采购过程控制程序.doc

东莞市XX光电有限公司 编 号BC-QP-010页 次1/8版 次A/0生效日期2011/03/12采购过程控制程序页次12345678版次A/0A/0A/0A/0A/0A/0A/0A/0 核 准审 查制 订东莞市XX光电有限公司 编 号BC-QP-010页 次2/8文件名称采购过程控制程序版 次A/0生效日期2011/03/12修 订 内 容 摘 要制修单位版次生效日期页次修订章节内容东莞市XX光电有限公司 编 号BC-QP-010页 次3/8文件名称采购过程控制程序版 次A/0生效日期2011/03/121.0 目的为了规范和完善整个采购作业过程,确保物料的申购、采购得到合理、有效的管控,特制订本程序.2.0.范围适合所有物料的采购、采购入库及不合格品退货的过程实施.3.0 权责3.1（副）总经理:采购订单、物料请购单的最终核准：3.2采购员: 负责物料采购经办，进度跟催及供方沟通管理采购作业，使采购产品符合要求. 3.3资材部经理:审核订购单、监督、指导采购工作 3.4原材料仓管:负责物料数量的验收/保管，将不良物料退给供应商： 3.5品保部: 负责物料品质检验判定： 3.6工程部:所有物料图纸资料及产品BOM资料与材料定额的及时、准确的提供;对采购过程中新开发样板物料进行确认与评估. 3.7PMC:物料的请购申请.4.0 定义（无）5.0 作业内容5.1 生产物料由PMC（物控员）根据市场销售预测计划/BOM及库存物料情况,填写请购单向采购提出申购.5.2生产常用物料/辅助物料/办公用品请购申批5.2.1PMC将请购单给资材部主管/经理审核，样品物料请购由需求部门提出请购申请,请购理由需详细写明:包括客户名称/规格型号/需求数量/需求日期等详细内容 (必要时需提供BOM/样办/工程图纸等资料)，请购单需经请购部门主管/经理审核，（副）总经理核准后交采购，采购主管负责签收、处理。5.2.2工/治具、检测设备等非生产物料由需求部门以请购单方式提出申购,经部门主管/经理审核,再交（副）总经理核准.经（副）总经理核准的请购单统一交到采购部,采购主管负责签收、处理。5.2.3对于生产产品必须的 (如:锡条/助焊剂/胶水等)辅助性材料由PMC（物控员）东莞市XX光电有限公司 编 号BC-QP-010页 次4/8文件名称采购过程控制程序版 次A/0生效日期2011/03/12提出请购申请,物控员在根据订单用量以及库存状况提出申请,若在使用过程中超量使用,导致库存不够之情形,仓库应及时向PMC反馈,反馈方式有(邮件/联络函)等方式反馈,避免口头反馈信息. 5.2.4生产中为了保证产品品质而需要请购的辅助性材料(如:手指套/手套/防静电服/工作鞋/帽)等由需求部门直接填写请购单经主管/经理审核,再由（副）总经理核准,经（副）总经理核准后再交人事行政部经理签收,此类材料由行政部指定采购员负责采购.5.2.5 办公用品的请购由需求部门以请购单方式提出,经部门主管/经理审核,再交（副）总经理核准执行,经（副）总经理核准后再交人事行政部经理签收,行政部采购员负责对办公用品的采购.5.3请购申请审核、核准时限:5.3.1审核时间规定:若为紧急采购材料,采购订单于4小时内完成审核、核准,其他常规采购订单于8小时内完成审核、核准。5.4采购作业5.4.1采购员对接到的请购单进行审核,并结合采购周期、最小订购量、在途量、库存状况信息,然后进行采购交期、用量分析,要求采购员在2天内编制完成采购订单。采购订单需经采购主管/经理审核,由总监核准执行.采购订单传至供应商前需再次确认产品名称、型号、尺寸规格、数量、交货日期、图文字唛、技术要求等项目。采购信息应清楚地注明在采购订单上或附在后面,无误后方可传至供应商. 供应商必须是经我司评监督考核并列入合格供应商目录的供应商.5.4.2采购订单发出后要求供应商在两日内进行确认并签名回传.若超过时限,采购员应及时联络供应商了解情况后再做相应调整(如是否需要更换供应商).采购订单若发现有无法达成交期、用量要求时,采购员与供方进行沟通,如仍无法达成要求的,采购员于2小时内将信息反馈给采购部主管/经理和物控员处理，如须更改请购单的,在征得PMC主管/经理同意后,方可更改请购单（物控员须在更改处签字、确认），若正常,则按请购单要求重新编制采购订单传至供应商确认回签.东莞市XX光电有限公司 编 号BC-QP-010页 次5/8文件名称采购过程控制程序版 次A/0生效日期2011/03/125.4.3采购将采购物料信息登入采购物料跟踪表并严格按照采购物料跟踪表时间催促供应商在规定的期限内完成交货并保证产品质量。5.4.4采购部需将供应商回签的采购订单在2天内提供一份给财务做审查对帐.5.5采购物料打样确认5.5.1采购过程中采购员向非合格供应商订购材料或合格供应商未提供过我公司所要订购之材料而向其订购,如我公司有要求供应商制作样品，经我公司确认再进行订购之要求或其它特殊情况,则依据供应商管理控制程序进行作业.5.5.2若是新开发产品之零部件样品,由工程部提供样办及相关资料并填写请购单交采购部, 由采购部寻求供应商。打样应优先考虑合格供应商一览表中的供应商. 采购部收到供应商提供的样品物料时，填写材料测试/打样报告连同工程部提供的样品交品保部IQC试验，品保部IQC对该样品进行测试,填写样品测试报告送工程部负责人审核签署结果,交（副）总经理核准,然后由采购员依确认结果与供应商联系。若不合格，由采购部回复请购部门并继续跟进，直至合格为止.5.6质量保证协议及环保协议签订 5.6.1所有与我司有供货关系的供应商都必须签定采购协议、质量保证协议书和环保协议书.内容必须详细写明我司以产品质量及环保方面的具体要求和具体的赔偿要求。5.6.2每次送往我司的材料都必须提供该批次的出货品质检验报告,每款材料在第一次送货时都必须提供此款材料的SGS检测报告.若SGS检测报告超过有效期限1年,采购则要求供应商重新提供最新检测的SGS检测报告.5.7 采购价格管理5.7.1询价作业：采购部采购员依据审批的请购单，通知合格供应商一览表中的供应商或合适之供应商报价，在采购物料时对已使用过的原材料如行情有变时,原则上应以合格供应商一览表中的供应商作为优先询价对象发出询价单进行询价. （特殊情况下，如生产急需或其它原因，需采购主管及经理批准后方可通知非合格供应商报价）。供应商的报价单由采购部采购员呈采购主管初审，经理审核、（副）总经理核准. 东莞市XX光电有限公司 编 号BC-QP-010页 次6/8文件名称采购过程控制程序版 次A/0生效日期2011/03/12 5.7.2 比价作业：采购员进行新的原材料采购作业时，为确保材料供应及时、质量、价格满足要求,并参考市场行情和前期采购资料及厂商提供的资料, 通常每种材料选择多家供应商（至少两家或以上）作为采购对象并做比价,挑出底价进行备案，特别是材料用量较大之供应商须经过评鉴考核.5.7.3 议价作业：对于厂商的报价资料经整理,采购工程师应深入分析后,根据底价进行比价、议价后开出书面的报价单，（如为旧产品重新报价，采购部应在单上注明原价与现价）交采购主管初审、经理审核、总监核准后，由采购工程师将报价单交财务部一份，一份自存。采购部和财务部出纳应作好报价单的目录及版本标识，保存最新版，在核算账款及供应商对账时，应以审批签名的最新版报价单为准。对于大众物料必要时由公司（副）总经理与供应商议谈。5.8采购物料交货及品质验证5.8.1采购员须要求供方按照我司要求填写规范、完整、准确的送货单,若为生产急料送货,采购员须于供方送货到厂的当天下午下班前通知仓库,以便仓库安排仓管员加班收货.5.8.2供方送货到厂后,由仓库仓管员对来料进行数量点收、品保部IQC按进料检验规范对来料进行品质验收,判定来料是否合格并做相应标识,并将进料检验报告采购联转交采购员，具体参考进料检验控制程序规定执行.5.8.3采购员需对仓管员或品管员反馈在收料/检验过程中出现的异常问题进行协调与处理,必要时与供方沟通、处理。5.8.4检验合格,仓管员依据电脑系统制作入库单,按进仓规定办理进仓手续;判定不合格,则依照不合格品控制程序。5.8.5若车间退料,品管员判定为来料不合格时,采购员在接到品保部的开出经会签核准的品质异常联络单后，于规定时间（三日内）处理后续工作,具体依不合格品管制程序执行.5.8.8采购员及时跟进因物料拒收而作退货处理的后续工作;及时跟进因车间退料、需再退供方以及短缺补采购等处理工作;向供方反馈不良信息,并要求供方改善及确认退(换)、补货交期.东莞市XX光电有限公司 编 号BC-QP-010页 次7/8文件名称采购过程控制程序版 次A/0生效日期2011/03/126.0 相关文件6.1不合格品控制程序； 6.2进料检验控制程序；6.3仓储管理控制程序；6.5质量记录控制程序。7.0 相关表单7.1 物料需求计划 7.2请购单7.3材料测试/打样报告 7.4采购订单7.5采购物料跟踪表7.5 材料/半成品进仓单 7.6 进料检验报告7.7询价单 东莞市XX光电有限公司 编 号BC-QP-010页 次8/8文件名称采购过程控制程序版 次A/0生效日期2011/03/12采购将异常及处理结果反馈厂商并跟踪处理供应商生产NG挑选特采退货MRB会签异常通知OKNGNGOK货仓收货品质判定并标识材料入库OKNG选择供应商NGOKOKNG供应商确认回签采购信息发出审核/核准采购订单编制审核物料申购提出 流程图：