酒店会议接待流程.doc

会议接待流程一、 前期准备工作1、 销售经理根据客户需求确定会议日期、会议场地、用餐场地及用房数量。留客户联系方式进展后期跟进。2、 以 旅行社或 一般会议形式完成初步报价，双方初步达成合作意向。3、 通过预订单及工作联系单以纸面形式做好相应场地的预留，在本部门做好相应场地的登记，防止重复预定。4、 检查所涉及场地是否可用，确保场地能够到达客户预期需求，对于特殊或目前达不到的客户需求报领导处，批准后将结果回复客户。5、 双方预约考察酒店时间，前期对所涉及场地再次进展检查，确保场地完好可用。二、 中期对接工作1、 根据预约时间带着客户参观酒店及所涉及的场地。2、 对接会议细节，做好详细记录。其中对于客户再次提出的特殊或目前达不到的需求报领导批准；亦或请所涉及酒店部门领导出面协调商议，做好最终确定。3、 洽谈会议付款方式、入住登记方式出示证件或当地派出所/接待办盖章免证件、前台布置、引领安排，房务要求房间配备、撤消费品等其它要求餐饮要求桌餐、自助餐、用餐标准、场地及数量、场地布置等其它要求会议要求会议室摆放、话筒音响及投影仪安排、横幅、绿植等其它要求安保要求预留停车位，照相位、特殊平安保障及其它要求工程要求安排工程人员会期跟踪及配合等其它要求4、 可根据需要与该单位签订会议合同书，对双方合作内容及费用等事宜进展纸质确认，合同书中表达双方应尽的责任及义务，对于合同内容不履行双方应做的赔偿进展详细描述，双方负责人签字盖章后各执一份。5、 根据对接详情制作详细会议任务单，会议所有要求及细节均在会议任务单中表达，涉及所有相关部门，要求各部门按会议任务单准备接待。会议任务单须显示会议期间有效签字人全名及联系方式，必要时将该有效签字人介绍于各个营业点认识。6、 会议任务单呈销售部经理签字，报销售总监审批，签字后复印发于各个部门，各部门签字收取做准备。三、 会期跟踪工作1、 销售部根据会议规模安排1-2位销售经理全程跟踪会议，确保会议顺利进展，要求从客人进店时起全程跟踪，包括报道、入住、用餐、会议及其它。2、 会议期间、销售经理当天提前对所涉及场地及引领等相关安排再次进展检查，确保会议顺利进展。3、 会议期间，保持与会务组的密切联系，对于会议临时所做的一些更改及变动及时与相应部门进展沟通、协调，最终以工作联系单形式发于涉及部门做相应变动。4、 总台安排1名人员负责会议期间所有账务的核对，于当天上午将昨日总消费汇总交于销售经理，销售经理与会务负责人核对后该负责人签字，后销售经理将该账单交于总台账务负责人员保存。会议完毕当天将所有账务汇总与会务组负责人再次进展核对，无误后客人签字，按当初所谈付款方式进展付款或挂账。5、 对于挂账会议单位进展后期跟踪，一般要求会议完毕10个工作日内结清账款。第 3 页