采购成本费用控制(精).doc

采购成本费用控制41 订购成本411 采购询价控制流程 部门步骤主管副总价格评审与实施采购收集并分析供应商报价价格商谈，选择候选供应商比价，洽谈，选择供应商采购部经理收集供应商基本报价信息审核价格审议采购专员供应商财务部经理询价提供资料报价汇总、分析供应商报价与供应商进一步商谈价格上报初步询价结果，确定候选供应商名单进一步洽谈比较、评估供应商选择最佳供应商审核洽谈价格洽谈价格、条件提交采购报告实施采购通过未通过未通过未通过412 订购成本控制方案方案名称订购成本控制方案受控状态编 号执行部门监督部门考证部门一、目的为加强对订购成本的控制，降低采购成本，提高公司的经济效益，特制定本方案。二、相关定义订购成本是指公司为实现一次采购而进行各种活动的费用，包括办公费、差旅费、电话费和邮资等。具体地说，订购成本相关费用如表4-1所示。表4-1 订购成本费用一览表订购成本分类相关活动内容固定成本采购部日常工作运转采购部的基本支出变动成本请购手续成本1编制并提出采购申请2审批采购申请1请购人工费用2请购日常用品费用3主管及有关部门的审查费用采购执行成本1调查并选择合适的供应商2填写并发出采购单3填写并核对收货单1估价、询价、比价、议价费用2执行采购费用3通信联络费用进货验收成本检查验收采购物品1检验人工费用2检验交通费用3检验仪器仪表费用入库成本物品卸载、搬运与入库物品搬运所花费的成本其他成本会计入账支付款项等活动会计入账支付等所花费的成本备 注三、职责分工（一）采购部职责1采购部经理的职责（1）审批采购申请。（2）确定供应商。（3）签订采购合同。（4）监督采购过程。2采购专员的职责（1）负责采购工作。（2）负责询价、议价。（3）执行采购合同。（4）领取相关差旅费、通信费等采购费用。（二）财务部职责1财务部经理的职责（1）审核采购申请。（2）审查采购价格与采购合同。（3）按合同审批物品采购款项。（4）审批采购专员的费用报销申请。2成本会计的职责成本会计负责订购成本的核算工作。3出纳的职责（1）支付供应商采购款项。（2）发放采购专员的报销费用（差旅费、通信费等）。（三）物流部职责物流部装卸人员负责物品的卸载与搬运工作。（四）质量管理部职责质量管理部负责采购物品的质检工作。（五）仓储部职责仓储部仓库管理员负责物品的入库存储工作。四、控制措施（一）请购过程控制为降低请购过程中发生的成本与费用，公司需明确制定请购的审批权限，优化请购流程，降低人工费用和手续费用。1请购授权审批控制公司应建立请购授权审批制度，明确审批人对采购作业的授权批准方式、权限、程序和责任等。公司具体的请购审批权限规定如表4-2所示。表4-2 请购授权审批权限一览表采购项目采购金额（元）请购程序申请人初核人复核人核准人计划内采购010 000采购专员采购部经理财务部经理财务部经理10 000以上采购专员采购部经理财务部经理主管副总计划外采购全部采购专员采购部经理财务部经理主管副总备注2建立明确、合理的请购审批流程（1）生产或使用部门根据生产计划及工作需求向仓储部门发送物品需求单，该单上需注明使用部门、物品名称、规格、数量、要求到货日期及用途等内容。（2）仓储部根据物品需求情况和仓库存货情况，填具存货量，汇总物品需求信息，将物品需求单传递给采购部。（3）采购专员收到仓储部送来的物品需求单后，填制采购申请表，该表一式四联，一联采购部留存，二联返还使用部门，三联返还仓储部，四联送财务部审核。采购申请表内容包括使用部门、物品名称、规格、数量、要求、价格、到货日期及用途等，同时制定采购预算表，报采购部经理审批。（4）采购部经理收到采购申请表和采购预算表表后，审核采购是否在计划内，若符合计划，则审批签字后由采购专员转交财务部审查，否则报公司主管副总审批。（5）财务部审查采购申请表和采购预算表，检查是否在预算内，若在预算内，则由财务部经理审批签字后，交采购专员办理物品采购，若在预算外，则报公司副总审批。（6）计划内采购金额大于1万元的采购项目与任何金额的计划外采购项目均需经主管副总审批签字后方可办理采购业务。（7）重要物品的请购应当经过使用部门、技术部门和采购部门等相关人员决策论证后，报公司总经理审批。（8）对于紧急需求的特殊请购需制定特殊审批程序。因特殊原因需取消请购申请时，使用部门应通知采购部停止采购，采购部应在采购申请表上加盖“撤销”印章，并退回给使用部门。（二）采购方式控制不同的物品可采取不同的采购方式，采购方式也是影响订购成本的因素之一。具体采购方式的选择标准如表4-3所示。表4-3 采购方式分类表采购方式实施要点适用范围招标采购1详列所有条件2发布广告3厂商投标4供应商相互比价5选择供应商大宗物品的采购，如大宗设备等议价采购1选择几家供应商询价2比价、议价3选择供应商一般物品的采购。公司普遍采用的采购方式定价收购定价现款采购购买数量巨大，非几家厂商所能全部提供的物品公开市场采购在公开交易场合或拍卖会上采购大宗物品采购（三）采购过程控制采购过程中发生的估价、供应商选择、议价比价等相关活动直接影响着采购人工费用、管理费用、差旅费和电话费等订购成本，公司须对这些活动进行有效的控制，优化采购流程。1建立并优化采购流程采购专员在完成请购审批手续后开始执行采购作业，其流程如下。（1）采购专员根据此次的采购计划，选择合适的采购方式。（2）采购专员从供应商档案库中选择几家比较合适的供应商进行询价，与供应商围绕采购物品的价格进行初步谈判，确定候选供应商名单（三3个左右），并将谈判结果填入采购申请表上报给采购部经理。采购申请表如表4-4所示。表4-4 采购申请表编号： 日期： 年 月 日请购项目物料编号使用部门品名规格型号数量估计单价需用日期备注询价记录厂商厂牌单价总价预订交货期采购意见裁决采购部经办人采购部经理备注：第一联由采购部留存，第二联返还相关使用部门，第三联返还仓储部，第四联返还财务部。（3）采购部经理根据采购计划审核采购申请表。（4）计划外采购项目和重要采购项目的初次谈判结果须经财务部经理审批，其审批依据包括采购计划、采购预算和已制定的采购底价等。（5）经审批通过后，采购专员与候选供应商做进一步洽谈，洽谈的内容主要是采购价格和相关条件，如交货期、付款方式、配送方式等。（6）采购专员根据洽谈结果进行对比，选择适合此次采购计划和公司实际情况的供应商，将结果填入采购申请表并编制采购作业报告，上报采购部经理。（7）对于公司重要项目的采购，采购部经理需会同其他相关部门对采购价格进行审议。（8）价格审议后，采购专员与供应商拟订采购合同，报采购部经理、财务部经理和公司副总审批。（9）审批通过后，采购部与供应商签订正式的采购合同并上报，按照采购合同的约定条款办理采购手续。（10）采购部会同仓储部与质量管理部对抵达仓库的物品进行验收并入库。因配送错误或质量问题造成物品无法入库的，采购专员须及时与供应商联系协商解决办法，同时上报相关领导，按领导的指示处理。（11）财务部根据采购合同付款和会计核算，处理相关账务。（12）采购合同及时归于档案库，采购部、财务部保留采购合同副本。2供应商选择控制（1）建立并完善供应商档案。 公司应建立采购供应商档案，档案的内容包括供应商编号、详细联系方式、地址、付款条件、交货条款、交货期限、品质评级、银行账号等，每一个供应商档案须经严格的审核后才能归档。 采购部经理指定专人管理供应商档案，并定期或不定期对其进行更新，保证档案的时效性。 采购专员必须在已归档的供应商档案中选择供应商。（2）建立供应商准入制度公司须制定严格的供应商考核制度和指标，按考核流程对其进行评估，合格者才能归档。公司重要物品的采购供应商须经过质检部门、生产部门、财务部门联合考核后才能进入供应商档案。如有可能，相关人员须到供应商生产地进行实地考核。3采购价格确定控制（1）建立并更新价格档案 采购部必须对所有采购物品建立价格档案，每一批采购物品的报价应首先与归档价格进行比较，分析价格差异的原因。如无特殊原因，原则上采购的价格不能超过档案中的价格水平，否则须做出详细的说明。 采购部经理需指定专人负责建立与维护价格档案，并根据市场情况及时更新物品价格。相关人员在更新物品价格时，须注明原因并附上相关证明。（2）建立价格评价体系 公司对于重要物品的价格建立价格评价体系，由公司财务部、采购部、生产部、质检部等相关部门人员组成价格评价小组，每季度收集有关价格信息，分析评价现有的价格水平，并对归档的重要物品价格档案进行评价与更新。价格评价小组不定期检查价格档案，审查各物品价格的更新情况，督促相关人员完善价格档案。4建立物品的标准采购价格财务部根据市场的变化和产品标准成本定期对重要物品制定出标准的采购价格，督促采购人员积极采购，不断降低采购价格。（四）入库过程控制物品到库后，搬运所花费的费用和检验人员的人工费用、检验仪表仪器费用等均属于订购成本。公司须制定详细的入库验收流程和入库检验规范，提高验收人员的效率和物品入库的速度。（五）费用报销控制采购专员在采购过程中发生的差旅费、通信费等均属于订购成本，其报销控制审批流程如下。1采购专员须填制费用报销单，连同相关的费用凭证一起上交采购部经理审批。2采购专员将采购经理签字后的费用报销单与费用凭证交到财务部会计处审核。3财务会计根据采购专员上交的资料，审查报销金额，按照财务部制定的费用报销管理规定办理报销手续，登记相关台账。如费用较高，须报财务部经理审批后办理报销手续。4财务部出纳向采购专员发放报销费用。五、检查、考核和奖惩公司须对采购各环节的费用使用与控制情况进行检查考核，并根据考核结果实施奖惩。（一）检查与考核1针对请购过程的检查与考核，公司可通过采购计划的完成率、请购报批出错率、错误采购次数、请购过程时间耗用情况和采购滞后情况等相关指标来进行。2针对采购执行过程的检查与考核，公司可通过采购预算执行情况、采购实际价格和标准成本的差额、供应商对比选择情况等相关指标来进行。3物品检验入库过程可通过物品验收合格率和入库工作时间等相关指标来进行。（二）奖惩根据考核结果，公司按照相关奖惩办法对采购部人员进行奖惩。编制日期审核日期批准日期修改标记修改处数修改日期42 存货持有成本控制方案方案名称存货持有成本控制方案受控状态编 号执行部门监督部门考证部门一、背景与目的存货持有成本是采购成本的重要组成部分，为此公司须控制采购存货量，降低存货持有成本。1公司须避免存货短缺，以保证正常的生产物料供应和日常办公。2公司须尽量减少不必要的库存堆积，避免增加人工成本、仓储成本，产生呆废料损失。二、说明1. 适用范围本方案所指的存货即指采购所得物品。本方案适用于采购所得存货的持有成本控制。2. 存货持有成本的定义本方案规定的存货持有成本是指存储在仓库里的物品所需的成本，具体指因存货占用的资金使公司丧失了使用这笔资金的投资机会，相应的损失了这笔资金所能得到的投资回报。三、职责分工（一）采购部1采购部经理的职责（1）审批采购作业天数和采购流程。（2）审批请购点和请购量的设置。2采购专员的职责（1）制定采购流程与采购作业天数，报采购部经理审批后，通报相关部门。（2）根据生产部门、使用部门和仓储部门提供的资料，设置请购点与请购量。（二）仓储部1仓储部经理的职责（1）负责监督仓库管理员的库存管理工作。（2）组织制定并监督执行安全库存量。2仓库管理员的职责（1）负责仓库存货的日常管理工作。（2）执行安全库存量管理。（三）财务部1财务部经理的职责（1）审查安全库存量和请购点的设定。（2）组织分析存货仓储成本占有率。2成本会计的职责负责核算库存成本和存货仓储成本占有率等。四、库存量控制存货的持有成本与存货库存量有关。库存量过多，则增加库存成本和呆废料损失；库存量过少，则供应不足延误生产。因此，公司须制定合理的安全库存量和请购点，以此降低库存量，从而降低存货持有成本。（一）设定安全库存量安全库存量是指为了防止由于不确定性因素（如大量突发性订货、交货期突然延期等）而准备的缓冲库存。安全库存量的制定方法如下。1预估存货的基准日用量（1）用量稳定的存货仓储部会同生产部依据去年日平均用量，结合今年销售目标和生产计划，预测常用存货的基准日用量。当产销计划发生重大变化时，应及时对相关存货的日用量做出相应的修正。（2）用量不稳定的存货由生产部相关人员根据生产要求，参考销售部提供的销售量，结合市场情况，根据销售计划，按照前一次使用周期产品生产所消耗的单位用量，预估此存货当前的日用量。2确定采购作业天数采购作业天数是指一次采购作业所消耗的时间，由采购专员依照采购作业各阶段所需时间来设定，其设定方法如下。（1）采购专员依据采购作业的各阶段所需时间设定采购作业期限，并将设定的作业流程和作业天数报采购部经理核准。（2）采购部经理结合公司的具体情况和发展规划，核准其作业流程和作业天数。（3）采购部拟订请购作业的相关规范文件传达到有关部门，作为确定请购需求日及采购数量的参考依据。（4）相关部门根据采购部发布的采购作业天数，预估此期限内的存货用量。3确定安全库存量（1）安全库存量的计算公式（2）差异管制率公司生产部门或使用部门根据以往用量经验和实际情况预估的用量，往往与实际用量存在差异。用量差异率即指实际用量超出预估用量的比例。本公司的差异管制率是指根据自身实际情况设定的允许用量差异的范围，一般设为25%。（3）装运延误天数装运延误天数是指采购物品在运输途中因装卸和搬运原因造成物品延期到达仓库的时间。一般情况下，对于省内采购，公司设置的搬运延误天数为1天，其他国内地区为2天，国外亚太地区为4天，国外欧美地区为6天。4修改安全库存量用量差异管理人员于每月月初针对上月开立的用量差异反应表，查明差异原因，拟订处理措施，研究是否修正预估月用量。如需修订应在表中“拟修订月用量”栏内进行修订，经主管副总核准后送仓储部用于修改安全存量。（二）设定请购点采购部根据生产部门或使用部门设定的预估日用量和仓储部设定的安全库存量，设定请购点和请购量，保证物品供应及时，同时减少库存堆积，从而降低成本。不同物品的性能与用途量不同，公司须针对重要存货设置不同的请购点和请购量。1设定请购点请购点是指当存货到达一定量时，采购部须执行采购作业。请购点是采购部执行采购的预警信号，有利于降低库存成本。请购点库存量计算公式如下。2设定请购量不同的物料，须设定不同的请购量。影响请购量的因素主要有以下五点。（1）采购作业天数。（2）最小包装量。（3）最小交运量。（4）仓储容量。（5）其他影响因素。五、检查与考核公司需定期检查采购部请购点的设置是否合理，是否按照物料消耗定额和安全库存量来制定，考核相关存货仓储成本占用率、采购延误次数等。编制日期审核日期批准日期修改标记修改处数修改日期