大学后勤集团质量安全档案管理规定.docx

大学后勤集团质量安全档案管理规定为进一步规范后勤集团质量安全管理工作，结合质量安 全体系建设要求，特制订后勤集团质量安全档案管理规定。 集团各部门依据质量安全体系管理要求，结合实际工作认真 完成各项档案的规范管理工作。档案管理工作是基础性工作之一，是工作问责、责任制 落实的重要保证和依据，也是衡量管理水平的一个重要标志, 各部门领导必须充分重视，要将质量安全档案管理工作纳入 本部门的工作计划，加强对档案工作的规范管理。建档的具体内容（一）质量安全办1、质量安全体系质量手册、程序文件、培训资料、调研 资料及各种合同文本；2、各部门作业指导书、作业卡、安全工作规范、危险源、 重大危险源管控方案、预案、各级制度清单及作业表单；3、集团各种规章制度，部门检查办法及检查表单（中心、 班组）；4、集团检查计划、检查记录、月度检查报告、整改通知 单、处罚建议报告及各部门整改回复；5、集团机关各部门校园巡查记录，巡查结果汇总；6、各部门物业巡查记录及汇总；7、上报集团领导或部门的报告及签字记录；8、集团质量安全会议、培训、预案演练记录；9、其它需建档的资料。（二）各部门1、作业指导书、作业卡、安全管理规范、危险源、重大 危险源管控方案、预案、各级制度清单及作业表单；2、部门检查办法，检查计划，中心、班组检查记录，中 心会议、培训、预案演练记录，班组周例会记录；3、各种业务用单据按行业要求建档；4、集团下发的整改通知单及回复；5、物业巡查记录及报表；6、各类运行设施设备检测、维护、维修记录；7、各种作业、维修、维护通知单及回执；8、物业等接收、验收记录；9、运行设备设施出厂合格证、说明书、操作手册、维修 手册，养护说明等；10、其它需建档的资料。二、立卷管理要求1、完整：是指每一份文件材料具有或保持应有的各个部 分，没有缺少或损坏，每一事项的整个过程所形成的文字材 料齐全无缺；2、准确：是指文件材料的内容应符合事实，符合技术要求，不能虚假伪造;3、系统：是指形成的文字材料，应完整有序。能有条理、 有组织的形成以整体，充分反映事项的全貌；4、规范：是指归档的文件材料应做到质地优良、书绘工 整、声像清晰和符合有关标准和规范的要求。应严格执行XX 大学后勤集团数字化档案建档及管理工作规范中有关规定;5、分类：是指按年度、类别分别立卷，每一案卷内应有 卷内目录，对卷内材料按顺序登记、编号；6、归档：是指按时、按规定主动进行归档，集中管理， 归档的每一份材料必须保持完整、齐全、系统、真实无误。 各部门可根据实际情况，对各种档案进行定期装订成册保管。 财务档案的归档按学校统一要求办理。三、档案管理要求1、贯彻有关档案工作的工作方针、政策和法规，将质量 安全档案管理工作纳入本部门工作计划和人员岗位职责；2、指定专人负责档案工作，做好档案工作的监督和检查, 确保本部门档案材料的齐全、完整，按时做好建档管理工作；3、各部门负责人为档案管理工作责任人，各部门应保证 工作条件，配备必要的文件柜和档案盒，解决工作中的困难。4、如质量安全档案发生丢失、毁损情况，将依纪规法追究责任人和部门负责人的相关责任。5、本规定自发布之日起执行。