Ecel表格运用技巧.doc

轻松删除Excel表格中的空行在数据统计与分析过程中，由于记录的添加、删除以及数据表的合并等原因，经常会在表格中出现一些空行(如图1)。这些空行的存在既不美观，同时也影响了数据分析的结果。如果一行一行地删除，费时费力，笔者这里总结了以下三种方法，让你轻松删除Excel表格中的空行。 一、定位删除法利用Excel中提供的“定位功能，一次性定位表格中的所有空行，然后将其“一网打尽。依次选择“编辑定位菜单命令，在出现的“定位对话框中单击“定位条件按钮，在接着弹出的“定位条件对话框中点选“空值单项选择项(如图2)，最后单击“确定按钮，这样就可以将表格中所有的空行全部选中了。然后鼠标右击选中区域，在弹出的快捷菜单中依次选择“删除整行命令即可。Cico提示：使用该方法删除时要确保其他非空行中的所有单元格内均填有数值，否那么会出现误删除记录的现象。二、筛选删除法利用Excel中提供的筛选功能将表格所有的空行筛选出来，然后将其删除。由于Excel在筛选时只能识别连续的行，遇到空行时那么不会继续向下进展筛选，所以在进展筛选操作之前，我们可以在表格中的任意位置插入一列，在该列中填充一个简单的序列让表格连续起来。依次选择“数据筛选自动筛选菜单命令，然后任选一个字段(如“性别)，选择筛选条件为“空白(如图3)，这样就可以将空行筛选出来。接下来选中这些空行将其删除即可，最后再将非空行全部显示出来。 Cico提示：如果某记录的被筛选字段(如“性别)所对应的单元格没有填写数据也会被筛选出来，此时可再对其他字段进展筛选，直到筛选出来的记录全为空行为止。三、排序删除法利用“升序或“降序操作，将表格中所有的空行排列到一起，然后将其删除。与筛选操作类似，Excel中的排序操作也只能在连续的非空行中进展，所以也必须在表格中新添加一个填有简单序列的列。然后任选一个字段，对该字段进展升序或降序排列，此时所有的空行将会排序到表格的最后，然后将其删除就可以了。Cico提示：由于使用了排序操作，使得表格中原有记录的顺序被打乱，此时只需对新增的“空列字段进展升序排序即可。Excel应用小技巧二那么在Excel中，我们经常要用到单元格的绝对地址，也就是在行/列号前添加“$符号。如果公式比拟复杂，那么手工添加这个符号就变得相当麻烦了。其实，我们可以先输入相对地址，然后把鼠标定位在编辑栏，选中公式或者需要改成绝对地址的局部，按下“F4键，就可以对选中内容自动进展相对地址与绝对地址的转换了。这种转换包括行/列号前全加“$，也包括仅在行号前或列号前添加符号。你只需要多按几次，直至出现期望的结果即可。 巧妙更改批注的默认格式给Excel单元格插入批注并不难，可是要想使这个批注的格式有点“个性，那就比拟麻烦了，除非你对所有的批注逐个单击右键，然后在弹出的快捷菜单中选择“设置批注格式命令逐个进展设置。那么，能不能一劳永逸，更改一下批注的默认格式呢让它一开场就是咱们所需要的结果当然是可以了。其实做起来也很简单，你只要在桌面上单击右键，在弹出的快捷菜单中选择“属性命令，在翻开的“显示属性对话框中选择“外观选项卡，单击“高级按钮，翻开“高级外观对话框。在“工程下拉列表中选择“工具提示，现在你就可以看到：在它的右侧，你可以设置批注的背景颜色;在下方，你可以设置批注的字体颜色和大小。三招巧妙移走Excel中的超链接在Excel中，当在单元格中输入的内容包括网址或电子邮箱地址时，程序会自动将其变成超级链接。如果不小心点击了这样的链接就会自动翻开浏览器或邮件收发程序，显的比拟麻烦。其实在实际的应用中，我们可以很轻松的移走这种自作主张的超链接。 一、撤消法当我们输入网址或电子邮箱地址，其链接只有在回车后才会生成。因此我们只需要在回车后直接单击工具栏上的“撤消按钮或按下“Ctrl+Z即可。需要注意的是，在回车后不进展任何操作方可使用这种方法。二、手工处理如果表格中这些超级链接不是刚刚输入的，这时我们只有将鼠标定位到该单元格并右击，在弹出的菜单中选择“取消超级链接命令即可。三、批量处理法如果要删除的超级链接比拟多，一个个手工处理显然效率太低。按下“Alt+F8翻开宏窗口，在“宏名处输入一个名称后单击“创立，然后在Sub与End Sub之间输入“Cells.Hyperlinks.Delete，保存创立的宏后返回Excel。翻开“工具菜单下的“宏子菜单中的“宏，在翻开的窗口中选中刚刚创立的宏，单击“执行，稍候片刻即可把当前表格中所有超级链接全部取消。谈Excel高速输入的技巧在Excel工作表的单元格中，可以使用两种最根本的数据格式：常数和公式。常数是指文字、数字、日期和时间等数据，还可以包括逻辑值和错误值，每种数据都有它特定的格式和输入方法，为了使用户对输入数据有一个明确的认识，有必要来介绍一下在Excel中输入各种类型数据的方法和技巧。 一、输入文本Excel单元格中的文本包括任何中西文文字或字母以及数字、空格和非数字字符的组合，每个单元格中最多可容纳32000个字符数。虽然在Excel中输入文本和在其它应用程序中没有什么本质区别，但是还是有一些差异，比方我们在Word、PowerPoint的表格中，当在单元格中输入文本后，按回车键表示一个段落的完毕，光标会自动移到本单元格中下一段落的开头，在Excel的单元格中输入文本时，按一下回车键却表示完毕当前单元格的输入，光标会自动移到当前单元格的下一个单元格，出现这种情况时，如果你是想在单元格中分行，那么必须在单元格中输入硬回车，即按住Alt键的同时按回车键，另外有关Alt键的使用技巧。二、输入分数几乎在所有的文档中，分数格式通常用一道斜杠来分界分子与分母，其格式为“分子/分母，在Excel中日期的输入方法也是用斜杠来区分年月日的，比方在单元格中输入“1/2，按回车键那么显示“1月2日，为了防止将输入的分数与日期混淆，我们在单元格中输入分数时，要在分数前输入“0(零)以示区别，并且在“0和分子之间要有一个空格隔开，比方我们在输入1/2时，那么应该输入“0 1/2。如果在单元格中输入“8 1/2，那么在单元格中显示“8 1/2，而在编辑栏中显示“8.5。三、输入负数在单元格中输入负数时，可在负数前输入“-作标识，也可将数字置在()括号内来标识，比方在单元格中输入“(88)，按一下回车键，那么会自动显示为“-88。四、输入小数在输入小数时，用户可以向平常一样使用小数点，还可以利用逗号分隔千位、百万位等，当输入带有逗号的数字时，在编辑栏并不显示出来，而只在单元格中显示。当你需要输入大量带有固定小数位的数字或带有固定位数的以“0字符串结尾的数字时，可以采用下面的方法：选择“工具、“选项命令，翻开“选项对话框，单击“编辑标签，选中“自动设置小数点复选框，并在“位数微调框中输入或选择要显示在小数点右面的位数，如果要在输入比拟大的数字后自动添零，可指定一个负数值作为要添加的零的个数，比方要在单元格中输入“88后自动添加3个零，变成“88 000，就在“位数微调框中输入“-3，相反，如果要在输入“88后自动添加3位小数，变成“0.088，那么要在“位数微调框中输入“3。另外，在完成输入带有小数位或结尾零字符串的数字后，应去除对“自动设置小数点符选框的选定，以免影响后边的输入;如果只是要暂时取消在“自动设置小数点中设置的选项，可以在输入数据时自带小数点。五、输入货币值Excel几乎支持所有的货币值，如人民币(￥)、英镑()等。欧元出台以后，Excel2000完全支持显示、输入和打印欧元货币符号。用户可以很方便地在单元格中输入各种货币值，Excel会自动套用货币格式，在单元格中显示出来，如果用要输入人民币符号，可以按住Alt键，然后再数字小键盘上按“0165即可。六、输入日期Excel是将日期和时间视为数字处理的，它能够识别出大局部用普通表示方法输入的日期和时间格式。用户可以用多种格式来输入一个日期，可以用斜杠“/或者“-来分隔日期中的年、月、日局部。比方要输入“2001年12月1日，可以在单元各种输入“2001/12/1或者“2001-12-1。如果要在单元格中插入当前日期，可以按键盘上的Ctrl+;组合键。七、输入时间在Excel中输入时间时，用户可以按24小时制输入，也可以按12小时制输入，这两种输入的表示方法是不同的，比方要输入下午2时30分38秒，用24小时制输入格式为：2:30:38，而用12小时制输入时间格式为：2:30:38 p，注意字母“p和时间之间有一个空格。如果要在单元格中插入当前时间，那么按Ctrl+Shift+;键。全面搞定Excel中分数的录入Excel在数学统计功能方面确实很强大，但在一些细节上也有不尽如人意的地方，例如想输入一个分数，其中可有一些学问啦。现收集六种常用的方法，与大家分享。 一、整数位+空格+分数例：要输入二分之一，可以输入：0(空格)1/2;如果要输入一又三分之一，可以输入：1(空格)1/3。方法优缺点：此方法输入分数方便，可以计算，但不够美观(因为我们常用竖式表示分数，这样输入不太符合我们的阅读习惯)。二、使用ANSI码输入例：要输入二分之一，可以先按住“Alt键，然后输入“189，再放开“Alt键即可(“189要用小键盘输入，在大键盘输入无效)。方法优缺点：输入不够方便，想要知道各数值的ANSI码代表的是什么可不容易，而且输入的数值不可以计算。八哥网( :/ it8g )提醒大家，此方法输入的分数显示较美观，而且使用此方法可以输入一些不常见的符号、单位等。在Excel的帮助中有使用此输入法来输入货币符号的介绍。三、设置单元格格式例：要输入二分之一，可以选中一单元格后，使用菜单“格式/单元格式，选中“分类为分数，类型为“分母为一位数，设置完后，在此单元格输入0.5，即可以显示“1/2。方法优缺点：与第一种方法一样。四、使用Microsoft公式输入我们可以使用菜单“插入/对象，在对象类型里找到“Microsoft公式3.0，确定即可出现公式编辑器(公式编辑器需要自定义安装，如果还没有安装，会提示放进Office安装光盘，按提示操作即可)，我们可以按在Word中使用公式编辑器同样的方法输入分数。方法优缺点：输入非常美观，易于排版，符合日常书写分式的习惯，但输入的分数不能计算。五、自定义输入法例：要输入二分之一，先选中单元格，使用菜单“格式/单元格，在“数字的分类里选择“自定义，再在类型里输入： #(空格)1/2 。方法优缺点：与第一种输入方法一样。这种方法可以很方便地将很多已有的数值转换为一样分母的分数。六、双行合一这种方法是将表格的下边框作为分式的横杠，在一单元格输入分子，将单元格设置成有下框线，在同一列的下一单元格输入分母。为了美观，我们可以将其他单元格设置为无框线，再将背景填充颜色设置为白色。方法优缺点：输入方便、美观，但分数不能计算。单位教务部门拿来Excel两张工作表，要把“成绩表中成绩列数据复制到“学生根本信息表成绩列中。我对照了两个表，发现几个难点。 (1) “学生根本信息表的姓名与“成绩表中的姓名不一样，“学生根本信息表中的“王一在“成绩表中为“ 王一，出现了全角或半角空格。(2) “学生根本信息表中王小平在“成绩表中无此人，即“学生根本信息表的人数多于“成绩表的人数。(3) “成绩表中成绩列为文本方式，且出现了全角数字。(4) 每个表的数据为几千条。如果对“成绩表中的姓名列进展排序，把成绩列进展复制粘贴到“学生根本信息表中的成绩列，出现错位。我通过Excel函数SUBSTITUTE和LOOKUP来解决，将“学生根本信息表和“成绩表进展了一些修改，实现将“成绩表中的数据复制到“学生根本信息表中，并且保持最终表格的清爽和数据的正确。除去“成绩表中全角或半角空格首先，我要解决的问题是将“成绩表中姓名的空格去掉，让“成绩表中的学生姓名显示和“学生根本信息表中的一样。此时我利用替换公式 SUBSTITUTE(SUBSTITUTE(A2，"半角空格 "，"")，"全角空格"，"")。在D2单元格输入公式=SUBSTITUTE(SUBSTITUTE(A2，" "，"")，""，"")，然后在整个D列复制公式。选择D列数据进展复制，再选择A列所有数据选择性粘贴值和数字格式。转化“成绩表中成绩列为数字删除了空格，下面的工作就是将“成绩表中的数字标准为半角形式。同样利用函数SUBSTITUTE。在E2单元格输入公式= (SUBSTITUTE(C2，"。"，".")*1，其中SUBSTITUTE(C2，"。"，".")表示句号“。转化为点号“.，“*1表示转化为数字。然后在E列复制公式。同样进展选择性粘贴。选择E列数据进展复制，再选择C列所有数据选择性粘贴值和数字格式。删除“成绩表中D 列、E列。复制“成绩表中数据到“学生根本信息表最后一步就是复制“成绩表中的数据到“学生根本信息表了，但是我们不能简单地利用复制粘贴来实现，因为我们的这个具体案例中包含没有成绩的同学，所以为了数据的正确性，我们知道查询函数LOOKUP有一个特性就是在查询完毕后会在指定的区域返回查询结果，我就用它来到达复制“成绩表中数据的效果。其语法为LOOKUP(lookup_value，lookup_vector，result_vector)。其中Lookup_value为要查找的数值，Lookup_vector为只包含一行或一列的区域，且必须按升序排列，否那么要返回错误，Result_vector 返回只包含一行或一列的区域。如果函数LOOKUP找不到lookup_value，那么查找lookup_vector中小于或等于lookup_value的最大数值，如果 lookup_value 小于lookup_vector 中的最小值，函数LOOKUP 返回错误值 #N/A，利用这个特性，我们把公式改为=LOOKUP(1，0/(条件)，引用区域)，条件产生的是逻辑值True、False数组，0 /True=0，0/false=#DIV0!，即Lookup的第2参数便是由0、#DIV0!组成的数组(都比1小)，如果找到满足条件，就返回对应行引用区域的值;如果没有找到满足条件的记录那么返回#N/A错误，从而实行准确查找。在“学生根本信息表中D2输入公式=LOOKUP(1，0/(成绩表!A$2:A$5=B2)，成绩表!C$2:C$5)。在没找到数据的一栏出现了#N/A，影响了表格的美观。稍微改良一下，利用ISNA函数判断是否为#N/A，如果是，设置为空。因此在D2输入公式=IF(ISNA(LOOKUP(1，0/(成绩表!A$2:A$5=B2)，成绩表!C$2:C$5)，""，LOOKUP(1，0/(成绩表!A$2:A$5=B2)，成绩表!C$2:C$5)，这样#N/A不会出现在单元格中，最后在D列进展公式复制即可。巧用Excel 进展学生成绩统计在教师的日常工作中，对学生的成绩进展统计分析管理是一项非常重要也是十分麻烦的工作，如果能够利用EXCEL强大的数据处理功能，就可以让各位教师迅速完成对学生的成绩的各项分析统计工作。下面就向各位朋友介绍一些利用EXCEL进展学生成绩管理的小技巧。 一、快速转换学生考试成绩等级有的时候，会遇到要将学生的考试成绩按实际考试分数转换成相应成绩等级的情况，如将考试成绩在90分以上的成绩转换成“A+形式，85-89分的成绩转换成“A形式.。一般情况，在EXCEL表格中大家会采用IF()函数来设计公式进展转换，这样所设计的公式会变得很复杂，如果进展转换的成绩等级类型超过IF()函数的最大嵌套(7层)时，IF()函数就无能为力了。这时我们可用如下的方法来简化操作。1、翻开学生成绩工作表。2、在G2到I12单元格录入考试成绩分数段与考试成绩等级对照表。3、在D3单元格录入公式“=INDEX(I$3:I$12,MATCH(1,(C3>=G$3:G$12)*(C3<=H$3:H$12),0)，由于该公式为数组公式，在录入完上述内容后，必须同时按下“Ctrl+Shift+Enter键，为上述公式内容加上数组公式标志即大括号“。该公式的作用就是，根据C3单元格中的学生成绩，在D3单元格自动将该成绩转换成相应的成绩等级。4、将光标移到D3单元格，向下拖动填充柄至D12单元格，将公式进展快速复制，这样就可以迅速完成转换学生成绩等级的工作。5、还可以按照自己的喜好，将G2至I12的单元格区域设置为“隐藏，以使表格更加美观。二、快速统计学生考试成绩分布情况在利用EXCEL管理学生考试成绩时，常常要统计各分数段学生考试成绩的分布情况，如果采用下面介绍的这种方法，就能使这项工作变得非常方便。1、翻开学生成绩工作表(本例仍使用上例的工作表)。2、在G3至G6单元格录入学生考试成绩的统计分段点。如在本例中采用的统计分段点为：60、69、79、89，即统计60分以下、61-69、70-79、80-89、90分以上五个学生考试成绩区段的人数分布情况，当然你也可以根据自己的实际需要在此进展不同的设置。3、选中要进展公式设计的单元格区域B14至B18，按下F2键，录入公式“=FREQUENCY(C3:C12,G3:G6)，由于该公式为数组公式，在录入完上述内容后，必须同时按下“Ctrl+Shift+Enter键，为上述公式内容加上数组公式标志即大括号“。4、当上述操作完成后，在B14至B18单元格就迅速得到了正确的学生考试成绩分布情况。5、值得注意的是，在我们设计统计区段时，这个统计区段必须比统计分段点的数据个数多一个。这个多出来的统计区段表示超出最高间隔的数值个数。例如，在本例中，我们设计的统计分段点为60、69、79、89四个数值，这时要想取得正确的统计区段分布数据，就必须在B14至B18五个单元格中输入 FREQUENCY() 函数计算的结果，多出来的这一个单元格将返回学生成绩表中大于90分的成绩的人数。通过上面两个实例，相信大家对Excel应用到学生成绩统计中的效果已经有所了解。其实，作业一款面向群众的电子表格软件，它应用的场合非常多，只要我们进展思考，你会发现一切都是变的简单起来。