签约仪式的支配第三章第三章 公关事务管理公关事务管理协调沟通原则协调沟通原则领导关系协调领导关系协调员工关系协调员工关系协调第三章第三章 公关事务管理公关事务管理l应用举例：应用举例：l王王副副总总经经理理和和李李副副总总经经理理在在激激烈烈争争论论，张张秘秘书书听听了了一一会会儿儿后后，当当场场附附和和了了李李副副总总经经理理的的看看法法，引引起起王王副副总总经经理理的的不不悦悦。该该情情景景涉涉及及到到协协调调工工作作哪哪些些方方面面的的内内容容？假假如如你你是是该该公公司司办办公公室室主主任任，你你将将如如何何处处理理此此事？事？第三章第三章 公关事务管理公关事务管理l参考答案要点：参考答案要点：l涉及领导关系的协调问题涉及领导关系的协调问题 l确定张秘书的好意确定张秘书的好意 l告知张秘书使双方停止争吵的方式告知张秘书使双方停止争吵的方式 l告知张秘书留意信息传递的时机告知张秘书留意信息传递的时机 第四章第四章 会议管理会议管理会议的概念会议的概念会前准备的内容和要求会前准备的内容和要求制定会议支配制定会议支配准备会议文书资料准备会议文书资料选择会议场所和准备会场选择会议场所和准备会场拟定议程、程序、发送通知拟定议程、程序、发送通知第四章第四章 会议管理会议管理会议报到与签到方法会议报到与签到方法会议选举事务的内容会议选举事务的内容第四章第四章 会议管理会议管理l应用举例应用举例1 1：l总总公公司司为为了了加加强强和和各各地地分分公公司司的的联联系系，刚刚好好了了解解各各地地的的经经营营状状况况，确确定定召召开开一一次次各各地地分分公公司司经经理理、财财务务部部长长等等人人员员参参与与的的办办公公会会议议。作作为为总总公公司司的的办办公公室室主主任任，你你受受命命筹筹办办此此次次会会议议，请请问问你你应应当当如如何何做做好好本本次会议的会前准备工作？次会议的会前准备工作？第四章第四章 会议管理会议管理l参考答案要点：参考答案要点：l制定会议支配制定会议支配 l起草文件材料起草文件材料 l选选择择会会场场、布布置置会会场场、准准备备会会议议用用品品l拟订议程和程序，发送会议通知拟订议程和程序，发送会议通知 l支配好与会人员的接待工作支配好与会人员的接待工作 第四章第四章 会议管理会议管理l应用举例应用举例2 2：l经经过过努努力力，某某公公司司今今年年顺顺当当实实现现了了资资质质升升级级的的目目标标，为为此此，公公司司确确定定召召开开隆隆重重的的表表彰彰大大会会，表表彰彰为为实实现现资资质质升升级级工工作作做做出出贡贡献献的的有有功功人人员员。假假如如你你负负责责主主席席台台的的布布置置，你你会会怎怎么么布布置置？说说说说你你布布置方案。置方案。第四章第四章 会议管理会议管理l参考答案要点：参考答案要点：l会标会标 l会徽（徽记）红旗及其他艺术造型会徽（徽记）红旗及其他艺术造型l主席台布置和会场气氛主席台布置和会场气氛第五章第五章 文书资料管理文书资料管理印章的刻制和启用印章的刻制和启用介绍信的概念介绍信的概念公务文书的概念公务文书的概念第五章第五章 文书资料管理文书资料管理发文办理程序和要求发文办理程序和要求电子文件的概念电子文件的概念与与管理方式管理方式归归档档文文件件的的概概念念、归归档档时时限限和和保管期限、保管期限、归档文件的整理归档文件的整理第六章第六章 信息管理信息管理信息的收集、整理、保存信息的收集、整理、保存保密的概念保密的概念信息传递方式方法信息传递方式方法信息保密的内容和要求信息保密的内容和要求信息保密的留意事项信息保密的留意事项 第七章第七章 办公物品管理办公物品管理办公物品订购的依据办公物品订购的依据办公物品的管理与限制办公物品的管理与限制办公自动化系统简介办公自动化系统简介管理写作融一体学科交叉显优势体例创新配套全授课自学两适宜