高级行政文秘职业化课程.pptx

12目目 录录一、企业行政文秘工作内容与素质要求一、企业行政文秘工作内容与素质要求 二、行政文秘的角色定位与必备素质；二、行政文秘的角色定位与必备素质；三、行政文秘的沟通技巧三、行政文秘的沟通技巧;四、行政文秘的时间管理技巧四、行政文秘的时间管理技巧;五、行政文秘的会议管理；五、行政文秘的会议管理；六、行政文秘的文档管理六、行政文秘的文档管理;七、行政文秘公文写作；七、行政文秘公文写作；八八 、行政文秘的、行政文秘的商务礼仪与职业形象商务礼仪与职业形象 ;31、企业行政文秘的工作内容（、企业行政文秘的工作内容（1）项项 目目内内 容容1、日程管理、日程管理预约会面的受理及安排；日程表的制作；预定计划的变更预约会面的受理及安排；日程表的制作；预定计划的变更及调整、向有关方面联络、交涉、调整，向上司再次确定，及调整、向有关方面联络、交涉、调整，向上司再次确定，预计计划进行管理，交通工具的选定、订座与购票，旅费预计计划进行管理，交通工具的选定、订座与购票，旅费及预付款等的收受及预付款等的收受2、环境的整理准备、环境的整理准备上司办公室和会客室的整理、清扫、装饰、更换摆设、办上司办公室和会客室的整理、清扫、装饰、更换摆设、办公室配置、上司办公桌的整理、用品、消耗品的准备和管公室配置、上司办公桌的整理、用品、消耗品的准备和管理理3、会议及活动的管理会议及活动的管理开会通知的制作及寄发、参加者名簿的制作、会场的选定开会通知的制作及寄发、参加者名簿的制作、会场的选定及预约、会场的设立、必要用品等准备、确认出席者、与及预约、会场的设立、必要用品等准备、确认出席者、与延迟未到者的联络、茶点及饭菜的准备、会场结束后的整延迟未到者的联络、茶点及饭菜的准备、会场结束后的整理、会议记录的制作及分发、其它大型活动的准备，运作理、会议记录的制作及分发、其它大型活动的准备，运作及事后的管理。及事后的管理。4 企业行政文秘的工作内容（企业行政文秘的工作内容（2）项项 目目内内 容容4、照顾身边琐事、照顾身边琐事照顾茶点和吃饭、跑腿、名片、文具用品、图书、照顾茶点和吃饭、跑腿、名片、文具用品、图书、用具等购买和管理、上司健康的管理（包括药品的用具等购买和管理、上司健康的管理（包括药品的准备等）、与上司家人的联络、私人事情的帮忙和准备等）、与上司家人的联络、私人事情的帮忙和各种有关团队的联络及调整，上司外出的准备、车各种有关团队的联络及调整，上司外出的准备、车辆的安排（与司机联络及调整）、上司的接送、上辆的安排（与司机联络及调整）、上司的接送、上司其它事务的代理。司其它事务的代理。5、会计方面的业务、会计方面的业务各种票据如：交通费、交际费、各种会费的出纳、各种票据如：交通费、交际费、各种会费的出纳、结帐、上司私人的出纳、支票和票据的处理、税务结帐、上司私人的出纳、支票和票据的处理、税务手续的代办与记帐。手续的代办与记帐。6、突发事件处理、突发事件处理发生火灾、地震、风水害等紧急情况时，对来访客发生火灾、地震、风水害等紧急情况时，对来访客人的疏导、急病及意外事故的处理、非法侵入者的人的疏导、急病及意外事故的处理、非法侵入者的处置、劳动问题决裂和纷争时的处理，发生紧急情处置、劳动问题决裂和纷争时的处理，发生紧急情况时，对公司内、外的联络。况时，对公司内、外的联络。5企业行政文秘的工作内容（企业行政文秘的工作内容（3）项项 目目内内 容容7、接待、应酬工作、接待、应酬工作面谈、访客的安排、招待（茶点、饮食等的准备）接送、面谈、访客的安排、招待（茶点、饮食等的准备）接送、上司办公室及会客室的安排，上司办公室及会客室的安排，电话的接听、传达、代替上司接、打电话、上司不在时电话的接听、传达、代替上司接、打电话、上司不在时的应付。的应付。媒体采访、公共关系或相关的活动的组织与管理媒体采访、公共关系或相关的活动的组织与管理8、沟通支持性工作、沟通支持性工作沟通公司内外部领导或合作部门的协作关系、主持公司沟通公司内外部领导或合作部门的协作关系、主持公司庆典、参加应酬、外勤工作及其它主管临时交办事项庆典、参加应酬、外勤工作及其它主管临时交办事项9、文件的处理和保管、文件的处理和保管公司内外文件的制作、收发、处理、传递、及相关文件公司内外文件的制作、收发、处理、传递、及相关文件的传达、办公机器（电脑、复印机、传真机）的操作和的传达、办公机器（电脑、复印机、传真机）的操作和管理；文件档案的管理；管理；文件档案的管理；6 企业行政文秘的工作内容（企业行政文秘的工作内容（4）项项 目目内内 容容10、信息的搜集整理、信息的搜集整理文献、市场调查报告及相关资料的收集、整理、分析；文献、市场调查报告及相关资料的收集、整理、分析；上司有关的名簿及通讯录的管理；名片、杂志、图书、上司有关的名簿及通讯录的管理；名片、杂志、图书、磁盘等的整理、检索；磁盘等的整理、检索；11、决策支持工作、决策支持工作信息的处理与分析；信息的处理与分析；对公司内外经营、管理事务提供参谋和决策支持；对公司内外经营、管理事务提供参谋和决策支持；7初级秘书：初级秘书：协助协助上司的工作上司的工作主要工作如下：主要工作如下： 接听电话、上传下达；接听电话、上传下达； 使用办公软件使用办公软件:打字、制表、作幻灯；打字、制表、作幻灯； 使用各类办公用具使用各类办公用具(传真、复印、电脑传真、复印、电脑)； 使用互联网；使用互联网； 管理档案、文件等；管理档案、文件等； 接待；接待； 其它其它事务性的简单工作事务性的简单工作；2 2、文秘的职业发展规划、文秘的职业发展规划8中级秘书：中级秘书：分担分担上司的工作上司的工作主要工作如下：主要工作如下： 起草公文、文件及其它需要的文字工作；起草公文、文件及其它需要的文字工作； 沟通协调各种关系；沟通协调各种关系； 管理上司工作日程；管理上司工作日程； 组织、召集相关的会议；组织、召集相关的会议； 收集相关信息资料等收集相关信息资料等 ； 公司内、外的简单事务的处理；公司内、外的简单事务的处理； 语言要求语言要求9高级秘书：高级秘书：管理、参谋、支持管理、参谋、支持上司工作上司工作主要工作如下：主要工作如下： 管理上司的工作时间；管理上司的工作时间； 主持大型商务、文化活动；主持大型商务、文化活动； 信息的处理与分析；信息的处理与分析； 对公司内外经营、管理事务提供参谋和决策支持；对公司内外经营、管理事务提供参谋和决策支持； 语言要求语言要求10一、企业行政文秘工作内容与素质要求一、企业行政文秘工作内容与素质要求 二、行政文秘的角色定位与必备素质；二、行政文秘的角色定位与必备素质；三、行政文秘的沟通技巧三、行政文秘的沟通技巧;四、行政文秘的时间管理技巧四、行政文秘的时间管理技巧;五、行政文秘的会议管理；五、行政文秘的会议管理；六、行政文秘的文档管理六、行政文秘的文档管理;七、行政文秘公文写作；七、行政文秘公文写作；八八 、行政文秘的、行政文秘的商务礼仪与职业形象商务礼仪与职业形象 ;11二、行政文秘的角色定位与必备素质；二、行政文秘的角色定位与必备素质； 1、秘书的定义、秘书的定义 l l广义的概念；广义的概念；“秘书是领导人的事务与信息助手。秘书是领导人的事务与信息助手。”这里的这里的广义，包括了公务秘书、私人秘书，又包括了各行业、层次、工广义，包括了公务秘书、私人秘书，又包括了各行业、层次、工种；领导人既含单数，又含复数种；领导人既含单数，又含复数-领导集体；领导集体；2 2狭义的概念。狭义的概念。“秘书是一种职务名称，正在成为一种社会秘书是一种职务名称，正在成为一种社会职业，指处于领导近身，直接为领导从事事务性、信息性的辅助职业，指处于领导近身，直接为领导从事事务性、信息性的辅助服务的工作助手。服务的工作助手。”这里着重排除了私人秘书。这里着重排除了私人秘书。我们定我们定义为义为“秘书是领导工作的参谋和助手秘书是领导工作的参谋和助手” 行政文秘侧重于商业环境中的公务活动（商务秘书）行政文秘侧重于商业环境中的公务活动（商务秘书）123、行政文秘必备的职业素质、行政文秘必备的职业素质 正正 直直-坚持既定政策和原则坚持既定政策和原则 实事求是实事求是 热热 情情对人、对事积极、乐观对人、对事积极、乐观 敬敬 业业-以工作为荣，设定高的工作水准以工作为荣，设定高的工作水准 守守 信信-不失约、不违约、不食言、不泄密不失约、不违约、不食言、不泄密 忠忠 诚诚忠于上级忠于上级 忠于事业忠于事业 有有 序序-利落，有条不斋利落，有条不斋 高高 效效-追求效率和效益追求效率和效益 可可 靠靠-按约定完成工作，保质、保量、及时按约定完成工作，保质、保量、及时 细细 心心-尽可能的考虑事情周到、细心尽可能的考虑事情周到、细心 悟悟 性性领悟上级或领导的真实想法领悟上级或领导的真实想法 自自 信信积极积极 向上向上 勤勤 奋奋不断学习不断学习 提高能力提高能力 承受压力承受压力13一、企业行政文秘工作内容与素质要求一、企业行政文秘工作内容与素质要求 二、行政文秘的角色定位与必备素质；二、行政文秘的角色定位与必备素质；三、行政文秘的沟通技巧三、行政文秘的沟通技巧;四、行政文秘的时间管理技巧四、行政文秘的时间管理技巧;五、行政文秘的会议管理；五、行政文秘的会议管理；六、行政文秘的档案管理六、行政文秘的档案管理;七、行政文秘公文写作；七、行政文秘公文写作；八八 、行政文秘的、行政文秘的商务礼仪与职业形象商务礼仪与职业形象 ;14二、什么是沟通二、什么是沟通 ？ 为了设定的为了设定的目标目标，把，把信息信息，思想思想和和情感情感在个人在个人或群体间传递，并或群体间传递，并达成共同认识达成共同认识的过程。的过程。 实质实质 ： 如何理解别人如何理解别人 让别人理解你的过程让别人理解你的过程 注意注意：沟通不一定是直来直去沟通不一定是直来直去 明明白白明明白白 效果比有道理重要效果比有道理重要15三、沟通的特性三、沟通的特性 1、目的性、目的性 2、方向性、方向性 3、互动性、互动性传送者 接受者信息 反馈 16四、四、沟通的种类及形式沟通的种类及形式电话面对面口头书信文件书面语言距离姿 势眼 神表 情手 式声音非语言互联网沟通17 几种沟通形式的优劣分析几种沟通形式的优劣分析优优 势势劣劣 势势面对面面对面快速快速 直接直接 好控制好控制有误差有误差 时间性差时间性差电电 话话快速快速 方便方便 省时省时不准确不准确 难控制难控制书书 面面准确准确 易保存易保存 速度慢速度慢 身体语言身体语言生动生动 准确准确 难把握难把握 互联网互联网快速、直接、方便、快速、直接、方便、 省时、准确省时、准确不生动不生动 依赖性大依赖性大18 解读身体语言的含义解读身体语言的含义身体语言身体语言行行 为为 含含 义义 距距 离离距离的远近代表关系的亲疏距离的远近代表关系的亲疏姿姿 势势双臂环抱表示防御，开会时独坐一隅意味着傲慢或双臂环抱表示防御，开会时独坐一隅意味着傲慢或不感兴趣。不感兴趣。眼眼 神神盯着看意味着不礼貌，但也可能表示兴趣，寻求支盯着看意味着不礼貌，但也可能表示兴趣，寻求支持持 表表 情情微笑表示友善礼貌，皱眉表示怀疑和不满意。微笑表示友善礼貌，皱眉表示怀疑和不满意。 手手 式式柔和的手势表示友好、商量，强硬的手势则意味着柔和的手势表示友好、商量，强硬的手势则意味着敌对、否认敌对、否认 声声 音音演说时抑扬顿挫表明热情，突然停顿是为了造成悬演说时抑扬顿挫表明热情，突然停顿是为了造成悬念，吸引注意力。念，吸引注意力。 19六、六、沟通的方法沟通的方法说说听听问问看看20一、企业行政文秘工作内容与素质要求一、企业行政文秘工作内容与素质要求 二、行政文秘的角色定位与必备素质；二、行政文秘的角色定位与必备素质；三、行政文秘的沟通技巧三、行政文秘的沟通技巧;四、行政文秘的时间管理技巧四、行政文秘的时间管理技巧;五、行政文秘的会议管理；五、行政文秘的会议管理；六、行政文秘的文档管理六、行政文秘的文档管理;七、行政文秘公文写作；七、行政文秘公文写作；八八 、行政文秘的、行政文秘的商务礼仪与职业形象商务礼仪与职业形象 ;21一、常见的时间管理误区一、常见的时间管理误区事务性、重复性工作太多事务性、重复性工作太多打扰（电话或没有预约客人）打扰（电话或没有预约客人）没有目标、次序和计划没有目标、次序和计划缺乏自律缺乏自律资料不完整或有所延误资料不完整或有所延误文书工作不能一次到位文书工作不能一次到位 文件越积越厚文件越积越厚工作没有效率工作没有效率22二、时间管理的目标：二、时间管理的目标：加强工作加强工作效果效果提高工作提高工作效率效率23三、时间管理的三原则三、时间管理的三原则第一原则：第一原则： 目标管理原则目标管理原则 第二原则：第二原则： 抓住重点原则抓住重点原则 “80“80、20”20”法则法则运用运用第三原则：第三原则： 工作优先级综合分析工作优先级综合分析24第第1招：时间预算表招：时间预算表第第2 2招：跳出时间的陷阱招：跳出时间的陷阱第第3 3招：区分掌控的时间招：区分掌控的时间第第4 4招：每日工作计划表招：每日工作计划表第第5 5招：保持自己的韵律并与他人协调招：保持自己的韵律并与他人协调第第6 6招：今日事、今日毕招：今日事、今日毕第第7 7招：找出最佳工作时间招：找出最佳工作时间第第8 8招：养成良好的工作（生活）习惯招：养成良好的工作（生活）习惯第第9 9招：同时做两、三件事情招：同时做两、三件事情四、时间管理的策略（四、时间管理的策略（18招）招）25第第1010招：决不轻易招：决不轻易“迟到迟到”第第1111招：没定期限就不叫工作招：没定期限就不叫工作第第1212招：整理工作环境招：整理工作环境第第1313招：各种文件只看一次招：各种文件只看一次第第1414招：没有淘汰就不叫档案管理招：没有淘汰就不叫档案管理 第第1515招：学会使用外脑招：学会使用外脑第第1616招：集合零碎时间做大事招：集合零碎时间做大事第第1717招：勇敢说招：勇敢说“不不”第第1818招：休息是为了走更远的路招：休息是为了走更远的路26五、管理上司的时间五、管理上司的时间固定日程管理固定日程管理（如会议、出差、接待、大型活动等）（如会议、出差、接待、大型活动等）突发性日程突发性日程 （临时性、突发性事件）（临时性、突发性事件）1 1、总体原则：、总体原则： 了解上司了解上司的日常工作、近期业务重点、作息习惯、身体状况，优化工作方的日常工作、近期业务重点、作息习惯、身体状况，优化工作方法，细心观察上司的工作习惯与做事风格，主动适应其工作节拍；法，细心观察上司的工作习惯与做事风格，主动适应其工作节拍； -了解公司业务发展情况，特别是上司最近的业务进展情况，留意近期的了解公司业务发展情况，特别是上司最近的业务进展情况，留意近期的工作兴奋点；工作兴奋点； 对计划内事情预先写入日程；及时整理日程表，以免安排冲突；对计划内事情预先写入日程；及时整理日程表，以免安排冲突； 明确事情的明确事情的优先级优先级，在处理事务时注意理顺和排序，分清轻重缓急，酌情，在处理事务时注意理顺和排序，分清轻重缓急，酌情安排处理；安排处理； 定期与上司沟通定期与上司沟通，将双方的要求、需求和可能会遇到情况的处理原则达成，将双方的要求、需求和可能会遇到情况的处理原则达成共识，以利工作开展；共识，以利工作开展； 注意日程安排的时间松紧，安排全部时间的注意日程安排的时间松紧，安排全部时间的60；272、经验与技巧、经验与技巧 周一日程、出差前后一个工作日不要安排过多的事务；周一日程、出差前后一个工作日不要安排过多的事务； 在两个约会间留出在两个约会间留出机动时间机动时间，防止会议延长引起时间冲突，并给，防止会议延长引起时间冲突，并给上司留出整理思路的时间；同时预留时间处理日常事务；上司留出整理思路的时间；同时预留时间处理日常事务； 根据上司习惯根据上司习惯留出适当固定时间留出适当固定时间阅读报刊资料及其他信息；阅读报刊资料及其他信息； 对于上司的各项安排熟记于心，及时提醒已定下来的安排，防止对于上司的各项安排熟记于心，及时提醒已定下来的安排，防止冲突；每日安排相对固定时间与上司冲突；每日安排相对固定时间与上司核对日程核对日程，保证秘书与上司，保证秘书与上司日程表内容一致；日程表内容一致； 不要代替领导做决定，在上司的同意下针对其工作习惯和时间对不要代替领导做决定，在上司的同意下针对其工作习惯和时间对各种预约酌情处理；各种预约酌情处理； 控制约会时间控制约会时间，适时打断，防止拖延，以免影响下面的日程；，适时打断，防止拖延，以免影响下面的日程； 掌握近期要回避的人物；掌握近期要回避的人物；28一、企业行政文秘工作内容与素质要求一、企业行政文秘工作内容与素质要求 二、行政文秘的角色定位与必备素质；二、行政文秘的角色定位与必备素质；三、行政文秘的沟通技巧三、行政文秘的沟通技巧;四、行政文秘的时间管理技巧四、行政文秘的时间管理技巧;五、行政文秘的会议管理；五、行政文秘的会议管理；六、行政文秘的文档管理六、行政文秘的文档管理;七、行政文秘公文写作；七、行政文秘公文写作；八八 、行政文秘的、行政文秘的商务礼仪与职业形象商务礼仪与职业形象 ;29一、会议的重要性一、会议的重要性 大多数企业在会议中决定其基本走向大多数企业在会议中决定其基本走向 90%以上的重大决策是通过会议制定的以上的重大决策是通过会议制定的 企业花在开会上的时间越来越多企业花在开会上的时间越来越多 开会的频率越来越高开会的频率越来越高30二、会议的组织与管理二、会议的组织与管理 会前的准备工作 会间的组织服务 会后的跟踪处理31三、三、如何担任会议主持人如何担任会议主持人 1 、会议主持人负责控制整个会议进程。会议主持人负责控制整个会议进程。2、会议主持人在会议开始前、会议主持人在会议开始前,应该清点参会人员名单应该清点参会人员名单 ； 向与会人员通报此次会议的会议目的；向与会人员通报此次会议的会议目的； 会议的具体议程；会议的具体议程； 明确说明此次会议的注意事项和会议纪律；明确说明此次会议的注意事项和会议纪律；3、会议主持人在会议过程中，应该控制讨论的方向和时、会议主持人在会议过程中，应该控制讨论的方向和时间，促成会议目标的实现；间，促成会议目标的实现；32一、企业行政文秘工作内容与素质要求一、企业行政文秘工作内容与素质要求 二、行政文秘的角色定位与必备素质；二、行政文秘的角色定位与必备素质；三、行政文秘的沟通技巧三、行政文秘的沟通技巧;四、行政文秘的时间管理技巧四、行政文秘的时间管理技巧;五、行政文秘的会议管理；五、行政文秘的会议管理；六、行政文秘的文档管理六、行政文秘的文档管理;七、行政文秘公文写作；七、行政文秘公文写作；八、行政文秘的八、行政文秘的商务礼仪与职业形象商务礼仪与职业形象 ;331、什么是档案管理、什么是档案管理 档案：档案：是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教、等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。 档案管理：档案管理： 文档管理：文档管理是以管理规范为主，对文档进行文档管理：文档管理是以管理规范为主，对文档进行有效管理的解决手段。它主要提供对文档的有效管理的解决手段。它主要提供对文档的分类分类、整整理、存储、更新及使用理、存储、更新及使用的统一解决和管理办法。的统一解决和管理办法。 34如何管理你的文档如何管理你的文档1、分类、分类原则：方便使用；操作简单；设置合理原则：方便使用；操作简单；设置合理方法：方法：按工作的主要按工作的主要内容内容分，例如：申请、报告、合约、产品开发、通分，例如：申请、报告、合约、产品开发、通知等，类别下面再划分次类别。知等，类别下面再划分次类别。按事件的按事件的完成时间完成时间分，如今天要完成的、明天要完成的、以后再分，如今天要完成的、明天要完成的、以后再办的办的按事件的按事件的处理状态处理状态分，如：已完成文档、未完成文档、办理中文分，如：已完成文档、未完成文档、办理中文档档按公司按公司部门部门分，例如：人事部、财务部、生产部等，类别下面再分，例如：人事部、财务部、生产部等，类别下面再划分次类别。划分次类别。352、整理、整理原则：原则： 以时间顺序为主，以档案的重要性为辅，兼顾档案的分类。以时间顺序为主，以档案的重要性为辅，兼顾档案的分类。先发生的档案存档在前，后发生的档案存档在后；先发生的档案存档在前，后发生的档案存档在后；方法：方法：（1）根据使用的频率来整理文件。最常用的东西应该在你的手边，随手可取。（2）把暂时不用的文件移走。（3）建立文档编号，一部分编号0112，代表每年的每一个月；另一部分编号0131号，代表一个月的每一天。（4） 一般归档一份（原件），重要和经常使用的可酌加副本。（5）文件材料应按原件在前、附件在后的方式排列。 363、存储存储 普通文件：文件柜、箱普通文件：文件柜、箱 电子文件：电子文件： 硬盘硬盘 光盘光盘 原则：分门别类、不同存贮介质的资料应单独存放；保证安全；原则：分门别类、不同存贮介质的资料应单独存放；保证安全； 档案组卷应使用文件夹、档案盒或其他档案用具保存，这些档案用档案组卷应使用文件夹、档案盒或其他档案用具保存，这些档案用具应适当标识。具应适当标识。 案卷封面标题应简明、准确，左上角应有档号、档案箱案卷封面标题应简明、准确，左上角应有档号、档案箱号、缩微号，封面的下部应有归档单位、起止日期、保管期限等。号、缩微号，封面的下部应有归档单位、起止日期、保管期限等。4、更新和使用、更新和使用 定期整理、更新，三个月内不用的文档丢弃。（国家规定的除外）定期整理、更新，三个月内不用的文档丢弃。（国家规定的除外） 让你的档案更加有效的小秘诀：让你的档案更加有效的小秘诀：（1）使用大写、清楚的字母标示档案。（2）使用彩色标识能让你一眼就找到某一类型文件的位置。（3）将类别与次类别标签排成一列，类别与次类别用不同颜色标示。（4）为大型的资料建立索引。37三、信息管理三、信息管理1 1、信息的概念及其特征、信息的概念及其特征概念概念信息是客观事物的特征和变化的最新反映，信息是客观事物的特征和变化的最新反映， 包括自然信息和社会信息包括自然信息和社会信息2 2信息在企业工作中的作用信息在企业工作中的作用 辅助领导辅助领导科学决策科学决策必须依靠信息必须依靠信息 正常管理必须依靠信息正常管理必须依靠信息 业务工作更离不开信息业务工作更离不开信息3 3、企业信息的分类（技术、生产、市场）、企业信息的分类（技术、生产、市场）384 4行政文秘信息工作的原则和基本要求行政文秘信息工作的原则和基本要求 工作原则工作原则追踪原则、超前原则、选优原则追踪原则、超前原则、选优原则行政文秘信息工作的基本要求行政文秘信息工作的基本要求准确、准确、及时及时、全面、全面、适用适用5 5信息资料的收集和处理信息资料的收集和处理 采集、交换、索取、购买采集、交换、索取、购买 信息的处理信息的处理 整理加工、储存、传递整理加工、储存、传递396 6、建立信息收集的规章制度、建立信息收集的规章制度7 7信息整料的贮存和使用信息整料的贮存和使用 信息资料的科学贮存信息资料的科学贮存分类、建立分类、建立贮存检索贮存检索系统、保存系统、保存 信息资料的使用信息资料的使用决策支持决策支持 分级使用分级使用保密保密及时更新及时更新 40一、企业行政文秘工作内容与素质要求一、企业行政文秘工作内容与素质要求 二、行政文秘的角色定位与必备素质；二、行政文秘的角色定位与必备素质；三、行政文秘的沟通技巧三、行政文秘的沟通技巧;四、行政文秘的时间管理技巧四、行政文秘的时间管理技巧;五、行政文秘的会议管理；五、行政文秘的会议管理；六、行政文秘的档案管理六、行政文秘的档案管理;七、行政文秘公文写作；七、行政文秘公文写作；八、行政文秘的八、行政文秘的商务礼仪与职业形象商务礼仪与职业形象 ;41什么是公文什么是公文 公文一般指行政机关：是行政机关在行政管理过程中公文一般指行政机关：是行政机关在行政管理过程中所形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行所形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。政和进行公务活动的重要工具。 -国家行政机关公文处理办法国家行政机关公文处理办法什么是商务公文？什么是商务公文？ 42商务公文写作商务公文写作一、主要的商务公文形式一、主要的商务公文形式 二、商务公文的写作方法和技巧二、商务公文的写作方法和技巧三、商务公文写作的注意事项三、商务公文写作的注意事项四、商务公文签发流程四、商务公文签发流程五、商务公文范本五、商务公文范本43一、主要的商务公文一、主要的商务公文1. 决议：用于经会议讨论通过的重要决策事项。决议：用于经会议讨论通过的重要决策事项。 2. 决定：用于对重要事项或重大行动做出安排，奖惩有关单位及人决定：用于对重要事项或重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤消下属机构不适当的决定事项。员，变更或者撤消下属机构不适当的决定事项。 3. 通知：用于批转下属机构的公文，转发上级机关和不相隶属机关通知：用于批转下属机构的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下属机构办理和需要有关单位周知或者共同执的公文，传达要求下属机构办理和需要有关单位周知或者共同执行的事项，任免人员。行的事项，任免人员。 4. 通报：用于表彰先进、批评错误、传达重要精神或者情况。通报：用于表彰先进、批评错误、传达重要精神或者情况。 5. 报告：用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关询问。报告：用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关询问。 6. 请示：用于向上级机关请求指示、批准。请示：用于向上级机关请求指示、批准。 7. 批复：用于答复下属机构的请示事项。批复：用于答复下属机构的请示事项。 8. 意见：用于对重要问题提出见解和处理办法。意见：用于对重要问题提出见解和处理办法。 9. 函：用于不相隶属单位之间商洽工作、询问和答复问题，向有关函：用于不相隶属单位之间商洽工作、询问和答复问题，向有关主管部门请求和答复审批事项。主管部门请求和答复审批事项。 10.会议纪要：用于记载、传达会议情况和议定事项。会议纪要：用于记载、传达会议情况和议定事项。11.工作总结、意向书、合同书、简介、说明书、请柬、各种法律文工作总结、意向书、合同书、简介、说明书、请柬、各种法律文书等书等44二、公文的写作方法与技巧二、公文的写作方法与技巧 1 1、写作规则、写作规则2 2、写作的四条原则、写作的四条原则3 3、写作的用词特点、写作的用词特点4 4、写作程序、写作程序5 5、写作内容、写作内容451、写作规则、写作规则1.在行文时，上行文（对总部、政府以及有关部门）、下行文（对在行文时，上行文（对总部、政府以及有关部门）、下行文（对地市分公司）、平行文（对公司其他部门或公司外没有隶属关地市分公司）、平行文（对公司其他部门或公司外没有隶属关系的单位）的行文关系，要根据隶属关系和职权范围确定。一系的单位）的行文关系，要根据隶属关系和职权范围确定。一般情况下，对上级机关般情况下，对上级机关不能越级请示和报告不能越级请示和报告。如果因特殊情况。如果因特殊情况必须越级行文时，应当同时抄送上级单位。必须越级行文时，应当同时抄送上级单位。2.上行文时，属于公司总部主管部门职权范围内的具体问题，应当上行文时，属于公司总部主管部门职权范围内的具体问题，应当直接报送主管部门处理。直接报送主管部门处理。3.在行文时，公司内部之间对有关问题在行文时，公司内部之间对有关问题未经协商一致未经协商一致，不能各自向，不能各自向下行文，如果擅自行文，上级单位要责令纠正或撤消。下行文，如果擅自行文，上级单位要责令纠正或撤消。4.“请示请示”应当应当一事一议一事一议，并只写一个主送机关，需要同时送其他，并只写一个主送机关，需要同时送其他机关的，应当用抄送形式，但不能同时抄送下级机关。机关的，应当用抄送形式，但不能同时抄送下级机关。“报告报告”中不能夹带请示事项。中不能夹带请示事项。5.上行文时，不能以公司名义向上级机关负责人报送上行文时，不能以公司名义向上级机关负责人报送“请示请示”、“意见意见”和和“报告报告”。只有上级机关负责人直接交办的事项，。只有上级机关负责人直接交办的事项，才能直接向上级机关负责人报送。才能直接向上级机关负责人报送。466、成文日期以本机关负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发、成文日期以本机关负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准。电报以发出日期为准。机关负责人的签发日期为准。电报以发出日期为准。7、公文除、公文除“会议纪要会议纪要”和电报外，应当加盖印章。联合上报的公文，和电报外，应当加盖印章。联合上报的公文， 由主办机关加盖印章；联合下发的公文，发文机关都应当加盖印由主办机关加盖印章；联合下发的公文，发文机关都应当加盖印章。章。8、公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，、公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文机关。公文标题中除一般应当标明发文机关。公文标题中除法规、规章名称加书名号法规、规章名称加书名号外外，一般不用标点符号一般不用标点符号。标题。标题=发文机关发文机关+主要内容主要内容+文种文种9、印发机关和印发日期。印发机关统称本单位办公室或文秘部门，、印发机关和印发日期。印发机关统称本单位办公室或文秘部门，印发日期以公文付印日期为准，用阿拉伯数字标识。印发日期以公文付印日期为准，用阿拉伯数字标识。10、正文小标题。要用、正文小标题。要用“一一”、“（一）（一）”、“1”、“（1）”。472、写作的四条原则、写作的四条原则第一条是逻辑紧密第一条是逻辑紧密，。就是文章内容的内在相互联系，构成了文章，。就是文章内容的内在相互联系，构成了文章的逻辑性。逻辑紧密是说文章内容的内在联系要环环相扣，不脱节，的逻辑性。逻辑紧密是说文章内容的内在联系要环环相扣，不脱节，不错乱，给人一种不错乱，给人一种“针插不进、水泼不进针插不进、水泼不进”的感觉的感觉第二条是结构清晰。第二条是结构清晰。一是文章内容的排列要有层次，通篇要分列成一是文章内容的排列要有层次，通篇要分列成多个大的层次，每一个大的层次中要有若干小的层次，通过层次的多个大的层次，每一个大的层次中要有若干小的层次，通过层次的排列，使结构清晰；二是层次的排列要有先后顺序，不能排错，必排列，使结构清晰；二是层次的排列要有先后顺序，不能排错，必须按照内容的内在联系排列。须按照内容的内在联系排列。第三条是内容表述正确第三条是内容表述正确，不能出现观点错误，如果把观点表述错了，不能出现观点错误，如果把观点表述错了，那是严重的失职行为，也是领导不能允许的。所以，必须保证内容那是严重的失职行为，也是领导不能允许的。所以，必须保证内容表述的正确性。一方面是所写的事实必须真实，不能有假；另一方表述的正确性。一方面是所写的事实必须真实，不能有假；另一方面是按照内容的客观要求表达观点，企业公文中所表达的观点，并面是按照内容的客观要求表达观点，企业公文中所表达的观点，并不是作者个人的观点，而是内容本身就存在的，因此必须依据内容不是作者个人的观点，而是内容本身就存在的，因此必须依据内容的客观要求表达观点。的客观要求表达观点。第四条是语言表达准确第四条是语言表达准确，一是要选择好语言表述形式，企业公文有，一是要选择好语言表述形式，企业公文有书面语言、口语语言、程式化语言三种表述形式，应当根据需要选书面语言、口语语言、程式化语言三种表述形式，应当根据需要选用相应的表述形式；二是谴词造句要准确，必须根据所要表达的内用相应的表述形式；二是谴词造句要准确，必须根据所要表达的内容需要，选用恰当的词句表述内容；三是必须慎重使用形容词，企容需要，选用恰当的词句表述内容；三是必须慎重使用形容词，企业公文不是文学作品，不能为了追求文章业公文不是文学作品，不能为了追求文章“生动生动”就大量的使用形就大量的使用形容词，只有在确实需要的时候，才能使用形容词。容词，只有在确实需要的时候，才能使用形容词。483 3、用词特点、用词特点a. a. 简明简明 是指用词简单准确，不会造成误解是指用词简单准确，不会造成误解b. b. 准确准确 是指用词含义准确，不会造成误解是指用词含义准确，不会造成误解c. c. 朴实朴实 是指用词通俗自然，恰如其分是指用词通俗自然，恰如其分d. d. 庄重庄重 是指用词严肃端庄，不带感情色彩是指用词严肃端庄，不带感情色彩e. e. 规范规范 是指用词符合语法与逻辑要求是指用词符合语法与逻辑要求494、写作程序、写作程序自我提问：自我提问：a、写什么？、写什么？b、要达到什么目的？、要达到什么目的？c、采用什么文本？、采用什么文本？d、给谁看？、给谁看？e、要求对方做什么、要求对方做什么？明确文书写作主旨明确文书写作主旨504、写作程序、写作程序自我提问：自我提问：a.需要哪些资料信息？需要哪些资料信息？b.有哪些收集渠道？有哪些收集渠道？c.怎样收集？怎样收集？d.达到什么目的？达到什么目的？收集资料信息收集资料信息515、 写作内容写作内容 A、 有事而发，言之有物有事而发，言之有物 B、 目的明确，为了解决某件事目的明确，为了解决某件事 C、 内容真实，不能虚拟内容真实，不能虚拟 D、 内容实在，主要内容有：内容实在，主要内容有： a. 标题 b. 题注 c. 收件单位或个人 d. 正文、导语、主体 e. 结束语 a. 附件或说明 b. 落款、日期52三、商务公文写作注意事项三、商务公文写作注意事项 1 1、 名称名称通稿统一 、排列有序、使用简称2 2、 数字规范数字规范 采用阿拉伯数字 、成文时间 、结构层次序列 3 3、 计量单位的规范计量单位的规范4 4、注意、注意加盖印章加盖印章时时, ,要求印章与正文同处一面，不得采取标识要求印章与正文同处一面，不得采取标识“此此页无正文页无正文”的方法。印章应距正文的方法。印章应距正文2-42-4mmmm，以防止添加文字。以防止添加文字。5、一般在一般在“请示请示”公文中要有公文中要有附注附注，应当加圆括号标注即：，应当加圆括号标注即： （联系人：（联系人：* 联系电话联系电话*）6、主题词的使用：必须按照主题词表标注，不是从标题中挑几个关主题词的使用：必须按照主题词表标注，不是从标题中挑几个关键词，而是要从整个文章的宗旨去确定主题词。键词，而是要从整个文章的宗旨去确定主题词。53制发文件的程序和流程是：制发文件的程序和流程是：草拟草拟部门内审核部门内审核会签会签审核审核签发签发部门内复核部门内复核登记文号、打印登记文号、打印用印用印登记登记分发、办理分发、办理存档存档四、商务公文签发流程四、商务公文签发流程 54五、商务公文范本五、商务公文范本 1、公文格式（示范）、公文格式（示范）2、通知（示范）、通知（示范）： 。 ： 55一、企业行政文秘工作内容与素质要求一、企业行政文秘工作内容与素质要求 二、行政文秘的角色定位与必备素质；二、行政文秘的角色定位与必备素质；三、行政文秘的沟通技巧三、行政文秘的沟通技巧;四、行政文秘的时间管理技巧四、行政文秘的时间管理技巧;五、行政文秘的会议管理；五、行政文秘的会议管理；六、行政文秘的档案管理六、行政文秘的档案管理;七、行政文秘公文写作；七、行政文秘公文写作；八八 、行政文秘的、行政文秘的商务礼仪与职业形象商务礼仪与职业形象 ;56一、行政文秘的个人形象塑造一、行政文秘的个人形象塑造二、行政文秘的商务礼仪二、行政文秘的商务礼仪 1、 随从上司出行礼仪随从上司出行礼仪 2、 陪同上司商谈礼仪陪同上司商谈礼仪 3、 拜访客户礼仪拜访客户礼仪 4、 办公室礼仪办公室礼仪 5、 商务接待礼仪商务接待礼仪 6、 商务宴请礼仪商务宴请礼仪 7、 国际习俗国际习俗57一