综合办公系统建设方案-PC版(共26页).doc

精选优质文档-倾情为你奉上综合办公系统建设方案二二二二二二年一月十六日目录1. 概述1.1. 前言随着市场经济体制的日益健全和社会的不断进步发展，企业面临着日趋激烈的市场竞争，国际经济形势的变化，迫切需要加大对企业内部的高效管理，建设一套实用的、可靠的、灵活的基于内部统一平台的办公信息化辅助系统已成为企业的当务之急。信息化的根本目的是围绕信息这一企业经营和管理的基础，通过现代信息技术来理顺、完善、重组企业的信息管理，从而从根本上改善企业的管理，提高企业的运作效率，增强企业竞争能力，所以，企业信息化建设不是权宜之计，而是企业从长远发展所必须做出的决策。综合办公系统是为了支持企业内日常办公的智能化、网络化和无纸化。实现企业集团的一级网上公文交换中心，成为下达下属公司、各级部门的中心。体现上下级审批流程的公开、公正、透明，满足系统界面统一、数据融合、数据共享的要求，保证了数据的完整性和一致性，有利于提高现代化管理水平，加强企业监管，提高工作效率。综合办公解决方案基于Internet网络，为企业提供综合办公标准化服务和定制化服务，可以帮助企业快速构筑适合企业办公需求的内部统一的综合办公系统平台，实现简洁高效的办公环境，为企业提供一个团队协作、信息沟通、决策管理平台，实现企业内部的办公流程自动化、文档管理规范化，满足企业员工随时随地的办公需求。1.2. 实施目标采用先进的计算机技术和通信技术，按照Internet/Intranet的技术规范，建成以总部为核心，实现与其它系统的集成，使之成为综合的企业办公管理信息系统服务平台，为办公自动化、管理现代化、决策科学化和企业信息化服务；实现有效整合公司资源，实现系统互连、信息共享，加强沟通与协作；可随时随地办公，提高团队协作效率和质量；依靠有效的技术手段，有效降低办公费用开支；有效实施企业绩效监控，及时反馈企业经营信息；形成健康、积极的文化氛围、增强企业凝聚力。系统建设的主要目标是实现一个集成的企业协同办公平台，让所有人员能够利用网络实现协同工作和知识管理。建设目标主要包括以下几个方面：l 建立企业内部协作平台。使组织内部的通信和信息交流快捷通畅。l 建立信息发布平台。在内部建立一个有效的信息发布和交流的场所，例如电子公告、使内部的规章制度、新闻简报、技术交流、公告事项等能够在企业或机关内部员工之间得到广泛的传播，使员工能够了解单位的发展动态。l 实现工作流程的自动化。这牵涉到流转过程的实时监控、跟踪，解决多岗位、多部门之间的协同工作问题，实现高效率的协作。各个单位都存在着大量流程化的工作，例如公文的处理、收发文、各种审批、请示、汇报等，都是一些流程化的工作，通过实现工作流程的自动化，达到可以规范各项工作，提高单位协同工作的效率的目的。l 实现知识管理。使各类文档(包括各种文件、知识、信息)能够按权限进行保存、共享和使用，并有一个方便的查找手段。为建立学习型组织打下基础。l 辅助办公。实现会议管理、物品管理等日常事务自动化管理。l 信息集成。办公自动化系统应该跟其它信息系统（如物资系统、销售系统、项目管理系统、人力资源系统、财务系统等）实现很好的集成或接口，使相关的人员能够在系统中有效的获得和处理其它信息系统的信息，实现多个信息系统的协调工作，确保信息的一致性和及时性。1.3. 总体设计原则1.3.1. 先进性与成熟性相结合由于信息技术的飞速发展、用户在构建信息系统时有了很大的选择余地，同时用户在构建系统时需绞尽脑汁在技术的先进性与成熟性之间求平衡。系统技术水平要保证先进性，符合当今计算机科学的发展潮流。系统网络平台、硬件平台、系统软件平台技术要代表当今计算机技术发展的方向，同时经实践证明其实用性和稳定可靠性。保证了所选择的各平台供应商有能力进行该项产品的持续性开发，可以保证该项技术不断地更新并可顺利升级而维持系统的先进性。我们在选择技术时，同时结合了业务经常性变化和增长的特点。1.3.2. 充分考虑性价比在尽可能节省用户投资的前提下，提供最优的软件解决方案和软硬件产品选型。本方案充分考虑到这一点。根据电信实业公司的实际需求，以及OA及门户系统的发展趋势，产品选型一方面要考虑安全、可靠、先进，同时，要考虑经济实用，要易于扩展升级、易于操作、易于管理维护、易于用户掌握和学习使用。在完成系统目标的基础上，力争用较少的钱办更多的事，保护投资。1.3.3. 实用性避免盲目追求最新技术，同时又要防止系统处理能力不够。应用系统设计必须符合实际。系统要进行总体设计、分步实施，稳步向新系统过渡；全部人机操作设计均应充分考虑工作的具体情况和实际需要；用户接口和界面设计将充分考虑人体结构特征及视觉特征进行优化设计，界面尽可能美观大方，操作简便使用。1.3.4. 可靠性系统建设尽量采用主流产品，以保证系统的高质量和稳定性。采用成熟技术以降低系统的不稳定性。对系统如硬件、操作系统、网络、数据库应设计尽可能提供详尽的故障处理方案以保证系统的快速恢复性。由于采用集中式信息管理模式，主机系统的安全和健壮性非常重要，在系统的设计和实施工作中将采用以下做法：选用具有容错功能的服务器,数据异地备份等技术。在出现故障时能够迅速恢复并有适当的应急措施。系统设计中，应有适量冗余及其他保护措施，平台和应用软件应具有容错性、健壮性等。1.3.5. 扩充性系统采取总体设计，分步实施的方式，第一，软件构架采用组件化方式，便于对象的升级和扩展新的对象。第二，采用开放的技术和标准接口，便于跟第三方软件或其他系统衔接。1.3.6. 易维护性系统维护应方便可靠，备份及数据恢复快速简单，尽量避免复杂的系统配置操作。系统应提供完善的帮助信息和管理维护模块。1.3.7. 开放性在系统构架、采用技术、选用平台方面都必须要有较好的开放性。在选择产品上，要符合开放性要求，遵循国际标准化组织的技术标准。1.3.8. 安全保密原则系统设计应符合网络信息安全的要求，充分利用网络系统、操作系统、数据库系统和应用系统的安全机制设置，拒绝非法用户进入系统和合法用户的越权操作，避免系统遭到破坏，防止系统数据窃取和篡改。2. 系统方案2.1. 系统设计2.1.1. 方案总体描述2.1.1.1. 系统总体框架各个层次的功能实现说明为：l 表现层用户的交互界面，企业内部人员可以通过局域网、VPN等多种接入方式访问本内部资源，用户采用WEB浏览器即可访问本系统，不需要安装客户端软件。l 业务逻辑层实现系统的相关业务逻辑，核心应用服务管理主要包括：工作流引擎、规则引擎、配置库、业务监控、系统监控，实现IT基础服务和核心业务逻辑。无纸化应用模块系统主要包括各个业务应用模块，实现各种业务应用。l 数据核心层实现数据访问、交互及管理。2.1.1.2. 系统功能特点Ø 实现强大的流程引擎平台，使得流程可任意配置，扩展性强，可适应各种业务流程应用，流程的运算做到可以适应办公系统的汇签、并行流程，并支持支流和流程的意外处理。Ø 组织架构自定义：可实现多重身份处理，同一个用户多重身份不需要重新切换登陆帐号即可处理所有身份对应的公文。Ø 权限定义：可根据用户岗位做批量授权，提高系统管理配置效率。Ø 菜单权限自定义：可根据用户职位定义不同的菜单显示。Ø 系统安全性高：采用统一用户管理；权限划分严格，公文管理员对模块所有公文有读、写、删除等权限；用户只能查看自己办过的公文或其他人授权的公文。Ø 传输速度快，系统采用三层技术架构，提高系统查找速度，提高传输速度。Ø 系统扩展性强：增加应用模块开发简单,在流程引擎的平台上开发，工作量只用在应用模块个性功能的开发。Ø 权限分级控制：分为全集团管理、分公司管理，既实现集中管理，也给予分业公司管理的灵活性。Ø 催办、督办：对于超时的节点，系统支持自动催办，并发催办单作了主文档的答复文档。Ø 增强查询功能：支持关键字查询组合查询、全文检索等Ø 出差授权统一管理：提供多种授权方法，可按业务流程授权，可按流程节点授权，也可以把所有的审批权一次性授权给一个人。Ø 实现与门户单点登陆和界面整合。Ø 人性化的操作l 提供WORD控件，便于公文的编辑和排版，可查看公文修改痕迹；l 附件批量上传，实现附件在线编辑；l 生成PDF文件分发，更加符合公文规范；l 意外处理：可由管理员对文件进行流程意外处理，便于处理紧急和意外情况；l 系统管理和应用管理独立控制，便于公文安全控制；l 在线用户日志查看；l 文档删除日志；l 系统操作日志。2.1.2. 系统关键技术说明2.1.2.1. 多层体系结构系统设计采用国际先进的多层结构N-Tier Architecture，系统提供了以下优势：· 功能解藕：每层都有其各自功能，底层为高层提供服务，服务接口固定，保证层与层之间互不耦合，层与层的开发相互独立。功能解藕是扩展性的基础。· 扩展性：功能解藕和组件技术使本系统很容易扩展新功能· 分布性：J2EE, JMS，JNDI等技术的使用功能，自然支持系统的分布式部署· 灵活性：组件技术，XML等技术，使平台可灵活配置参数，可灵活组装/拆卸功能模块，以灵活适应运营商的要求。2.1.2.2. 单点登录和安全认证SSO(Single Sing On)单点登录，是指用户只需要进行一次登录，就可以访问到所有的授权服务，即可获得需访问系统和应用软件的授权服务，在此条件下，管理员无需修改或干涉用户登录就能方便地实施希望得到的安全控制。这是一个为了能够在分布式计算机环境中，安全和方便的鉴别用户而产生的课题。2.1.2.3. 数据模型与组件模型 系统中的数据在运行中全部由类(Class)和对象(Object)表示, 它们通过数据访问层映射到DBMS中, 使Business Logic Layer中的业务逻辑不必担心这些类和对象与数据库中表字段视图ID等的对应关系, 简化了系统的逻辑设计; 同时由于与DBMS的交互统一由数据访问层处理, 使与数据库相关的操作和错误处理集中在一处, 便于管理和扩展；组件模型是具有标准接口的动态链接库和Java Packages。它是一套组件式的模块，通过这个组件可以完成对某一项功能的增、删、改、查等操作。组件模型技术的应用就是为了适应这种不断变化的需求所带来对软件开发商和系统集成商的新要求，能够满足不同运营商的不同要求，在对整体系统影响最小的前提下，不断跟进电信与各运营商的新需求。2.1.2.4. 其它关键技术具体来讲，平台采用了工作流引擎、消息机制、事件驱动机制、Web Service和XML、组件模型、数据模型、数据库表分区、Memory Cache、Web-based操作界面等技术，它们构成系统核心技术。消息机制平台各模块使用总线结构进行通讯，其中的关键是使用了消息机制进行组件间通讯，确保各个功能模块之间的解藕，增强系统的扩展性事件驱动模型(Event-Driven Models)：用户与系统的任何交互都作为事件处理，事件的流程可定义，事件处理模块可通过消息通讯，确保运营商部署业务的灵活性Web Service和XMLWeb Service和XML技术在数通公司得到了最广泛的应用，保证了系统的灵活性和开放性. 采用XML作为功能模块之间、与其它系统之间相互通信，交换数据的标准，从而达到数据集成、数据共享的要求组件模型(Component models)：组件模型是具有标准接口的动态链接库和Java Packages。它是数通公司开发的一套组件式的模块，通过这个组件可以完成对某一项功能的增、删、改、查等操作。面向对象技术与数据模型(Data Model): 系统中的数据在运行中全部由类(Class)和对象(Object)表示, 它们通过数据访问层映射到DBMS中, 使Business Logic Layer中的业务逻辑不必担心这些类和对象与数据库中表字段视图ID等的对应关系, 简化了系统的逻辑设计; 同时由于与DBMS的交互统一由数据访问层处理, 使与数据库相关的操作和错误处理集中在一处, 便于管理和扩展；Memory Cache技术：对于运算速度要求较高的部分系统采用了Memory Cache技术；对于频繁计算的部分亦采用Memory Cache技术，大大提供了系统在运算密集型部分的处理性能。Webbased操作界面：不需要安装和客户端软件，软件升级方便，并加大地降低了系统的维护费用综上所述，系统从系统架构到具体细节，都使用了国际先进的技术，以确保系统设计目标的完美实现。2.2. 综合办公系统综合办公系统建设的主要目标是实现一个集成的协同办公平台，让所有人员能够利用网络实现协同工作和知识管理。建设目标主要包括以下几个方面：l “无纸”办公转变 “无址”办公。l 简化工作流程。l 提高工作效率。l 缩短工作半径。l 加快响应时间。l 延伸办公网络。l 移动办公2.2.1. 用户中心（系统管理）2.2.1.1. 机构设置可实现重组织机构、岗位设置，实现对机构及机构内部的岗位信息的新增、修改、删除、禁用、归属划分等操作，可实现分级管理。2.2.1.2. 用户管理可实现对员工系统帐号的管理，实现对帐号的新增、修改、删除，机构划分等操作，可以对用户进行授权、组织机构划分等操作。2.2.1.3. 权限管理可实现基于协同办公系统的角色管理、应用模块分级管理等权限控制。2.2.1.4. 参数设置实现对系统的运行、管理的一些用户可自定义参数的设置。2.2.1.5. 工作流定制提供图形化流程自定义器，为系统提供业务处理流程的自定义。2.2.2. 信息管理各类信息发布的窗口，用户可按不同分类进行查询。主要包括新闻中心、通知公告、规章制度、常用表格、信息采编和企业通讯录。用户能进行栏目、风格的自定义、添加、删除等。使用在线编辑器，可以对发布信息内容进行排版，支持上传图片，上传flash，支持word文件信息的导入。2.2.2.1. 新闻中心发布单位、部门的各类信息和新闻，新闻内容可以包括企业的内部新闻（公司动态）、外界媒体对企业的各种报道、业界新闻等。信息发布可以由用户起草提交信息管理员，有信息管理员审批并按一定的发布设置权限发布。用于外部门户网站的新闻贼需要通过网站编辑进行审核和发布。2.2.2.2. 通知公告通过公告板，可以方便地发布公共消息、通知、通报、觉得、简报等。公告板可以按类型和权限自行设置栏目，如对部门公告、对下属单位公告等；并且对用户只能显示有相应权限的栏目，如：一公告只授权给某部门，这样只有该部门人员才能进入查看公告内容。2.2.2.3. 规章制度发布各类规章制度，如：法律法规标准（国家宪法、国家法律、行业标准、地方规定及标准）、企业标准及制度（岗位管理标准、岗位工作标准、综合管理制度）、资料和指引（即某些制度的详细解释或实施细则）、各部门各岗位的职责、规范、规定等及其指引。可按制度内容、制度时间或关键词查找，可根据制度内容确定相关内容访问权限。2.2.2.4. 常用表格提供对企业内部各种常用表格的下载。可设置不同的栏目，对于不同栏目可进行不同人员下载授权。2.2.2.5. 信息采编提供刊物，期刊的电子化管理，从拟稿审稿审核采编刊物发行作品阅览的仿真实现，系统提供自定义栏目名称，录入文档并发布，管理所有快讯文档等功能。2.2.2.6. 企业通讯录有单位统一设置单位内部通讯录、公共通讯录（常用对外电话），可以按照各种方式进行分类查看。2.2.3. 个人办公个人办公是个人处理各类事务的重要窗口，包括我的平台、日程安排、待办事宜、外出授权、个人文件柜和个人名片簿。2.2.2.3.1. 我的平台用户可以按自己的工作习惯、关注项目、工作任务兴趣爱好自定义地集中组织并美化自己的办公桌面，使工作更快捷，而且用户还可以自己订制若干桌面，来摆放自己关心的功能模块。比如：对个人办公平台的界面风格、页面标题、布局、栏目名称等进行设置。在主操作区上列出常用的办公功能，使用户登录系统后，便可迅速的查看最新、最关注的通知公告、新闻、日程安排，进行待办工作的处理、收发邮件等，桌面上还包括菜单、快捷按钮、状态栏等。2.2.3.2. 日程安排提供对个人、群组的时间合理的安排约会、工作、会议等。可以通过日历进行查看安排好的各种约会，同事还提供了定时提醒功能。通过日历簿的个人和群组日历管理，可以实现领导对下层员工日常工作的安排和管理。提供日历提供月、周、日三种不同的视图来展示日常安排，方便用户查阅具体的信息。个人日程可以设置共享给其他人员查阅，方便用户之间协调工作。2.2.3.3. 待办事宜系统可根据工作流传统过来的（如：公文管理、流程管理等模块产生的）或用户自定义的待办事件，自动传递、提醒用户有待阅公文、待审报告、会议安排、客户接洽等工作，实现真正轻松而有序的工作环境。待办事宜是系统面向领导和具体工作人员的一个窗口，系统正常运行后，上报领导的公文、请示、信息都集中在领导的待办事宜系统中，领导转办的事项集中再办理人员的待办事宜系统中；领导只需查看、处理待办事宜系统中的文件，批示、审批、审阅的工作都可以完成，极大地方便了领导办公。2.2.3.4. 外出授权当用户外出来不及处理事务的时候，用户可以进行外出授权，把自己负责的业务转交给他人办理，这样就使处于工作流中的文件顺利流转下去，提高办公效率。2.2.3.5. 个人文件柜作为网上的个人文件柜，用户可以将自己平时积累的文摘、收集的信息、总结的经验、做过的工作、取得的成绩、客户资料等各种资源有序的存放在个人文件柜进行分类管理，便于需要的时候方便查阅。对每一个分类文件夹可以设定可访问文员，却东文档资料的高度安全。方便了异地存取和查阅。2.2.3.6. 个人名片簿实现电子名片簿的功能，可以记录联系人的单位、地址、联系电话等常用信息，提供方便而强大的查询功能。联系人的信息可以是私有信息（只有信息建立人才能阅读），也可以是公共信息（所有人都可以阅读）。2.2.4. 行政办公2.2.4.1. 公文管理2.2.4.1.1. 收文发文实现对所有来问进行签收登记、阅示、批示、传阅等的流程控制、自动化管理和记录，并通过系统提供的在线编辑、附件上传功能与其他文档编辑工作进行结合对所有的发文进行拟稿、核稿、签发、会签、成文、盖章、发文和传阅等的流程控制、自动化管理和记录。办公工程中还能结合控件对发文正文进行套红、电子印章加盖和手写笔签字等功能，方便领导办公。注：正文进行套红、电子印章加盖和手写笔签字等功能需要客户自己选购。对来问、发文进行显示、排序、查询、打印和导出等操作。还能对所有发文操作进行记录归档为登记报表，可根据对报表的查询结果进行打印和导出，也可根据指定时间范围的查询结果进行打印和导出。2.2.4.1.2. 收文管理分别实现对纸质文件和电子文件的收文登记及办理功能，并对收文文件进行扫描及识别，形成真正意义上的收文电子化。对于扫描形成的图片文件给予有效的压缩和管理，避免因为图片文件过大造成使用不便的情况。实现公文流转过程记录和管理，及时显示公文的处理位置、评阅状态，记录批阅信息，管理员和领导可直接点击主题查看公文流转过程中的状况。实现公文的维护：管理员根据情况和审批程序进行定义或更改。确保公文流转的灵活性。在整个公文管理模块中，系统提供文件全文检索的查询方式，提供用户统计各类文件的数量。2.2.4.1.3. 公文办理根据预先设置的公文办理流程，各环节的办理功能定义，可以实现公文的各项办理工作，并对公文办理流程进行自动跟踪，流程发起者可监督和控制。同时根据各个办理环节的权限设置，可以进行相应的加签、退签、修改后续流程等操作。2.2.4.1.4. 催办跳转根据预先设置的公文办理流程各个环节的办理时限，系统自动对流程当前环节处理人发送邮件、短信、即时消息等催办通知。为管理员和流程发起人提供流程的跟踪检查功能。超过办理期限或需要特殊办理的公文，管理员和流程发起者除可以手动发送邮件、短信等催办通知外，还可以实现跳转操作。2.2.4.1.5. 归档销毁对于已经完成流程办理的公文流程，可以通过与知识库，档案管理系统的链接进行相应的归档、销毁操作。2.2.4.2. 信息报送信息报送系统是一个先进的、功能强大的信息采集、报送、管理及发布系统，其核心特点是通过层级式的信息管理，实现信息分布式报送收集，统一汇总编辑、审核，最终自动发布。（信息报送流程）2.2.4.2.1. 信息报送实现各级单位之间的新闻、简报、专报、文件等信息的下发与上报，并可以实时查询信息报送情况和信息采用情况。2.2.4.2.2. 信息采编信息采编人员可对报送上来的信息进行采用或退回操作，对信息进行处理加工。2.2.4.2.3. 信息审核审核采集整理过的文章，需要信息编辑人员和领导反复修改审核，只有审核过的文章才能报送到签发人。2.2.4.2.4. 信息发布可根据管理员的要求将信息自动或手动直接发布到专网不同的栏目，提供各类用户浏览查询。2.2.4.2.5. 信息检索对文章标题或内容进行检索。包括高级检索（按照标题、发布部门、关键字、主题词、归档人、归档时间等查询所有归档信息）。2.2.4.2.6. 统计分析各类信息的采用情况可以反馈给信息报送单位，进一步生成各类信息统计信息，并根据信息的数量、类别、权重等条件，生成可视化的信息报送积分评比表，用于年度评比和信息反馈。2.2.4.3. 企业邮箱企业邮箱是以企业域名做后缀的邮箱，既能体现公司的品牌和形象，又能方便公司主管人员对员工信箱进行统一管理，还能使得公司商业信函来往获得更好更安全的管理，是现今互联网时代中不可缺少的现代化的通讯工具。企业邮箱主要包括以下功能：注：邮件系统默认提供企业内部邮件系统，如需与互联网邮件通讯，需采购第三方邮件系统。2.2.4.3.1. 写邮件允许在WEB页面上书写Email；可以粘贴浏览者硬盘上的文件到正在书写的邮件中作为附件；可以将邮件暂时保存到“草稿箱”中并允许多次修改；可以从地址簿中选择收件人；可以选择发出的邮件在“发件箱”中保留一个拷贝。2.2.4.3.2. 收件箱提供邮件预览功能，实现信件分拣，直接将指定的邮件放置在指定邮件夹中；邮件数据转入协同。2.2.4.3.3. 发件箱保存已发送的邮件，提供邮件的转发；可以选定多个邮件进行一次性的删除、移动等操作。2.2.4.3.4. 草稿箱保存未发送的邮件草稿，提供多次编辑修改；提供发送，转发功能。2.2.4.3.5. 垃圾箱存储已经删除的邮件；提供邮件回收站功能，被删除的邮件先送到回收站，然后才在用户提出请求时执行不可恢复的删除操作；即垃圾箱允许清空，清空垃圾箱的所有邮件。2.2.4.3.6. 邮件查询根据邮件主题、发件人等信息指定对邮件箱进行多种方式的自动查找。2.2.4.3.7. 邮箱配置可对邮箱的空间进行分配与回收管理，可对邮箱的使用人员进行管理。2.2.5. 行政资源管理通过对企业办公用品、设备资源、车辆管理等的高效管理，提高整个企业的行政执行力从而提高整个企业的核心竞争力，具体包括办公用品与资源管理和车辆管理等功能模块。3.4.2.2.6. 办公管理企业通讯录：管理集团内部人员的通讯信息。套红模块：上传套红模版，在发文中使用一键套红将使用你所上传的模版，达到快速编辑的作用。网页签章：对电子签章进行管理，可设置签章密码，和内容等信息。公司印章：可编辑印章上传，可设置印章使用人和密码。底稿标题：在此处可统一设置发文和收文等底稿的标题样式内容。底稿表单：管理和设计流程样所使用表单代字管理：表单生成的文号，等类型。2.2.7. 流程管理2.2.7.1. 流程设计A流程设计：B流程编辑：A 编辑流程内容： 2.2.7.2. 流程角色设定流程环节角色，同时可设定拥有该角色的用户，流程走到相关环节将由拥有该角色的人处理。2.2.7.3. 表单元素设定用户能在表单中执行的操作。专心-专注-专业