Word 邮件合并：过程演练.doc

Word 邮件合并：过程演练大致了解邮件合并过程之后，单击“请参阅”框中的链接，可以了解有关使用邮件合并功能创建标签、信封、传真、电子邮件和目录的更多信息。邮件合并的功能当您希望创建一组除了每个文档中包含唯一元素以外基本相同的文档时，可以使用邮件合并功能。例如，在新产品的宣传信中，每封信中都将显示贵公司的徽标以及有关该产品的文本，但是每封信中的地址和问候语各不相同。 使用邮件合并功能，可以创建：§ 一组标签或信封   ：所有标签或信封上的寄信人地址均相同，但每个标签或信封上的收信人地址将各不相同。 § 一组套用信函、电子邮件或传真   ：所有信函、邮件或传真中的基本内容都相同，但是每封信、每个邮件或每份传真中都包含特定于各收件人的信息，如姓名、地址或其他个人数据。 § 一组编号赠券   ：除了每个赠券上包含的唯一编号外，这些赠券的内容完全相同。 单独创建信函、邮件、传真、标签、信封或赠券将会非常耗时。这就是引入邮件合并功能的目的。使用邮件合并功能，您只需创建一个文档，并在其中包含每个版本都有的信息。然后只需为每个版本所特有的信息添加一些占位符，其余工作就可以由 Word 来处理了。开始邮件合并过程若要开始邮件合并过程，请执行下列操作： 1. 启动 Word。 默认情况下会打开一个空白文档，请将它保留为打开。如果您将它关闭，下一步将无法工作。2. 在“工具”菜单上，指向“信函和邮件”，然后单击“邮件合并”。  注释    在 Word 2002 中，在“工具”菜单上指向“信函和邮件”，然后单击“邮件合并向导”。将打开“邮件合并”任务窗格。使用该任务窗格中的超链接，在邮件合并过程中进行导航。邮件合并过程的第一个步骤涉及两个选项。首先，选择信息合并的目标 文档类型 。然后，选择要使用的 主文档 。选择信息合并的目标文档类型“邮件合并”任务窗格将询问要创建的合并文档的类型。选择之后，单击任务窗格底部的“下一步”。 注释    如果计算机上安装了传真支持和传真调制解调器，则文档类型列表中还将显示“传真”。选择要使用的主文档如果已打开主文档（在任务窗格中称作“开始文档”），或者从空白文档开始，则可以单击“使用当前文档”。否则，单击“从模板开始”或“从现有文档开始”，然后定位到要使用的模板或文档。连接到数据文件在邮件合并过程的这一步骤中，您将连接到存储要合并到文档的唯一信息的数据文件。 如果在 Microsoft Office Outlook® 联系人列表中保存了完整的最新信息，则联系人列表是客户信函或电子邮件的最佳数据文件。只需单击任务窗格中的“从 Outlook 联系人中选择”，然后选择“联系人”文件夹即可。如果具有包含客户信息的 Microsoft Office Excel 工作表或 Microsoft Office Access 数据库，请单击“使用现有列表”，然后单击“浏览”来定位该文件。如果没有数据文件，请单击“键入新列表”，然后使用打开的窗体创建列表。该列表将被保存为可以重复使用的邮件数据库 (.mdb) 文件。 注释   如果正在创建合并邮件或传真，请确保数据文件包含电子邮件地址列或传真号列。在后续过程中要使用该列。在数据文件中选择要使用的记录因为连接到某一特定数据文件并不表示必须将该数据文件中所有记录（行）信息合并到主文档。连接到要使用的数据文件或创建新的数据文件之后，将会打开“邮件合并收件人”对话框。通过对列表进行排序或筛选可以为邮件合并选择记录子集。执行下列操作之一：§ 若要按升序或降序排列某列中的记录，请单击列标题。 § 若要筛选列表，请单击包含要筛选值的列标题旁的箭头。然后单击所需的值。或者，如果列表很长，可以单击“(高级)”打开一个对话框来设置值。单击“(空白)”可以只显示不含信息的记录，单击“(非空白)”可以只显示包含信息的记录。 提示对列表进行筛选之后，通过单击箭头，再单击“(全部)”可以再次显示全部记录。§ 清除记录旁的复选框可以排除该记录。 § 使用按钮可以选择或排除全部记录或者查找特定记录。 提示如果在邮件合并过程创建数据文件，本对话框中的“编辑”按钮将可用。如果希望更新该文件，您可以更改文件中的记录。选择所需记录之后，就可以进入下一步。下一步第三步：向主文档中添加域添加域如果主文档仍为空白文档，请键入要在每一个副本中显示的信息。然后，通过单击任务窗格中的超链接来添加域。域是插入主文档中的占位符，在其上可显示唯一信息。例如，单击任务窗格中的“地址块”或“问候语”链接可在新产品信函的顶部附近添加域，从而每个收件人的信函都包括个性化的地址和问候。域在文档中显示在 V 形符号内，例如：«地址块»。如果单击任务窗格中的“其他项目”，则可以添加与数据文件中任意列相匹配的域。例如，数据文件可能包含名为“个人便笺”的列。通过将“个人便笺”域放在套用信函的底部，可进一步个性化每一副本。您还可以添加邮政编码  如果使用英文 (U.S.) 版的 Word  或电子邮政（如果安装了电子邮政程序）来自定义信封。匹配域如果向文档中插入地址块域或问候语域，则将提示您选择喜欢的格式。例如，插图中所示的在单击任务窗格中的“问候语”时打开的“问候语”对话框。您可以使用“问候语格式”下的列表进行选择。如果 Word 不能将每一问候或地址元素与数据文件中的列相匹配，则将无法正确地合并地址和问候语。为了避免出现问题，请单击“匹配域” 。这将打开“匹配域”对话框。地址和问候元素在左侧列出，数据文件的列标题在右侧列出。Word 搜索与每一元素相匹配的列。在插图中，Word 自动将数据文件的“姓”列与“姓氏”匹配。但 Word 无法匹配其他元素。例如，在此数据文件中，Word 不能匹配“名字”或“地址 1”。通过使用右侧列表，您可以从数据文件中选择与左侧元素相匹配的列。在插图中，“名”列与“名字”相匹配，“地址”列与“地址 1”相匹配。由于“尊称”、“单位”和“配偶名字”与所创建的文档无关，因此如果它们都不匹配，也不会存在问题。为主文档添加和匹配域之后，就可以进入下一步。下一步第四步：预览合并，完成邮件合并预览合并在实际完成合并之前，可以预览和更改合并文档。若要进行预览，请执行下列任意操作：§ 使用任务窗格中的下一页和上一页按钮来浏览每一个合并文档。 § 通过单击“查找收件人”来预览特定的文档。 § 如果不希望包含正在查看的记录，请单击“排除此收件人”。 § 单击“编辑收件人列表”可以打开“邮件合并收件人”对话框，如果看到不需要包含的记录，则可在此处对列表进行筛选。 § 如果需要进行其他更改，请单击任务窗格底部的“上一步”后退一步或两步。 如果对合并结果感到满意，请单击任务窗格底部的“下一步”。完成合并您现在需要执行的操作取决于您所创建的文档类型。如果合并信函，您可以单独打印或修改信函。如果选择修改信函，Word 将把所有信函保存到单个文件中，每页一封。无论创建哪一种类型的文档，您始终可以打印、发送或保存全部或部分文档。有关电子邮件的提示如果创建合并电子邮件，在完成合并之后，Word 将立即发送这些邮件。因此，当您选择完要发送的邮件之后，将提示您指定数据文件中 Word 可从中找到收件人电子邮件地址的列，并且还将提示您键入邮件的主题行。请记住，保存的合并文档与主文档是分开的。如果要将主文档用于其他的邮件合并，最好保存主文档。保存主文档时，除了保存内容和域之外，还将保存与数据文件的连接。下次打开主文档时，将提示您选择是否要将数据文件中的信息再次合并到主文档中。§ 如果单击“是”。则在打开的文档中将包含合并的第一条记录中的信息。如果打开任务窗格（“工具”菜单，“信函与邮件”子菜单，“邮件合并”命令），您将处于“选择收件人”步骤中。可以单击任务窗格中的超链接来修改数据文件以包含不同的记录集或连接到不同的数据文件。然后单击任务窗格底部的“下一步”继续进行合并。 § 如果单击“否”，则将断开主文档和数据文件之间的连接。主文档将变成标准 Word 文档。域将被第一条记录中的唯一信息替换。