公司危机与法律纠纷处置制度.doc

- 1 -XXXXXX 有限公司企业标准危机管理与法律纠纷管理标准（A 版）QG/DJ03.13危机管理与法律纠纷管理是企业管理的重要内容之一，只有掌握及运用法律知识，在各项经济活动中，真正做到依法管理，正确认识危机，才能使企业沿着市场经济的轨道健康发展，化危机为机遇，实现企业永续经营。1. 范围本标准规定了 XXXXXX 公司对外合同的缔约，法律纠纷的协调，法律事务的咨询及企业危机管理活动的管理职责，管理基本要求及检查和考核办法。本标准适用于 XXXXXX 有限公司。2. 引用标准QG/DJ02.03 人力资源管理标准QG/DJ03.02 会议管理标准QG/DJ03.10 企划管理标准3.管理职责3.1 董事会所属危机管理委员会是公司危机与法律纠纷管理的归口部门，负责：3.1.1 研讨、协调公司发展进程中所面临及产生的危机，变危险为机遇。3.1.2 及时处理由于不确定性事件和原因造成的影响企业形象的重大突发事件或法律纠纷事件。3.2 企管部门为危机管理的受理、追踪和协调部门：3.2.1 受理并追踪各部门反馈的危机信息，及时向危机管理委员会汇报。3.2.2 负责组织公司法律顾问及相关人员对公司对外缔约合同文本进行法律符合性审定。3.2.3 监督各部门正确执行对外缔约的合同，并定期抽查对外缔约合同的正确性。3.2.4 保持与公司法律顾问的联系，配合危机管理委员会协调解决对外的法律纠纷。3.2.5 参与企业危机管理，及时反馈有关危机信息并做好法律应付准备。3.2.6 负责组织做好在危机与法律纠纷管理中，与新闻媒介、社会各界的公共关系接触，并及时反馈相关信息。3.3 财务部门：负责检查及提报公司在债权债务、应收款项等方面风险危机及法律纠纷信息，并参与管理。3.4 人力资源部门：负责检查及提报公司在劳资纠纷、劳动保险等人力资源方面风险危机及法律纠纷信息，并参与管理。3.5 公司其他部门：负责检查及提报与本部门有关业务方面风险危机及法律纠纷信息，并参与管理。3.6 公司全体员工有责任、有义务即时反馈有关企业法律纠纷及企业危机管理的相关资料、信息。4. 管理内容与要求- 2 -4.1 危机管理4.1.1 危机的含义：本标准所指的危机，是指企业在生产经营和发展过程中，因外部或内部的、客观或主观的因素，有可能或已经或正在给企业带来人员、财产、利益、声誉、形象等方面的损失，乃至威胁到企业生存和发展的信息和事件，可以分为外部危机和内部危机。4.1.1.1 外部危机包括：a. 国际或国内市场形势重大变故而影响本企业的生存与发展（如亚洲金融危机、石油、电力等能源紧缺、 “非典” 、货币波动、战争将引起经济波动等） 。b. 国家政策（如土地政策、税收政策、金融政策等）重大调整而影响企业的生存与发展。c. 被新闻媒体曝光或被客户投诉。d. 产品被权威部门抽检不合格。e. 公司遭受重大经济诉讼。f. 因产品而引发的人身伤害事故。g. 公司权利受到外来不法侵害（发生被劫、被窃、被骗及十万元以上超期应收款事件） 。h. 国内外突发事件（如石油、 “非典” 、电力等能源紧缺、货币波动、战争等） ，直接影响企业的生产经营。i. 涉及知识产权（如商标、专利、版权等）引起纠纷。4.1.1.2 内部危机包括：a. 员工罢工和怠工。b. 出现重大质量事故或事故隐患。c. 发生重大的生产安全事故，造成重大伤亡或出现严重安全隐患。d. 出现重大危害治安事件（如群体斗殴、赌博、吸毒） 。e. 员工中出现 贪污、侵占、挪用公款、携款潜逃、受贿等经济犯罪行为。f. 出现重大支付和债务危机。g. 出现严重浪费或任意挥霍事件。h. 公司主要人才外流，为竞争对手服务或自办公司，影响公司经营的。i. 公司的企业秘密、技术秘密和其它重大机密被泄露的。j. 公司重要档案资料因保管不当引起火灾、丢失等毁损。k. 环保重大污染。l. ERP 系统数据大量丢失。4.1.2 依外部危机和内部危机发生时，各事件的重要、紧急程度又将企业危机划分为A、B 两类。4.1.2.1 A 类危机是指此危机的发生对公司的生存与发展、正常的生产经营及公司的形象有重大影响的危机。如：第 4.1.1.1 款所指的危机及第 4.1.1.2 款第 a、c 、e、f、h、I、k 条所指的危机，以及公司无法自行处理所上报控股集团协调处理的危机（详见 DG03.13 表1“诉讼案件申报表” ） 。下列案件应上报控股集团危机管理委员会协调处理：a. 各下属公司债权、债务等款项在 30 万元以上的危机事项；b. 需到浙江省外诉讼且案件难度较大的；- 3 -c. 涉及控股集团有限公司为被告的各类诉讼案件；d. 涉及商标、专利等无形资产的诉讼案件。4.1.2.2 B 类危机是指未列入 A 类危机的其它危机。4.1.3 企业危机管理采取委员会方式进行管理，公司成立危机管理委员会（所属公司董事会） 。4.1.3.1 企业危机管理委员会组成：公司危机管理委员会由董事长、部分董事、总经理、副总经理、相关部长级人员及外聘盾安控股集团危机管理委员会相关人员组成，董事长任委员会主任、总经理任委员会副主任。4.1.4 各职能部门、下属公司职能部门及员工向上预警危机信息的程序、渠道：4.1.4.1 各职能部门或员工在获知已发生或有可能发生的危机信息后，应在 1 小时内以书面形式（DG03.13 表 2 危机信息报告单）或口头形式向危机管理委员会的受理和执行的企管部门报告，企管部门应在 1 小时内向危机管理委员会副主任汇报。4.1.4.2 如果属于重大、突发性已发生或有可能发生的危机，员工可以越级直接向危机管理委员会主任、副主任汇报。4.1.4.3 企管部门还须对有可能发生的、已经发生的危机范畴内的事项以报表形式进行动态管理，在每月 15 日前上报本公司危机管理委员会主任、副主任（DG03.13“危机事件动态情况表” ） 。4.1.5 危机信息处理4.1.5.1 在遇到 B 类危机预警时，可由危机管理委员会副主任根据危机的具体情况决定是否召集会议讨论采取处理措施或临时召集部分委员商讨或自己决定处置办法；4.1.5.2 在遇到 A 类危机预警时，危机管理委员会全体成员参与商讨应对措施与办法；4.1.5.3 危机管理委员会未能取得一致意见的讨论结果时，由危机管理委员会主任做最终裁决。4.1.5.4 所有危机预警信息处理结果都应在一周内书面上报董事长，并应在公司月度例会上说明，列入会议纪要，以利总结经验。4.1.6 危机的预防措施及奖罚4.1.6.1 企管部门经常组织向员工宣传灌输危机意识（结合已发生的危机应吸取的教训） ，定期或不定期召开危机管理座谈会，掌握危机管理情况。4.1.6.2 各职能部门在各自工作职责、工作业务范围内，获悉有关企业法律纠纷及企业危机的相关资料、信息时，应即时向企管部门反馈，超过 4 小时未反馈的，对部门主管及主要负责人负激励 15 级工资。4.1.6.3 全体员工有责任、有义务将其在日常工作、日常生活中获悉的有关企业法律纠纷及企业危机的相关资料、信息即时向企管部门反馈，即时反馈对企业法律纠纷及企业危机处理确有帮助的，给予 100500 元的正激励。4.1.6.4 企管部门配合危机管理委员会针对危机信息逐一制订应对措施，将危机处理责任落实到人。企管部门负责跟催应对措施的执行情况，并有权对未执行应对措施或应对措施执行不力的部门或人员向危机管理委员会提出 15 级工资负激励。4.2 合同管理4.2.1 合同订立的条件：为了保证公司对外缔约合同的合法合理性，公司对外缔约合同时，- 4 -相关经办人应严格按以下条款实施。4.2.1.1 审查签订合同的主体是否具有合法资格，必要时复印其营业执照、身份证等必备证件、资料，并对有关资料、证件的真实性、合理性进行审查。4.2.1.2 审查合同内容是否符合国家法律和行政法规规定，且不违反本公司的相关规定。4.2.1.3 确保订立合同是双方当事人的真实表示，并接受本公司职能部门对合同内容的审查。4.2.2 合同订立的内容（至少应包括以下内容） 。4.2.2.1 当事人单位名称、住所、姓名应明确，注意合同主体的资格审查。4.2.2.2 标的：应是合同双方能够提供或接受的。4.2.2.3 数量：应明确具体的数量。4.2.2.4 质量标准：应符合公司的需求或公司提供产品的质量标准。4.2.2.5 价款：应符合公司规定经评审的价款。4.2.2.6 履行期限、地点和方式：应明确并符合要求，要特别注意运输方式和运费负担方式。4.2.2.7 违约责任：可约定违约金或损失赔偿计算方式，但不应高于预见利润。4.2.2.8 纠纷管辖地：应明确为本公司所在地人民法院诉讼管辖。4.2.3 合同文本4.2.3.1 公司对内、对外签订的常用格式合同文本，由合同使用部门负责按公司管理标准规定的要求起草，报主管副总经理或公司法律顾问进行法律符合性审查、修改后，再按公司管理标准规定进行会审、通过后方可投入使用。4.2.3.2 企管部门负责建立公司对外、对内的 DG03.13 表 4“合同标准格式文本目录清单”及标准文本，以便查阅，并于每年中、年末进行合同签定情况的定期检查、监督。4.2.3.3 危机管理委员会每季度对公司的合同管理情况进行检查，主要涉及合同签定及执行情况、文本内容格式。4.2.3.4 公司相关人员负责签订业务合同，当合同文本由对方提供时，业务经办人员应按4.2.1，4.2.2 款认真审核合同的合理、合法性，涉及重大、重要内容的合同，应按 4.2.3.1 款规定程序审核，并及时向对方提出修改或保留意见，以维护公司利益。4.2.3.5 公司制定的格式合同文本要严格按规定签订使用，原则上不可更改，如遇特殊情况，须临时更改格式文本时，要由主管副总经理审核，公司总经理批准，必要时须由法律顾问审查，若长期更改格式文本使用时，应按 4.2.3.1 款规定程序审核。4.2.4 合同签订4.2.4.1 公 司 与 员 工 签 订 “劳 动 合 同 ”及 其 它 有 关 人 事 、 培 训 、 车 辆 使 用 等 协 议 ， 由 人力资源部门负 责 按 相 关 标 准 的 规 定 办 理 ， 并 及 时 将 合 同 归 档 。4.2.4.2 公司对外采购物品签订的“供货合同”及其它协议等，由相关部门主办人员按标准要求实施（对于有关资本性项目购建的合同订立前，按资本性项目购建支出规定报批） ，并及时办理合同归档。a. 公司对外采购的商品一次性价值 10000 元以上或长期采购年累计采购额 10000 元（同一供方）的或发包的工程，双方必须签订廉政共建协议，无廉政共建协议的，财务部门应拒绝付款。4.2.4.3 各部门其他对外签订的业务合同，由相关业务部门按管理标准要求实施，并及时- 5 -办理合同归档。a. 公司对外重大的销售性业务合同，合同款项超过 100 万元以上的需报董事会备案，500 万以上的需报董事会审批。4.3 经济担保管理4.3.1 为保证公司的有关权益不受损害，做好公司资金风险防范，公司应对公司资金使用频繁、不易管理且可能因相关人员故意或过失造成公司利益损害的岗位人员进行经济担保管理，具体应列入经济担保管理的岗位由危机管理委员会讨论决定。4.3.1.1 以下岗位需经济担保：营销员、采购员、会计、出纳人员。4.3.2 列入经济担保管理的岗位人员（被担保人，下同）因下列行为，给公司造成直接或间接经济损失，其担保人应负连带担保责任，当被担保人的行为应追究刑事责任的，公司在附带民事诉讼时，担保人仍对被告人（被担保人）对公司的债务承担连带清偿责任。4.3.2.1 被担保人侵占、挪用公司款物。4.3.2.2 被担保人出卖公司商业秘密。4.3.2.3 被担保人玩忽职守，在签订、履行合同过程中被诈骗。4.3.2.4 被担保人商业受贿。4.3.2.5 被担保人向公司的借款无法偿还。4.3.2.6 被担保人管理不善，造成其管理的公司资产损坏或遗失。4.3.3 经济担保办理由企管部门负责依以下条款办理：4.3.3.1 经济担保分为保证担保、抵押担保和质押担保。4.3.3.2 主办人员应将公司规定的担保操作规范、操作内容等告知被担保人，由被担保人预先准备好办理担保的前期工作，并与其约定办理担保手续的具体时间、计划，报主管领导审批后实施。4.3.3.3 办理质押（抵押）担保的，主办人员应进行实地踏勘了解质押（抵押）物的真实性及其价值，审查质押（抵押）物的所有权，质押（抵押）物必须经由国家认可机构进行评估，担保所发生的费用，由债务人负责；办理质押（抵押）担保的担保人或质押（抵押）人（第三方担保人）应与本公司签订附录 A“担保合同 ”，主办人员提供授权委托书等必要的资料，并与债权人共同到当地工商局或产权交易中心按法律规定办理质押（抵押）登记并将有关证书交回公司存档。4.3.3.4 办理保证担保的，如是自然人担保，必须要有担保能力的二个以上自然人担保，该自然人必须有一定的固定财产、正常的职业、固定的收入，并提供身份证件和户籍薄、户籍证明；如是企业法人担保，该法人必须提供企业营业执照复印件（应为当地工商局营业执照专用复印纸的复印件） 、法人代表证书及上二个月的资产负债表、现金损益表、法人代表身份证复印件等；符合上述条件的，由主办人员代表公司与担保人和被担保人签订附录 A“担保合同” 。a. 国家机关、学校、幼儿园、医院、社会团体、企业法人分支机构（除法人授权外） ，不得为担保人。b. 如有两个以上担保人的，各担保人之间互负连带责任。c. 担保人必须本人签章；企业法人担保的，必须法定代表人签章。- 6 -4.3.3.5 担保手续办理完成后，主办人员应在三天内将担保资料按要求整理完整，办理归档手续（归入档案室统一保管） ，建立 DG03.13 表 5“担保情况记录一览表” ，并复印交财务部门做为监督被担保人债务限度凭证。4.3.3.6 被担保人担保到期时，主办人员应及时办理续担保手续，被担保人应积极配合，若续担保无法如期办理或被担保人无法办理续担保，主办人员应及时将此信息书面通知财务部门，停止其借款，必要时应对其前期借款情况进行评估清算。4.3.3.7 在被担保人的有效担保期内，主办人员应一年不少于一次进行担保情况的监督检查，发现问题及时向危机管理委员会报告。4.4 法律纠纷管理4.4.1 经济纠纷的协调处理4.4.1.1 各部门在日常经营工作中与相关业务单位发生经济纠纷时，各部门应按国家法律规定及合同规定，维护公司的利益，代表公司与对方进行协商、妥善解决。a. 协商成功的，应将协商解决结果出具报告（附相关协议及纠正措施计划） ，报本公司危机管理委员会审批后组织执行。b. 各部门与对方协商未果的，应在 8 小时内将经济纠纷信息报本公司企管部门登记于DG03.13 表 6“危机信息/事件一览表”中备查。4.4.1.2 企管部门应充分分析经济纠纷情况是否有必要、有可能再次进行协商解决。a. 可能且必要时，组织双方再次进行协商解决，并及时汇报协调情况。b. 不可能且不必要时，我方依法律规定或经济合同规定可提出法律诉讼的，由企管部门组织相关部门取证、准备材料，并召危机管理委员会及公司法律顾问讨论，方案经危机管理委员会主任批准后提出诉讼。4.4.1.3 若经济纠纷对方先提出法律诉讼，企管部门及时将案情上报本公司危机管理委员会并组织召开应对会议，以获得应对措施；若对方已将纠纷的有关材料投诉到新闻媒体，则参照 4.5.3 款及企划管理标准相关规定办理。4.4.1.4 与经济纠纷法律诉讼有关的部门及人员应积极准备所涉及的资料，提供真实、准确的客观证据。4.4.1.5 企管部门在经济纠纷法律诉讼或法务联系过程中，负责与公司法律顾问及国家司法机关保持联系并即时向各级领导汇报诉讼或法务联系进程结果。4.4.1.6 在经济纠纷协商处理解决后或法律诉讼结案后，企管部门应对整个案件的原因、责任进行进一步分析、界定，依损失大小对相关责任人进行处理，出具处理报告，报危机管理委员会审批后实施。4.4.1.7 在经济纠纷协调处理过程中，企管部门应针对每个案件建立完整的档案，记录案情过程，在案件处理结束后，再办理归档手续（归入档案室统一保管） 。4.4.2 劳动纠纷的协调处理4.4.2.1 当员工与公司发生劳动合同纠纷时，企管部门应积极收集相关信息、资料，并组织与同当事人进行协调处理。4.4.2.2 协调处理依据双方签定的劳动合同、补充合同等合同协议及国家劳动法等相关法律，友好、平等地进行，并及时向危机管理委员会汇报协调处理结果。- 7 -4.4.2.3 劳动合同纠纷双方协商未果时，可依法提交劳动仲裁部门进行仲裁或提出诉讼，企管部门负责上报仲裁或诉讼信息，企管部门准备劳动仲裁或诉讼所需的相关资料并经危机管理委员会批准后配合法律顾问办理。4.4.2.4 劳动合同纠纷协调处理方式可参照人力资源管理标准及本标准相关条款实施。4.4.3 违纪违法案件的调查处理4.4.3.1 各部门在日常经营工作中发现公司员工具有贪污、侵占，挪用公款之嫌疑时，可以电话、书面或口头形式向人力资源部门投诉、举报，人力资源部门也应积极获取此类信息。4.4.3.2 企管部门获此类信息后，应立即向总经理汇报，获准后由信息调查部门进行专案调查。4.4.3.3 信息调查部门应认真、仔细地组织调查取证，保存调查取证资料。4.4.3.4 对证据充足且当事人贪污、受贿、侵占、挪用公款数额较小不构成犯罪的，由企管部门代表公司向当事人追索相关款项，并作出对当事人处理的书面报告，报总经理批准实施。a. 若催收仍没有追回款项，且需进行法律诉讼的，企管部门负责上报诉讼信息，企管部门应积极准备诉讼材料，及时与法律顾问联系，经公司危机管理委员会批准后，迅速实施。4.4.3.5 对证据充足且当事人贪污、受贿、侵占、挪用公款数额较大构成犯罪的，由企管部门代表公司向当事人追索相关款项，同时还应准备材料向公安机关申报立案侦查，追究法律责任。此方案经危机管理委员会及公司法律顾问讨论、批准后实施。4.4.3.6 企管部门在此类案件法律诉讼或法务联系过程中，负责与法律顾问及国家司法机关保持联系并即时向各级领导汇报诉讼或法务联系进程。4.4.3.7 在法律诉讼结案后，企管部门应对整个案件的原因进行分析，必要时确认其它相关人员责任并处理，出具结案报告。 4.4.3.8 在经济纠纷协调处理过程中，企管部门应针对每个案件建立完整的档案，记录案情过程，在案件处理结束后，再办理归档手续（归入档案室统一保管） 。4.5 其它要求4.5.1 各部门有义务与企管部门积极配合，做好本管理标准的贯彻实施。4.5.2 在危机管理和法律纠纷管理过程中，各相关部门应正确掌握各种处理技巧，公司指定的对外接触部门人员为总经理、副总经理、企管部主任及公司新闻发言人。4.5.3 在危机管理和法律纠纷管理过程中，涉及到国家新闻媒介介入时，各相关部门应立即将信息上报危机管理委员会及企管部。4.5.3.1 企管部应立即与危机或纠纷事件涉及的相关部门取得联系，获取第一手有利资料，积极主动与新闻媒体单位交涉，并向危机管理委员会反馈事件进展。4.5.3.2 危机或纠纷事件涉及部门或人员应回避与新闻媒体的直接接触，统一由新闻发言人负责与新闻媒体接触。a. 当实在无法回避时，也应正确区分回答事项，要统一口径，不信口雌黄，不做主观推- 8 -断或结论性判断，任意主观推断或结论性判断给公司造成名誉、经济损失的，公司追纠其相关责任。5. 检查与考核5.1 本标准由企管部门组织相关部门贯彻实施。5.2 本标准的实施，由经理组织主管法律副总经理检查与考核。附录与附表：附录 A 担保合同DG03.13 表 1 诉讼案件申报表DG03.13 表 2 危机信息报告单DG03.13 表 3 危机事件动态情况表DG03.13 表 4 合同标准格式文本目录清单DG03.13 表 5 担保情况记录一览表DG03.13 表 6 危机信息/事件一览表本标准由集团办公室提出并解释。本标准起草人： 本标准审定人： 本标准批准人：附录 A1 担保合同（质押）甲方： （质押人）地址： 电话： 传真： 乙方： （债务人）- 9 -丙方： （债权人）甲方（质押人）为保证乙方（债务人）在丙方（债权人）正常开展工作，确保丙方的有关权益不受损害，依乙方和丙方签订的劳动合同和其它辅助协议，经各方自愿平等协商，签订本协议，并共同遵守以下条款：第一条：甲方自愿为乙方在丙方工作期间对丙方所负的债务提供质押担保。担保范围为：债务本息、违约金、损害赔偿金以及实现债权的费用（包括诉讼代理费） 。第二条：质物情况 (详见清单)。第三条：乙方债务包括：乙方向丙方所借用的款项；乙方过错行为给丙方造成的经济损失。第四条：乙方依法应追究刑事责任的，丙方在附带民事诉讼时，甲方将成为附带民事诉讼被告人对债务承担连带担保责任。第五条：乙方不能及时赔偿损失或归还债务时，丙方有权按法定程序处置质物，优先偿还债务和赔偿损失。当实际债务和损失超过质物价值时，丙方有进一步向乙方追偿的权利，乙方仍应履行义务。第六条：合同各方约定，如果本合同的主合同无效，本合同仍然有效。第七条：乙方应将质物在 交付丙方。第八条：如发生质押合同中的争议纠纷，双方可协商解决。如协商不成的，需通过诉讼途径解决，本合同约定由丙方所在地法院管辖。第九条：以上合同为格式条款，对合同中的有关条款已予以说明并充分引起质押人和被质押人的注意。第十条：本合同壹式四份甲乙双方各执壹份，丙方执贰份，由质物交付之日起生效。需办理登记手续的自登记之日起生效，登记费用由乙方承担。（本页无正文）甲方（盖章）：代表签名：- 10 -乙方（签名）：丙方（盖章）：法定代表人签名：签订日期： 年 月 日 登记机关： 登记日期： 年 月 日 附录 A2担保合同（抵押）被担保人： （债务人）甲方抵押权人： （债权人）乙方抵 押 人： （抵押人）丙方