九段秘书（PPT30页).pptx

九段秘书2目录 一、工作困境 二、概念 三、事例 四、人力资源经理（HR）3工作困境1、人员更换频繁，育人成本高。2、工作事务繁杂，执行效果差。 完成任务结果，执着于结果，将带来质的不同。任务只是一个执行的假象，是因为我们绝大多数的人在实际工作中，当你认为自己是在执行的时候，其实是在完成任务，而不是执行，因为没有结果。3、管理要求增高，应无为而治。 员工的脑子中都有这样一个思想，你安排我做这件事（任务），我就做了这件事（任务），我只对任务负责，而不去对为什么有这样一个任务，做这件事（任务）要的结果是什么？4、自我价值要求，应按质取酬。 为什么辛苦工作老总还不满意？ 买西红柿的故事。4概念1、什么是九段秘书？本质上讲就是提高执行力的思路。5事例（会议组织）2、一段秘书 发通知用电子邮件或在黑板上发个会议通知，然后准备相关会议用品，并参加会议。 6事例（会议组织）3、二段秘书 抓落实发通知后，再打一通电话与参会的人确认，确保每个人被及时通知到。 7事例（会议组织）4、三段秘书 重检查发通知，落实到人后，第二天在会前30分钟提醒与会者参会，确定有没有变动，对临时有急事不能参加会议的人，立即汇报给总经理，保证总经理在会前知熟缺席情况，也给总经理确定缺席的人是否必须参加会议留下时间。 8事例（会议组织）5、四段秘书 勤准备发通知，落实到人，会前通知后，去测试可能用到的投影、电脑等工具是否工作正常，并在会议门上贴上小条：系会议室明天几点到几点有会议。 9事例（会议组织）6、五段秘书细准备发通知，落实到人，会前通知，也测试了设备，还先了解这个会议的性质是会？总裁的议题是什么？然后给与会者发去过去与这个议题相关的资料，供他们参考。 10事例（会议组织）7、六段秘书做记录发通知，落实到人，会前通知，测试了设备，也提供了相关会议资料，还在会议过程中详细做好会议记录（在得到允许的情况下，做一个录音备份）。 11事例（会议组织）8、七段秘书重检查发通知，落实到人后，第二天在会前30分钟提醒与会者参会，确定有没有变动，对临时有急事不能参加会议的人，立即汇报给总经理，保证总经理在会前知熟缺席情况，也给总经理确定缺席的人是否必须参加会议留下时间。 12事例（会议组织）9、八段秘书定责任将会议上确定的各项任务，一对一的落实到相关责任人，然后经当事人确认后，形成书面备忘录，交给总经理与当事人一人一份，并定期跟踪各项任务的完成情况，并及时汇报总经理。 13事例（会议组织）10、九段秘书做流程把上述过程做成标准化的“会议”流程，让任何一个秘书都可以按照这个流程把会议服务的结果做到九段，形成不依赖于任何人的会议服务体系。14事例（会议组织）11、手册要点（1）、标准流程说明。（2）、标准会议议程。（3）、标准会议通知。（4）、标准会议需知。（5）、标准欢迎欢迎辞、节目单、桌号牌、责任状、会议纪要等。（6）、标准会议预算清单。（7）、标准实物检查清单。（8）、标准追踪流程。（9）、标准报帐样本。（所有资料齐全、注意事项、会议费用结算清单等）（10）、专人负责事项。15事例（湘西中心支公司会议组织湘西中心支公司会议组织“九段秘书九段秘书”工作手册工作手册）段位段位项项 目目工工 作作 标标 准准备备 注注一段发通知用电子邮件、黑板发通知。准备相关会议用品电脑、投影、笔、笔记本、黑板、黑板笔、黑板刷、水果、卫生、座号牌、欢迎辞、节目单、附件一事项等、二段抓落实在一段基础上，打电话与参会人确认，保证每人都通知到。三段重检查在二段的基础上，在会前30分钟提醒参会人参加会议。对于临时不能参加人员，立即向主持人汇报，由主持人确定拟缺席人应参加会议。四段勤准备在三段的基础上，会前测试会议设备，并在会议室门上留条：此会议室什么时间有什么会议安排。落实视频、声音等五段细准备在四段的基础上，了解会议性质、议题，向与会者提供相关资料。资料提前摆放或固定地点自由取用。六段做记录在五段的基础上，做好详细会议记录（在取得主持人许可的情况下做一个录音、录像）。记录本分为公司会议记录本、总经理会议记录本、经理会议记录本、综合会议记录本。七段理记录在六段的基础上，整理好会议记录交主持人，按主持人要求发各人员。样本:湘西2008年12月21日经理会议纪要八段定责任将会议中确定的工作，一对一地落实到相关责任人，经责任人确认后，形成书面备忘录，交主持人与当事人，并追踪完成情况报主持人。利用公司论坛做好责任人确认和追踪。九段流程化将会议组织工作流程化，让每一位新手用九段秘书工作手册就能完成各类会议。附件1：16测试17HR九段九段九段HR ： “做流程、做传承做流程、做传承”。一段一段HR： “发信息，等消息发信息，等消息”。二段二段HR : “紧跟踪，做分析紧跟踪，做分析”。四段四段HR ： “做标准，严考核做标准，严考核”。三段三段HR ： “凭经验，做判断凭经验，做判断”。五段五段HR ： “做交底、给推荐做交底、给推荐”。六段六段HR ： “做培训、做监督做培训、做监督”。七段七段HR ： “做文化、做推动做文化、做推动”。八段八段HR ： “做战略、做梯队做战略、做梯队”。18一段一段HR经理做的事情是经理做的事情是“发信息，等消息发信息，等消息”。把招聘信息发出去，然。把招聘信息发出去，然后等待应聘的简历或消息，发布的渠道也许是网站、也许是人才市场，后等待应聘的简历或消息，发布的渠道也许是网站、也许是人才市场，也许是猎头公司，反正是发出去了，把发出去当成结果，那么，这样也许是猎头公司，反正是发出去了，把发出去当成结果，那么，这样的的HR经理一个月你给多少钱？经理一个月你给多少钱？1000元差不多了。所以，发出信息元差不多了。所以，发出信息不是结果，有效简历或消息的回复才是结果。不是结果，有效简历或消息的回复才是结果。一段HR： “发信息，等消息”。19二段二段HR经理发出信息，还要经理发出信息，还要“紧跟踪，做分析紧跟踪，做分析”。每天搜索网上应聘。每天搜索网上应聘的简历，注意收集来的招聘信息数量多少，质量高不高，以判断招聘的简历，注意收集来的招聘信息数量多少，质量高不高，以判断招聘渠道的有效性，如果投递简历的很少，质量不高，就应当立即采取措渠道的有效性，如果投递简历的很少，质量不高，就应当立即采取措施，立即做出调整。同时，要主动出击，亲自到人才市场调查，与人施，立即做出调整。同时，要主动出击，亲自到人才市场调查，与人力资源专家、同行了解人才招聘的特定渠道，直到找适合本公司、本力资源专家、同行了解人才招聘的特定渠道，直到找适合本公司、本岗位的快速渠道，最大程度地获得高质量的应聘信息；对公司重要人岗位的快速渠道，最大程度地获得高质量的应聘信息；对公司重要人才的招聘，要到这些人才聚集的地方或通过与猎头公司合作，亲自去才的招聘，要到这些人才聚集的地方或通过与猎头公司合作，亲自去招聘招聘,二段二段HR经理将高质量的应聘量作为自己的结果。所以，回复不经理将高质量的应聘量作为自己的结果。所以，回复不是结果，高质量、有速度的回复才是结果。二段是结果，高质量、有速度的回复才是结果。二段HR经理给多少月薪经理给多少月薪呢？呢？3000元可以了。元可以了。二段HR ： “紧跟踪，做分析”。20三段三段HR经理经理“凭经验，做判断凭经验，做判断”。没有标准、没有方案、没有流程，。没有标准、没有方案、没有流程，大致有个面试提纲或领导的要求，然后就去面试应聘者，与应聘者大致有个面试提纲或领导的要求，然后就去面试应聘者，与应聘者随心所欲地聊天、谈话，然后凭借自己丰富的经验，做出是否可以随心所欲地聊天、谈话，然后凭借自己丰富的经验，做出是否可以推荐的结论。面试过程本身成了结果，面试的质量却无法保证，面推荐的结论。面试过程本身成了结果，面试的质量却无法保证，面试的方法也不可能传承。所以，面试本身不是结果，保证质量并且试的方法也不可能传承。所以，面试本身不是结果，保证质量并且质量稳定才是结果。三段质量稳定才是结果。三段HR经理给多少月薪呢？经理给多少月薪呢？5000元不少了。元不少了。三段HR ： “凭经验，做判断”。21 四段四段HR经理经理“做标准，严考核做标准，严考核”。根据岗位要求，与用人部门共同。根据岗位要求，与用人部门共同制定岗位应试标准、招聘方法和流程，提出资格、文化与业务考核制定岗位应试标准、招聘方法和流程，提出资格、文化与业务考核操作方案，当有一定数据积累时，组织开发出本公司人才招聘信息操作方案，当有一定数据积累时，组织开发出本公司人才招聘信息化系统，做招聘的工业化。但是，这样做的结果是用人部门见到的化系统，做招聘的工业化。但是，这样做的结果是用人部门见到的只是一张看上去很合格的报告，而对应聘者了解并不深刻。所以，只是一张看上去很合格的报告，而对应聘者了解并不深刻。所以，提交报告不是结果，让下一道程序的考核人了解应聘者才是结果。提交报告不是结果，让下一道程序的考核人了解应聘者才是结果。四段四段HR经理月薪经理月薪8000元蛮可以的。元蛮可以的。四段HR ： “做标准，严考核”。22五段五段HR经理经理“做交底、给推荐做交底、给推荐”。对于通过面试的应聘者，特别是。对于通过面试的应聘者，特别是特殊人才或重点人物，特殊人才或重点人物，HR经理在提交面试报告之后，要向用人部经理在提交面试报告之后，要向用人部门领导做面对面门领导做面对面“招聘交底招聘交底”，对，对面试报告面试报告中记载的事实与数中记载的事实与数据，做一个细致的讲解，结果是让部门领导对要参加复试的人员有据，做一个细致的讲解，结果是让部门领导对要参加复试的人员有一个更加深刻的了解，提高下一步招聘考核的质量。对于特别重要一个更加深刻的了解，提高下一步招聘考核的质量。对于特别重要的应聘者，的应聘者，HR经理应当参加部门经理或公司领导主持的复试，并经理应当参加部门经理或公司领导主持的复试，并在复试后结合初试结果提出参考意见。但是，新员工入职不是结果，在复试后结合初试结果提出参考意见。但是，新员工入职不是结果，新员工成为公司需要的人才，通过试用期才结果。五段新员工成为公司需要的人才，通过试用期才结果。五段HR经理月经理月薪薪12000元相当可以了。元相当可以了。五段HR ： “做交底、给推荐”23六段六段HR经理经理HR经理的结果不是把人送到部门就算完成了，通过开经理的结果不是把人送到部门就算完成了，通过开展系统性的培训，让新员工尽快地适应公司的文化、业务、工作节展系统性的培训，让新员工尽快地适应公司的文化、业务、工作节奏，帮助新员工能够经受住试用期的考验，努力成为正式员工；同奏，帮助新员工能够经受住试用期的考验，努力成为正式员工；同时，要把培训当成重点的考核机制，把定期监督新员工在各部门的时，要把培训当成重点的考核机制，把定期监督新员工在各部门的表现当成平时考核机制，对于试用期间不合格、不合适的员工，要表现当成平时考核机制，对于试用期间不合格、不合适的员工，要建议用人部门立即采取措施，尽快解除劳动合同，以避免公司与员建议用人部门立即采取措施，尽快解除劳动合同，以避免公司与员工最后的结果是双输。所以，员工培训与考核不是结果，通过培训工最后的结果是双输。所以，员工培训与考核不是结果，通过培训与考核留下合格的员工才是结果。六段与考核留下合格的员工才是结果。六段HR经理经理18000元不为过。元不为过。六段HR ： “做培训、做监督”。24七段七段HR经理经理“做文化、做推动做文化、做推动”。七段。七段HR经理不是将自己定位于招经理不是将自己定位于招聘主管，陷入具体的招聘业务之中，而是要将自己定义为公司文化的聘主管，陷入具体的招聘业务之中，而是要将自己定义为公司文化的主要推动者之一，协助总经理或主管领导做公司文化的建设与推动，主要推动者之一，协助总经理或主管领导做公司文化的建设与推动，把员工的成长放在首位，帮助员工做个人战略规划、提高职业化水平把员工的成长放在首位，帮助员工做个人战略规划、提高职业化水平的，树立公司提倡的价值观，为团队输入强大的精神动力等。所以，的，树立公司提倡的价值观，为团队输入强大的精神动力等。所以，留下合格的员工不是结果，让员工在公司中成长进来，为客户、为公留下合格的员工不是结果，让员工在公司中成长进来，为客户、为公司、为自己创造更大的价值才是结果。七段司、为自己创造更大的价值才是结果。七段HR经理经理22000元的月元的月薪当之无愧。薪当之无愧。七段HR ： “做文化、做推动”。25八段八段HR经理经理“做战略、做梯队做战略、做梯队”。八段。八段HR经理不是经理不是“救火队长救火队长”，每天被各部门经理、公司领导摧着要人；八段每天被各部门经理、公司领导摧着要人；八段HR经理首先对公司战经理首先对公司战略理解透彻，并能够根据公司战略，制定出符合总经理要求的人才略理解透彻，并能够根据公司战略，制定出符合总经理要求的人才规划战略，并执行到底，不但要做到规划战略，并执行到底，不但要做到“要人用时有人用要人用时有人用”，还要做，还要做到到“能人走时有人顶能人走时有人顶”， 为公司战略实施提供强大的人力资源的支为公司战略实施提供强大的人力资源的支持。所以，一个阶段的招聘成功不是结果，把招聘当成一种日常业持。所以，一个阶段的招聘成功不是结果，把招聘当成一种日常业务，做战略性人才储备，形成人才竞争机制，优化员工队伍才是结务，做战略性人才储备，形成人才竞争机制，优化员工队伍才是结果。八段果。八段HR经理给经理给25000元月薪理所应当吧。元月薪理所应当吧。八段HR ： “做战略、做梯队”。26九段九段HR经理经理“做流程、做传承做流程、做传承”。九段。九段HR经理不仅是公司执行的经理不仅是公司执行的标兵、职业化的表率，同时也是公司的文化推动者和人才战略的实标兵、职业化的表率，同时也是公司的文化推动者和人才战略的实施者，本身就是战略管理者，他要考虑公司的持续性发展，所以，施者，本身就是战略管理者，他要考虑公司的持续性发展，所以，要做招聘工作的工业化，就是将上面做的工作标准化、流程化、工要做招聘工作的工业化，就是将上面做的工作标准化、流程化、工具化，做传承。不论谁来接替他的工作，公司的招聘工作依然可以具化，做传承。不论谁来接替他的工作，公司的招聘工作依然可以高效率地运行。九段高效率地运行。九段HR经理给月薪经理给月薪3万我们也觉得不多吧。万我们也觉得不多吧。九段HR： “做流程、做传承”。27启示 从月薪从月薪1000元的经理、秘书，到月薪元的经理、秘书，到月薪30000元的经理、秘书，同样的岗位，元的经理、秘书，同样的岗位，为什么报酬上的差距就那么大呢？其实，为什么报酬上的差距就那么大呢？其实，月薪是多少并不重要，重要的是我们要月薪是多少并不重要，重要的是我们要让团队懂得这样一个道理，结果不同，让团队懂得这样一个道理，结果不同，人生不同，人生是结果的积累，结果决人生不同，人生是结果的积累，结果决定人生。定人生。28员工29总裁谢谢 Thank you