行政助理职业化训练.pptx

行行 政政 助助 理理 职职 业业 化化 训训 练练集团培训部集团培训部 “天将降大任于斯人也，必先苦其心志，天将降大任于斯人也，必先苦其心志，劳其筋骨，饿其体肤，劳其筋骨，饿其体肤，空乏其身，行拂乱其空乏其身，行拂乱其所为，所以动心忍性，曾益其所不能。所为，所以动心忍性，曾益其所不能。 ” 孟子孟子行政助理养成训练计划行政助理养成训练计划 一个成功出色的团队要发展的快速及稳健，必须要有一个成功出色的团队要发展的快速及稳健，必须要有自己的行政助理人才。由组织内的精英挑选出来并加以训自己的行政助理人才。由组织内的精英挑选出来并加以训练，而这些被挑选出来的精英也能借此课程提升自己的层练，而这些被挑选出来的精英也能借此课程提升自己的层次，提高个人的综合素质，掌握工作所需的专业技能，帮次，提高个人的综合素质，掌握工作所需的专业技能，帮助团队从繁杂琐碎的工作中解放出来，科学高效地处理各助团队从繁杂琐碎的工作中解放出来，科学高效地处理各项办公事务，提高公司的整体办事效率。项办公事务，提高公司的整体办事效率。课课 程程 纲纲 要要 行政助理角色与功能行政助理角色与功能 行政事务管理行政事务管理 高效沟通高效沟通调查表明，在被调查者中：调查表明，在被调查者中： 7%7%的人认为，做文秘、助理就是打杂、跑腿，没有什么前途；的人认为，做文秘、助理就是打杂、跑腿，没有什么前途； 10%10%的人认为文秘、助理就是一个过度性职业，没有专业可言，是女性结婚的人认为文秘、助理就是一个过度性职业，没有专业可言，是女性结婚 前最好的职业；前最好的职业； 13%13%的人认为文秘、助理在国外是越老越值钱，国内却还以年轻取人；的人认为文秘、助理在国外是越老越值钱，国内却还以年轻取人； 22%22%的人赞成经济越发展，好的文秘、助理越缺乏；的人赞成经济越发展，好的文秘、助理越缺乏； 48%48%的人认为，文秘、助理是一个可以积累经验的职业，是走向管理岗位的的人认为，文秘、助理是一个可以积累经验的职业，是走向管理岗位的一个阶梯。一个阶梯。 ( (摘自众人行管理培训网摘自众人行管理培训网李革增李革增) )行行 政政 助助 理理 的的 特特 质质1、行政助理是人才而非人手。行政助理是人才而非人手。 人才：有企划能力，用脑力去管理部属者。人才：有企划能力，用脑力去管理部属者。 人手：依照上司旨意办事的人。人手：依照上司旨意办事的人。 为政之本在于得才，千军易得，一将难寻为政之本在于得才，千军易得，一将难寻2、行政助理不是主官。行政助理不是主官。 不能官大学问大，要真才实学，名副其实。不能官大学问大，要真才实学，名副其实。3、行政助理是综合各方关系的人，承上启下。行政助理是综合各方关系的人，承上启下。 什么样的人适什么样的人适合做行政助理呢？合做行政助理呢？懂得怎样解决问题的人，懂得怎样解决问题的人， 工作效率永远赶不上懂得工作效率永远赶不上懂得 懂得懂得怎样避免问题的人。怎样避免问题的人。对助理的基本要求：对助理的基本要求：1 1、认真敬业、认真敬业2 2、团队工作、团队工作3 3、相互补台、相互补台4 4、保密、保密5 5、低调做人，高调做事、低调做人，高调做事行政助理的类别行政助理的类别 1 1、唯命是从型：强调阶级与服从，忠心耿耿，一切萧规曹随。、唯命是从型：强调阶级与服从，忠心耿耿，一切萧规曹随。 2 2、干预执行型：喜欢干预执行部属，抢部属工作，希望部属、干预执行型：喜欢干预执行部属，抢部属工作，希望部属 多向他请示。多向他请示。 3 3、专权独断型：对上下级无信心，不信任，自以为是。、专权独断型：对上下级无信心，不信任，自以为是。 4 4、鸭、鸭 子子 型：以不变应万变，一切按程序规定，没有创意。型：以不变应万变，一切按程序规定，没有创意。 5 5、外科医生型：重视情报，主动积极，发掘问题，解决问题。、外科医生型：重视情报，主动积极，发掘问题，解决问题。行政助理工作的内涵行政助理工作的内涵 1 1、工作进度异常紧凑。集、工作进度异常紧凑。集“三千宠爱于一身三千宠爱于一身”，工作繁重而工作繁重而 忙碌。忙碌。 2 2、行政助理都是行动导向者，偏爱沟通、行政助理都是行动导向者，偏爱沟通，“兵来将挡，水来兵来将挡，水来 土淹土淹”。口语沟通。口语沟通。 3 3、工作特点为、工作特点为“简短、精要、勤奋和灵活简短、精要、勤奋和灵活”，是团队情报中是团队情报中心。心。 4 4、行政助理的工作以沟通艺术成分居多。、行政助理的工作以沟通艺术成分居多。 业出于勤，而毁于惰！业出于勤，而毁于惰！行政助理的角色定位行政助理的角色定位领导领导员员 工工情报员情报员执行者执行者组织者组织者管理者管理者协助者协助者 企业角度企业角度 官僚主义、和事佬、角色错位官僚主义、和事佬、角色错位角角色色误误区区 个人角度个人角度 企业化身、唯我独尊、同情者企业化身、唯我独尊、同情者行政助理应具备的能力行政助理应具备的能力 行政助理应具备：人际性、概念性、诊断性等管理技巧。行政助理应具备：人际性、概念性、诊断性等管理技巧。 同时应具备：同时应具备： 洞察力、敏感力、远视力、应变力、洞察力、敏感力、远视力、应变力、 集中力、忍耐力等能力。集中力、忍耐力等能力。 轻财足以聚人，律己足以服人。轻财足以聚人，律己足以服人。 身先足以率人，量宽足以得人。身先足以率人，量宽足以得人。 行政助理应具备的能力行政助理应具备的能力 1 1、人际性：方法，技巧，工具，人情，上司，属下。、人际性：方法，技巧，工具，人情，上司，属下。 2 2、技术性：专长，专业，熟练，知识。、技术性：专长，专业，熟练，知识。 3 3、概念性：配合，协调，全面，体系，组织。、概念性：配合，协调，全面，体系，组织。 4 4、诊断性：因果，整体，分析，探讨。、诊断性：因果，整体，分析，探讨。 5 5、创造性：洞察力，提出正确问题。、创造性：洞察力，提出正确问题。 6 6、敏感力：对待别人。、敏感力：对待别人。 7 7、应变力：预料变化。、应变力：预料变化。 8 8、远视力：开创未来。、远视力：开创未来。 9 9、集中力：执行政策。、集中力：执行政策。 1010、忍耐力：活在远景里。、忍耐力：活在远景里。责任心守密细节稳定能力行政助理应具备的能力行政助理应具备的能力行政助理的做人内涵行政助理的做人内涵 1 1、心存感恩感谢之心：、心存感恩感谢之心：感谢上级的提拔，下属的帮忙和感谢上级的提拔，下属的帮忙和 协助，同事的配合。协助，同事的配合。 2 2、要有胸襟与气度：、要有胸襟与气度：不得理不饶人，非难和挑剔，逼人太甚。不得理不饶人，非难和挑剔，逼人太甚。 3 3、不吝惜机会：、不吝惜机会：设法使部属的人格发展成熟。设法使部属的人格发展成熟。 4 4、欣赏别人的才华：、欣赏别人的才华：让部属发挥所长，全力以赴，创造佳绩。让部属发挥所长，全力以赴，创造佳绩。行政助理的做人内涵行政助理的做人内涵 5 5、责人先责己：、责人先责己：多赞扬肯定别人的成就，不挑剔别人的缺点。多赞扬肯定别人的成就，不挑剔别人的缺点。 6 6、与部属分享情报和成果：、与部属分享情报和成果：长而不幸，为而不持，功成弗居。长而不幸，为而不持，功成弗居。 7 7、洞悉上级的需求：、洞悉上级的需求：“女为悦己者容，士为知己者死。女为悦己者容，士为知己者死。” 8 8、识人与技巧并重：、识人与技巧并重：“知己知彼知己知彼”、“对症下药对症下药”。行政助理的做事态度行政助理的做事态度 1 1、敢做事与多做事：、敢做事与多做事：“世事洞明皆学问，世事洞明皆学问， 人情练达即文章人情练达即文章”。 2 2、尽人事而听天命：、尽人事而听天命：我做事而不等事做，我做事而不等事做， 集中精神，集中精神， 工作后就是天堂。工作后就是天堂。 3 3、虚心学习：、虚心学习：一切事物皆为吾师，多学多问，一切事物皆为吾师，多学多问， 多问为什么，才能追根究底。多问为什么，才能追根究底。谁是我们的客户谁是我们的客户? ?小组讨论：我的服务提升计划小组讨论：我的服务提升计划NeedsNeedsWantsWants服务提升计划服务提升计划上司上司同事同事下属下属公司公司客户客户职业工具：职业工具： 形形 象象 脑脑 子子 一支笔一支笔 一个本子一个本子 电电 脑脑 电电 话话PDCAPDCA管理循环管理循环 工作清单工作清单PDCAPDCA管理循环管理循环 有效改善有效改善标准化标准化方针策略方针策略目标目标实施计划实施计划工作日程表工作日程表工作分配工作分配针对原因针对原因之改善作法之改善作法工作问题原因工作问题原因检查与追踪检查与追踪工作执行工作执行工作进度工作进度或或结果检查结果检查ActionPlanCheckDo物质生活富裕物质生活富裕家庭幸福美满家庭幸福美满有成就感有成就感事业辉煌事业辉煌更多的帮助他人更多的帮助他人赢得众人的敬重赢得众人的敬重您的您的 人生目标？人生目标？练练 习：习： 每个人列一个目标，家庭、工作、学习、个人发展、每个人列一个目标，家庭、工作、学习、个人发展、爱好兴趣、财富、健康等等任何一个即可。爱好兴趣、财富、健康等等任何一个即可。具体的具体的可衡量的可衡量的可实现性可实现性 实际性实际性有时限的有时限的 请根据你的具体工作，应用请根据你的具体工作，应用SMARTSMART原则，原则， 制定制定20112011年工作绩效目标年工作绩效目标工作职责占比具体内容2011目标1234练练 习：习：5W2H5W2H计划计划 1. -1. -什么事？要做什么？什么事？要做什么？2. -2. -由谁来执行、谁来负责？由谁来执行、谁来负责？3. -3. -什么时候开始？什么时候结束？什么时候开始？什么时候结束？ 什么时候检查？什么时候检查？4. -4. -在哪里干，哪里开始？哪里结束？在哪里干，哪里开始？哪里结束？5. -5. -这样干的必要性是什么？这样干的必要性是什么？ 有没有更好的办法？有没有更好的办法？6. - 6. - 怎么做？怎么做？ 7. -7. -做多少？做到什么程度为好？做多少？做到什么程度为好？ 工作日程表工作日程表- -甘特图甘特图工作分配表工作分配表项目开始日期结束日期负责人资源需求完成日评价工作执行工作执行 执行本身就是一门学问，因为人们永远不可能通过执行本身就是一门学问，因为人们永远不可能通过思考而养成一种新的实践，而只能通过实践来学会一思考而养成一种新的实践，而只能通过实践来学会一种新的思考方式。种新的思考方式。我总是会在做出一项决策之后我总是会在做出一项决策之后 马上对它的执行情况进行跟踪马上对它的执行情况进行跟踪工作检查工作检查n优秀的领导者总是能够清楚地了优秀的领导者总是能够清楚地了解自己下属的优势与弱项，并能解自己下属的优势与弱项，并能够最大限度地帮助他们发挥自己够最大限度地帮助他们发挥自己的长处，改正自己的缺点。适当的长处，改正自己的缺点。适当处理那些不能完成自己任务的下处理那些不能完成自己任务的下属，并果断地处理一个快速发展属，并果断地处理一个快速发展的组织中许多不可避免的问题。的组织中许多不可避免的问题。有效改善有效改善q在出现问题的时候一味理怨别人是没有任在出现问题的时候一味理怨别人是没有任何意义的。恰恰相反，通常是对这些人进行何意义的。恰恰相反，通常是对这些人进行指导、鼓励和帮助的好机会。指导、鼓励和帮助的好机会。 q如果在某个环节遇到了麻烦，不应该一个如果在某个环节遇到了麻烦，不应该一个人坐在那里，埋怨手下办事不力，或想着是人坐在那里，埋怨手下办事不力，或想着是否应当请公司来解决问题；相反，正确的做否应当请公司来解决问题；相反，正确的做法是把在大家召集在一起，相互协商，并最法是把在大家召集在一起，相互协商，并最终找出一个解决方案。终找出一个解决方案。1 1、不要以自己的看法去替代上司的想法、不要以自己的看法去替代上司的想法2 2、要把握时机和场合、要把握时机和场合3 3、不要替代上司做决定、不要替代上司做决定4 4、注意领导的眼和手、注意领导的眼和手5 5、易地而处的聆听、易地而处的聆听6 6、保持自信、保持自信 高高 效效 沟沟 通通TO DO LISTTO DO LIST（工作清单）（工作清单）每天的计划和任务每天的计划和任务临时被安排的任务临时被安排的任务容易忘记的事情容易忘记的事情前一天没有完成的事情前一天没有完成的事情 做计划的好处做计划的好处 每天做计划，可以提高两到三倍的效果每天做计划，可以提高两到三倍的效果 每天用每天用2020分钟做计划，等于节省一个小时分钟做计划，等于节省一个小时 一个星期省出五个小时一个星期省出五个小时 一年省出一年省出250250个小时个小时 比别人多出两个星期比别人多出两个星期 时间就是生命时间就是生命 生命里没有什么事是永远不变的，所以无论是个人或是生命里没有什么事是永远不变的，所以无论是个人或是组织，都必须持续改善，持续调整才行。大自然的物竞天择组织，都必须持续改善，持续调整才行。大自然的物竞天择已经很明白的告诉我们，要是不努力调整、成长就只能是坐已经很明白的告诉我们，要是不努力调整、成长就只能是坐以待毙！以待毙！ 头脑清楚的人改造自己以适应外在环境，头脑清楚的人改造自己以适应外在环境， 头脑不清的人则是改造别人以造就自己！头脑不清的人则是改造别人以造就自己！ 萧伯纳萧伯纳 THANK YOU THANK YOU See you next time! See you next time!