采购管理制度 .doc

奥巴车辆采购管理制度（试运行）审核： 复核： 审批：一、目的：为了规范物资采购程序，加强对我公司物资采购的监督管理，确保公司各项物资供应准确，降低物资采购成本，特制定本制度。二、适用范围采购部及相关部门。三、采购部职责（一）负责物资采购管理制度和内部各岗位职责的制定；（二）负责对物资采购员的监督与管理；（三）负责物资采购计划的制定，采购合同的签订；（四）负责物资采购的询价、议价、比质、比价；（五）负责本部门按时、保质、保量地完成所需各项物资的采购工作；（六）负责管辖范围内的卫生、安全工作；（七）做好各项档案的管理工作，如采购合同、各种审批文件、经销商资料及公司下发的各种文件；（八）采购部建立采购物资台帐、借款明细帐及公司应付款帐，定期与财务部对帐；（九）负责按时上交部门工作周报表、月报表以及工作计划；（十）负责组织召开供应商评审会议。四、采购原则（一）严格执行询议价程序物品采购，必须有三家以上供应商提供报价，在权衡质量、价格、交货时间、售后服务、资信、客户群等因素的基础上进行综合评估，并与供应商进一步议定最终价格，临时性应急购买的物品除外。（二）采购会审制度采购会审：必须经由相关部门参与，调研汇总各方意见。（三）一致性原则采购人员采购的物品或服务必须与采购单所列的供货商、价格、规格、型号、数量、质检标准等相一致，若不一致公司则不予报销。在市场条件不能满足采购部门要求或成本过高的情况下，及时反馈信息供申请部门更改采购单作参考。（四）廉洁制度所有采购人员必须做到：1.自觉维护企业利益，努力提高采购质量，降低采购成本。2.加强学习，提高认识，增强法治观念。3.廉洁自律，不能向供应商伸手。4.严格按采购制度和程序办事，自觉接受监督。5.工作认真仔细，不出差错，不因自身工作失误给公司造成损失。6.努力学习业务，广泛掌握与采购业务相关的新设备及市场信息。五、采购规程（一）供应商的选择1.供应商必须证照齐全，具备相关资质。2.对于经常使用的商品或服务，采购部应较全面地了解掌握供应商的管理状况、供货周期、质量控制、运输、售后服务等方面的情况，建立供应商档案，做好记录，会同生产、技术、质检、销售、运营中心对供应商定期进行评估和审计。3.供应部在初选供应商时需填制供应商调查表、对供应商的生产能力、认证证书、产品检验报告、售后服务能力以及不同数量界限内的产品单价等做出记录；在评审供货商的过程中，需将供货商所供物品的售后服务事宜（如维修、赔偿、更换等）考虑在内，符合条件才有供货资格。4.在选择供应商时，必须进行询议价程序和综合评估。供应商为中间商时，应调查其信誉、技术服务能力、资信和以往的服务对象，供应商的报价不能作为唯一决定的因素。5.为确保供应渠道的畅通，防止意外情况的发生，应有两家或两家以上供应商作为后备供应商或在进行交互采购。6.评估合格的供应商具有供货资格。供应部需将经评审合格后的供货商资料至财务部及运营中心备案。7在与经评审合格后的供货商合作时，采购部需与供货商签订售后服务合同。（二）采购1.价值高于1000元的固定资产采购的申请，由各使用部门每周三报至材料库（生产设备）或办公室（办公设备）统一编制请购单。由各相关部门经理审核总经理复核董事长批准最后交采购部门采购。2.价值低于1000元的固定资产以及非固定资产的采购申请，由各使用部门报至材料库（生产设备）或办公室（办公设备）统一申请编制请购单。由各相关部门经理审核相关副总复核总经理批准后交由采购部门采购。3.采购询价、综合评估、会签合同，由供应部协调技术部、财务部以及使用部门共同完成，并报主管副总审批。4.技术部、使用部门负责采购物品的适用性；财务部门负责预算控制、价格调查、合同付款条款的审核，合同风险条款的审查；供应部负责合同条款的谈判，付款申请、索赔、采购档案的建立，市场信息的收集。同时，与供货方和生产厂联系货物接送的时间、方式、到货情况、质量反馈、质量检查标准及确认售后服务事宜。5.采购过程中需求发生变化时，需求部门需及时出具采购变更申请，由总经理签字批准后方可交由采购部执行。6.各部门及配套厂家提供的需采购物资的规格型号必须完整，如不完整所造成的损失由原材料清单提报人负责50%的经济损失，所在部门承担30%；采购人员有权拒绝采购型号、品牌及其他主要数据不完整的物资。7.为节约采购成本，公司实行按月上报采购计划的政策。采购部根据生产计划及库存情况编制采购计划，要从实际工作出发，避免盲目提报物资采购计划，避免物资积压损失。8.物资采购必须严格按照采购原则、采购计划进行采购，做到不错订、不漏订。签订物资采购合同时，要严格执行合同法和公司合同管理制度，合同中要明确数量、规格型号、价格、质量标准、检验标准、交货期、交货地点、结算方式、运费承担、包装、运输、验收方式、经办人经济责任以及其它需要明确的事项。一般情况下，按照公司标准合同文本签订合同，如有特殊情况，与公司律师顾问联系后，再签定合同。9.物资采购时，如技术部或请购部门所请购的物资出现短缺现象，采购部应征求使用单位意见，在征得使用单位同意并签字确认后方可采购使用单位愿意接受的代用品，否则，后果由供应部负直接责任。10.供应部因不可抗因素未能及时完成的采购任务，应及时上报总经理并说明原因，拟定补救措施。（三）生产设备的引进购买申请程序：1.申请部门提交设备申购报告，就所购设备的必要性、收益性做详细阐述；2.申请部门主管签字后交付运营中心，由运营中心审核后上报至总经理处；3.由总经理主持，运营中心组织销售部、技术部、质检部、生产部、供应部召开评审会议，评审通过后由总经理签字确认；4.总经理签字后将设备申购报告提交至董事长处；5.董事长批准后提交至财务总监处复核；6.只有经董事长批准方可采购，董事长享有最终决定权。六、请购申请流程请购申请流程图作业流程执行人/部门表单作业说明编制请购单 生产部仓库总经办生产材料：生产计划单；库存补充计划单；请购单生产部依据生产计划编制请购单；仓库、总经办依据补充库存计划编制请购单；编制完成请购单后，须相关主管签字确认生产以外材料生产材料 生产部仓库总经办生产材料：生产计划单库存补充计划单；请购单生产以外材料包含：1）建筑、环卫材料；2）生产设备；3）办公用品。生产材料：生产所须用品。生产副总审核总经理 总经理生产副总生产材料：生产计划单库存补充计划单请购单总经理负责对生产以外材料审核内容包括：1）请购单是否依据补充库存计划编制。2）设备及基建是否符合月度经营计划。生产副总负责对生产材料审核内容包括：1）请购单是否依据生产计划及补充库存计划编制。若发现不符合要求，立即退还相关请购部门，重新申报。董事长批准校对总经理批准校对 董事长负责对生产以外材料审批内容包括：1）总经理审核是否严谨；2）请购单内容是否真实合理。总经理负责对生产材料审批内容包括：1）生产副总审核是否严谨；2）请购单内容是否真实合理。若发现不符合要求，立即退还相关请购部门，重新申报。审批通过后转至供应部。董事长、总经理审批签字后将请购单转至财务总监，由财务总监对以下内容进行复核：1）财务是否能及时安排此项采购所须费用；2）请购单须采购内容是否真实；供应部编制借款条编制校对财务总监复核编制校对供应部借款条请购单供应部依据签字通过后的请购单编制借款条财务总监批准校对 财务总监供应部借款条请购单财务总监须对以下方面进行审核：1）审核是否存在欠款情况；2）审核借款条是否符合财务管理制度通知采购员领款导通校对财务部出纳采购员借款条请购单财务部出纳通知供应部领款，领款时，采购员必须进行签字确认。八、考核办法（一）采购人员应严格按请购单进行采购，不可随意变更内容，对于违反规定的予以50元处罚。（二）有特殊情况的应及时向上级领导汇报，在征得领导同意后再进行采购，对不汇报而擅自做主造成公司损失的，由采购人员承担赔偿责任，并按产品价格的30%追加处罚。 （三）对于采购人员的不当行为造成公司严重损失的，将根据实际情况予以相应的赔偿，并作待岗或换岗、下岗处理。（四）采购人员必须做到帐物一致，每月月底对清帐目。如因帐目不清造成公司损失需按产品损失的30%予以赔偿，情节严重的还将作换岗或待岗、下岗处理。（五）采购部应按采购计划进行采购，对于采购部由于供货不按计划时间而影响生产的每推迟一天处罚20元。（六）对出现的异常情况如客户更改图纸或停产产品，应根据公司的安排及时以书面形式通知供应商，停止一切与该产品相关的生 产活动并将情况以书面形式告知我公司，如采购人员未按规定办理将由采购人员承担损失的30%并作待岗或换岗、下岗处理，情节严重的作开除处理。 （七）不在公司指定供应商处购买的，不予以报销。与供应商串通抬高价格，一经发现予以下岗处理，并处罚一个月工资。如因特殊情况需由总经理批准后方可采购。 （八）每周对三家供应商的价格做出市场评价，提出改进意见。每少一家，罚款20元。 （九）除采购量极少的物料外，每种物料必须有2-3家的供应商。常用物料供货商每少一家，罚款20元。（十） 外协配件及原材料的相关资料，如规格型号、价格、质量标准、检验标准必须齐全，不齐全将不予入库报销。 运营中心2013年5月30日