最新如何组织有效的会议PPT课件.ppt

如何组织有效的会议如何组织有效的会议u企业开会的频率越来越高，花在开会上的时间越来越企业开会的频率越来越高，花在开会上的时间越来越多，多，90%以上的以上的 重大决策是通过会议制定的；重大决策是通过会议制定的；u根据统计，大部分企业仅有一半的会议称得上是有效根据统计，大部分企业仅有一半的会议称得上是有效率的会议，会议浪费了经理人率的会议，会议浪费了经理人13还多的时间还多的时间；u会议的能力是现代人必备的团队工作能力，会议正是会议的能力是现代人必备的团队工作能力，会议正是团队合作最常用的沟通协调方式。团队合作最常用的沟通协调方式。会议管理的必要性会议管理的必要性实施有效会议的四个环节3、主持p需要一个良好的主持人p控制会议方向，避免脱离主题p控制时间，保证议程和顺利进行p让每个人都参与会议讨论p尽可能使议题得出明确结论了解上司需求了解上司需求了解听众需求了解听众需求熟悉所讲材料熟悉所讲材料把握自己把握自己你的上司想知道什么你的上司想知道什么你想让你的上司知道什么你想让你的上司知道什么不要重复上司已经知道的事情不要重复上司已经知道的事情从听众的角度来考虑准备材料从听众的角度来考虑准备材料实施有效会议的四个环节3-1主持的语言组织写下要点写下要点将要点分成大类将要点分成大类将每一类的重点排序将每一类的重点排序将无谓的信息除去将无谓的信息除去想让上司知道想让上司知道上司想知道上司想知道数据扶持论点，在数据扶持论点，在论点下附以数字、论点下附以数字、例子、各类参考例子、各类参考资料资料准备好笔记本、相准备好笔记本、相关文件、材料关文件、材料准备总结重申要点附加总准备总结重申要点附加总结性发言，总结问题、结性发言，总结问题、解决方法、研究、下一解决方法、研究、下一步计划、项目数据等步计划、项目数据等实施有效会议的四个环节3-2 预防措施争取对以下各项的理解和达成一致争取对以下各项的理解和达成一致-目标成果目标成果-议程议程-流程流程-角色角色-决策方式决策方式-基本规则基本规则-参与人士希望进行的活动参与人士希望进行的活动察看大家是否理解，并争取大家按照议程进行。察看大家是否理解，并争取大家按照议程进行。聆听：尝试理解聆听：尝试理解鼓励有建设性的参与鼓励有建设性的参与避免评估式的意见避免评估式的意见争取达成一致，让大家可向前推进争取达成一致，让大家可向前推进研讨会开始时研讨会开始时每一新节开始时每一新节开始时研讨会期间研讨会期间实施有效会议的四个环节3-2 处理纠分p 退一步p 验证基本的假设p 列出有共识和意见不一致的观点p 根据可取和不可取的地方进行辩论p 找出调解纠纷所需的事实p 把重点放在解决方案实施有效会议的四个环节4、记录p事先安排专人进行会议记录p详细记录议题的讨论过程及结论p结论要清楚，并注明执行项目、时限、责任人等p及时完成会议纪要，请与会者会签会议结束后的关键举措：会议结束后的关键举措：p总结会议讨论结果；p落实行动责任人；p感谢与会者；p对会议进行有效评估；让会议更有效的几个小窍门在头脑风暴会议上，绝不允许对别人的建议进行评判在头脑风暴会议上，绝不允许对别人的建议进行评判 窍门一窍门一窍门二窍门二一定要把方案的提出与方案的决策分开一定要把方案的提出与方案的决策分开 窍门三窍门三让每个人都有发言的机会让每个人都有发言的机会窍门四窍门四会议室放置一个活页板会议室放置一个活页板/白报纸架白报纸架/白板白板 窍门五窍门五制造良好的会议氛围制造良好的会议氛围 窍门六窍门六及时对取得的成果进行总结及时对取得的成果进行总结会议中要避免的问题1、要杜绝会议恶习p会而不议p议而不决p决而不行p行而不实会议中要避免的问题2、要防范会议陷阱p员工会议太频繁 p会议时间太长 p会前缺乏准备p主持人话说得太多 p讨论结构松散 p发言内容重复 p会议常流于形式 会议中要避免的问题3、要避免会议的致命伤没有议程没有议程 跑题，偏离讨跑题，偏离讨论主题论主题主持人不能拍主持人不能拍板决定板决定少数人垄断发言，少数人垄断发言，意见无法流畅地意见无法流畅地沟通沟通一言堂，与会一言堂，与会者迎合附会领者迎合附会领导的想法导的想法 拒绝倾听，拒绝倾听，把会场变成把会场变成辩论比赛辩论比赛在会议中，有结论但在会议中，有结论但没有做出决议，或决没有做出决议，或决议中无行动计划及明议中无行动计划及明白责任归属；白责任归属；与会人员不对，即参与会人员不对，即参与会议的人员与会议与会议的人员与会议主题相关性不大；主题相关性不大；会议场所不佳，易于会议场所不佳，易于分心，会议人员频频分心，会议人员频频进出，办理与会议无进出，办理与会议无关的事情，破坏会议关的事情，破坏会议的气氛；的气氛；与会者没有充分准备与会者没有充分准备 谢谢！谢谢！