新编办公自动化与高级文秘培训教程第5章Excel2007.ppt

第第5章章 Excel 2007（时间：5次课，10学时）第第5 5章章 Excel 2007Excel 2007n【教学目标】：Excel 2007是专业的数据分析软件，也是Office 2007中使用频率最高的组件之一，本章详细讲解Excel 2007的使用方法。通过学习本章内容，要求读者掌握Excel 2007的使用模式，能够熟练地操作工作表和单元格、输入数据并设置数据格式；掌握自定义序列的定义和使用方法，基本的条件格式和数据有效性的设置方法，排序、筛选和分类汇总的方法；了解常用图表的使用时机，并掌握生成图表的方法，生成数据透视表和数据透视图的方法，公式和运算符、函数、引用、名称的确切内涵，能够使用这些元素设计简单的公式。第第5 5章章 Excel 2007Excel 2007n【本章要点】：l了解Excel 2007中的基本概念与基本操作l编辑单元格与设置工作表格式l数据处理l熟悉公式与函数l在Excel 2007中使用图表l生成数据透视表和数据透视图n5.1 Excel 2007中的基本概念与基本操作n5.2 编辑单元格和格式化工作表n5.3 数 据 处 理n5.4 公式与函数n5.5 在Excel 2007中使用图表n5.6 上 机 实 训第第5 5章章 Excel 2007Excel 20075.1 Excel 2007中的基本概念与基本操作n5.1.1 Excel 2007中的基本概念中的基本概念n5.1.2 工作表的基本操作工作表的基本操作n5.1.3 输入数据输入数据n5.1.4 使用自动填充功能使用自动填充功能5.1.1 Excel 2007中的基本概念 1.Excel 2007的无限表格由于Excel 2007的处理对象是表格和数据，所以它的编辑区不像Word 2007一样一片空白。如图5-1所示，Excel 2007在编辑区已经给用户提供了一个标准表格，用户只要向表格中输入数据并设置适当的格式或进行处理就可以了。Excel 2007的表格有1048576行、16384列(即220行、214列)，这比Excel 2003有了很大提高(Excel 2003每个工作表最多只能包含65536行、256列)。表格的每一行都有行标(从1到1048576)，每列也都有列标(从A到XFD)，如图5-1所示，一个行标和一个列标决定了一个单元格。例如，A1单元格就是最左上角的单元格。但是，显然用户很少用到这么大的表格，所以一般都把它看作无限行和无限列的表格，在制作表格时需要多少行和列就使用多少行和列，这对于没有使用过这类电子表格的人可能有点不习惯，但习惯之后就会体会到它的方便。5.1.1 Excel 2007中的基本概念 图5-1 Excel 2007的界面元素5.1.1 Excel 2007中的基本概念 2.Excel 2007的视图Excel 2007共有3个视图：普通视图、页面布局视图和分页浏览视图。默认视图为普通视图，即图5-1中的视图，这是Excel 2007的传统视图，也是最常用的视图，在其他视图状态下单击状态栏中的【普通】按钮，就可以回到普通视图。单击状态栏中的【页面布局】按钮，即可切换到页面布局视图，如图5-2所示，这是Excel 2007的新视图，在这个视图中，可以更清楚地看到页面布局和调整页面属性，例如，调整页眉、页脚的属性。单击状态栏中的【分页浏览】按钮，切换到分页浏览视图，如图5-3所示，在这个视图中可以更加轻松地调整分页符。5.1.1 Excel 2007中的基本概念 图5-2 页面布局视图5.1.1 Excel 2007中的基本概念 图5-3 分页浏览视图5.1.1 Excel 2007中的基本概念 3.名称栏和编辑栏名称栏用于显示当前正在操作的单元格或区域的名称或引用，也可以在这里直接定义名称；编辑栏用于向当前单元格输入内容。当在单元格中输入比较复杂的数据时，单元格有限的显示区域经常会给输入和编辑造成不便，编辑栏的显示区域要比普通的单元格大得多，单击其右侧的按钮，还可以进一步扩展，如图5-4所示(实际上只要拖动编辑栏的下边框就可以扩展编辑栏)。另外，编辑栏对数据的处理方式也更适于编辑，所以编辑栏是Excel 2007中使用率最高的界面元素之一。图5-4 扩展后的编辑栏5.1.1 Excel 2007中的基本概念4.Excel 2007的工作簿和工作表对于Word 2007来说，一个文档就是一个文件(*.docx)，而对于Excel 2007来说，这个问题却稍显复杂。一个Excel 2007文件(*.xlsx)称为一个工作簿，在一个工作簿中可以有多个工作表。顾名思义，一个工作表就像一个人们日常处理的表格，一个工作簿则保存了一组相关的表格，这样有利于用户更好地组织和管理数据。在Excel 2007中创建、打开、保存和关闭文档的操作与Word 2007大同小异，在3.3节中已经进行了详细介绍，这里不再重复。5.1.2 工作表的基本操作1.选择工作表单击一个工作表标签就选择了这个工作表，如果要选择多个工作表，其操作和Windows选择对象的操作相同，请读者参阅1.4.3小节中相关内容。5.1.2 工作表的基本操作2.插入或删除工作表默认情况下，一个工作簿一创建就包含3个工作表，如图5-1所示，如果不够可以插入新的工作表。插入新工作表有下列几种方式:l在所有工作表标签的后面有一个带有 图标的标签，单击该标签就可以在所有工作表的后面插入一个工作表。l按下+组合键在所有工作表前面插入一个工作表。l右击任何一个工作表标签，在弹出的右键快捷菜单中选择【插入】命令，弹出【插入】对话框，如图5-5所示，单击【确定】按钮，即可在当前工作表前面插入一个工作表。l选择多个工作表后，右击其中一个工作表，在弹出的右键快捷菜单中选择【插入】命令，弹出如图5-5所示的【插入】对话框，单击【确定】按钮后，就会在当前工作表前面插入与所选择数量相等的多个工作表。5.1.2 工作表的基本操作2.插入或删除工作表在Excel 2007中删除工作表非常简单，只要右击要删除的工作表(可以是多个)，在弹出的右键快捷菜单中选择【删除】命令即可删除该工作表。图5-5 【插入】对话框5.1.2 工作表的基本操作3.移动或复制工作表在同一个工作簿中，能够通过移动工作表，重排工作表的顺序。用鼠标拖动选择的工作表标签到适当位置释放，即可重排工作表顺序。如果按键的同时，再拖动选择的工作表，则会复制工作表而不是移动。把工作表复制或移动到另一个工作簿的一般操作步骤如下:(1)选择要复制或移动的工作表，在【开始】选项卡的【单元格】功能组中单击【格式】按钮，弹出【格式】菜单，如图5-6所示。(2)选择【移动或复制工作表】命令，弹出【移动或复制工作表】对话框，如图5-7所示。(3)选择要复制或移动的工作簿和即将到达具体位置，如果要进行复制操作可以勾选【建立副本】复选框。(4)单击【确定】按钮。5.1.2 工作表的基本操作 图5-6 【格式】菜单 图5-7 【移动或复制工作表】对话框5.1.2 工作表的基本操作4.隐藏或显示工作表如果不想让其他人看到某个工作表，可以将其隐藏起来，具体操作步骤如下:(1)选择要隐藏的工作表。(2)在如图5-6所示的【格式】菜单中选择【隐藏和取消隐藏】命令，弹出【隐藏和取消隐藏】菜单，如图5-8所示。(3)选择【隐藏工作表】命令即可将所选工作表隐藏起来。如果要取消隐藏，则选择【取消隐藏工作表】命令，弹出如图5-9所示的【取消隐藏】对话框，在对话框中选择要显示的工作表，单击【确定】按钮即可。5.1.2 工作表的基本操作 图5-8 【隐藏和取消隐藏】菜单 图5-9 【取消隐藏】对话框5.1.2 工作表的基本操作5.重命名工作表插入工作表后Excel 2007会自动命令名为“SheetN”，其中N为数字编号，可以把它改为更具描述性的名字。例如，“公共事务部年度预算开支计划”，只要双击工作表标签即可进入编辑状态，此时可以修改工作表的名称，修改完成后按键结束编辑状态。5.1.3 输入数据1.输入数据的一般方法输入数据的一般方法介绍如下。l要在某个单元格中输入内容，只要单击该单元格，然后输入即可，单元格中原有内容会被覆盖。如果要在单元格已有的内容基础上进行编辑，则需要双击单元格才能进入编辑状态。l如果需要输入的内容较多，单元格宽度可能会容纳不下，这时可以按+组合键输入一个换行符，然后在下一行中继续输入。l完成输入或编辑后，单击其他任意一个单元格确认输入。在输入或编辑过程中如果要取消输入或编辑，可以直接按键。l默认情况下，如果编辑或输入完成后按键，输入焦点会转移到右侧的单元格，同时本单元格的输入或编辑生效。如果编辑或输入完成后按键，输入焦点会转移到下面的单元格，同时本单元格的输入或编辑生效。如果先通过按键在一行中输入数据，再按键，则会返回下一行的起始列(即第1次按键的列)。5.1.3 输入数据2.输入文本输入文本很简单，按照上述输入数据的一般方法操作即可。但是有些文本由数字组成，因此，它们只能被看做是文本。例如，邮政编码和电话号码等。这时执行下列操作之一，即可将数字作为文本处理:l在这些数字文本之前加一个单引号，即通知Excel 2007把这些数字看作文本。l右击需要处理的单元格，在弹出的右键快捷菜单中选择【设置单元格格式】命令。弹出如图5-10所示的【设置单元格格式】对话框，在【数字】选项卡的【分类】列表框中选择【文本】选项，再单击【确定】按钮。5.1.3 输入数据 图5-10 【设置单元格格式】对话框5.1.3 输入数据3.输入数字输入数字和输入文本方法相同，但要注意以下几点:l输入数字时Excel 2007会自动过滤掉数字前后的空格，但如果数字中间有空格，那么Excel 2007就会认为这是一个文本而不是数字。l可以输入分数，但有些分数会和时间相混淆。例如，输入“1/2”时，既可以解释为一个分数，也可以解释为“1月2日”这个日期。为了避免混淆，需要先在如图5-8所示的【设置单元格格式】对话框中设置单元格格式为“分数”，或在分数之前输入一个数字0和一个空格，所以要输入“1/2”可以输入“01/2”。l如果单元格的宽度太小不足以显示数字，Excel 2007会显示“#”，这时需要调整单元格的宽度以便显示数字(对于日期时间数据也是如此)。5.1.3 输入数据4.输入日期和时间在工作表中单击一个单元格，可以按如下方式输入日期和时间:l对于日期，使用斜线“/”或连字符“-”分隔日期的各部分。例如，输入“2002/9/5”或“2002-9-5”。l对于时间，使用冒号“：”分隔时间的各个部分，如果是使用12小时制，在时间后面输入一个空格，然后再输入am或pm以区分上午和下午，否则Excel 2007会默认为24小时制时间。5.1.4 使用自动填充功能1.自动填充选择一个单元格。单元格边框会突出显示为 状，在边框右下角有一个黑点，称为“填充柄”，当光标指向填充柄时会变为 状，这时在行或列上拖动填充柄就可以使用该单元格数据填充相应的行或列单元格，同时Excel 2007会显示出【自动填充选项】浮动按钮，单击该按钮，弹出【填充选项】菜单，如图5-11所示。可以使用该菜单中的命令设置填充方式。图5-11 【填充选项】菜单 图5-12 日期填充相关的【填充选项】菜单5.1.4 使用自动填充功能1.自动填充如果要定义比较复杂的填充序列，可以使用【序列】对话框，具体操作步骤如下:(1)在第1个单元格中输入要填充的初始值。(2)选择【开始】选项卡，单击【编辑】功能组中的【填充】按钮，在弹出的【填充】菜单中选择【系列】命令，弹出【序列】对话框，如图5-13所示。(3)如果要填充一列，可以在【序列产生在】选项组中点选【列】单选钮，否则点选【行】单选钮。(4)在【类型】选项组中点选要填充的序列类型单选钮，并在底部的【步长值】和【终止值】文本框中输入相应的值，如果设置类型为【日期】，则可激活右侧的【日期单位】选项组，在其中指定日期步长的单位，然后单击【确定】按钮，Excel 2007会按用户设置的填充规则自动填充相应的单元格。5.1.4 使用自动填充功能 图5-13 【序列】对话框5.1.4 使用自动填充功能2.自定义序列填充有时需要按照特定的顺序填充无序的内容。例如，要按特定的顺序填充各分公司的名称，这时可以使用自定义序列功能实现填充。要使用自定义序列填充，必须先定义一个自定义序列，具体操作步骤如下。(1)单击【Office 按钮】，在弹出的菜单中单击右下角的【Excel选项】按钮，弹出如图5-14所示的【Excel 选项】对话框。(2)首先在该对话框左侧的列表框中选择【常用】选项，然后在右侧单击【编辑自定义列表】按钮，弹出如图5-15所示的【自定义序列】对话框。(3)在该对话框的【自定义序列】列表框中选择第1行“新序列”，然后在右侧列表中按照希望的排列顺序输入内容。例如，按照希望的顺序输入分公司的名称，每个名称占一行或用逗号隔开，输入完毕单击【添加】按钮，即可在列表框中增加一个新的序列，如图5-15所示。5.1.4 使用自动填充功能 图5-14 【Excel 选项】对话框5.1.4 使用自动填充功能 图5-15 【自定义序列】对话框5.2 编辑单元格和格式化工作表n5.2.1 编辑单元格编辑单元格n5.2.2 设置单元格格式效果设置单元格格式效果n5.2.3 应用条件格式应用条件格式5.2.1 编辑单元格1.选择单元格可以选择一个单元格，也可以选择连续的多个单元格(称为区域)，还可以选择不连续的多个单元格。选择单元格的方法与Windows中选择对象的方法类似，包括以下几种情况:l选择一个单元格单击要选择的单元格。l选择一行或一列单击行标或列标。l选择一个矩形区域按鼠标左键拖出一个矩形，被包括在内的单元格都会被选择，或者单击要选择的矩形区域的一角，然后按键单击其对角。l选择一组连续的行或列在要选择的第1个行标或列标上按鼠标左键，拖动鼠标到要选择的最后一个行标或列标。5.2.1 编辑单元格1.选择单元格l选择整个工作表单击表格左上角(行标和列标交汇处)的全选按钮。l多重选择在上述选择的基础上，按键可以依次选择多个不连续的单元格、行/列、区域等。例如，要选择不连续的多个区域，只要选择第1个区域后按键不放，然后使用鼠标依次选择其他区域即可。实际上只要按键不放，可以随意选择单元格、区域、行/列，从而使得一次选择的选区范围内既有区域又有单元格和行/列。5.2.1 编辑单元格2.插入或删除单元格(1)插入单元格选择【开始】选项卡，单击【单元格】功能组中【插入】按钮右侧的下三角按钮，弹出如图5-16所示的【插入】菜单。选择【插入单元格】命令，弹出如图5-17所示的【插入】对话框。在该对话框中进行所需要的设置即可完成插入单元格的操作。图5-16 【插入】菜单 图5-17 【插入】对话框5.2.1 编辑单元格2.插入或删除单元格(2)删除单元格要删除单元格，可以首先选择要删除的单元格，然后右击，在弹出的右键快捷菜单中选择【删除】命令即可。如果选择了整行或整列，则会直接删除，如果选择了单元格或区域，系统会弹出如图5-18所示的【删除】对话框，其中各个选项与如图5-17所示的【插入】对话框相对应，进行所需要的设置后，单击【确定】按钮，即可删除单元格。图5-18 【删除】对话框5.2.1 编辑单元格3.设置行高和列宽用户可以使用鼠标方便地调整行高和列宽，将光标指向行标与行标之间的表格线，当光标变为 状时，上下拖动鼠标可以调整当前行的高度；将光标指向列标与列标之间的表格线，当光标变为 状时，左右拖动鼠标可以调整当前列的宽度。如果要精确设置行高或列宽，可以右击要设置行高的行或要设置列宽的列，在弹出的右键快捷菜单中选择【行高】或【列宽】命令，并在弹出的【行高】或【列宽】对话框中设置所需要的高度或宽度值，单击【确定】按钮，如图5-19所示。图5-19 【行高】和【列宽】对话框5.2.1 编辑单元格4.移动或复制单元格可以移动或复制一个选择的单元格或一个选择的区域，这与Windows的操作方法相同，即按+组合键进行复制、按+组合键进行剪切、按+组合键进行粘贴，需要注意的是复制和剪切操作只能用于单一选择区域，对于多重选择区域不能使用这2个组合键。复制或剪切之后，也可以在一个单元格中右击，在弹出的右键快捷菜单中选择【插入复制的单元格】命令，或选择【插入剪切的单元格】命令，均会弹出【插入粘贴】对话框，如图5-20所示。选择一个选项并单击【确定】按钮，Excel 2007就会把复制或剪切的单元格插入到当前位置，当前位置的内容按照用户指定的方式右移或下移。图5-20 【插入粘贴】对话框5.2.1 编辑单元格4.移动或复制单元格可以使用鼠标操作完成同样的复制、剪切、粘贴和插入功能，具体操作步骤方法如下:将光标指向选择的单元格或区域的边框，当光标变为十字箭头时，按鼠标左键并拖动鼠标到目标位置，然后释放鼠标左键，即可将选择区域移动到目标位置并覆盖目标位置的内容；如果拖动的同时按键，则可将选择区域复制到目标位置并覆盖目标位置的内容；如果拖动时按住键，则把选择区域移动到目标位置但不覆盖目标位置内容，而是插入到目标位置，目标位置原内容下移。5.2.1 编辑单元格5.合并单元格与Word 2007表格类似，在Excel 2007中也可以把一个区域的单元格合并，合并的方式有以下3种：l合并后居中在普通合并的基础上设置单元格中文本的对齐方式为居中。l跨越合并把区域中的每一行合并成一个单元格。l合并单元格把整个区域合并成一个大单元格。3种合并方式的效果如图5-21所示。合并单元格操作非常简单，只要选择要合并的区域，然后选择【开始】选项卡，单击【对齐方式】功能组中【合并后居中按钮】右侧的下三角按钮，弹出如图5-22所示的【合并单元格】菜单，选择相应的命令即可。5.2.1 编辑单元格 图5-22 【合并单元格】菜单图5-21 3种合并方式的效果 5.2.2 设置单元格格式效果1.设置单元格字体格式设置单元格字体格式可以使用【开始】选项卡的【字体】功能组进行设置，如图5-23所示。也可以单击【字体】功能组的【对话框启动器】按钮，在弹出的【设置单元格格式】对话框的【字体】选项卡中进行设置，如图5-24所示。具体的设置方法与Word字体格式的设置方法完全相同，这里不再重复。图5-23 【字体】功能组 图5-24 【设置单元格格式】对话框的【字体】选项卡5.2.2 设置单元格格式效果2.设置单元格的对齐方式设置单元格对齐方式需要使用【开始】选项卡的【对齐方式】功能组，如图5-25所示。使用该功能组可以设置单元格的对齐方式、缩进量、自动换行、单元格合并以及文字方向等。对齐方式与缩进量的设置与Word中的设置方法类似，自动换行与合并单元格在5.1.3和5.2.1小节中已经讲述过，这里不再重复。需要说明的是设置文字方向，单击【对齐方式】功能组中的【方向】按钮，弹出如图5-26所示的【文字方向】菜单，可以在该菜单中选择调整单元格文字方向的各种命令，这在制作某些复杂表格时很有用。在如图5-24所示的【设置单元格格式】对话框中选择【对齐】选项卡，如图5-27所示。在这里可以设置更加精细的对齐方式。例如，指定文字旋转的角度。5.2.2 设置单元格格式效果 图5-27 【对齐】选项卡5.2.2 设置单元格格式效果3.设置单元格边框和底纹(1)设置单元格边框在如图5-23所示的【字体】功能组中，单击【边框】按钮 右侧的下三角按钮，弹出如图5-28所示的【边框】菜单，可以选择显示哪些边框，也可以设置边框线的具体格式。在如图5-24所示的【设置单元格格式】对话框中选择【边框】选项卡，如图5-29所示。可以在该选项卡中进行更多与边框相关的设置。例如，选择是否显示斜线。5.2.2 设置单元格格式效果 图5-28 【边框】菜单图5-29 【边框】选项卡5.2.2 设置单元格格式效果3.设置单元格边框和底纹(2)设置单元格底纹在如图5-23所示的【字体】功能组中，单击【填充】按钮 右侧的下三角按钮，弹出如图5-30所示的【填充】菜单，可以选择标准填充色，也可以选择其他填充色。在如图5-24所示的【设置单元格格式】对话框中选择【填充】选项卡，如图5-31所示，可以在该选项卡中设置更多的填充格式。例如，选择填充效果或图案。5.2.2 设置单元格格式效果 图5-30 【填充】菜单图5-31 【填充】选项卡5.2.2 设置单元格格式效果4.设置单元格数字格式在5.1.3小节已经讲过，单元格中的数据有3种，即文本、数字和日期时间，用户可以选择以何种格式显示单元格中的数据。例如，把数字显示为百分数或货币值、使用汉字显示日期等。在如图5-24所示的【设置单元格格式】对话框中选择【数字】选项卡，如图5-32所示，可以在该选项卡中控制数据的显示格式。在左侧【分类】列表框中选择数据类型(例如，选择【日期】选项)后，与之相应的选项就会出现在右侧的【类型】列表框中。如图5-32所示，用户可以在【类型】列表框中选择各种具体的日期格式。对于不同的数据类型而言，可选的类型选项也不相同。5.2.2 设置单元格格式效果 图5-32 【数字】选项卡图5-33 【数字】功能组5.2.2 设置单元格格式效果5.应用单元格样式单元格样式是Excel 2007为单元格预定义的一套格式，只要应用样式，该样式为单元格定义的所有格式都会应用到单元格中，这样省去了用户手动逐项设置的时间。样式的应用非常简单，单击【开始】选项卡【样式】功能组中的【单元格样式】按钮，弹出【单元格样式】菜单，如图5-34所示，在其中选择一个样式即可。图5-34 【单元格样式】菜单5.2.3 应用条件格式1.认识条件格式在分析数据时，用户经常会关注如下一些特定的数据。l这个月哪个分公司的销售额超过50000元？l员工的年龄分布情况如何？l哪些产品的产销量增幅大于10%？l在本次测试中，成绩最好和成绩最差的分别是谁？使用条件格式可以使这些问题的答案变得明晰，条件格式可以根据条件更改单元格的外观，能够达到以下效果。l突出显示所关注的单元格或区域。l强调异常值。l使用数据条、色阶和图标集来直观地显示数据。5.2.3 应用条件格式1.认识条件格式如图5-37所示，通过数据条可以非常直观地显示数据，清楚地知道在十几个分公司中哪个利润最高，哪个利润最低。图5-37 使用数据条直观显示数据 5.2.3 应用条件格式1.认识条件格式使用条件格式的一般思路是，用户可以针对选择的单元格设置一些条件和与条件对应的格式，然后Excel 2007会根据用户设置的条件检查所选单元格的值，如果满足用户设置的条件就应用相应的格式。例如，为所有保存利润值的单元格设置条件为“600000”，且格式设置为“绿色底纹”，这样当Excel 2007遇到数值超过600000的单元格时，就会将该单元格设置为带有绿色底纹的格式，而不超过600000的单元格则不使用该格式。这样从一批数据中可以很容易地看出利润在600000以上的分公司有哪些，如图5-38所示突出显示高利润分公司。5.2.3 应用条件格式 图5-38 突出显示高利润分公司 5.2.3 应用条件格式2.使用色阶设置单元格格式色阶作为一种直观的指示，可以帮助用户了解数据分布和数据变化。Excel 2007中色阶分为双色色阶和3色色阶。双色色阶使用2种颜色的深浅程度来帮助用户比较某个区域的单元格。颜色的深浅表示值的高低。例如，在绿色和红色的双色色阶中，可以指定较高值单元格的颜色更绿，而较低值单元格的颜色更红。类似地，3色色阶使用3种颜色的深浅程度来帮助用户比较某个区域的单元格。颜色的深浅表示值的高、中、低。例如，在绿色、黄色和红色的3色色阶中，可以指定较高值单元格的颜色为绿色，中间值单元格的颜色为黄色，而较低值单元格的颜色为红色。5.2.3 应用条件格式2.使用色阶设置单元格格式应用色阶的具体操作步骤如下：(1)选择单元格区域，在【开始】选项卡的【样式】功能组中单击【条件格式】按钮，弹出【条件格式】菜单如图5-39所示。(2)选择【色阶】命令，弹出【色阶】子菜单，如图5-40所示。第1行为3色色阶，第2行为双色色阶。例如，对图5-38中的数据应用第1个双色色阶的效果如图5-41所示。5.2.3 应用条件格式 【条件格式】菜单【色阶】子菜单 应用色阶效果5.2.3 应用条件格式3.使用数据条设置所有单元格的格式数据条可帮助用户查看某个单元格相对于其他单元格的数值的高低。数据条的长度代表单元格中数据值的大小。数据条越长，表示值越大；数据条越短，表示值越小。在观察大量数据中的较大值和较小值时，数据条非常有用。使用数据条的操作步骤是：选择单元格区域，在如图5-39所示的【条件格式】菜单中选择【数据条】命令，弹出【数据条】子菜单如图5-42所示，选择其中的一个数据条图标即可。如图5-37所示就是应用数据条后的效果示例。图5-42 【数据条】子菜单5.2.3 应用条件格式4.使用图标集设置所有单元格的格式使用图标集可以对数据进行注释，并可以按阈值将数据分为35个类别。每个图标代表一个值的范围。例如，在3向箭头图标集中，红色的上箭头代表较高值，黄色的横向箭头代表中间值，绿色的下箭头代表较低值。当要把数据分为几个档次时可以使用图标集。使用图标集的操作步骤是：选择单元格区域，在如图5-39所示的【条件格式】菜单中选择【图标集】命令，弹出【图标集】子菜单，如图5-43所示，选择其中的一个图标集即可。例如，对如图5-38所示的数据应用图标集后的效果如图5-44所示。5.2.3 应用条件格式 图5-43 【图标集】子菜单 图5-44 应用图标集后的效果5.2.3 应用条件格式5.突出显示特定单元格如果要突出显示满足某些要求的单元格，可以使用如图5-39所示的【条件格式】菜单中的【突出显示单元格规则】或【项目选取规则】命令。这两个命令的子菜单分别如图5-45和图5-46所示。这两个命令的使用方式类似，只要选择子菜单中的一个命令，Excel 2007就会弹出一个相应的对话框，要求用户指定相应的参数。例如，在如图5-45所示的【突出显示单元格规则】子菜单中选择【大于】命令，弹出【大于】对话框，如图5-47所示。在【为大于以下值的单元格设置格式】文本框中输入阀值，在【设置为】下拉列表框中选择所需要的格式即可。在如图5-46所示的【项目选取规则】子菜单中选择【值最大的10项】命令，弹出如图5-48所示的【10个最大的项】对话框，在【为值最大的那些单元格设置格式】文本框中指定项数，在【设置为】下拉列表框中选择所需要的格式。如图5-38所示，就是在数据中应用“显示值大于600000”条件格式后的效果。5.2.3 应用条件格式 图5-45 【突出显示单元格规则】子菜单 图5-46 【项目选取规则】子菜单5.2.3 应用条件格式 图5-47 【大于】对话框 图5-48 【10个最大的项】对话框5.2.3 应用条件格式6.清除条件格式要清除条件格式，可以首先选择要清除条件格式的单元格或区域，然后在如图5-39所示的【条件格式】菜单中选择【清除规则】命令，弹出如图5-49所示的【清除规则】菜单，按需要选择该菜单中的命令即可。图5-49 【清除规则】菜单5.3 数 据 处 理n5.3.1 对数据进行排序对数据进行排序n5.3.2 数据筛选数据筛选n5.3.3 分类汇总与分级显示分类汇总与分级显示n5.3.4 数据有效性数据有效性5.3.1 对数据进行排序当表格中的数据比较多时，如果这些数据没有一定的顺序，就会显得比较凌乱。Excel 2007可以对表格数据进行排序，以使数据看起来更有条理，甚至发现其中蕴含的规律。在Excel 2007中可以按照单元格数据的值排序，也可以按照单元格颜色、字体颜色或单元格图标进行排序。如图5-50所示的表格是一张原始成绩清单，其中的数据没有经过任何排序，令人感到杂乱无章。为了使这些数据看起来有条理，需要对其进行排序。5.3.1 对数据进行排序 图5-50 原始成绩清单5.3.1 对数据进行排序1.设置单条件排序Excel 2007可以把数据按照用户指定的一列的升序或降序排序。例如，在如图5-50所示的表格中，按照分数由高到低进行排序，具体的操作步骤如下：(1)单击要排序的列中任意一个单元格，在这里单击成绩列中的一个单元格。(2)在【开始】选项卡的【编辑】功能组中单击【排序和筛选】按钮，弹出【排序和筛选】菜单，如图5-51所示。(3)在该菜单中选择【降序】命令，使表格中的数据按照指定列的降序进行排序，降序排列后的成绩清单如图5-52所示。如果选择【升序】命令，则会使表格中的数据按照指定列的升序排序。5.3.1 对数据进行排序 图5-51 【排序和筛选】菜单 图5-52 降序排列后的成绩清单5.3.1 对数据进行排序2.设置自定义排序显然，如图5-52所示的结果虽然把分数排好了顺序，但仍不能令人满意，因为所有的课程成绩混杂在一起排序并没有什么实际意义。为了让数据更有条理，应该将每门课的成绩单独进行排序，这样才更有实际意义。这就需要用户自己定义排序的方法。例如，先按课程排序，再按成绩排序。要实现上述排序，具体的操作步骤如下：(1)把光标定位到数据区的任意一个单元格中。(2)在【开始】选项卡的【编辑】功能组中单击【排序和筛选】按钮，在弹出的【排序和筛选】菜单中选择【自定义排序】命令，弹出【排序】对话框，如图5-53所示。【排序】对话框5.3.1 对数据进行排序2.设置自定义排序(3)在【排序】对话框中，已经添加了一组空的排序条件，每一组排序条件都由以下3部分组成。l关键字指明按照哪个列排序，第1个条件的关键字为主要关键字，其他条件的关键字为次要关键字。l排序依据指明按照单元格的数值排序还是按照格式排序。l次序指明是升序还是降序。(4)在【主要关键字】下拉列表框中选择【课程】选项，在【排序依据】下拉列表框中选择【数值】选项，并在【次序】下拉列表框中选择【升序】选项(在这里课程按升序还是降序进行排序并没有特别的意义)。5.3.1 对数据进行排序2.设置自定义排序(5)单击【添加条件】按钮，在列表框中再添加一组排序条件，在【次要关键字】下拉列表框中选择【成绩】选项，在【排序依据】下拉列表框中选择【数值】选项，并在【次序】下拉列表框中选择【降序】选项。最终设置完成的【排序】对话框如图5-54所示，单击【确定】按钮，自定义排序后的成绩清单如图5-55所示。图5-54 设置完成的【排序】对话框图5-55 自定义排序后的成绩清单 5.3.1 对数据进行排序3.按照自定义序列排序在特定的情况下，用户可能希望图5-55中的课程顺序为数学、英语、计算机，或者其他次序。这时可以使用自定义序列排序功能，关于如何定义自定义序列，详见5.1.4小节。假设已经定义好了“数学，英语，计算机”这样一个自定义序列，要使用该序列排序，操作过程与自定义排序基本相同，只是在【排序】对话框中定义【课程】条件的【次序】时，需要进行如下操作：(1)在【次序】下拉列表框中选择【自定义序列】选项，弹出如图5-15所示的【自定义序列】对话框。(2)在【自定义序列】对话框左侧的【自定义序列】列表框中选择需要的序列选项，然后单击【确定】按钮，返回【排序】对话框。(3)这时在【次序】下拉列表框中看到增加了自定义序列的升序和降序两个选项，选择需要的顺序，这里选择【数学，英语，计算机】选项，如图5-56所示。(4)设置好其他排序条件后，单击【确定】按钮，按照自定义序列排序后的成绩清单如图5-57所示。5.3.1 对数据进行排序 图5-56 设置排序次序为自定义序列 图5-57 按照自定义序列排序后的成绩清单5.3.1 对数据进行排序4.按照单元格格式排序Excel 2007新增了按照单元格格式排序的功能。例如，为图5-50应用双色色阶后，每个单元格都会有对应的颜色，这时可以将“成绩”关键词的排序依据设置为按照“单元格颜色”排序，如图5-58所示。而且可以在【次序】下拉列表框中设置哪种颜色在顶部哪种颜色在底部(即颜色的升序和降序)。按照单元格格式排序后的成绩清单如图5-59所示。5.3.1 对数据进行排序 图5-58 将排序依据设置为单元格颜色 图5-59 按照单元格颜色排序后的成绩清单5.3.2 数据筛选1.自动筛选在如图5-50所示原始成绩清单数据区的任意单元格中单击，再在如图5-51所示的【排序和筛选】菜单中选择【筛选】命令，或者选择【数据】选项卡，在【排序与筛选】功能组中单击【筛选】按钮，启动自动筛选功能。启动自动筛选功能后，数据区的标题行中将显示出下三角按钮，如图5-60所示。单击一个下三角按钮即会弹出相应的自动筛选菜单，如图5-61所示为【课程】列的自动筛选菜单。使用自动筛选菜单可以设置数据清单的顺序和筛选条件。例如，在如图5-61所示的【课程】列的自动筛选菜单中列出了本列所有的数据值(即课程列表)，根据需要勾选或者取消勾选数据值复选框，那么与之对应的记录就会显示或隐藏，其他各列也是如此。在这里，只勾选【计算机】复选框，取消勾选其他各复选框。类似地，在【班级】列的自动筛选菜单中只勾选【二班】复选框，则Excel 2007就会只显示【班级】列为【二班】并且【课程】列为【计算机】的记录，也就是只显示二班学生的计算机课成绩，自动筛选完成后的成绩清单如图5-62所示。5.3.2 数据筛选 图5-60 启动自动筛选功能后的成绩清单效果 图5-61 【课程】列的自动筛选菜单5.3.2 数据筛选 图5-62 自动筛选完成后的成绩清单5.3.2 数据筛选2.高级筛选当筛选要求比较复杂，使用自动筛选不能实现(或不好实现)时，可以使用高级筛选功能。例如，在如图5-50所示的原始成绩清单中，要查看一班的数学成绩和二班的计算机成绩，可以进行如下操作：(1)找一个和数据区不相连的空白区域，在其中输入如表5-1所示的条件1的数据，并且保持数据间的行列关系不变，其结果如图5-63所示，这些数据将作为筛选条件使用。(2)单击【排序和筛选】功能组中的【高级】按钮，弹出【高级筛选】对话框，如图5-64所示。(3)单击【列表区域】文本框右侧的【选择数据源】按钮，选择要排序的数据区域(即数据清单)，按键返回【高级筛选】对话框。(4)单击【条件区域】文本框右侧的【选择数据源】按钮，选择条件区域(即刚刚输入的条件1)，按键返回【高级筛选】对话框。(5)单击【确定】按钮，应用条件1进行高级筛选的结果如图5-65所示。类似地，使用条件2进行高级筛选，其结果如图5-66所示。5.3.2 数据筛选 条件1条件2班级课程课程成绩成绩一班数学数学=60=60表5-1 高级筛选条件举例图5-63 输入高级筛选条件5.3.2 数据筛选 图5-64 【高级筛选】对话框图5-66 应用条件2进行高级筛选的结果图5-65 应用条件1进行高级筛选的结果 5.3.2 数据筛选2.高级筛选很显然Excel 2007按照条件区域定义的条件对数据清单进行了筛选。条件区域的定义规则简单来说就是“行间逻辑或，行内逻辑与”。具体而言，有以下3个要点。l条件区域的第1行是标题行，说明下面各行的条件针对哪个列，下面各行都是条件。l每一行条件都是一个整体，即必须同时满足一行中所有条件才算满足这一行的条件。l数据清单中的记录只要能满足任意一行的条件就予以保留。5.3.3 分类汇总与分级显示1.分类汇总分类汇总是快速分析数据的有效方法。例如，在如图5-50所示的数据清单中，要快速查看一下3门课中哪门课平均分最高，可以进行如下操作：(1)对数据清单按照分类字段排序。要查看3门课各自的平均成绩，也就是要把数据按照3门课分类汇总，所以按照【课程】字段排序。关于排序，详见5.3.1小节。(2)单击数据区的任意一个单元格，选择【数据】选项卡，在【分级显示】功能组中单击【分类汇总】按钮，弹出【分类汇总】对话框，如图5-67所示。(3)在该对话框中设置分类字段为“课程”，汇总方式为“平均值”，汇总项为“成绩”，即按照课程分类分别求成绩的平均值(也就是求各门课程的平均分)。(4)单击【确定】按钮，分类汇总结果如图5-68所示，