记录控制程序（记录汇总）.doc

1主题内容和适用范围 本程序规定了公司环境管理体系文件记录的标准格式和管理办法。 本程序适用于公司环境管理体系各种记录的管理。2 术语 记录-阐明已取得的结果或提供已从事活动的证据的文件。3 主管部门和分工3.1 各使用部门负责设计记录样稿格式和内容，以及相关记录的保管。3.2 质量管理中心负责对各部门设计的样稿进行审定。4 管理内容和要求4.1 记录的幅面尺寸幅面尺寸的选择，依据国标印刷、书写和绘图纸幅面尺寸中A、B系列规定，其部分幅面尺寸如下(单位：毫米)：组 号AB0841 ×11891000×14141594 × 841707×10002420 × 594500 × 7073297 × 420500× 7074210 × 297353×5005148 × 210257×3646105 × 148257×1827 74 × 105852 × 744.2 记录的内容、样稿的审定4.2.1环境记录内容环境监测、环境绩效及环境管理所取得的结果。a）环境因素和重要环境因素信息；b）有关法律与其他要求的信息；c）培训记录；d）信息交流记录；e）运行控制记录；f）应急准备和响应信息；g）检测和测量记录；h）不符合纠正的实施记录、纠正措施和预防措施的实施记录；i）审核过程的信息和审核结果；j）法律法规符合性评审记录；k）管理评审记录等。4.2.2 记录样稿的设计由各部门根据实际需要设计样稿，统一编号，规定幅面。4.2.3 记录样稿的审定质量管理中心对记录的规范性、统一性格式内容进行审定，审定合格后，方可使用；以软件形式审定的，至少应有一份有效拷贝以软盘或光盘形式保存。4.3 记录的编号规则4.3.1二级文件记录的编号规则ERSAG G R 相关文件编号 记录标志 顺序号 企业代号 管理标准 标准章节号 4.3.2三级文件记录的编号规则 R 两位文件序号 记录标志 顺序号 文件类别 （1为管理办法类文件；2为操作规程类文件）部门代号 各部门代号参考文件控制程序中的相关规定。4.4 记录的保存4.4.1 依据记录的作用和范围，记录的保存期限分为长期(5年以上)，中期(25年)和短期(2年以下)三类，每种记录都必须注明具体的保存时间和保管部门。一般的电子版本环境记录若无特殊要求，一般保存期为三年。4.4.2 记录应保存在安全干燥的地方，要防止虫蛀、潮湿和霉变；对于保存在软盘或光盘中的记录应防止压损、磁场和光晒，并将软盘或光盘进行备份，防止贮存内容的丢失。4.5 记录的要求及管理4.5.1 环境记录应标识明确，字迹清楚，并具有可追溯性。4.5.2 填写要求：填写应及时、内容正确完整、字迹清晰，能准确识别不得空项，不得随意更改、涂抹。记录如有误记必须由原始记录人将修改内容用细实线划掉，在其上方或旁边填写正确内容并签字或盖章，若原始记录人由于客观原因不在现场，可由他人代记。4.5.3 记录由各保管部门档案管理人员按保存分工负责标识、收集、编目、收发、归档、保存、维护和处理，归档方式应便于存取、检索和查阅。4.6 记录的处理或销毁记录不得随意销毁，超过保存期限的记录由保管部门档案管理人员列出清单和份数，由保管部门负责人核查，记录销毁时填写文件销毁清单。5相关记录记录名称记录编号保管期限幅面保管部门程序文件分类记录清单E/RSAG G0504-R012年A4质量管理中心三级文件分类记录清单E/RSAG G0504-R022年A4质量管理中心6相关文件文件名称文件编号备注文件控制程序ERSAG G0405-2007二级文件 编制： 审核：批准： 程序文件分类记录清单序号程序文件名称记录名称保存期记录编号保存部门幅面1环境因素识别与评价控制程序部门环境因素清单3年（随时更新）E/RSAG G0301-R01相关部门A42环境因素汇总评价表3年（随时更新）E/RSAG G0301-R02质量管理中心A43重要环境因素汇总表3年（随时更新）E/RSAG G0301-R03质量管理中心A44法律法规识别及合规性评价控制程序法律法规及其他要求清单长期（随时更新）E/RSAG G0302-R01计划中心A45合规性评价表长期（随时更新）E/RSAG G0302-R02计划中心A46环境培训控制程序员工外训申请表3年E/RSAG G0402-R01人力资源中心A47培训项目更改申请表3年E/RSAG G0402-R02人力资源中心A48培训记录表3年E/RSAG G0402-R03人力资源中心A49年度培训计划表3年E/RSAG G0402-R04人力资源中心A410信息交流控制程序工作联系书长期E/RSAG G0403-R01相关部门A411文件控制程序文件发放清单长期E/RSAG G0405-R01相关部门A412文件发放回收记录表长期E/RSAG G0405-R02相关部门A413_文件会签单长期E/RSAG G0405-R03相关部门A414文件宣贯记录长期E/RSAG G0405-R04相关部门A415文件销毁记录长期E/RSAG G0405-R05相关部门A416体系文件修订审批表长期E/RSAG G0405-R06质量管理中心A417文件控制清单长期E/RSAG G0405-R07质量管理中心A418体系文件借阅/打印申请表长期E/RSAG G0405-R08质量管理中心A419体系文件编制、审核、批准一览表长期E/RSAG G0405-R09质量管理中心A420应急准备与响应控制程序应急准备与响应清单3年E/RSAG G0407-R01计划中心A421应急演习记录表3年E/RSAG G0407-R02计划中心A422环境监测与测量控制程序环境运行检查记录3年E/RSAG G0501-R01质量管理中心A423不符合整改通知单3年E/RSAG G0501-R02质量管理中心A424厂界噪声监测报告3年环保局制表计划中心 25污水监测报告3年环保局制表计划中心A426危险废弃物转移联单3年环保局制表计划中心A427不符合、纠正及预防控制程序纠正和预防措施反馈表3年E/RSAG G0503-R01相关部门A428记录控制程序程序文件分类记录清单3年E/RSAG G0504-R01质量管理中心A429三级文件分类记录清单3年E/RSAG G0504-R02质量管理中心A430内部审核及管理评审控制程序年度内部审核方案长期E/RSAG G0505-R01质量管理中心A431内部审核计划长期E/RSAG G0505-R02质量管理中心A432内部审核检查表长期E/RSAG G0505-R03质量管理中心A433审核签到表长期E/RSAG G0505-R04质量管理中心A434不合格报告3年E/RSAG G0505-R05质量管理中心A435环境体系审核报告3年E/RSAG G0505-R06质量管理中心A436管理评审计划3年E/RSAG G0505-R07质量管理中心A437管理评审签到表3年E/RSAG G0505-R08质量管理中心A438管理评审决议单3年E/RSAG G0505-R09质量管理中心A439管理评审报告3年E/RSAG G0505-R10质量管理中心A4E/RSAG G0504-R01 （幅面A4） 三级文件分类记录清单序号程序文件名称记录名称保存期记录编号保存部门幅面1办公用品低值易耗品管理办法办公用品申请表1年110 105-R01人力资源中心A42低值易耗品领用(申购)、报废(清退)单3危险品管理办法危险化学品清单三年107 105-R01采购中心A44容器回收登记表一年107 105-R02保管员A45物质安全资料表三年采购中心A46产品制造过程管理办法报废单1年104 116-R01制造部A47ROHS检测管理办法RoHS类物料有害物质成分分析报告10年111 204-R01质量管理中心A58RoHS类物料有害物质成分测试不符合项明细表10年111 204-R02质量管理中心A59相关方环境影响管理办法重点施加影响相关方一览表长期111 104-R01质量管理中心A410重点施加影响相关方检查表3年111 104-R02相关部门A411 固体废物处理管理规定 固体废弃物处理报表3年108 105-R01计划中心A412报废物资回收入库单3年108 105-R02计划中心A513危险废物转移报告单3年108 105-R03计划中心A514消防安全管理规定临时用电审批表3年108 106-R01计划中心A415海信信息产业园动火审批单3年108 106-R02计划中心A516班组日常安全检查记录表3年108 106-R03计划中心A417建设项目环境保护管理办法相关方环境影响协议书长期相关部门A418环境影响报告书（表）长期档案室A419建设项目环境影响报告书表长期档案室A420建设项目环境保护设施验收报告表长期档案室A421环境保护篇章长期档案室A422制冷站操作规程采暖运行记录2年106 204-R01设备仪表部A423制冷站空调运行记录2年106 204-R02设备仪表部A424设备交接班记录2年106 204-R03设备仪表部A425变电站岗位操作规程变电站运行记录2年106 203-R01设备仪表部A326配电室电度计量日报表2年106 203-R02设备仪表部A327配电室功率因素日报表2年106 203-R03设备仪表部A428配电室总计量日报表2年106 203-R04设备仪表部A329污水站操作规程污水站运行记录1年106 202-R01设备仪表部A430污水站化验记录1年106 202-R02设备仪表部A431空压站操作规程空压机运行记录2年106 202-R02设备仪表部A432能源使用技术进步评价办法设备（线体）能源使用情况登记表5年106 152-R01设备仪表部A433改造设备（线体）能源使用情况登记表5年106 152-R02设备仪表部A434能源分配及使用管理办法制造部能源使用日报表2年106 110-R01设备仪表部A335顾客服务部能源使用日报表2年106 110-R02设备仪表部A436模组事业部能源使用日报表2年106 110-R03设备仪表部A437动力站能源使用日报表2年106 110-R04设备仪表部A338设备的使用和维护保养管理办法一级保养情况记录表(机插设备)1年106 102-R01设备仪表部A439一级保养情况记录表(通用设备)1年106 102-R02设备仪表部A440设备交接班记录1年106 102-R03设备仪表部A4E/RSAG G0504-R02 （幅面A4）