自学考试考籍档案的电子化管理探析.docx

自学考试考籍档案的电子化管理探析自学考试考籍档案的电子化管理探析 【摘要】随着社会经济的全面发展，人们对于知识和学历越来越看重，在这样的情况下，高自考，以其开放、灵活的形式受到相应社会的追捧，并演变成一种潮流。但是由于其考生的范围比较广、经济性比较强等方面的原因，使得自学考试的相应管理存在很大的问题，而自学考试的考籍管理就是自学考试管理的一个重要的组成部分。当前社会的信息化水平，逐渐提高，如果在考籍档案的管理上不能跟随时代发展的脚步的话，不但会在这上面浪费大量的时间和精力，对于考籍档案管理的效率也有很大的影响。本文对考籍档案电子化的意义进行了分析，并在此基础上提出了自学考试考籍档案电子化的相应的意见和建议，旨在更好地促进我国自学考试考籍档案管理水平的提高。 【关键词】自学考试 考籍档案 电子化管理 意义 建议 一、自学考试考籍档案电子化的重要意义 随着信息化水平的提高，档案的电子化已经成为了一种发展的趋势，考籍档案管理也是一样，提高其电子化水平，不但可以节省必要的劳动和资金，还能够提高档案管理的效率，更好地促进自学考试考籍档案管理的发展。具体涞水，实现自学考试考籍档案管理的电子化有以下几个方面的意义： （一）提升高校综合管理水平 随着管理科学的不断发展，管理水平的高低对于一个组织的生存和发展有着十分重要的意义。对自学考试考籍档案的管理只是学校相应配套管理的一个主要的部门，相应的还有行政管理、财务管理等。如果在考籍管理上存在一定缺陷的话，不但影响其相应工作的效率对于企业的管理也有很大的影响，诸如课程合格证书的打印、跨专业情况统计、专业分布情况、毕业生人数等，这些数据、报表对于相应的行政管理、财务管理等相应的调查、分析、总结等都有着十分重要的地位，只有在考籍管理的电子化上面入手，才能更好地实现对考籍档案的电子化管理，从而使得学校整体的管理水平都得到了很大的提升。 （二）提高考籍档案管理的效率 以往在考籍管理方面往往采用的是手工操作的方式，这样就需要大量的劳动力，且工作效率十分低下，为了节省相应的开支，专业人员也比较缺乏，担任相应工作的往往是一些中年人，其对于信息技术往往不是非常了解，这样就使得考籍档案管理的技术更新非常缓慢，使得其管理的效率非常低下。而相应的考籍的数据往往需要被调用，诸如对相应的转考、借考、免考情况的处理，对毕业生人数的统计等方面都需要利用到考籍档案的相关的统计信息。若是其在这方面不是很完善的话，则在数据提供上将会面临很大的问题，这样对于其长远发展是十分不利的，而通过考籍档案的电子化则能够很好地解决这个问题，计算机技术、通讯技术、互联网技术、数据库技术等成为了数据统计、资料收集、电子报表的重要的技术支撑，在这样的情况下，学校考籍档案管理的效率得到提升，进一步促进了高校考籍档案管理的水平。 （三）提供信息服务 自学考试考籍管理除了具有以下两个方面的意义之外，其还具有一定的信息服务的职能，具有来说，主要包括以下几个方面： （1）验证证书的真伪。现在的社会上办假证成风，实现了自学考试考籍档案电子化之后，就能提供相应的查询服务，使相应的信息能够被验证，这样就能更好地扼制不良之分，使得相应考生的证书能够被证实，使其能够更好地得到社会的认可。 （2）为考生提供服务。由于自学考试具有很强的开放性，使得其相应的专业开设比较广，相应的借考、转考等形式也比较多，这样就使得相应的工作部门的工作量比较大，其档案的类别也比较复杂，流动性也比较大，为此，若是没有电子化的档案管理的话，则不能为相应的考生提供相应的服务，使得自学考试的管理受到很大的影响。考籍关系到相应考生的切身利益，档案的丢失、损坏等对其职业发展、社会前途等都有着很大的影响，为此，实现考籍档案的电子化是自学考试的内在要求，只有这样，才能更好地为考生服务。 二、自学考试考籍档案电子化管理的建议 （一）加强对自学考试考籍档案电子化的认识 为了更好地进行相应的考籍档案的电子化建设，就需要对考籍档案的管理本身加深了解，这样才能在管理的时候有的放矢，更具针对性。由于考籍档案具有很强的开放性、广泛性、复杂性等特征，这使其的管理的复杂程度、工作量等方面都比一般档案管理要复杂，只有在把握这个内涵的基础上，开展相应的建设行为，才能更好地促进其长远发展。 （二）做好资料的收集工作 要实现考籍档案的电子化，两个工作步骤是必不可少的，一个就是对相应的档案的数字化的处理，这能够将纸质的档案信息转化为数字化的信息，从而使其成为电子化档案的必要的组成部分。另一个就是对相应的电子文件的收集归档。这两个方面对于电子档案的建设都具有重要的意义，实现档案电子化的过程要注意相应信息的准确、真实，在对其进行归档的时候，要掌握科学地归档方法，这样不但可以提高工作的效率，还可以减少重复的老公，保证电子文件的完整。 （三）加强对考籍档案的保密管理 考籍档案是考生的私人的信息，一经泄露的话将对其产生很大的影响，为此，在档案电子化的过程中应该加强对档案安全、保密的管理，既不能发生相应的损坏、丢失的现象，也不能使其被泄露，只有达到这两个要求，才能使电子档案的建设长远的发展。具体来说，应该在系统策略、管理策略、网络建设、资料备份等方面加以完善，这样才能达到相应的目的。 （四）完善人才队伍的建设 当今社会的发展，人才是必不可少的，只有增加这方面的人才，才能更好地实现其长远发展。要是先真正的档案电子化，除了相应的设备、仪器之外，还需要加强对人员的选拔和培训，招聘那些在档案管理和计算机技术都很好的复合人才，这样能够提升档案管理团队的整体的技术水平和专业技能；另一个方面要加强对老档案管理人员的培训，只有使其加强对新知识、新技术的了解，才能使其更好地适应现在的工作要求。 三、总结 本文对自学考试考籍档案电子化的重要意义进行了分析，在此基础上提出了自学考试考籍档案电子化管理的相应建议，旨在更好地促进自学考试考籍档案管理电子化水平的提升，使其获得更好地发展。 3