公司接待策划方案2.doc

关于银河电器公司来访的接待策划书文秘见习第二小组二零一三年六月二十三日目录|contents一、接待准备3二、接待日程安排及人员5三、接待后期工作14四、经费预算14银河电器公司将于2019年 8月6日上午在总经理王强的带领下一行7人来我公司进行为期3天的访问，主要是为加强进一步的了解。为了促进银河电器公司和我公司的进一步合作，树立良好公司形象，以及促进我公司又好又快的发展，公司各部门员工必须重视此次的接待工作，做好全方位的准备。为此特别精心安排与制定了本次商务接待方案。一、接待准备（一）接待信息：1.接待对象：银河电器公司总经理一行7人2.接待时间：2013年8月6日8月8日3.接待地点：接机地点扬州泰州机场；送机地点南京禄口机场；下榻酒店京华大酒店参观地点：（1）公司总部；（2）公司厂区4.接待规格：对等接待5.接待原则：热情友好；细致周到；礼仪适度6.接待小组：接待部总负责，办公室、公关部、后勤部协同工作（人员详情分配见附表1）（二）接待前期准备：1信息收集。a银河电器公司的基本信息，未来发展态势，及公司主要领导人对此次合作的意向态度；b 银河电器公司来访人员基本情况（详情见附表2）；c过去来访情况；d 抵达时间和交通工具；e来访期间天气状况；（负责部门：接待部）2询问对方意见，是否需要预定机票，若需要，根据所要求的时间和地点来定；（负责部门：办公室）3住宿安排。提前预定房间；（负责部门：接待部）4迎接车辆安排。七座商务车一辆，商务小轿车一辆，同时保证车辆清洁，安全性能良好，司机车辆听从主接待人员协调安排，统一调度；（负责部门：办公室）5公司迎宾。参观人员到达前5-10分钟，提醒相关人员做好迎宾工作；（负责部门：公关部）6拟定会议通知及会议议程，并下发至与会人员；（负责部门：办公室）7会场布置。准备会议室花卉、水果、茶水、音响设备、投影设备、领导席签、横幅、制作欢迎牌、指示牌、安排礼仪人员，安排摄影摄像等；（负责部门：办公室、后勤部）8资料准备。欢迎词，欢送词，公司宣传材料，会议洽谈资料；（负责部门：办公室）9事先联系好足艺服务，游览大运河和瘦西湖事宜。（负责部门：办公室、接待部）附表：1、接待工作任务分配部门人员事项接待部李燕、提前预订酒店，协助来宾办理酒店入住手续王媛、吴华、许安、钱梅宴席（迎接宾客、菜单确定、环境检查、费用清付）李虹来宾信息搜集，提前约定足艺时间、人数公关部孙晓阳、郑关杰公司迎宾杨洋联系厂区协调参观事宜办公室张俊雅、郭璟、蔡庆制发会议通知及会议议程、总结会议纪要，会场布置，会议物品准备，会间服务孙绍摄影摄像王淼车辆协调安排丁彩桦（秘书）接送机、大厅集合、景点游览（门票购买、导游联系）后勤部钱洁连、蒋亚蕾物品采购办理2、来访人员详细信息及安排姓名职务年龄性别房号喜好禁忌王强总经理42男1606不喜甜食刘蓉总经理秘书29女1610刘明远副总经理37男1604书法朱敏翰市场部经理35男1516赵文涛研发部经理36男1516李玮铭市场部经理助理32男1518孙坚研发部经理助理30男1518 二、接待日程安排及人员（一）日程安排表接待日程安排及人员日期时间内容地点陪同人员负责人8月6日8：20接机扬泰机场徐副总经理、秘书接待部部长10: 0011: 20入住京华大酒店11: 3013:00午宴京华大酒店一楼牡丹厅总经理、徐副总、市场部经理，研发部经理，秘书13：0014：30午休酒店房间14:40集合酒店大厅秘书15: 0017:00参观公司光明公司总部徐副总、公关部人员、秘书公关部部长18:0020:00晚宴京华大酒店5楼晚宴厅总经理、徐副总、秘书、各部门经理及优秀代表接待部部长20:2021:30足疗扬州陆琴脚艺徐副总、市场部经理、研发部经理8月7日8：00大厅集合秘书8 :309:30品尝扬州特色早餐富春茶社徐副总、秘书接待部部长9:5012:00参观厂区光明公司厂区总经理、徐副总、秘书、市场部经理、研发部经理、厂区经理、公关部部长12:0013:00午宴厂区接待厅接待部部长13:2014:30午休酒店房间14:40集合酒店大厅 秘书15:0017:00洽谈会议总部二楼会议室总经理，徐副总，秘书，市场部经理，研发部经理，市场部经理助理，研发部经理助理办公室主任18:0019:30晚宴西园大酒店宴会厅总经理，徐副总，秘书，市场部经理，研发部经理，市场部经理助理，研发部经理助理接待部部长20:0021:00夜游古运河便益门广场出席宴会人员办公室主任8月8日7:308: 00早餐京华大酒店餐厅接待部部长8:10集合酒店大厅秘书8:3011:20畅游瘦西湖瘦西湖风景区徐副总、秘书办公室主任11:3013：30送别午宴趣园总经理、徐副总、办公室主任、秘书、部分部门经理接待部部长14:00集合酒店大厅秘书15:00送机南京禄口机场徐副总、秘书办公室主任（二）每日具体活动安排8月6日一、迎接来宾时间：上午8:20地点：扬州泰州机场人员：徐副总经理，秘书，司机两名准备工作：迎接牌一个，鲜花两束，七座商务车一辆，商务小轿车一辆。注意事项：1.副总经理和秘书及两名司机于八点半出发，在九点十分之前抵达扬州扬泰机场。接机时高举迎接牌，让来宾清楚看到，主动问候来宾后，帮来宾提拿携带行李，但注意不要拿来宾的贵重行李，如手提包等。2.引导来宾上车，其中对方总经理和副总及我方徐副总乘坐小轿车，徐副总坐在副驾驶，后座右侧为对方总经理，左侧是对方副总。我方秘书及对方其余人乘坐七座商务车。3.接待部派人提前在酒店等候，协助来宾办理入住手续。4.将来宾送至京华大酒店，引至安排好的房间。我方人员不宜久留，让客人及时休息，消除疲劳。 二、午宴时间：11:30-13：00 地点：京华大酒店一楼牡丹厅出席人：总经理、徐副总、市场部经理、研发部经理、秘书；对方所有来宾。（12人）宴席规格：2500元/桌酒水：洋河蓝色经典天之蓝42度480ml （2瓶）92张裕解百纳干红葡萄酒（2瓶）注意事项：1.秘书在午宴开始前，将拟好的菜单提前给对方秘书参考，争取合乎来宾的口味和习惯。在特色菜上，要多加介绍。午餐时间尽量不饮酒，以免耽误下午行程。2.座次安排：主陪为总经理，副陪为徐副总经理。主陪右方为客户方总经理，左方为客户方副总经理，副陪右方为客户方市场部经理，右方为客户方研发部经理。其余人员按职务依次安排。图1：三、参观公司时间：15:00-17:00地点：光明公司总部出席人：总经理，徐副总，公关部人员，秘书；对方所有来宾流程：1.14:30派车去酒店接来宾到我公司；2.徐副总和公关部部长全程陪同，详细介绍公司各个部门以及工作流程。各个部门经理向来宾介绍该部门情况；3.向来宾展示我公司历年来取得的荣誉。参观时，要注意双方合照留念；4.参观完后，前往接待室休息。 注意事项：公关部派人提前做好迎宾工作，放置“热烈欢迎银河电器公司领导莅临指导”戗牌。 时间：18:0020:00地点：京华大酒店5楼晚宴厅主题：携手扬帆，共创未来-银河电器公司欢迎酒会出席人：我方总经理，徐副总，秘书、各部门经理、公司优秀代表及摄影师一名；对方所有来宾。（共30人）形式：冷餐会宴席规格：200元/人准备工作:1.接待部人员提前半小时入场检查现场，欢迎横幅和海报，鲜花，气球、彩带，酒水，茶点（酒店负责准备）；2.徐副总主持活动，我方总经理致欢迎辞，营造欢乐祥和的氛围。摄影师做好全程摄影工作。四、饭后休闲时间：20:2021:30地点：扬州陆琴脚艺出席人：徐副总、市场部经理，研发部经理；对方所有来宾费用：99元/人8月7日一、早餐时间：8:00 来宾在酒店大厅集合8:30-9:30 用餐时间地点：富春茶社（广陵区得胜桥街路35号）出席人：徐副总，秘书及对方所有来宾规格：夏沁宴配“魁龙珠”茶（960/桌）二、生产厂区参观活动时间：9:5012:00地点：光明公司生产厂区陪同人员：总经理、徐副总、秘书、市场部经理、研发部经理、厂区经理活动具体安排：9：309：50 从富春出发，乘车20分钟至生产厂区9：5011：30 厂区参观（厂区环境、生产流程参观）11：3012：00 会议室座谈a厂区介绍（厂区宣传片，介绍PPT）b技术交流（技术人员PPT讲解，互动）c会场服务（茶水及相关材料准备）d拍照（依重要程度，进行拍照留档）e会后整理（会场整理，客户所需资料，装袋赠送）12：0013：00 午餐（厂区接待厅）13：0013：20乘车送回酒店注意事项：1.确定行程后，提前通知厂区做好准备，与厂区相应负责人联系，告知参观事宜及注意事项。2.参观厂区期间，配备讲解员全程陪同讲解。3.会议室提前布置好会场，准备好茶水、纸巾以及所需文件资料，调试好话筒、投影等设备。4.安排专业人员对来宾提出的问题进行解答。5.午餐按照接待重要客户的规格准备。宴席规格：1500元/桌酒水：洋河蓝色经典天之蓝42度480ml （2瓶）92张裕解百纳干红葡萄酒（2瓶）三、会议洽谈活动时间：14:40 来宾在酒店大厅集合15:0017:00 洽谈会议地点：光明电子集团二楼会议室主题：促进双方公司友好交流，推动双方进一步合作主持人：光明电子公司徐副总经理参会人员：银河电器方：总经理，副总经理，总经理秘书，市场部经理，研发部经理，市场部经理助理，研发部经理助理光明电子方：总经理，徐副总经理，秘书，市场部经理，研发部经理，项目部经理，公关部经理会议议程：时间议程发言人15:00宣布会议开始主持人15:05光明公司致欢迎词光明公司总经理15:15银河电器公司代表致辞银河电器公司总经理15:25光明公司介绍本公司2019年产品研发情况及2019年最新产品情况光明公司研发部经理15:45客户代表发言银河电器公司研发部经理16:00光明公司介绍2019年产品销售情况及2019年市场调查预测光明公司市场部经理16:25客户代表提问银河电器公司市场部经理16:40双方就协议涉及内容洽谈17:00闭会并合影留念会议布置形式：横列式会议座次：左右排列法，长桌。主位为银河电器总经理，主位左边首位为银河电器副总经理，右边首位为总经理秘书，其余人员按左右顺序依次落座；光明电子方按照对方座位排布对应入座。图2：A为客方 B为主方会议准备：会议物品准备及会场布置：1. 会场入口摆放两盆绿色盆栽，会议桌中间摆放鲜花；2. 每个座位前放置一瓶矿泉水，一条放在小碟子中的湿毛巾，每两个座位间摆放一盒纸巾；3. 桌上按顺序摆放桌签、双方各配置两个话筒（双方总经理各配置一个，其余两个为流动话筒）；4.将所需资料文件（会议议程、公司宣传册、2019年上半年产品资料、2019年产品质量报告、2019年上半年客户反馈资料、2019年预计新型产品汇总资料、2019年市场预期调查报告）分发至每个座位前；5. 将标有“光明电子公司与银河电器公司交流洽谈会”的横幅悬挂于幕布上方；6. 安排摄影、摄像位置。会前检查：1. 电脑、投影仪的检查调试；2. 音响、话筒、摄影摄像设备的检查调试；3. 会场卫生的检查、温度的调试。注意事项：1.服务人员及时添换茶水，更换毛巾；2.会后由本公司秘书汇总出会议纪要；3.会间摄像拍照及会后合影留念。会议物品准备明细表：序号用品名称数量单价备注1盆栽2100元/盆2鲜花820元/盆3横幅1100元/条4纸巾85元/盒5矿泉水220元/箱6绿阳春1200元/包7小碟子143元/个8毛巾165元/条9集体照1410/张10桌签14公司自备11茶具1412电脑113投影仪114话筒415音响216相机117摄影机1四、晚宴时间：18：0019：30地点：西园大酒店宴会厅出席人：总经理，徐副总经理，秘书，市场部经理，研发部经理，市场部经理助理，研发部经理助理；对方所有来宾。（14人）座次安排：主陪为总经理，副陪为徐副总经理。主陪左方为客户方总经理，右方为客户方副总经理，副陪左方为客户方市场部经理，右方为客户方研发部总经理。其余人员按职位依次安排。（参见图1）宴席规格：3000元/桌酒水：洋河蓝色经典天之蓝42度480ml（2瓶）92张裕解百纳干红葡萄酒（2瓶）注意事项：1.接待部安排人员提前在西园大酒店大厅等候来宾；2.王总经理不能吃过于甜腻食物，菜肴以清淡为主，辅以几道扬州特色菜肴。五、夜游古运河时间：20:0021:00地点：便益门广场南门遗址陪同人员：总经理，徐副总经理，秘书注意事项：1.由西园驱车至便益门广场，客人登船后，司机驱车至南门遗址等候。游览完送回酒店；2.在画舫上准备果盘及茶水。8月8日一、 早餐时间：7：308：00地点：京华大酒店餐厅注意事项：提前告知对方秘书此次用餐在京华大酒店内，需凭房卡用自助早餐。二、畅游瘦西湖时间：8：10 来宾在酒店大厅集合 8:3011:20 游览瘦西湖陪同人员：徐副总经理，秘书，摄影师一名。准备工作：1.秘书8点到达京华大酒店大厅等候2.门票及饮品购买路线：大虹桥南大门徐园四桥烟雨小金山白塔五亭桥望春楼熙春台二十四桥石壁流淙锦泉花屿北门，配备导游讲解。三、午宴时间：11：3013：30地点：趣园陪同人员：总经理、徐副总经理、办公室主任、秘书、部分部门经理；对方所有来宾。（15人）宴席规格：3000元/桌酒水：洋河蓝色经典天之蓝42度480ml（2瓶）92张裕解百纳干红葡萄酒（2瓶）注意事项：1.午餐结束后将准备好的礼品套组送给每位来宾。礼品详单：扬州漆器、扬州剪纸套装；2.将来宾送回酒店稍作休息及整理行李。四、送机时间：14:00 来宾在酒店大厅集合15:00 车辆将来宾送达南京禄口机场陪同人员：徐副总经理、秘书注意事项：协助来宾办好登记手续，待来宾全部进入登机口后方可离去。三、接待后期工作1.总结提升：接待完毕组织总结会，以改善不足，提炼经验。 （负责部门：办公室）2.宣传报道：24小时之内进行宣传报道。（负责部门：公关部）3.费用清算：对接待过程中产生的费用及时进行核算。（负责部门：财务部、后勤）四、经费预算序号项目名称单价数量合计备注001宴请费用2500元/桌酒水1330元122280元8月6日午宴冷餐会200元/人308月6日自助晚宴夏沁宴760元/桌槐龙珠茶200元18月7日早餐1500元/桌酒水1330元18月7日午餐3000元/桌酒水1330元18月7日晚宴3000元/桌酒水1330元18月8日午宴002娱乐费用99元/人104250元足疗60元/人14古运河游览150元/人导游120元游船800元10人游瘦西湖003会议费用1002元1002元004礼品费用1000元/人77000元005鲜花80元/束2160元合计34692元第 14 页