2022年某集团公司合同管理办法细则.docx

精选学习资料 - - - - - - - - - * 集团股份有限公司合同治理方法（试 行）目 录一、总 就· · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · 1 二、合同治理机构、人员职责·· · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · 1 三、合同的拟定及谈判·· · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · 2 四、合同的审核及签订·· · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · 4 五、合同的履行· · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · 6 六、合同的变更及解除·· · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · 6 七、合同的归档· · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · 7 八、附就· · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · 7 名师归纳总结 - - - - - - -第 1 页,共 13 页精选学习资料 - - - - - - - - - 一、总 就第一条 为了加强对公司合同的治理,规范合同行为,保护本公司的合法权益,削减经济纠纷的发生,使公司的合同治理制度化、规范化,依据中华人民共和国合同法及国家其他有关法律、法规并结合本公司的实际制定,特制定本方法；其次条 本方法所称合同、协议（以下简称合同）是指公司与公平主体的自然人、法人、其他组织之间设立、变更、终止民事权益义务关系的协议,具体包括建设工程合同、托付合同、选购合同、借款合同、租赁合同、行纪合同以及其它各类民事合同等；本方法所称职能部门是指本公司各业务执行部门及分支机构；第三条本方法所称的合同治理是指本公司对所签订的合同进行拟定、审查、监督、登记、归档等处理；具体包括资信调查、意向接触、商务谈判、合同的签订、履行、变更、解除及纠纷处理等全过程的治理；二、合同治理机构、人员职责第四条本公司合同的综合治理工作统一由财务部和法务负责,具体包括全公司合同的登记、编号、送审、统计等工作；第五条 各职能部门合同的拟定、洽谈由本部门负责人委派专人负责,具体负责本部门合同治理的日常工作；第六条 财务部的合同治理职能：1. 负责本公司合同专用章的保管,并按规定使用合同专用章；2. 负责合同治理日常工作,建立合同治理台账,妥当保管合同文本、相关文件、重要数据及证据材料；3. 对合同进行财务层面的审查,并提出修改看法；4. 对各职能部门合同治理进行监督、检查；5. 协作主办部门的合同签订工作,参与合同的起草、论证、审查、谈判和签订履行、变更、解除等工作；6. 帮助办理公司法人代表授权托付书等手续；7. 指导协作各部门办理合同的报批、鉴证和公证等事项；8. 承办其他有关合同治理工作；第七条 法务的合同治理职能： 1制定、完善本公司的合同治理方法和合同审查流程,并组织各职能部门及分支机构实施；（流程见附件）2宣扬有关合同治理的法律、法规学问,总结推广合同治理工作体会,通报合同治理中显现的问题；1 名师归纳总结 - - - - - - -第 2 页,共 13 页精选学习资料 - - - - - - - - - 3对合同进行编号,联系顾问律师进行初审,并定期检查合同履行情形；4负责本公司格式合同的制订和审批；5. 对各职能部门合同治理进行监督、检查；6. 负责本公司所签订、批准合同的最终归档工作；7. 建立本部门的合同治理台帐及统计报表,对合同签订、履行、变更、解除、纠纷处理 等情形进行登记；合同台帐是指反映全公司或承办部门合同订立、履行情形及记载合 同主要内容的帐薄；各职能部门的合同治理职责：第八条 1协作财务部和法务做好合同治理及拟定、审批、签署、归档等各项工作,准时反馈合 同治理工作中存在的问题；2仔细学习合同法,向本部门员工做好合同法及相关法律、法规的宣扬贯彻工作；准时 向本部门负责人汇报合同治理工作中显现的有关情形；3负责将本部门承办的合同（包括需要变更、解除、作废的合同）交由法务进行审查；4. 负责对交给法务审核的合同内容进行说明和说明；5. 负责对尚未交本公司法务的合同进行归档整理,同时对标的类别、标的名称、双方当 事人全称、标的金额和数量、交付期限、谈判记录、执行记录、欠交数量等情形进行 登记；6. 建立本部门的合同治理台帐及统计报表,对合同签订、履行、变更、解除、纠纷处理 等情形进行登记,并将统计表每月汇总至法务；7. 负责将合同正本交本公司财务部和法务归档；8. 对所签订合同负有仔细执行的责任,并要准时把握和检查合同履行情形,准时向法务 通报在履行过程中发生的问题,提出解决问题的建议；三、合同的拟定及谈判第九条 拟定合同前应对合同对方进行资信调查,具体要求审明以下情形：1 企业法人营业执照或其它证照；2 企业法定代表人证明书；3 企业法定代表人的授权托付书；4 工程合同的合同对方必需供应从事建筑、安装、监理、装饰、消防等工程的许可证 书和资质证书；5 广告代理合同的合同对方必需供应从事广告代理资格的法律文件；6 房屋租赁合同的合同对方必需供应租赁许可证书,房屋全部权证明资料；没有租赁许可证书的, 应当供应7 房屋购买合同的合同对方应当是房屋全部权的完全拥有者,并应当供应房屋全部权2 名师归纳总结 - - - - - - -第 3 页,共 13 页精选学习资料 - - - - - - - - - 证明资料；8 履行才能,包括但不限于最新会计年审报表,最新的工商年审资料；需供应担保的 合同,仍必需查明担保人的担保资格和担保才能；9 合同对方以往工作评估报告；10其他所需要的相关文件；各职能部门完成资信调查后,应将资信调查文件的原件（或复印件）一起提交审核；第十条各职能部门拟定的合同应做到：条款齐全、 责任明确、 规律性强、 文字表达清晰；合同应包括的基本内容及应留意的问题如下：1. 首部包括：（1）合同名称；（2）合同当事人的名称、地址、法定代表人、联系电话、联系人、开户银行等基本资料；（3）订约的目的、依据；2. 正文具体内容及要求如下：（1）合同标的、数量、质量、价格或酬金、履行期限、地点和方式及违约责任；（2）应包括法律规定或按合同性质必需具备的条款及当事人双方要求订立的条款；（3）数量和质量条款应符合国家计量法规和质量法规的规定；（4）价金条款应符合国家物价法规和国家金融法规,一般应写明物品单价、总价、计 价单位、支付手段和支付方法准时间；（5）对于违约责任条款,如该类合同有法定违约金规定的,按规定予以明确；如无,必需在合同中具体写明违约具体情形和商定的违约金额或运算方法；（6）确定合同争议的解决方式；依据具体情形和协商结果,确定合同争议的解决途径 以及管辖条款；且在争议解决方法中尽力争取由我方所在地法院管辖；3. 结尾和附就：（1）合同结尾部分包括：合同正本及副本的份数,发送单位,合同有效期限,签约地 点和日期,并须有双方代表签名及盖章；（2）合同文本超过两页的,应加盖骑缝章；（3）应将合同的附件作为合同的组成部分,具有与合同同样的法律效力；第十一条 合同双方协商变更、修改合同条款的补充协议、文书等是合同的组成部分；合 同双方履行合同过程中的各种书面往来文件（包括传真、图表、单据、确认书、对账单等）也是合同的组成部分；第十二条 公司有格式合同的, 应统一使用格式合同； 使用格式合同, 应做到：条款齐全、内容具体、用词精确、字迹清晰,严格按示范文本的要求填写；第十三条合同谈判由承办部门负责组织、支配；主谈人是合同主要参与谈判人,50 万元3 名师归纳总结 - - - - - - -第 4 页,共 13 页精选学习资料 - - - - - - - - - 标的以上的合同至少有两名谈判人,100 万元标的以上的合同至少有三名谈判人；第十四条 合同谈判须有合同主办人全程参与；合同承办部门负责人负责监督、指导主办 人；依据需要,承办部门负责人应当亲自参与全部或阶段性合同谈判；合同金额超过人民币 100 万元的,合同谈判应当有顾问律师参与,涉及重大事项应当由顾问律师主持谈判工作；合同金额不足人民币 100 万元的,如本公司与合同对方对拟签合同付款条件及支付方式有重 大争议,合同最终一轮谈判应当有财务部参与；如本公司与合同对方对拟签合同其他条款有 重大争议,合同最终一轮谈判应当有顾问律师参与；第十五条没有承办部门负责人参与的合同谈判中,合同金额的变动须报承办部门负责人审核,如有需要,依据财务治理规定,承办部门并报方案财务部审核；没有顾问律师参与的 合同谈判,合同其他条款的变动须报法务和顾问律师审核；第十六条 合同最终一轮谈判须就合同拟签文本的每一条款都加以落实；第十七条 负责履行或参与履行拟签合同的部门,应当参与合同谈判； 没有上述相关部门 的参与,合同承办部门不得独自进行合同谈判；第十八条进行合同谈判时, 承办部门应当记录合同洽谈情形；合同洽谈记录须随合同一并报批；合同洽谈记录应当包括以下内容：1合同编号、项目名称、主管部门、洽谈对方；2洽谈双方参与人员；3洽谈次数,洽谈时间、地点；4洽谈内容摘要；5主办人看法及承办部门负责人看法；6相关部门负责人看法；第十九条合同金额在 500 万以上或对本公司有重大影响的合同,应由本公司副总经理以上人员主持谈判；四、合同的审核及签订其次十条合同谈判终止并落实全部合同条款后,承办部门应当制作合同报批文本,填写合同申请表,连同合同初稿及修改稿、合同谈判文本及修改稿、合同对方资信评估报告及相 关材料,依据合同申请表所列流程在合同拟签定日前五个工作日送交有关部门审批；其次十一条 经办人应当在合同申请表填写如下内容：1 申请日期；2 项目名称,应简要概括合同项目的主要内容；3 合同金额,指合同涉及的总金额；4 名师归纳总结 - - - - - - -第 5 页,共 13 页精选学习资料 - - - - - - - - - 4 合同对方,指与本公司签署该份合同的相对方,如为三方合同,就需注明合同的另外两个相对方；5 项目概况,应含合同标的、数量、单价、合同期限、履行时间及方式；6 项目概况栏签名及日期；其次十二条 部门负责人看法：1 审核该合同项目是否符合本公司进展方案及本公司领导的工作部署；2 合同条款、内容是否符合本方法的规定；3 合同主办人是否按法律程序组织谈判；4 审核后如合同符合上述内容,部门负责人应在“ 部门负责人看法” 一栏填写审核意见,并在该栏签名、注明日期；部门负责人应在合同主办人报批后一个工作日内,就上述本项出具看法；其次十三条 部门负责人出具审核看法后, 合同主办人应在合同拟签日期前四个工作日报方案财务部审核；其次十四条 财务部就如下事项进行审核：1 审批合同项目的财务可行性；2 合同价格条款及付款方式是否符合财务制度；3 合同项目是否符合本公司年度财务方案；4 合同项目经费的资金来源；5 审核后如合同符合上述内容,财务部经理在“ 财务部看法” 一栏填写“ 该项目符合财务方案、资金来源、同意项目执行” 等字样,并在该栏签名,注明日期；财务部应当在主办人报批后一个工作日内,就上述事项出具具体看法；其次十五条 财务部出具审核看法后,合同主办人应在合同拟签日期前三个工作日,报法务及顾问律师审核；其次十六条 法务及顾问律师就合同的合法性进行审核,主要审查以下三方面的内容：1合同主体的审查； 即依照合同承办部门供应的相关材料审查对方当事人是否具备合同主体资格、 是否超越营业执照或其他证照规定的经营范畴,以及对方经办人员代理权限情形进行审查；2合同内容的审查；即审查合同内容是否合法,条款是否完备和齐全,权益义务是否明确,违约责任是否清晰,争议处理条款是否具备；3合同文字的审查；包括审查合同用语是否规范、文字表达是否精确；其次十七条法务及顾问律师应当在经办人报批后一个工作日内,在合同审批表律师审核栏应上述事项出具具体看法,并在看法栏右下方签名并注明日期；其次十八条 顾问律师出具审核看法后, 主办人依据前述全部审核看法对合同进行修改定5 名师归纳总结 - - - - - - -第 6 页,共 13 页精选学习资料 - - - - - - - - - 稿,定稿后主办人将合同呈递法务最终审核；其次十九条如合同属部门负责人审批权限内合同,承办部门负责人审批签字后交财务部加盖合同专用章；部门负责人审批权限外合同,承办部门负责人应签署明确看法后呈送公司 分管领导；第三十条属公司分管领导审批权限合同,公司分管领导审批签字后财务部加盖合同专用章；公司分管领导审批权限外合同,公司分管领导应签署明确看法；第三十一条公司分管领导在签署明确看法后将合同呈递公司总经理；公司总经理审批签字后交财务部加盖合同专用章；第三十二条 合同盖章时必需供应以下资料：1合同正本（至少一式四份） ；2填写完备的合同申请书、合同洽谈记录（附后）；3资信调查所得的材料；第三十三条合同标的在 1 万元以下的由部门负责人审批；合同标的在 5 万元以上的由公司分管领导审批； 合同标的在 10 万元以上或对公司有重大影响的合同由公司总经理审核；五、合同的履行 第三十四条 合同承办部门和经办人应在合同履行过程中,对合同履行情形进行跟踪检 查,并按以下不怜悯形作出不同处理；1合同的相对方如期履行合同商定的全部义务的,合同终止后一个月内,经办人应对履 行过程作简要说明,并报交法务；2合同的相对方如因情形变化,未能履行部分合同义务或中途不履行义务的,经办人应 在得知情形后 1 工作日内向法务出具具体说明,由法务依据情形提出建议,实行相 应措施；3合同的相对方完全不能履行合同或完全不履行合同的,经办人应在得知情形后 1 工 作日内向法务提交具体说明,由法务征询顾问律师后,实行非诉讼或诉讼方式解决；第三十五条 在上述处理过程中,合同经办人同时应将以下有关履行过程的文件交法务：1我方所持的全部合同（包括补充合同）原件；2相对方履行合同过程中出具的文件：如提货单、欠款确认书、付款证明等；3其他相前材料；第三十六条 合同经办部门应在每个季度的最终一个星期内,对部门内未终止的合同作出全面核查,并作出报告,经法务整理后交公司总经理；第三十七条 法务在合同签订后,应对合同的履行进行监察、检查；对各部门出具的报告 应即时作出处理；6 名师归纳总结 - - - - - - -第 7 页,共 13 页精选学习资料 - - - - - - - - - 第三十八条 公司定期对合同签订、履行、治理和归档工作定期如开会议,不断完善合同治理制度；六、合同的变更和解除第三十九条 变更、解除合同的审批权限和程序,与原合同签订的审批权限和程序相同；第四十条 需要变更、解除合同,应在法律规定或合同商定的条件下,在合理期限内与对方当事人进行协商,书面函告,限期答复；第四十一条 合同承办人在收到对方要求变更或解除合同的正式文件、信函、电报后,必须准时请示承办部门领导立刻处理；第四十二条 合同的变更、解除应留意以下事项：1主体变更,应征得合同各方书面同意；2有担保条款的合同变更,应征求原担保单位的同意并在变更协议上加盖担保单位的印章；3经上级主管机关审批的合同,所达成的变更、解除协议应报原审批机关批准；4经公证的合同,所达成的变更、解除协议,应报原公证、鉴证机关备案；第四十三条 变更、解除合同的各方在尚未达成协议以前,原合同连续有效,仍应履行；第四十四条 合同期限届满,各方未就合同续期达成一样的,合同自行失效；七、合同的分类归档第四十五条 合同承办部门应在合同签订后五日内应将合同正本交本部门合同治理员保管；合同治理员对已生效的合同应编号登记列具清单后,连同合同原件及与合同有关的文书、函件、图表、电报、传真等逐个建立档案；清单内容包括：合同编号、名称、主要内容、当 事人名称、价金、签约时间、签署和审批领导、经办部门及人员、是否经律师审查及律师姓 名、合同项目是否属方案内、经济内容是否符合财务规定等；第四十六条 履行完毕的合同或已履行了一年的合同正本包括合同履行过程中的往来信 函、单据、传真件必需送综合部档案室进行编号归档；第四十七条法务每月 25 日至 30 日与承办部门合同负责人核对上月承办部门合同,督促合同归档；每年 12 月 10 日至 30 日法务将上年度签订的全部合同予以整理存档；八、 合同专用章治理第四十八条 合同专用章治理：（一）合同专用章仅用于对外签订合同,并严格在授权范畴内使用；7 名师归纳总结 - - - - - - -第 8 页,共 13 页精选学习资料 - - - - - - - - - （二）合同专用章做到专人专管,严格印章使用,全部用章均需由经办人员签字登记并建立使用台帐；（三）加盖合同专用章之前必需经公司总经理审查签字,未经签字的任何合同都不得加盖合同专用章；（四）非合同文稿及空白纸张不得盖合同专用章；九、奖惩规定第四十九条 公司在合同治理中,有以下行为的应按有关规定予以处分,构成犯罪的移交司法机关处理；（一）违反规定授权或超越授权范畴擅自签订合同的；（二）未按规定程序进行审查、会签,拒不改正,造成经济缺失的；（三）发生合同纠纷不准时报告、处理不准时或处理不当造成经济缺失或影响的；（四）借工作之便收受贿赂、假公济私的；（五）实行胁迫、欺诈等违法和不正值手段洽谈和签订合同的；（六）违反规定签订违法合同、无效合同、权益义务不对等或执行后不利于公司的合同的；第五十条 任何单位和个人均有权检举、 揭发利用合同进行违法犯罪或损害公司利益的行为；对检举揭发有功人员,公司依照有关规定赐予嘉奖并保密；八、附 就第五十一条 本方法所称的“ 以上”、“ 以下” ,包括本数；所称的“ 不满”,不包括本数；第五十二条 本方法未尽之事宜,一律按我国合同法以及有关的法律、法规执行；第五十三条 各分公司可依据本方法制定实施、考核细就,并报财务部和法务；第五十四条 本方法的说明权属于集团公司财务部；第五十五条 本方法自二一五年二月一日起实行；* 集团股份有限公司二一五年二月一日8 名师归纳总结 - - - - - - -第 9 页,共 13 页精选学习资料 - - - - - - - - - 附件 1：合 同 管 理 流 程同部门经办人负责联络、洽谈同时进行合同相对方资信调查部门经办人拟定合同草稿同时进行合同的拟定和谈判时行行经办人填写申请书同时进行合同编号、建档同部门负责人初审（业务层面）业务细节的具体与明确时财务部门审查（财务方面）标的数额、货款支付进行法务审查（法律层面）如有必要仍需顾问律师审核公司领导审批、修改 合 同 定 稿签订合同 合 同 盖 章部门经办人上交合同资料相关部门协作合同履行合同归档 合同治理部门监督合同履9 名师归纳总结 - - - - - - -第 10 页,共 13 页精选学习资料 - - - - - - - - - 附件 2：合同申请书合同编号：填写日期：年月日项目名称：合同金额：对方单位名称：联系人及电话：对方单位地址：项目概况：经办人签字：日期：部门负责人看法：签字：日期：财务部看法：签字：日期：法务审查看法：签字：日期：法律顾问审查看法：（）签字：日期：公司领导审核看法：签字：日期：说明： 1、合同编号由部门填写；2、标的额在 五十万元 以上的需律师进行审查,应提前 3 个工作日送达律师；3、本申请书应与合同洽谈记录、对方资信调查资料、合同一起提交审批、存档；4、项目概况应包括合同的标的、数量、付款方式、有效期限、询价等概况；10 名师归纳总结 - - - - - - -第 11 页,共 13 页精选学习资料 - - - - - - - - - 附件 3：合同履行情形检查记录表合同名称已支付合同编码余额果合同甲方合 同 款 源合同乙方合同性质合同金额签约地点检查项目结起止时间签订时间承办部门是否已经进入合同治理台帐合同签订依据是否符合要求合同履行阶段成果与双方在 合同的商定是否一样检查内容合同履行中是否发生变更合同履行过程中是否发生过 争议,双方的解决情形如何已履行完毕的合同是否已经 办理完相关的手续与流程履行过程中存在的其它问题法务看法及建议被 检 查 部 门 负 责 人 签 字11 名师归纳总结 - - - - - - -第 12 页,共 13 页精选学习资料 - - - - - - - - - 附件 4 合同变更审批单编号：合同名称 合同编号合同对方名称 合同金额合同起止时间合同执行情形合同费用已支付：合同余额：主办部门及经办人合同变更提出单位公司合同对方提出人合同变更缘由及内容：（需要供应变更合同的依据,假如变更合同费用应明确费用来源或供应相关费用审批手续）主办部门经办人：日期：部门看法：负责人：日期：法务看法：签字：日期：财务部看法：经办人：负责人：日期公司分管领导审核：签字：日期：公司负责人批准：签字：日期：注：此表由合同主办部门填写并办理审批过程,原件送财务部合同治理人留底,并将复印送法务储存；12 名师归纳总结 - - - - - - -第 13 页,共 13 页