秘书专业知识培训.pptx

目目 录录秘书职业道德秘书职业道德专业知识部分专业知识部分秘书综合能力要求秘书综合能力要求1.职业道德的定义 是人们在一定的职业活动范围内所遵守的行为规范的总和。2.秘书人员职业道德的修养主要是指： 职业责任、职业纪律、职业情感及职业能力的修养。 3.主要内容：忠于职守，自觉履行各项职责服从领导，当好参谋兢兢业业，甘当无名英雄谦虚谨慎，办事公道，热情服务遵纪守法，廉洁奉公，不假借领导名义以权谋私恪守信用，严守机密实事求是，勇于创新刻苦学习，努力提高思想、科学文化素质目目 录录秘书职业道德秘书职业道德专业知识部分专业知识部分秘书综合能力要求秘书综合能力要求专业知识部分专业知识部分文书拟写会议组织信息工作办公室日常事务协调工作文书处理工作1.文书的种类：法定文种：命令（令）、议案、决定、指示、公告、通告、通知、通报、报告、 请示、批复、函、会议纪要常用文种：计划、总结、方案、细则、简报等专业文种：意向书、市场调查报告、招标书、投标书、协议书等2.公文语体1)词语公文用语必须规范、凝练、概括、简洁、周严。一般不用口语、方言、俚俗语表述。公文中的词语应概念清楚、含义准确，对于多义词，则少用喻义、引申义，以免使阅文人曲解、误会。有些词语经过长期使用后已趋于定型，具有特定含义，使用位置也比较固定。2)修辞主要表达方式是叙述、议论、说明。不用或少用夸张、婉曲、比拟、含蓄等修辞手段。于平淡中见神采，显示精炼美、平直美、朴实美。3)语法必须遵守语法规则，格式结构完整，必要的主、谓、宾语和附加成分完备。注意相关句子成分的搭配，特别是运用联合短语作句子成分时，并列谓语动词与同一宾语是否对应，在运用句群时，多组状语与单一动作是否和谐，多组定语与同一名词是否相称等等。3.通用文书的拟写(中级)1)请示：正文：事由或起因、事项、请求注意事项：主送单位只能是一个，不能多头主送；不能写成“请示报告”；要选准请示问题，充分考虑到上级批准的可能性；理由要充分，能引人注目，有说服力。2)报告工作报告：工作过程、成绩或收获、经验或体会、存在问题与今后打算情况报告：事情的起因和经过、办理结果调查报告：目的经过、基本情况、分析认识、结尾部分答复报告：报告起因、报告内容注意事项：不要夹带请示事项； 要善于综合归纳。3)请示与报告的区别行文目的不同行文时机不同内容宽容不同办理要求不同报送制度不同4)通知内容要明确具体语言简洁，语气肯定使用一定的专用语等5)函：由起因、事项、结尾三部分组成。开宗明义，不用客套话。一函一事。态度诚垦，语气平和，切忌发号施令。复函要直接回答对方来函提出的问题，不宜指出执行要求。6)决定表彰与处理决定知照类决定任免决定7)指示：包括指示缘由、指示事项、执行要求等部分。8)批复指示性批复表态性批复9)通报表彰性通报批评性通报情况通报4.企业事务文书的拟写(中级)1)计划文书式计划表格式计划表格与文书相结合形式的计划2)总结作用：积累经验、提高认识、改进工作交流信息、汇报工作、提供经验加强科学管理、提高干部素质5.拟写文书的基本要求：观点正确、实事求是、及时迅速、简明生动、体式规范6.拟定文书的步骤和方法明确发文主旨：中心内容是什么、准备用什么文种、明确文书的发送范围和阅读对象、明确发文的具体要求。收集有关材料，进行调查研究拟出提纲，安排结构起草正文反复检查，认真修改专业知识部分专业知识部分文书拟写会议组织信息工作办公室日常事务协调工作文书处理工作1.会议筹备工作1)会议方案的拟写会议预算：包括场地租金、用品费、设备费、培训费、资料费、食宿费、交通费等。拟定会议的议程与日程安排提出参加会议的范围或人员名单拟定会议布置方案拟定会议的后勤保障方案饮食方案：伙食费用标准、卫生标准和准备卫生用品、就餐人员统计（考虑少数民族不同饮食习惯）、预订餐厅或食堂住宿方案：统计人数、性别、年龄；预订客房、档次和房间数量；拟定房间分配的标准或方法。2)准备会议文件会议文件的拟写指导文书：上级会议文书，上级指示文书，本次开会起因文书主题文书：开幕式讲话、主题报告、专题报告、专门文件、大会发言、正式决议、闭幕式讲话程序文书：议程文书、日程安排、选举程序、表决程序简报和记录文书参考文书：代表提案、公务书信、群众来信、与会代表来信、各类来访材料公告、传送文书：会议公告、新闻报告、接受来访、宣传文章、传达提纲、执行计划管理文书：开会须知、议事规则、出示证件、保密制度、作息时间、生活管理会议文件的印制与分发按与会人员名单发放征求意见稿或保密性文件需会后退回的，应注明。3)根据需要准备会议各种用品文具用品、桌椅、台布、茶具、扩音设备、照明设备、通风及空调设备等准备会议用品应当经济适用2.会议服务工作会场的布置会场的装饰签到各种设备的操作，发放会议用品与会人员的食宿安排组织会议期间的娱乐活动会议期间的后勤服务及保卫工作3.会议文书工作1)会议文件的拟写或资料的整理汇总2)拟写会议纪要忠实于会议实际内容集中、概括、精练逻辑条理要清楚4.会议总结工作及会后的反馈工作专业知识部分专业知识部分文书拟写会议组织信息工作办公室日常事务协调工作文书处理工作信息工作的六个程序： 收集、整理、存贮、传递反馈、开发、利用1.信息的收集方法：观察法、询访法、问卷法、量表法、检索法、购买法、交换法内容：文字形态、声像形态、记忆形态渠道：外部、内部原则：广泛性、真实性、客观性2.信息的筛选原则：准确、及时、完整、新颖3.信息的分类1）方法：按对象分类：常用于对书信等往来文件的分类按主题分类：有利于集中地为相应主题的公共关系活动提供所需的信息资料按形式分类：先按形式分，再按时间分。有利于及时查找到同种形式的多种信息资料，但内容主题不能集中。按来源分类：有利于对信息内容的权威性、可靠性、真实性作出判断，但综合性能较差。按内容分类：信息分类中较好的一种方法按通用分类表分类：针对综合性强、涉及面广、拥有信息数量较多的咨询公司2）分类的原则：适用性、综合性、渐进性、相斥性、并置性4.信息的整理：是指对原始信息再认识、进行提炼、补充，要求有广度和深度。5.信息的存贮：就是建立信息库 步骤：登记、编码、存放排列、信息检索 建立和完善制度6.信息的传递 方法：口头传递、书面传递、影像传递、电子计算机系统传递、专人传送 要求：迅速、适用、准确、保密7.信息的反馈 方式：口头、书面、通信、网络、大众传播媒介、调查研究 二次反馈专业知识部分专业知识部分文书拟写会议组织信息工作办公室日常事务协调工作文书处理工作1.保密工作1)制定保密措施健全保密制度，加强思想教育发展保密技术，促进保密现代化指导企业管理好商业秘密工作健全保密机构，加强队伍建设2)保密工作主要内容文件保密会议保密2.活动活动预安排：把领导每月、每周、每日的主要活动纳入计划。活动的提醒活动的服务工作3.督查工作1)范围： 以文件形式作出的重大决策 以会议形式作出的重大决定 以其他形式作出的重大决策2)目的：促进决策事项的贯彻落实了解决策落实的进程和落实过程中存在的问题，为再决策提供依据补充和完善决策4.处理突发事件迅速问清情况，及时报告领导，采取紧急措施赶赴现场协调处理突发事件（事故）如需要应立即拨打有关电话（110、119、120等）妥善处理善后工作专业知识部分专业知识部分文书拟写会议组织信息工作办公室日常事务协调工作文书处理工作1.纵向关系协调1）对上关系协调方法：及时发现问题，及时向领导汇报，采取相应措施要求：维护领导成员的威信和形象，维护领导层内部的团结2）对下关系协调 方法：面商协调法、商榷式协调法、建议式协调法 要求：严守本分不擅权越位3）上下关系协调4）秘书与领导关系的协调要求：善于总结领导活动规律，正确领会领导意图不折不扣完成领导交办的事务，做到忠实可靠，不假借领导权威谋私，也不献媚讨好。维护领导的威信，不背后议论，发现失误和疏漏，当面提出设身处地地体谅领导安排好领导的活动遵纪守法5）群众关系协调2.横向关系协调 原则：从属原则、依法原则、调查研究原则、平等协商原则、分级负责原则专业知识部分专业知识部分文书拟写会议组织信息工作办公室日常事务协调工作文书处理工作1.行文1）行文制度 上行文 下行文 平行文2）行文原则除非确有必要，一般不越级行文行文要精减，严格控制发文的数量和范围正确确定主送单位和抄送单位同级单位可以联合发文，必须是确有必要，且联合单位不宜过多2.文稿的审核把关工作 重点是文稿的内容、方字表达和体式。3.立卷的步骤与方法按文书的特征和联系进行组卷 六个特征：作者、问题、文种、时间、通讯者、地区结合运用、灵活运用六个特征组卷适当照顾文书的价值和数量编目定卷4.归档：归档前要编制案卷目录，又叫移交目录，一式三份，一份留底备查，二份随档案移交。目目 录录秘书职业道德秘书职业道德专业知识部分专业知识部分秘书综合能力要求秘书综合能力要求秘书综合能力要求秘书综合能力要求分类能力分析能力理解能力判断能力沟通能力协调能力表达能力组织能力操作能力管理能力应变能力危机处理能力