ERP操作手册委外业务操作手册.docx

第五局部 委外业务操作手册委外业务分为售料委外、带料委外、工序委外。售料委外按照销售与采购流程执行；工序委外由财务直接列本钱或待分厂管理实施后执行；现在所讨论委外仅为带料委外。委外业务总体流程：委外订单委外材料出库单及委外入库单委外核销、结算，供给商提供发票后，根据委外入库单生成发票，交财务办理采购结算。涉及单据：委外订单、材料出库单、委外到货单、检验单、委外入库单、委外发票等。 一、物料清单维护由公司带料委托外单位进展加工，必须指定委外成品件或半成品件所耗用原材料或毛坯及用量，所以，在执行委外业务之前需要整理相应物料清单。1物料清单维护菜单路径：生产制造物料清单物料清单维护物料清单资料维护见图。双击翻开物料清单资料维护。点击菜单增加按钮，翻开新物料清单资料维护表体，逐一输入相应表头内容。输入表头内容列表：字段名称内容说明备注BOM类别系统按规那么自动生成母件编码委外完工后成品或半成品编码母件名称委外完工后成品或半成品名称系统根据编码自动生成规格型号委外完工后成品或半成品规格系统根据编码自动生成计量单位系统根据编码自动生成母件损耗率可根据需要填写版本代号建立清单时必输同一母件不同子件时不可重复版本说明必输，与版本日期一致即可版本日期物料清单生效日期默认为系统时间替代标识建立替代清单时必输一般不输替代说明建立替代清单时说明一般不输备注可输入必要注释。输入表体内容列表：字段名称内容说明备注仓库编码加工成成品原材料仓库编码子件编码加工成成品原材料编码子件存货代码加工成成品原料、毛坯代码系统根据编码自动生成子件名称加工成成品原料、毛坯名称系统根据编码自动生成根本用量加工成一件成品所需原料用量注意：同一母件子件内容发生变化时，建立物料清单时采用不同版本号。在录入委外订单项选择择该母件时默认是版本日期最新物料清单，当版本日期一样时默认为版本号最新物料清单，如需选择旧版本号需要手工选择。2物料清单保存、审核对输入内容确认无误后，点击菜单保存、审核按钮，物料清单正式生效。3物料清单其它操作物料清单弃审：当需要弃审物料清单时，点击菜单弃审按钮。物料清单修改：当需要修改物料清单时，点击菜单修改按钮如已经审核需先进展弃审。物料清单删除：当需要删除物料清单时，点击菜单删除按钮如已经审核需先进展弃审。物料清单停用：当物料清单不再使用，点击菜单停用按钮。物料清单复原：当需要将已停用物料清单恢复时，点击菜单复原按钮。二、委外订单业务处理委外订单由委外业务人员输入，经规划部审核生效后作为整个委外业务源头数据。公司委外订单是以委外合同作为依据输入系统。1 委外订单输入菜单路径：供给链委外管理委外订货委外订单见图。双击翻开委外订单。单击增加按钮，出现新委外订单，逐一输入相应表头及表体内容。输入内容列表：字段名称内容说明备注订单编号与纸质合同等文档一致。订单日期应与合同一致。供给商选择委外加工供给商。部门采购人员所属部门。业务员采购业务员税率默认17%，如有不同须修改。存货编码委外加工成品或半成品编码数量如果不正确可以修改。原币含税单价输入委外加工费含税单价。委外订单保存：对输入内容确认无误后，单击菜单保存按钮保存委外订单，委外订单保存过程中，会根据BOM最近日期将子项内容带入。 委外订单修改：已经保存但未审核订单，点击菜单修改按钮直接修改，包括增行、删行或用鼠标定位“存货编码后直接增加或删除，修改确认以后，正式保存，提请审核。委外订单删除：已经保存但未审核订单，可点击菜单删除按钮直接删除。委外订单子件查询：已保存委外订单，可以点击子件按钮，进入委外用料单界面，查询委外加工成品所需原材料、毛坯。在弹出委外用料单中可以查询，其中表头信息是加工成品信息，表体信息为子件信息。如有权限，可点击菜单变更按钮，直接修改子件用量等。2查询、定位委外订单菜单路径：供给链委外管理委外订货委外订单列表见图。双击翻开“委外订单列表过滤界面。输入“存货编号、“订单编号、“部门编号等查询条件，单击过滤按钮，系统开场查询，并显示符合过滤条件委外订单。双击需要委外订单就可以显示该张单据。然后可以执行“修改、删除、弃审、审核，关闭、翻开等操作。在查询已关闭委外订单时，需要在查询条件中，将 “是否关闭选为“是，才能查到相应单据。否那么，系统默认为“否，无法查询已关闭单据。委外订单查询、定位也可以通过点击委外订单页面菜单定位按钮进入采购订单列表过滤窗体，其它操作同上。还可以通过委外订单页面菜单“箭头按钮第一张、前一张、下一张、最后一张翻页查询。3委外订单审核与弃审委外订单 订单输入系统以后，规划部审核人员登录系统，查找定位单据，依据纸质委外合同，进入委外订单界面，逐一核对订单内容，确认无误后单击菜单审核按钮。也可在委外订单列表界面，选择多张行数据，点击菜单批审按钮，予以批审。委外订单弃审：对于已经审核生效但尚未执行委外订单，如需进展修改、删除等操作，必须先行弃审。弃审操作同样需要查找定位单据，进入委外订单页面，点击弃审按钮即可。也可在委外订单列表界面，选择多张行数据，点击菜单批弃按钮，予以批弃。弃审操作同样受权限控制，目前由规划部审核人员完成。4审核后委外订单修改菜单路径：供给链委外管理委外订货委外订单同上。委外订单弃审：由具备“弃审权限人员弃审该订单，见“委外订单弃审。委外订单修改：采购人员单击修改按钮后，修改订单内容。改后保存：采购人员在修改完成后，单击保存按钮即可。改后 单击审核按钮规划部审核。5审核后订单变更对于已经审核生效且已执行委外订单，如需修改，那么必须进展“变更。同样有具有单据变更权限人员，定位到需要修改委外订单，单击变更按钮，进展订单修改，确认以后点击保存按钮即可不需再审核。订单变更以后，单据尾部“变更人即会填写相应人员姓名。考前须知： 只能对表体数量、方案到货日期、价格、金额、等内容进展修改操作，表头备注内容可修改，其它工程均不可修改。 可以增行，未执行订单行可以删除。 已执行订单行可以修改数量，但变更后数量主辅单位数量不得少于订单累计到货量到货单保存即被确认。如拟加工后盖50个,已经累计到货20个，只可将订单内容变更为20个以上，否那么，系统拒绝受理。6删除委外订单对于已经审核生效但尚未执行委外订单，如需删除，可由具有“弃审权限人员定位到该订单，并弃审该订单，再由订单输入人员单击删除按钮予以删除。7关闭和翻开委外订单对于已经执行完毕或局部执行但不需再执行委外订单，可以予以关闭。对于已经关闭订单需要继续执行时，需要翻开。系统既支持整张订单关闭、翻开，也支持单据中某一行或数行关闭与翻开。订单关闭：定位到需要关闭委外订单，单击关闭按钮。订单行关闭：定位到需要关闭委外订单行，单击右键出现快捷菜单，左键点击“行关闭。？订单翻开：定位到已经关闭委外订单，单击翻开按钮。订单行翻开：定位到已经关闭委外订单行，单击右键出现快捷菜单，点击“行翻开。8委外订单执行统计表根据查询条件，查看委外订单执行情况，可以查询某订单或某存货执行情况，还可以查询某供给商订单执行情况等。菜单路径：供给链委外管理委外订货委外订单执行统计表。双击翻开委外订单执行统计表过滤界面，输入查询条件，单击过滤按钮即可。9委外未完成业务执行明细表未完成业务是指已经委外入库而未进展委外结算。可以根据查询条件，查看未完成业务明细。菜单路径：供给链委外管理报表委外分析委外未完成业务明细表。双击翻开未完成业务明细表过滤界面，输入查询条件，单击过滤按钮即可。三、委外材料出库对于带料委外，务必须首先办理材料出库。由库管员根据委外订单生成对应材料出库单。委外带料出库同【库存管理】中“限额领料生单出库操作根本一样。菜单路径：供给链库存管理出库业务材料出库单。双击翻开材料出库单。点击菜单生单按钮，选择委外订单蓝字，在弹出“委外发料父项过滤条件界面中，通过选择“委外订单号、“部门、“订单日期、“委外商、“业务员等过滤条件后，单击过滤按钮，出现符合过滤条件“订单生单列表。在“委外父项选择找到对应订单行在表体前端“选择处双击，出现“Y表示该订单已经选中，在下面“委外所属子项中出现对应明细，同样在表体前端“选择处出现“Y表示该存货已选中，确定后点击确定，返回材料出库单。补齐、修改表头出库类别为“委外产品领料、表体类别97、工作号-997、数量内容，依次点击保存、提交按钮，交管库员审核。四、委外到货业务处理1委外到货单生成在委外加工物料返回以后，采购人员应根据实际到货生成委外到货单，整体操作与办理采购到货单相似。菜单路径：供给链委外管理委外到货到货单。双击翻开委外到货单。单击增加按钮，点击菜单生单按钮，选择委外订单，出现委外订单列表过滤窗体，通过选择“订单号、“存货编码、“供给商编码、“业务员编码、“订货日期、“部门编码等过滤条件后，单击过滤按钮，出现符合条件“到货单拷贝订单表头、表体列表。找到对应订单在表体前端“选择处双击，出现“Y表示该订单已经选中，在下面“到货单拷贝订单表体列表中出现对应明细，同样在表体前端“选择处出现“Y表示该存货已选中，确定后点击确定，返回到货单。注意：ERP系统本可允许选择多个订单生成到货单，但为统一、标准，公司规定到货单只能由一张订单生成。输入内容：仅需修改或确认本次到货数量，其中单据显示订货数量和已到货数量差为最大可到货数量，不允许超出。输入数量并确认无误后，单击保存。公司存货中存在“一物多库现象，而到货单表体中初始显示仓库名称为系统默认仓库，生成到货单以后如有不符应予修改。2查询、定位委外到货单菜单路径：供给链委外管理委外到货到货单列表双击翻开“委外到货单过滤界面。输入“单据号、“存货代码、“供给商编号、“部门编号、“业务员编号等查询条件，单击过滤按钮。显示到货单列表。双击任意一条记录，可以翻开对应到货单。然后可以执行“修改、删除、关闭、翻开等操作已审核到货单在修改、删除之前需要先弃审。委外到货单也可以通过点击委外到货单页面菜单定位按钮进入委外到货单列表过滤界面，其它操作同上。还可以通过委外到货单页面菜单“箭头按钮第一张、前一张、下一张、最后一张翻页查询。3到货单审核与弃审到货单 对已经保存到货单确认无误后，单击菜单审核按钮，订单生效。到货单弃审：对于已经审核生效但尚未执行到货单，如需进展修改、删除等操作，必须先行弃审。弃审操作同样需要查找定位单据，进入委外采购到货单页面，点击弃审按钮即可。弃审操作同样受权限控制。4到货单报检到货单中如果有货物是需要检验，那么在审核到货单以后需要点击报检按钮。系统会自动选择需要检验工程生成报检单，点击报检后弹出以下窗口提示报检成功，点击确定后完成操作。5修改到货单已经保存但未审核到货单，如需修改或增删表体内容，须点击菜单修改按钮直接修改，包括增行、删行或用鼠标定位“存货编码后直接增加或删除，修改确认以后，保存、审核。已经审核到货单，必须先弃审再修改。如果已经生成对应委外入库单，需要先删除委外入库单如果可能并将到货单弃审后才能修改。6删除到货单已经保存但未审核到货单，可以直接单击删除按钮予以删除；对于已经审核生效但尚未执行采购订单，如需删除，需先弃审到货单，再单击删除按钮予以删除；如果该到货单已经生成对应采购入库单需要先删除采购入库单并将到货单弃审后才能删除。7委外退货单生成、审核当需要退库或进展业务调整时，必须通过委外退货业务来办理，退货单相当于“红字到货单。菜单路径：供给链委外管理委外到货委外退货单见图。双击翻开委外退货单。单击增加按钮，点击菜单生单按钮，选择委外订单或委外到货单。出现委外订单或到货单列表过滤窗体，通过选择“单据号、“存货编码、“供给商编码、“业务员编码、“订货日期、“部门编码等过滤条件后，单击过滤按钮，出现符合条件“到货单拷贝订单表头、表体列表。后续操作同生成到货单，不在赘述。退货单原那么上应由已入库入库单保存委外到货单或委外订单生成。对于委外到货单而言，只能对已经入库局部退货，对未入库局部，必须由委外订单退货。例如委外到货单中某货物数量为10项，生成入库单数量同样为10项，可以通过委外订单、委外到货单生单退货。但是如果此时生成入库单数量仅为5项，即还有局部没有入库，这种情况下可以通过委外订单或委外到货单将已经入库局部退库，而对于未入库局部，必须通过委外订单退货。五、委外入库业务处理当委外采购人员组织物料到货并生成委外到货单，如需入厂检验需检验合格后，将物料交管库员，由管库员检查、清点，并经ERP系统办理入库手续。1委外入库单生成菜单路径：供给链库存管理入库业务采购入库单见图，同采购入库操作。双击进入委外采购入库单。委外采购入库单必须通过生单来建立，根据不同情况选择不同单据来源生成入库单，包括委外到货单蓝字、委外到货单红字或检验单等。 通过委外到货单蓝字或委外到货单红字生成单击生单下委外到货单蓝字或委外到货单红字按钮，出现选择到货单过滤窗体，在此通过选择“供给商、“业务员、采购“部门、“存货编码、“仓库等过滤条件来筛选采购到货单。确定过滤条件后，单击过滤按钮，出现符合过滤条件“到货单生单表头列表。找到对应到货单在表体前端“选择处双击，出现“Y表示该到货单已经选中，在下面“到货单生单表体中选择相应明细存货，同样在表体前端“选择处出现“Y表示该存货已选中，确定后点击确定，返回采购入库单。管库员修改、确认入库数量以后，点击菜单保存、审核按钮。注意：单据审核以后才正式生效，系统据此修改库存数量，并可被参照进展下游单据业务处理。目前存货中存在一物多库现象，而“到货单生单表体中显示“仓库、“仓库编码为系统默认仓库，生成入库单以后可以修改，但在由到货单生成入库单时在“到货单生单表体中选择仓库必须唯一，如有不同仓库必须对应生成多个入库单。 通过检验单生成如果到货单中有存货需要检验，采购入库单必须根据检验单生成。当质量保证部填制、审核检验单后，管库员点击采购入库单菜单生单按钮，再选择其下检验单，出现“来料检验单过滤窗体，在此通过选择“检验单号、“检验日期、“检验员、“到货单号、“供给商、采购“部门等过滤条件筛选检验单，确定过滤条件后，单击过滤按钮，出现符合过滤条件“来料检验单生单列表。找到对应检验单在表体前端“选择处双击，出现“Y表示该存货已选中，确定后点击确定，返回采购入库单。同样由管库员修改、确认入库数量以后，点击菜单保存、审核按钮，完成入库作业。在由检验单生成入库单时在“列表中选择仓库必须唯一，如有不同仓库必须对应生成多个入库单。注意：为便于核对委外订单、委外到货单执行情况，入库单应由同一委外到货单或完全入库数张委外到货单生成，但其委外订单必须唯一。其它有关入库单操作同采购流程采购入库单操作。如入库单查询、定位、修改和删除等操作六、委外核销业务处理委外核销是对委外入库单业务类型为委外加工采购入库单及所耗用材料进展确认过程。通过委外加工件与材料核销，确定委外件材料本钱。1委外核销单生成系统提供两种委外核销方式：手工核销和批量核销。现在财务人员核销均采用手工核销方式。菜单路径：供给链委外管理委外核销手工核销见图。双击 “手工核销，在弹出过滤界面中输入 “委外订单号、“入库单号等相应查询条件，单击过滤按钮。显示委外核销处理界面。其中，上表为委外成品入库内容，下表为对应出库内容。在上面表体中选择对应入库单号，点击自动按钮，系统会根据入库单中成品编码自动在下面表体中匹配成品对应原材料、毛坯，此时点击核销按钮，就会自动生成核销单。表体中原材料、毛坯是该委外供给商对应我公司所有委外订单中涉及原材料、毛坯，财务人员选择核销已经入库委外成品件对应只是其中一种或几种，并不一定是所有内容，需要自动匹配。2委外核销单查询、定位菜单路径：供给链委外管理委外核销委外核销单或核销单列表见图。双击“核销单列表在弹出过滤界面中输入“核销单号、“存货编码、“供给商、“部门等查询条件，单击过滤按钮，显示委外核销单列表。在其中任意双击一条记录即可进入委外核销单。通过点击委外核销单页面菜单定位按钮进入委外核销单列表过滤界面，其它操作同上。还可以通过委外核销单页面菜单“箭头按钮第一张、前一张、下一张、最后一张翻页查询。3删除委外核销单委外核销单只能进展删除不能进展修改。要删除某一张委外核销单，查询到该单据，在菜单栏上方点击删除按钮即可。七、委外结算业务处理当采购人员接到委外供给商委外发票专用和普通、运杂费发票后，在交财务部结算前，需要在系统中录入发票，包括专用委外发票、普通委外发票，运费发票由财务结算时录入。1委外发票含红字发票生成或录入菜单路径：供给链委外管理委外发票专用委外发票、普通委外发票或运杂费发票见图。 专用委外发票、普通委外发票采购人员双击翻开专用、普通采购实际是委外发票，包括红字发票界面后，首先点击增加按钮，再点击生单下委外入库单按钮。出现选择入库单过滤窗体，在此通过选择“供给商编码、“业务员编码、“存货编码、“委外订单号、“入库单号、等条件来筛选采购采购入库单。确定过滤条件后，单击过滤按钮，出现符合过滤条件“发票拷贝入库单表头列表。找到对应入库单在表体前端“选择处双击，出现“Y表示该单据已被选中，在表头中选择入库单必须为同一供给商。在下面“发票拷贝入库单生单表体列表中选择相应明细存货，同样在表体前端“选择处出现“Y表示该存货已选中，确定后点击确定，返回委外采购专用发票，录入表头、表体数据并确认后单击保存按钮，发票生效。考前须知：一般情况下，不建议使用红字发票。当确有红字入库单时，可将红字入库单、对应蓝字入库单共同生成发票结算时相当于冲抵。当有红字、蓝字入库单共同生成发票，合计金额大于0，使用蓝字发票，小于0，使用红字发票，仅由红字入库单生成发票，金额小于0，使用红字发票。系统发票金额和税额一定要和实际发票一致，发票日期是实际发票上日期，录票日期是录入发票时日期，发票号为实际发票号。由于系统对应入库单中物料是选取，多张入库单对应一张发票如有同一物料将会屡次出现，但一张入库单同一物料不允许屡次出现。建议一张入库单对应一张系统发票，必要时也可以一张发票对应多张入库单，但入库单中全部内容必须全部包含在内，不得将一张入库单分屡次报销，且一张发票对应入库单也必须是一个订单内容。制止多张入库单穿插对应多张系统发票，甚至将一张入库单局部内容与发票办理结算。另外，发票审核由财务人员在应付模块中完成。 运杂费发票由于运杂费发票可能在委外发票结算后到达，或在一定期间后累计开具，存在与委外发票不同步问题，因此，由财务人员输入系统，并合理分摊给有待结算委外物料。双击翻开委外采购运费发票界面，在表头局部选择填入“采购类型委托加工、“供给商、“采购部门、“发票日期、“录票日期等信息。在表体中存货编码项下选择相应编码，99990101对应运费，99990201对应杂费，99990202对应委外加工费，输入相应金额，点击保存。运费也有红字发票，一般不建议使用。如确有退费或需要调整，那么必须使用红字发票。2委外发票查询菜单路径：供给链委外管理委外发票委外发票列表见图。双击翻开委外发票列表过滤界面，输入或选择“发票号、“发票日期、“管库员、“采购部门、“存货编码、“供给商等查询条件，单击过滤按钮，显示委外发票列表。双击任意一条即可翻开对应委外发票。委外发票查询也可以通过点击发票页面菜单定位按钮进入发票过滤窗体，其它操作同上。还可以通过发票页面菜单“箭头按钮第一张、前一张、下一张、最后一张翻页查询。3委外发票修改和删除如果要修改或删除委外发票，首先查看该发票是否已结算，如果已经结算要先删除结算单；如果已经生成凭证那么需要先删除凭证，再删除结算单。发票修改：查询到对应委外发票，单击修改按钮，再单击保存按钮。发票删除：查询到对应委外发票，单击删除按钮。4. 委外结算财务人员根据委外入库单、委外发票、运费发票核算委外入库本钱。委外结算结果是委外结算单，它是委外入库单与委外发票对应关系结算对照表。 委外发票与委外入库单结算由入库单生成委外发票含红字，如没有运杂费需要摊销，查找定位到委外发票，在专用、普通委外采购发票界面中，点击结算按钮即完成委外结算。 委外发票、运费发票与入库单同时结算采购结算时如有运费发票，需要将这些费用分摊计入采购本钱。ERP系统中有两种分摊模式，一种是按照金额分摊，另外一种是按照数量分摊。现在公司财务采用是按照金额来分摊。这时需要使用采购结算模块下手工结算来进展操作。菜单路径：供给链委外管理委外结算手工结算见上图双击进入手工结算界面，点击选单。进入结算选单界面点击过滤项下入库单项选择单过滤或发票选单过滤，分别根据“供给商、“部门、“存货编码等信息过滤“结算选入库单和“结算选发票。也可直接点击过滤按钮将发票和入库单同时过滤出来。选择对应委外采购发票、运费发票和入库单后点击确定。返回手工结算界面后点击分摊，系统计算完成后点击结算。注意：在选单界面中过滤发票为该供给商所有未结算发票，而过滤出入库单为该供给商所有未结算入库单，包括未生成发票入库单，在选择对应入库单时要注意。 蓝字入库单和红字入库单结算同一物料当委外入库以后发票尚未结算时需要退库红字入库，可将对应采购入库单和红字入库单一起用“手工结算办理结算。选单时对应选择蓝、红入库单，直接结算。注意数量、金额对应问题，结算数量合计必须为0，否那么系统提示拒绝结算。多入少退时可以手动调节入库数量，仅将退库数量对应局部结算，其余局部仍待发票结算或再有退库时结算。也可将入库、退库生成一张采购发票进展结算。 运费发票与入库单结算供给商不一致当委外发票与运费发票供给商不一致情况下，运费发票只能与入库单结算。菜单路径：供给链委外管理委外结算费用折扣结算双击进入费用折扣结算，点击过滤，弹出过滤窗口如下列图，输入对应“入库单号和“发票号点击确定。过滤出结果后，再分别点击入库和发票选择入库单和运费发票，然后点击分摊，再点击结算。注意：发票结算以后会在发票左上角出现红色“已结算字样，入库单在左上角出现红色“已结算字样。5结算单查询、删除菜单路径：供给链委外管理委外结算结算单列表见图。双击进入“结算单列表过滤界面，输入“结算日期、“供给商、“业务员等过滤条件后，点击过滤，显示“结算单列表。双击需要结算单即可进入委外采购结算表显示该结算单。点击删除按钮即可删除该结算单。6发票审核发票作为应付单据一种，必须在应付款管理模块中进展审核后进入应付帐款。菜单路径：财务会计应付款管理应付单据处理应付单据审核。其它操作与【采购管理】中发票审核完全一样，请照此执行。发票审核以后对应发票左上角显示红色“已审核字样。